月总结会议制度文档格式.docx
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〔2〕财务负责报告本月各部门费用支出、材料库存、公司各项预算本钱控制、公司财务制度执行情况等;
下月重点财务工作方案。
(3)采购负责报告本月采购采购方案完成情况、采购物料按时入库、采购物料品质、采购本钱控制、供给商管理情况等;
下月采购重点工作方案。
(4)生产部负责报告本月重点生产方案完成情况、人员管理、车间8s执行,设备使用、设备维护保养、生产本钱控制、部门建立情况等,下月生产部重点工作方案。
(5)设计部负责报告本月设计工作方案完成情况、人员管理、设计时效、设计品质、设计标准执行情况等,下月工作设计重点工作方案
(6)工程组负责报告本月模具走模情况、制作进度控制、改修模统计、模具质量控制、品质本钱控制、T3走模目标实现情况等;
下月工程组重点工作方案。
(7)行政人事部负责报告本月人员配置、后勤保障、会议决议落实、培训方案落实、行政制度执行、公司文化建立等;
下月行政人事部重点工作方案
(8)加工事业部〔实训基地〕负责报告本月部门业务开发、设备使用、人员管理、本钱支出、校企建立等;
下月部门重点工作方案。
(9)以上各部门并于会公布本部门下月重点工作目标,并告知需要其它部门配合完成的目标具体事项。
配合部门可现场回复以形成决议。
需要他人协助的问题,本着问题“谁提出,谁跟进〞原那么。
记录人负责监视、收集落实结果。
总结分析以文字描述,数据化说明。
表达成果,凸显问题。
会议以报告、检讨、总结、方案、回复的形式进展。
会议完毕时主持人对各部门工作进展全面总结、分析、讲评,通报公司有关决策事项或会议精神,并对下月重点工作进展布置安排
2,周总结例会内容:
周总结例会围绕本周以来各部门重点工作进展书面总结方案。
工作总结内容应清晰凸显本周本部门重点方案工作完成情况。
方案内完成而实际未完成的事项需进展原因分析、解决方案及完成时间需落实到负责人以便于会后跟进。
各部门下周工作方案内容应与会公布,并告知其他部门需要配合完成事项,配合部门现场回复完成时间并形成决议。
会议完毕时主持人对会议内容进展全面总结,分析、讲评,通报公司有关决策事项或会议精神,并对下周重点工作进展布置安排。
3,部门工作例会内容:
(1)部门负责人向与会人员宣导、解读公司运营例会、周会之会议决策、会议精神及公司工作安排意见
(2)与会人员汇报本周周工作完成情况及存在的问题,和下周工作方案安排;
提出工作中面临的困难和需要上级协助解决的问题
(3)部门负责人对上周部门工作进展全面总结,对工作质量、工作效率、工作创新、工作秩序、行政管理、劳动纪律、员工素质进展讲评;
表扬先进;
鞭策后进,并对下一周工作进展布置安排,提出重点和有关要求。
第五条会议参加人员
公司运营例会及公司周总结例会需各部门负责人参加;
部门工作例会参加人员由各部门决定。
第六条会议记录及保存
公司各项会议记录应用统一格式进展会议记录,并确定专人负责记录,会议记录应遵守以下规定:
1,会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求
2,以统一的格式做好会议的原始记录及会议考勤记录
3,会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性
4,会议原始记录应于会议当日,会议纪要需在次日中午前整理出来交由总经办审核后,需给与会各个部门负责人对会议纪要决议项签字确认并复印分发,由行政存档。
公司运营例会及公司周总结例会由公司行政负责记录
5,部门工作例会由各部门负责记录。
并于次日中午前整理出来,给与会相关人员签名。
部门存档,生产部及工程部需张贴并进展跟进。
6,公司例会由总经办保存至公司局域网络公共平台;
部门例会由部门保存至公司局域网络公共平台。
第七条会议主持
1,公司运营例会及公司周总结例会由总经理进展主持。
如总经理因故不能出席会议由总经理授权公司其他领导进展主持。
2,公司部门工作例会由各部门主管人员进展主持。
第八条会议准备及会议通知
为了缩短会议时间提高会议效率各部门务必做好会前准备:
1,会前可确认事项需在会前讨论,会上报告。
需会上决议事项需在会前进展沟通,充分准备需会议决策的数据、资料。
2,公司周总结例会各部门责任人需要在每周六下班前,将本部门会议总结资料以电子邮件方式发至总经办。
公司运营会议各部门需要在每月的28号将本部门数据分析、总结方案以电子邮件方式发至总经办
3,会议如需邀请嘉宾参加,或需要声像等辅助设施,请会议主办部门提前通知准备。
4,已列入周、月方案的例会,如果无调整的,不再另行通知
5,虽列入周、月方案的例会,如需对会议议题做增加、需要准备相关会议资料的,由会议主导部门提前一天通知相关参会人员。
6,会议通知形式一般为、手机短信、电子邮件通知,但对会议议题、会议资料、会务安排等做特别说明的应以会议通知单进展书面通知,一般由会议记录人代表通知。
第九条会议组织
1,会议组织遵照“谁主办、谁组织〞的原那么
2,运营例会及周总结例会由总经办组织,部门例会由各部门组织
3,会议主持人须遵照以下规定:
(1)主持人应不迟于会前5分钟到场、检查会议准备落实情况
(2)主持人一般应于会议开场后,将会议议题、议程、需解决的问题及目标议程推进中应注意的问题等,进展必要的说明
(3)会议进展中,主持人应根据会议进展中的实际情况,对议程进展适时,必要的控制,并有权发限定发言时间和终止与议题无关的发言。
以确保议程顺利推进及会议效率
(4)会议中属讨论、决策性的议题,主持人应引导会议作出结论。
对需集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人说明意见;
对未议决事项也应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
(5)会议主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排,向与会人明确
第十条会议纪律,
1,会议开场前必须由本人签到,不得代签。
2与会人员按会议召开时间前到场,严格遵守会议时间。
3假设因故不能参加会议或需要晚到,应提前向主持人请假,未提前请假者按迟到或旷会定义。
4,请假人员须指定代理人参会。
代理人须了解会议相关议程并具备决策能力。
5,会议中,与会人员手机必须设在震动或关闭,不得在会场接听。
6,与会人员发言力求言简意赅有时间意识,制止谈论与会议无关的事情。
认真做好笔记
7,会议进展中不得随意进出会场,没有经得会主持人的允许中途不得退会,否那么以旷会论处
8,与会人员应注意着装与坐姿〔站姿〕端正,本公司人员须着公司工装。
9,会议中不得喧哗,主持人未要求讨论时,不得交头接耳,窃窃私语。
10,会议期间与会人员注意倾听他人发言,积极参与讨论,充分尊重他人,不提倡对某一问题无休止地争论。
与会人员不可无故打断他人的发言、对他人发言者吹毛求疵。
11,会议务求精简高效,严肃认真,假设无特殊情况,会议时间应控制在方案时间内
12,与会人员应保持会场整洁,不准随地吐痰,扔纸屑,会议完毕后将自己所带物品〔包括样板、文件等〕并将座椅整理好。
13,各部门会期必须服从公司统一安排,各部门会议不应安排在公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应遵循小会服从大会,局部服从整体的原那么
14,与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务,任何人不得以任何形式外泄
第十一条处分
为了严明会议纪律,提高会议质量和效率,特定以下处分细那么:
1,会议无故迟到超过1--5分内钟处分10元/分钟,迟到6—30分钟,处分100元,迟到30钟以上视为旷会,旷会处分200元/次,
2,会议上手机未开至静音或关闭而响起。
处分30元/次
3,未对会议所需的资料做准备而影响会议进程的视影响程度处分50----200元/次
4,随地乱扔垃圾,会后未将自己位置设施归位的30/次
5,将会议秘密事项泄露的处分50元次,泄露造成公司重大损失的,根据影响程度进展处分或辞退
6,会议处分由行政知会当事人,并提报财务。
处分款额由财务从当事人当月工资中扣除,纳入公司基金
第十二条会议管理
1、做好会议记录。
公司会议记录要做到专人记录和管理,会议记录人负责会议议定事项的督办和催办,并将督办和催办情况按要求提前书面报告会议主持人。
必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要,以使大家共同遵照执行。
每月底人事行政部检查会议记录及落实情况,并作为考核当事人工作的依据之一。
部门例会也要指定人员做好会议记录,用以备忘。
2、讲究会议质量。
各会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数。
对议而不决的事项提出解决的原那么与方法,并对此负责。
各类会议力求精干高效用数据说话,部署的工作做没做,做到什么程度,没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复,防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。
3、力求会议实效。
会议议定的事项、布置的工作任务、提出的方法措施,与会负责人要按照落实要求,层层进展传达贯彻,务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做,对经常性工作要作用制度的形式确定下来,力求使每次会议都有具体的成果。
4、严格会议纪律。
会议管理是保证会议质量的一项措施。
与会人员应有机的安排工作,认真准备、准时参会。
公司决策层领导主持的会议,人事行政部负责通知。
与会人员一般不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。
第十二条会议要领
1,提高会议成效的要领
〔1〕要严格遵守会议的开场时间。
〔2〕要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。
〔3〕要把会议事项的进展顺序与时间的分配预先告知与会者。
〔4〕在会议进展中要注意如下事项:
A.发言内容是否偏离了议题?
B.发言内容是否出于个人的利害?
C.是否全体与会人员都专心聆听发言?
D.是否发言者过于集中于某些人?
E.是否有从头到尾都没有发言过的人?
F.是否某个人的发言过于冗长?
G.发言的内容是否朝着结论推进?
〔5〕应当引导在预定时间内做出结论。
〔6〕在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间。
〔7〕应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。
〔8〕应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。
2,会议禁忌事项
〔1〕发言时不可长篇大论,滔滔不绝(原那么上以5分钟/人,为限).也不可从头到尾沉默到底
〔2〕不可取用不正确的数据、资料。
〔3〕不要尽谈些期待性的预测。
〔4〕尊重他人,不可随意打断他人的发言,不可做人身攻击.
〔5〕不可对发言者吹毛求疵
〔6〕不要谈到抽象论或观念论
〔7〕不要中途离席。
本制度由总经办负责解释,补充。
经总经理批准颁行。