Excel使用N种技巧花N多时间整理文档格式.docx
《Excel使用N种技巧花N多时间整理文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel使用N种技巧花N多时间整理文档格式.docx（85页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。
若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。
6、快速切换工作表
按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。
您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。
7、快速切换工作簿
对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。
要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。
“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。
“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。
8、快速插入Word表格
Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：
（1）打开Word表格所在的文件;
（2）打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域;
（3）选中Word中的表格;
（4）按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
9、快速链接网上的数据
您可以用以下方法快速建立与网上工作簿中数据的链接：
（1）打开Internet上含有需要链接数据的工作簿，并在工作簿选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令;
（2）打开需要创建链接的Excel工作簿，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格;
（3）单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。
若您想在创建链接时不打开Internet工作簿，可单击需要链接处的单元格，然后键入（=）和URL地址及工作簿位置，如：
=http:
//www.J[filel.xls]。
10、快速创建工具栏
通过工具栏您可以快捷地访问常用的命令或自定义的宏，您可以根据需要快速创建自己的工具栏。
方法为：
单击“工具”菜单中的“自定义”命令，选择“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮，输入“新建工具栏”名称，然后单击“确定”。
这时新建工具栏出现在窗口，您就可以用鼠标把其他工具栏中的按钮拖到新建工具栏中，该按钮就会在此“落户”。
若在拖动时按着Ctrl键，则会将按钮复制过来。
注意：
不能将按钮拖到“自定义”对话框或工作表中，否则该按钮将会被删除。
11、快速创建工作簿
模板是一用来作为创建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地创建相似的工作簿。
创建模板方法为：
（1）打开一个要作为模板的工作簿;
（2）选择“文件”菜单中“另存为”命令，打开“另存为”对话框;
（3）在“文件名”框中输入模板的名字，从“保存类型”列表中选定“模板（*.xlt）”选项，这时“保存位置”会自动切换到默认的模板文件夹Templates文件夹;
（4）在“保存位置”中选择“电子表格模板”文件夹，单击“保存”即可。
这样，您就可以根据该模板快速创建新工作簿了。
12、快速跳转到其它文件
用超级链接在各个位置之间跳转十分方便，若您要切换到其它文件，只需用鼠标指向带有下划线的蓝色超级链接文件，然后单击鼠标即可跳转到超级链接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需单击“Web”工具栏上的“返回”按钮即可。
轻松把Excel表格转换为图片
Shift键在Word下有这样的妙处，如果我们在按下Shift键，同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。
利用这一功能，我们也可以将这方法移接到Excel中运用，把Excel一个数据表以图片的形式进行复制，从而将其转换为图片。
方法如下：
首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮，这时就将选定的表格区域复制成图片了。
最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可（或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令）。
我们还可以将其在Word中进行粘贴。
另外，在复制图片时如果选择了“如打印效果”单选项，在粘贴的时候如果表格没有边框，复制后的图片也不会出现边框。
Excel中如何计算特殊格式数据
上班经常用Excel的应该会遇到这个问题，我也是被困扰了好久才解决的。
在此给大家分享一下。
在我们做数据统计时，会碰到要讲涂有颜色的表格中的数据进行汇总，但一个一个的设公式又太麻烦。
个人发现的一个相对简便的方法，很实用；
例：
要统计表格中涂有黄颜色的单元格中的数据之和
用一个老功能：
Ctrl+F然后点击格式，选择黄色，或者直接从表格中选择你要统计单元格的格式。
然后查找全部，此时所有标黄颜色的单元格都会出现在查找的单元格中，
接下来，在查找界面中用Shift键选中全部单元格，
此时要利用Excel状态栏中的一个小功能，选择求和，即可方便的看到所有涂有黄颜色的单元的总和。
个人感觉这个方法很实用。
自定义Excel下拉菜单
要在Excel实现直接在下拉菜单中（自定义内容）选择输入的功能，实现如下图所示的效果
步骤操作：
1.选中要做下拉列表的单元格。
2.在菜单中选择：
数据－有效性－［设置］－（允许）：
序列；
（来源）：
输入内容，用,（逗号）分隔。
这样当点中要输入的单元格，就会出现下拉菜单如上图。
Excel完美冻结第一行的技巧
Excel冻结窗口是一项非常实用的功能。
秀秀最近在使用“冻结窗格”功能时发现，同样的表格，在不同的机器上操作，却出现了不同的冻结效果。
在有些电脑上面可以顺利的冻结第一行或者第一列，但有些电脑上就是冻结不成功。
好在秀秀临时想出了一个第二套方案，虽然方法稍有不同，但是一样实现了想要的效果，并且在这种方法是在任何机器上都实用的哦。
第一步：
在Excel中，单击选中“B2”单击格，执行“窗口”→“拆分”命令（如图1）,接下来便会出现图2所示的效果，如果没有出现图2所示效果则说明窗口拆分未成功。
第二步：
单击选中最左上角的“A1”单元格，执行“窗口”→“冻结窗格”命令（如图3）。
这时就完美的实现了冻结第一行、第一列的效果了（如图4）。
对于一些数据较多的表格，需要固定表头或者第一列，冻结后查看就方便多了。
你也遇到了秀秀老师的难题了吗?
还不赶快把这招学会了。
教你简单的技巧快速完成Excel操作
1.快速插入空行
如果想在工作表中插入连续的空行，用鼠标向下拖动选中要在其上插入的行数，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“插入”命令，就可在这行的上面插入相应行数的空行。
如果想要在某些行的上面分别插入一个空行，可以按住Ctrl键，依次选中要在其上插入空行的行标将这些行整行选中，然后单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“插入”命令即可。
2.快速互换两列中的数据
在Excel中有一个很简单的方法可以快速互换两列数据的内容。
选中A列中的数据，将鼠标移到A列的右边缘上，光标会变为十字箭头形。
按下Shift键的同时按住鼠标左键，向右拖动鼠标，在拖动过程中，会出现一条虚线，当拖到B列右边缘时，屏幕上会出现“C:
C”的提示，（如图1）所示。
这时松开Shift键及鼠标左键，就完成A，B两列数据的交换。
3.快速在单元格中输入分数
如果要想在Excel中输入2/3时，仅在单元格中输入“2/3”，按回车键后，单元格中的内容会变为“2月3日”，（如图2）所示，那么如何在单元格中输入分数呢？
有两种方法可供选择：
一种是在单元格中先输入一个0，接着输入一个空格，然后输入“2/3”,再按回车键就可以了。
另一种方法是，在输入分数前先输入一个英文半角的单引号，然后再输入“2/3”,这样按回车键后，也可以正确输入分数2/3。
（如图3）所示。
4.快速输入日期
看了上面的第3条技巧，在输入日期时，如果要输入“2月3日”，也不用一个字一个字地输入了，只要在单元格中输入“2/3”，按一下回车键就可以了。
变为“2月3日”后，双击这个单元格，还会显示为“2006－2－3”的格式，但鼠标离开后，又恢复为“2月3日”的样式。
如果要输入当前日期，按“Ctrl+;
”组合键就可快速输入。
Excel工作表的复制与移动技巧展示
在使用Excel时，经常会需要在工作表间复制或移动数据，或者干脆复制整个工作表。
复制一个工作表中所有单元格的内容和复制整个工作表是有区别的，下面分别介绍复制或移动的方法。
1.复制与粘贴工作表中的所有单元格
这是大多数人经常会用到的一种方法，也比较方便易行。
具体操作步骤如下。
（1）按Ctrl+A键选中所有单元格（在Excel2003中，如果要选中工作表中所有单元格，需要在按Ctrl+A之前先选中空白区域中的一个单元格；
如果事先选中的是数据区域的一个单元格，则按Ctrl+A选中的是整个包含数据的区域，而不是工作表中的所有单元格，在实际操作时请注意这种区别）。
也可以单击工作表左上角的行与列交点，从而选中所有单元格。
小技巧：
其实如果事先选中了数据区域的单元格，可以按Ctrl+A+A键来选中所有单元格。
（2）按Ctrl+C复制。
（3）按Ctrl+PageDown跳转到另一个工作表，然后单击A1单元格。
（4）按回车键。
这样就将前一工作表中的所有单元格复制到了当前工作表中了。
2.复制整个工作表
复制整个工作表不只意味着要复制工作表中的所有单元格，还包括该工作表的页面设置参数，以及自定义的区域名称等。
方法一
（1）移动鼠标指针到工作表标签上方。
（2）按住Ctrl键的同时拖动工作表到另一位置。
（3）松开Ctrl键和鼠标左键，这样就完成了同一工作簿整个工作表的移动并复制。
方法二
（1）在工作表标签上单击右键。
（2）从弹出菜单中选择“移动或复制工作表”。
这时会出现“移动或复制工作表”对话框，我们可以看到，可以将选定的工作表移动到同一工作表的不同位置，也可以选择移动到其它工作簿的指定位置。
如果选中对话框下方的复选框“建立副本”，就会在目标位置复制一个相同的工作表。
方法三
（1）选择菜单命令“窗口|重排窗口”。
（2）在“重排窗口”对话框中选择“排列方式”为“平铺”。
单击“确定”按钮。
（3）按方法一所介绍的方法按Ctrl键拖放工作表，将工作表从一个工作簿复制到另一个工作簿。
Excel只打印图表以外区域的技巧
当需要打印Excel图表时，可以直接选中图表，然后使用“文件|打印”命令进行打印，也可以直接单击工具栏中的“打印”按钮。
而如果不想打印图表，只想打印图表以外的其它区域，则可以选中这些区域，然后使用“文件|打印”命令打开“打印”对话框，在“打印内容”下面选中单选框“选中区域”，再单击“确定”进行打印。
这是比较简单的情况，当工作表比较庞大，而图表以外的数据区域又不相邻时，使用上述方法打印图表以外的区域就会非常麻烦。
有没有一种办法可以解决这个棘手的问题呢？
下面所介绍的方法是一种非常不错的方法。
1.在不想打印的图表上单击右键，然后从弹出菜单中选择“图表区格式”命令，如图1所示。
图1选择“图表区格式”命令
2.在“图表区格式”对话框中单击“属性”选项卡，然后取消选择复选框“打印对象”，如图2所示。
图2取消选择复选框“打印对象”
3.单击“确定”按钮。
取消对图表的选择（如果不取消选择图表，则不起作用），然后单击工具栏上的“打印”按钮看看是不是真地奏效呢？
如图3所示，果然，只显示了数据区域的内容，不再显示图表，这样就可以放心地打印了。
图3完成设置
用ExcelXP做个简易的语音累加器
在我们的日常办公理财工作中，经常会用到算盘或者是计算器，把大量的数据累计求和，如果数据非常多的话，很容易出错，并且如果一次没算完的话，还不好保存，尤其是用算盘，为了方便起见，下面就让我们一起在ExcelXP中做个简易的语音累加器。
1、设置语音：
既然是做个语音累加器，当然要有声音了，单击“工具”菜单中的“语音”|“显示‘文本到语音’工具栏”，注意这项功能在默认情况下，并没有被安装，如果
没有安装的话，ExcelXP会提示你先进行安装，其过程非常简单，这里就不多说了，打开“文本到语音”工具栏之后，选择最后一个按钮“按回车键开始朗读”（如图1），这时你会听到系统发出的语音提示，从现在开始只要一按回车键，刚才输入到单元格的内容就会被读出了。
图1
2、建立表格：
在表格的最上面一行输入“我的语音累加器”或者其它的提示信息，在单元格A2中输入提示文字“输入数据”，在单元格C2中输入“累加结果”，然后在单元格D2中输入公式“=B2+D2”，确定后会出现一个提示错误的信息框，这是因为D2中的公式引用自己所在的单元格，造成了循环引用，只要打开的工作簿中有一个包含循环引用，ExcelXP都将无法自动计算所有打开的工作簿，这时只需取消循环引用，或利用先前的迭代计算结果计算循环引用中的每个单元格引用即可，单击“确定”按钮关闭此提示框（如图2）。
图2
3、取消循环引用：
选择“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“重新计算”标签，选中“迭代计算”复选框，将“最多迭代次数”的数值改为“1”，若要设置两次迭代结果之间可以接受的最大误差，请在“最大误差”框中键入所需的数值，数值越小，结果越精确，但是ExcelXP用于计算工作表的时间也越多（如图3）。
图3点击看大图
4、再次选定单元格：
在这个累加器中，我们需要在单元格B2中重复多次输入数据，但是没按一次回车键，活动单元格都会自动移到下一单元格，非常不方便，我们可以再次打开“工具”菜单中的“选项”命令，单击“编辑”标签，取消“按Inter键后移动”复选框，单击“确定”按钮即可（如图4）。
用以上的方法虽然可以实现多次输入，但是给我们以后的使用带来麻烦，总不能每次都这样调来调去的吧，所以我们最好采用下面的一种快捷方法：
首先选中单元格B2，然后按住Ctrl键再次单击单元格B2，此时单元格B2的周围出现了实现框，此时我们就可以不断地往B2中输入数据而不必重新选择活动单元格了，要取消这个选定只需单击其它任一单元格即可。
图4点击看大图
5、开始使用：
到此为止，这个简易的语音累加器已经可以使用了，首先将活动单元格定在B2中，然后不断地输入数据，每输入一次后按下回车键，ExcelXP就自动读出你刚才输入的数据，比如输入“123”，ExcelXP则会读出“一百二十三”的声音，非常方便地实现语音校对，同时输入的数据被自动累加到单元格D2中了，所有数据输入完毕后，单元格D2中的输入就是最终累加数值（如图5）。
图5
不再为银行贷款烦恼分期付款巧计算
你买房子了吗？
你是贷款买房吗？
你是不是被银行贷款搞糊涂了，算不清每月应该付银行多少银子？
那么下面这个例子正可以帮你的忙！
设计思路
本文以房地产公司为前来咨询的顾客设计一个“分期付款购买房屋自动查询系统”为例，用Excel完成。
如图1所示，房屋总售价（百元）=每平方米的房屋价款（百元）×
房屋面积（m2），待偿还金额（百元）=房屋总售价（百元）-首付金额（百元），每月需要支付金额（百元）则是根据待偿还金额（百元）和偿还月份数通过Excel中的一个函数PMT计算出来的。
顾客通过输入所要购买的不同标准的房屋（每平方米的房屋价款和房屋面积的组合）以及首付金额和偿还月份数后就可立即知晓每月需要支付的金额数。
读者朋友可照此思路设计出解决类似实际问题的方案，比如汽车、设备以及其他商品。
设计步骤
设置单元格式
1、新建“分期付款购买房屋自动查询系统”工作簿。
2、在B2、B3、B4、B5、B6、B7、B8单元格中分别输入：
每平方米的房屋价款（百元）、房屋面积（m2）、房屋总售价（百元）、首付金额（百元）、待偿还金额（百元）、偿还月份数、每月需要支付金额（百元）。
3、设置D8单元格的“货币”格式的小数位为“2”，“货币符号”为“￥”，“负数”为“￥-1234.10”（如图2）。
设计微调控制按钮
1、点击［视图］→［工具栏］→［窗体］，打开“窗体”工具栏。
2、单击“窗体”工具栏中的“微调项”按钮，光标变成十字，画一个矩形框（如图3）。
图3
3、用鼠标右击微调项按钮，选择［设置控件格式］→［控制］标签，将最小值设为“8”（计量单位为百元，这里假设房屋的最低售价为每平方米800元），最大值定义为“30000”，步长为“1”，单元格链接栏中录入“
D
2”，启用“三维阴影”（如图4）。
图4
4、用同样的方法在C3、C5、C7单元格中分别设计一个“微调项”按钮，C3的控件格式：
最小值定义为“46”（计量单位是平方米，这里假设最小房屋的面积是46），最大值定义为“30000”，步长为“1”，单元格链接栏中输入“
3”；
C5的控件格式：
最小值定义为“100”（计量单位是百元，这里假设首次付款的最低限额是100百元，即10000元），最大值定义为“30000”，步长为“10”，单元格链接栏中输入“
5”；
C7的控件格式：
最小值定义为“1”，最大值定义为“180”（这里假设还款的最长期限是180个月），步长为“1”，单元格链接栏中输入“
7”。
定义公式
1、房屋总售价（D4）=每平方米的房屋价款（D2）*房屋面积（D3）。
2、待偿还金额（D6）=房屋总售价（D4）-首付金额（D5）。
3、每月需要支付金额（D8）=-PMT（0.4%，D7，D6）。
这里，0.4%表示月利率，D7代表偿还的月份数，D6代表偿还金额的现值。
PMT是Excel中的一个函数，其功能是计算在固定利率下的贷款（或投资或欠款）的等额分期偿还额。
设计要点
关键问题：
Excel公式的运用、窗体控件（微调控制按钮）的设计运用、单元格式的设置；
除汉字外，Excel公式中的所有符号均须在半角英文状态下输入。
用Excel巧妙计算加班工作时间
最近，本学校的电教小组为了教学方面的任务日夜加班，按照学校的职责制度，应该有一定的报酬。
因此，学校要求把每天的加班时间统计出来，用作日后报酬之依据。
立即动手用Excel制作出一张统计表，然后如实地把每天工作的时间填进去（如图1）。
在E5单元格里输入“=D5-C5”，这天的工作时间就计算出来了，其他单元格进行复制就可以了。
就这样不知不觉地工作了一个星期左右才完成学校交给的任务（当然是边教学边工作）。
时间怎么不对了
最后在E16单元格里把这些时间求和时，问题出现了（如图1），怎么才工作1∶30？
是不是操作错误？
重新计算一次，问题还是如此。
看来是别的原因，人工计算又不甘心，于是就开始认真分析起来，最后发现：
Excel对时间求和的计算是以24小时为基准，即满了24小时后又从0开始，所以就出现了上面的这种情况。
找个解决办法吧
通过对时间函数的研究，终于找到了解决问题的办法，即把时间转换成小时后再来进行求和计算，那么就需要在E5单元格里输入“=SUM（HOUR（SUM（D5,-C5））,MINUTE（SUM（D5,-C5））/60）”。
它的意思是：
把D5与C5两个单元格里的时间的差分别转换为小时与分钟，再把分钟转换成小时，最后把它们相加起来，然后再复制到其他单元格，结果如图2所示（值得大家注意的是：
E5至E16的这些单元格的格式必须设置成常规格式，不然还是不能正确地显示）。
顺便再多说几句，有时把开始的时间填上了，而还不知道什么时候结束时，时间的计算就会出现错误提示“#NUM！
”。
这虽然不影响以后时间的计算，但总觉得看起不舒服，怎样解决这个问题呢？
其时很简单，只要用上逻辑判断IF语句，问题就迎刃而解了。
在语句中加入：
“=IF（OR（A5="
"
B5="
）,"
SUM（HOUR（SUM（B5,-A5））,MINUTE（SUM（B5,-A5））/60））”，它的意思是：
如果A5、B5中任何一个单元格为空白单元格，则不进行计算，否则就按照前面所写的语句进行计算，这样错误提示就没有了。
如果本人的这一点小小的收获能对同行有所帮助，那将是我最大的快乐，如果有感兴趣的朋友，不妨试一试。
轻松设置数字格式显示更多位“小数”
前些天在做一个数学课件时遇到了麻烦：
课件的要求是计算出300的常用对数值并且显示出结果。
计算数值很简单，设置了一个变量y，令y=log10（300）就行了。
至于显示计算结果嘛，好像也不很困难，拖一个显示图标放到流程线上，打开其演示窗口，用文字工具在适当的位置写下{Y}也就OK了。
可是执行以后才发现，运算结果与我们所想像的并不一样：
它只显示了小数点后面两位小数，而在课件中，我们希望能够显示更多位数的小数。
这可怎么办呢？
有人说这是系统默认的表示方法，小数点前面的零它还不显示呢（我试了试，果然如此），但总不能就这样去上课吧？
后来，突然想到：
这个变量的数值实际上就
升级会员 