综合办公室管理制度Word文档格式.docx

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3．财务印鉴的使用由财务部按照公司管理制度严格执行；

4．各用印部室应严格按照印章使用管理权限和程序办理，手续不全者，不予用印；

5．对违反上述规定，擅自用印或由于管理不善将印章丢失的，追究经办人员与直接领导的责任。

行政例会管理制度

1．办公室负责通知例会的内容、时间、地点、参加人员等事宜，做好会务准备工作。

2．参加会议人员应认真做好会前准备，做到心中有数，发言简明扼要，重点突出，有议有决，必要时准备好有关会议资料。

3．会议主持人要掌握好会议时间；

记录人要做好会议记录和纪要；

会议形成的决议、决定，由办公室负责检查、督促、贯彻落实。

4．定期召开经营分析会、安全生产会、专题会等行政例会。

4．1经营分析会实行周例会和月例会制，时间不定，特殊情况临时通知，周例会由副总经理主持，月例会由总经理主持，各部室的负责人参加。

内容为检查每周每月经济运行情况，讨论解决经营过程中存在的问题，下达工作施工计划。

4．2安全生产会不定期召开，由副总经理主持，各部室负责人及其它有关人员参加，主要提出和解决商场安全安保方面的重点问题。

4．3专题会不定期召开，由公司经理或副总经理主持，各有关专业或部室人员参加，专题研究、布置、解决重点问题。

办公设施使用管理制度

为加强公司办公设施的规范管理，防止资产流失，特制定办公设施管理制度。

1．办公设施定义：

办公设施指公司登记的所有办公设施。

包括：

计算机、打印机、传真机、复印机、投影仪、照相机、空调机、办公桌、柜、椅、会议室

桌、茶几、沙发等。

2．办公设施保管和维护基本原则：

谁使用就谁保管和维护。

3．办公设施统一由行政部登记造册，经有关领导同意，或按有关分配原则规定，使用人办理手续领用。

4．领用人负责领用的办公设施的使用、保养；

设施的损坏将视情况按规定处理。

5．使用人应爱护好所用设施，对设施故障和隐患应及时申报维修处理，确保工作正常运转。

6．员工调离或辞退时，按有关规定移交办公设施。

7．本管理制度由公司行政部负责解释。

办公用品管理制度

为了提供合适的办公条件，提高工作效率，同时控制成本开支，现对办公用品管理作如下规定：

（一）计划与标准

1．根据公司工作性质及办公环境特点，公司日常办公费用品集中由行政部统一购置。

2．各部室根据具体需要，每季度末提出下季度办公用品申购报告（附表三），由部室负责人签字并加盖部室印章，交行政部审批。

3．各部室在申报计划时，应本着厉行节约原则，按公司办公费用标准控制年度总额，行政部会同财务部门核定季度总额，控制使用。

（二）采购

1．办公用品由行政部按批准的计划采购。

2．办公用品原则上不零星采购，特种专用办公用品或急需品须经行政部审核后报公司领导批准购买。

3．行政部在采购时要集中批量，比质比价。

（三）保管与发放

1．行政部要按照采购与发放分开的原则，对所采购的物品，另行安排专人清点、登记、入库。

对采购的质量、数量、价格等应作好记录。

2．保管人员将办公用品分类造册，各部室指定专人办理领用手续。

3．办公用品应做到出入相符，每季度进行账目清理。

4．本规定从发布之日起执行。

公司车辆管理制度

为了提高工作效率，降低成本开支，规范车辆的管理，结合公司的实际状况，特制订此制度。

（一）驾驶员的管理

1．驾驶员应讲究职业道德，树立集体利益高于一切的思想，维护公司整体利益，遵守公司的规章制度。

2．转变观念，适应现代企业运转方式，做到一岗多责，服从分配，及时

完成领导交办的各项工作任务。

3．驾驶员应熟知、掌握交通法规，严格遵守交通法规，保证行车安全。

（二）车辆的管理

1．公司车辆由行政部统一管理。

各部门用车通过分管领导批准，由行政部主任派车。

2．驾驶员长途出车前办理《车辆派出通知单》（附件四）。

3．公司车辆应遵照专人管理的原则，明确责任，以利于安全；

未经公司领导同意，车辆不得外借。

4．车辆需维修保养、配件购置，先由司机填写维修或购置申请单，注明维修项目、配件名称，报行政部经理审定后送修理厂维修保养或安排采

购。

司机要建立车辆费用管理台账，以便于考核。

5．司机应建立车辆技术档案，为车辆保养、维修、大修提供基础资料，避免修理费用开支的浪费。

6．行政部对车辆建立费用台帐，包含燃料费、托管费、路桥费、保险费、修理费、出车补助等内容，并定期分析考核。

（三）安全管理

1．为加强安全意识，保证安全行车，司机应收集资料，每月参加安全学习。

2．司机应定期对公司车辆技术情况进行检查，查隐患、作记录、定措施，确保车辆技术状况良好，为安全行车创造条件。

3．如发生交通事故，扣除当月安全奖并按交警队事故处理的责任划分的损失金额，对当事人进行处罚。

（四）其他

1．长途出车按实际天数报销，补助标准参照差旅费补助执行。

2．车辆因公在机场、车站、宾馆、医院等场所停车费据实报销。

3．对严重违反各项管理制度，造成重大损失或影响的司机，行政部将依据相关制度给予严肃处理。

公司招待费用管理制度

（一）范围

业务招待费主要用于：

接待金融、税务、业务及兄弟单位的领导；

金融、税务、上级相关公司；

公司领导批准的对外业务应酬招待费等。

（二）原则

1．厉行节约；

2．原则上业务招待费由公司行政部归口管理。

行政部应主动做好业务接待工作，做好年度招待费汇总和预算计划。

（三）管理程序

1．接待部门（人）填写接待申请单（附件二），报公司领导审批；

2．经办人用现金结帐；

3．经办人填写报销单，送相关领导签字；

4．经办人凭报销单和申请单到财务部门报销；

（四）管理规定

1．公司客人由综合办公室统一接待；

2．除对口人员外，减少陪客人员，杜绝一客多陪、少客乱陪现象；

3．任何程序手续不全的招待费用，财务部门不予报销；

4．公司定期对招待费进行清理，以控制开支。

生活区管理制度

（一）生活设施管理

1．现场生活设施包括：

现场体育设施、俱乐部文体设施及其他公共设施等。

行政部根据公司实际规模和实际需要，提出采购计划，并确保产品的质量，然后报项目部经理审批。

俱乐部可配备桌椅及报刊杂志，每天定时对职工开放，由职工签字领阅，晚上23点后停止娱乐活动。

2．宿舍设施的配备：

公司职工每人均配备衣柜、床、床头柜各一套。

由行政部统一安排。

3．公司提供统一的浴室和卫生间，如出现人为破坏，经查实后从个人活性工资中追回损失。

（二）生活区管理

1．行政部负责生活区公用设施的管理工作。

安保部负责生活区的治安、保卫、卫生管理工作，实行24小时监控保卫制度。

2．生活区内环卫设施应完备，并设有垃圾箱等保洁设备。

保洁人员应按标准化清扫保洁（包括浴室与卫生间）。

同时，确保污水排放通畅。

各房间使用单位门口区域自负其责，公共及门口道路由保洁部负责。

3．职工宿舍的分配原则上由公司统一划分，每间房每人配备有床、床头柜、衣柜各一个，新来人员向综合办自行签字领用。

严禁职工在生活区内饲养家禽，不得随意堆放杂物。

对违反本规定者，保安部和保洁部有权制止和处罚。

4．生活区水、电供应和维护由物业中心部门全权负责，各房间用电按照相关管理制度计量收费。

（三）有线电视管理

公司统一在每间栋宿舍楼安装有线电视进户线，若出现人为破坏，按谁损坏谁赔偿的原则追回损失。

（四）食堂管理

1．公司建立员工食堂，由行政部负责管理，食堂相关工作人员由行政部招聘配备。

2．食堂所用的各种炊具、餐具及储存用具应保持清洁、使用前后实时进行消毒，食堂炊事员应穿戴好工作衣帽，严禁穿戴便装。

3．食品应分类存储，生熟食品要分开处理，避免交叉污染。

4．行政部定期对全体职工发放食堂意见调查表，对不符合职工要求的合理建议给予改正。

5．食品采购应做到帐物出入相符，每月进行账目清理。

6．公司食堂应以不盈利为目的，保障员工伙食的物美价廉。

附表一

用　印　审　批　单

申请部门

批准人

用印事由

日　　期

　　　　　　　年　　　　月　　　　日

备　　注

附表二

招待费申请单

接待部门

来客单位

招待标准

时间

年月日

备注

附表三　　　　　　　　　　　　　　　

各类用品购置申请

申请单位:

公司部门编号：

类别

名称

规格

数量

估计单价

实际金额

领用人

用途

项目经理签字：

**公司或**部门负责人签字:

制表人：

注释部分:

（不属于上报内容）

申请范围：

指现场管理费用，临时设施材料（包括生产临建和生活临建）购置在物资领料计划中填报。

类别包括:

1、办公用品：

办公桌椅、文件柜、茶几、部门专项办公用品等，如用于生活区房间，个人承担；

2、行政及低值易耗品：

床、热水器，电水壶、开水瓶、扫把、撮箕、抹布、窗帘、锁匙、塑料板凳、灯管等等；

3、文具：

笔（签字笔）墨纸（文稿纸）、资料夹、订书机、回形针等，5元/人.月（管理及技术人员）列名单过来；

4、微机用品：

包括打印纸、墨盒、碳粉、打印头等打印机配件及电脑配件，电脑打印机整机不在此列；

5、资料费（管理及工程资料）：

包括专业书刊、工具书、专业软件等；

6、复印费：

如在项目部复印，按纸张大小计费标准乘张数计算费用，标准由办公室制定；

7、劳保：

月劳保由项目部劳资提供人员名单不在此列；

8、食堂用品：

厨具、碗筷、桌椅及其他一次性购置用品，个人餐具不在此列；

9、宣传费：

含宣传用品，宣传标牌；

10、安全及消防措施费：

安全用品，安全标牌费用单独由安保部门采购；

11、固定资产：

根据部门上报公司资产部批准的计划购买，包括电脑打印机等

附表四

车辆派出通知单

驾驶员姓名：

车号：

用车单位

事由

出发地/日期

目的地/日期

带车人：

日期：

财务部安全管理制度

1．认真贯彻执行国家财务方面的法规、制度和有关规定，结合财务工作进行定期安全检查，发现问题和漏洞及时汇报并妥善处理。

2．营业结帐完毕，财务部及现金收款台财会人员须将现金支票上交财务部专门负责人，锁入专用保险柜，店内务零散点不得存留现金过夜。

3．总出纳室为财务部重要部位，除专人在内工作外，其他无关人员不得入内。

4．财务人员去银行取现金、支票等，必须有专车接送，并由保安人员全程护卫，取送款中途不准任何无关人员搭车，未经批准不准在途中办理任何与此项工作无关事宜。

5．计财部严禁存放私人现金及贵重物品。

各种钥匙印章指定专人保管，不得将钥匙带出酒店或随意放在不安全的地方。

6．各部位营业收入的外汇，要按财务管理规定上缴入库，严禁私自套汇、转让。

7．出纳员保险柜只提供一把钥匙发给收款员本人使用。

总出纳查库时，必须与收款员主管一起进行。

保险柜只许用来存放备用金，不许私自放杂物等与工作无关的物品。

保险柜钥匙不许丢失，备用钥匙由总出纳保管，查库时备用。

8．财务部所属出纳人员不得私配保险柜钥匙，不得将保险柜密码外传，过节或放假时，要与保安部配合，对保险柜加封。

二、交际费用管理的有关规定

为了保证企业的经济效益，加强成本费用管理，降低交际费用开支，公司对交际费用支出做以下规定：

1．全月交际费用总额支出不能超过营业总额的1％，，此项由计财部保证。

2．交际费用指标每月由计财部提出、并由总经理审定后下达到各部门。

3．交际费用分配比例：

总经理室按下达指标40％执行，营业部按40％执行，其他部门按20％执行。

4．交际单的审批权限，由总经理或总经理助理级负责签批。

董事会交际单由董事会成员或计财部经理签批。

5．交际费在使用时必须由本部门填制交际请求单，注明请求交际部门的名称、客人或团体名称、招待日期及招待理由；

由本部门经理和经办人签字，呈总经理或授权的总经理助理批示后方可使用。

6．各部门交际费需要在商场部和美容室使用时，必须由总经理签批后方可使用。

7．交际用餐标准可由总经理根据酒店及所在地的实际情况确定，特殊情况由总经理批准。

8．各部门要严格按照规定交际程序办事，如违反上述程序在餐厅用餐或在商场购物，餐厅、商场人员及财务收银员有权制正用餐及转帐，一经发现在交际费使用上弄虚作假，要严肃处理。

9．执行交际费节约奖励办法：

各部门按财务部下达的交际指标所剩节约额，按5％提取奖励金。

三、关于废品处理的规定

为了加强公司对物资的统一管理，维护公司的利益，现对各部门废品的处理及报废物品处理做出如下规定：

1．公司所有的报损设备、家具、软片、各种废品的处理，全部统一由财务部负责。

2．各部门破损的设备、家具、软片等，本着修旧的原则，由各部门统一放在工程部指定的房内，由工程部负责维修。

如经过鉴定不能维修的，由财务部统一处理（有关部门配合）。

3．对各种包装物（易拉罐、纸箱、报纸、画报）等废品，各部门选派一名员工专门负责，要处理的废品必须有部门盖章的出门证（由财务部统一印制）财务部选派一名员工专门负责处理废品的工作，并加盖财务章方可出门，否则，保安部不允许任何物品或废品出门。

4．处理废品的时间为每周三、五下午2点～4点。

5．处理废品，财务部和各部选派的员工一起处理，所得款项，其中50％留有关部门使用，50％留财务部。

6．保安部必须严格把关，决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理废品，任何个人不得私自处理废品，否则，按违纪处理。

7．上述由财务部经理负责统筹、协商、监督执行。

四、收据管理制度

（一）收据的领用

将每本收据的号码分别记录在登记簿上，登记内容包括：

收据号码、购入日期、发放日期、领取人姓名及签章发放人、旧收据退回日期。

1．新收据购入后，保管员需将每本收据的号码一一记录。

2．只有下列人员才有资格领取收据：

总出纳、前厅收银员、交款员、商务中心、保健中心、商场部收银。

其它人员一律不允许领取收据。

3．基本领取数是两本，或根据各自的工作情况增加领取数量。

4．收据保管员在未收回以前发给相应员工的旧收据时，不得发出新收据。

5．相应地，保管员应记录还回旧收据的日期，并应跟踪监督那些已发出相当一段时间但仍未退回换新的收据。

（二）收据的开出

在开收据时应遵守以下规则：

1．前厅收银员只能对仍在前厅客户分类帐上的帐目收款开出收据。

2．在办公时间，已被转入后台的帐目收款及其他杂项收款应由总出纳开出收据。

在非办公时间，前台收银可对这类事项开出收据。

3．收款细则应确切陈述在收据上，如果是外客帐收款，帐目陈述及相关号码应同相应的数额写在一起。

4．如果是预收定金或预收款，总出纳或前台收银员应立即通知所有的相关部门（销售部、前厅部或宴会部）。

5．收据附联的传送：

第一联：

财务

第二联：

客户

第三联：

存根

在总出纳写好前一天的总出纳报告后（不迟于下午2点），应将报告和全部第——联收据送交收入夜审，收入夜审在对收据的总数及帐目分类检查之后，将其送交应收帐款主管，应收帐款主管记录并在外客帐附属机构上打印收款数，将收据交给收据管理员存档并打印在总分类帐上。

收入夜审应对每日使用的收据的号码进行检查并核查被取消及未报告的收据。

五、物资库房安全管理规定

1．专人专库，各库房钥匙专人收存。

2．坚持值班登记制度，严格交接班手续，保管员公休、倒休、出差时的物资发放由领班和替班共同负责；

保管员休假前和上岗后应交接清楚，责任落实。

3．库房勤清扫、勤通风、勤整理。

物品摆放要复合消防要求，物品保管不霉不烂，无丢失，无损坏。

4．安全消防按岗负责。

保管员必须熟知消防常识及消防器材的放置位置，掌握已配备的消防器材使用方法。

5．对来历不清、性质不明及私人物品不得入库存放。

6．易燃易爆、剧毒物品专库专放，专人保管，严格领用手续。

7．库房严禁吸烟，不准会客，不准留宿。

8．库房不准动用明火，不准使用电热设备，不准乱拉照明线路。

9．来库领用物品要在库外等候，未经允许不得进入库房。

10．出现问题要及时与采购部、财务部或保安部联系。

六、物资库房防火安全管理规定

1．严格遵守《仓库防火安全管理规则》，库内严禁吸烟，不得动用明火，要保持通道畅通。

2．根据货物的不同性质分类，分库存放。

易燃易爆物品单独设库存放，不得和其他库房混用。

3．库内物品码垛要整齐，不得过高、过宽，物资须距电线、灯泡50厘米以上，灯泡不得超过60瓦。

4．易燃易爆物品库，应安装防爆灯，严禁库内乱拉照明线。

5．保管员应经常检查灯具和电线，发现破损、老化要及时请工程部更换。

6．离开库房时必须进行防火安全检查，确无问题，切断电源后锁好门方可离开。

7．各岗位要熟悉各种消防器材性能、使用方法及器材摆放位置。

发现火情立即扑救，及时报有关领导及保安部，并保护好现场，协助查清起火原因。

8．爱护消防器材，保持灭火器清洁，禁止随意挪动、遮挡消防器材。