会点办会指南展会筹办全流程Word下载.docx

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该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；

B．社会关系--系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；

与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；

还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等；

3．同行对此项目的反应；

同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑；

4．该项目举办的时间选定；

原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突，特别是与该项目的品牌展览，两者的举办时间起码要相隔三个月以上的；

5．创意命题；

项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。

（二）寻求支持单位：

1.寻求的目的--这是展览会成功的关键环节，寻求对口的主管部门和单位，

作为展览会的主办或支持单位，其目的一，可以提高展览会的档次、规格和权威性；

目的二，扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；

目的三，提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观；

目的四，能代表行业的发展状况和趋势；

目的五，能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；

2.寻求的目标--行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。

（三）寻求合作单位--建立营销网络：

1.寻求的目的--这是展览会招展组团成功的重要环节，寻求对口的合作单位，作为展览会的招展组团代理，其目的一，能提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；

其目的二，善用资源，优势互补，加快资源整合；

其目的三，最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；

其目的四，最大限度地降低招展成本。

2.寻求的目标--媒体支持单位：

专业性、大众性、权威性等。

合作招展（组团）单位：

当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有是海外的代理机构（国际展）的建立。

3.合作单位条件的要求：

（1）能切实有效地开展组团工作;

（2）在该行业有较高的信誉和威望;

（3）有一定的组团招展经济实力;

（4）能指派专职人员负责该项工作;

（5）有丰富的招展组团工作经验.

二、实施阶段

（一）广告攻势；

宣传是一种单向的信息传递,即展览会组织者单方向地向潜在目标客户传达展览信息，而广告的优势是令信息可以传播的很广泛。

宣传的主要方式包括：

媒体广告和户外广告。

媒体广告（包括：

专业媒体，如：

报纸、杂志、网站等；

大众媒体，如：

电视、电台、主导性报纸等）--主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；

除此之外，我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。

户外广告则是利用人流量较大的公共场所，如：

机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。

其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。

现代会展操作越来越重视宣传广告的投入力度和宣传质量，那么本人则认为广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。

广告宣传就象一场战争中的战略武器：

飞机、导弹、核弹、航母等，有"

打击面广、威慑力大、杀伤力强"

等特点，是赢得现代战争的最主要的武器。

（二）招展和组团工作：

如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。

招展和组团的方式主要是依靠联络手段--一种双向的信息交流方式，即主办单位与潜在客户和目标客户之间的双向地交流信息。

它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。

招展和组团工作必须要坚持：

一个中心、两个基本点的原则。

一个中心是：

以优秀的专业服务得到应有的济经效益；

两个基本点是：

一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。

我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：

1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络：

1.组织实施的具体工作项目：

（1）认真做好项目预算。

（2）收集可能参展的企业名录，或叫展商目标名录，建立信息库。

　　（3）宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。

　　（4）主办单位打印文件下发。

　　（5）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。

　　（6）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。

　　（7）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。

　　（8）印刷宣传资料一般有：

　　a.招展邀请函、征询函、调查表等

　　b.展商须知（或参展手册）

　　c.招商邀请函

　　d.门票

　　e.会刊

　　f.纸袋

　　g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。

　　（9）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。

　　（10）上门拜访一些主要的牵头参展企业。

　　（11）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。

　　（12）展位的销售安排及布置。

　　（13）收集尽范围可能的参观商名录，或叫买家目标名录，有计划地发送登记表和门票。

　　（14）与展览会有关的各项广告征集工作。

　　（15）展览工程业务和展具租赁的预定工作。

　　（16）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。

　　（17）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。

　　（18）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。

　　（19）展览会有关数据、信息的统计和收集。

　　（20）着眼于第二届的预告宣传工作。

3.组织实施过程的阶段划分：

　　从展商的角度划分：

（1）初步认识展览会阶段。

（2）进一步了解展览会阶段。

　　（3）被展览会吸引阶段。

　　（4）拍板决定参展阶段。

　　（5）展览实施阶段。

　　从主办单位工作划分：

（1）信息发布阶段：

　　a.发送调查表；

　　b.发送征询表；

　　c.发送邀请函。

（2）营造气氛阶段：

　　a.媒体广告、文章宣传；

　　b.新闻发布会、酒会及研讨会；

　　c.主办单位文件下发对口企业；

　　d.电话、传真、网络广泛宣传；

　　e.第二次发邀请函；

　　f.合作单位发邀请函。

　　（3）与展商直接联系阶段：

　　a.电话、传真、电子邮件；

　　b.拜访重点客户；

　　c.合作单位同时开始招展工作。

　　（4）与展商洽谈阶段：

　　a.电话；

　　b.约见；

　　c.拜访；

　　d.传真；

　　e.发送筹备进度报告；

　　f.发送门票。

　　（5）展览服务阶段：

　　a.广告征集；

　　b.工程预定展具工作；

　　c.招商广告安排；

　　d.招商邀请函；

　　e.招商门票发放；

　　f.现场营造气氛；

　　g.发送各种类型的调查表；

　　h.着眼于第二届的宣传；

　　i.现场的专业服务。

三、展后阶段

展后工作一般分三个阶段进行：

展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。

（一）展后跟踪阶段；

展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的有三个：

　　1.加深目标客户的印象；

　　2.树立展览会品牌形象；

　　3.为下一届展览会作预告宣传。

展览结束不久，参展商和参观商对展览的印象仍在记忆中，如果此时抓住机会，深入与客户发展关系就容易多了。

记忆是印象的延续，印象是在展览会上留下的，记忆是在跟踪服务工作中加强的。

跟踪服务做得越早，效果就越明显，如果在展览会闭幕后不迅速联系，目标客户就会失去在展览会上产生的热情，这也就意味着将失去这些客户。

在美国就有机构专门研究参展商和参观商记忆率的变化，有以下的发现：

参展商和参观商在展览会闭幕后5周对展览情况的记忆从100%迅速下降到约60%，之后记忆有所反弹，研究人员则认为反弹的原因可能是主办单位的跟踪服务开始起作用。

那么，我们的跟踪服务应该做哪些工作呢？

展后跟踪主要的工作是：

1.感谢工作--对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体，都应该给予感谢。

对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。

人类毕竟是感情的动物，我们举办的展览会的目的就是能给他们提供一个情感交流的场所，让他们从心里边喜欢这个地方、喜欢这个活动和喜欢这种服务，都愿意来这里见面谈生意；

2.媒体跟踪报道--主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；

展览会的各类统计数据包括--a.展览环境如：

参观人数、专业含量、平均参观时间等；

b.展览效果如：

展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；

3.发布下届展览信息；

4.给展商发放展后意见调查表、征询表。

（二）总结阶段；

展后总结工作不是独立的业务工作，而是管理工作的组成部分，总结的功能作用是统计整理资料，研究分析已做过的工作，为未来工作提供数据资料、经验和建议。

因此，总结对经营和管理有着重要意义和作用。

一般展后总结分三部分：

1.从筹备到开展中的各项工作总结；

2.效益分析和成本核算；

3.项目市场调查--本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。

（三）评估阶段：

评估工作的作用和意义在于为判断已做过的所有工作的效率和效果，提供标准和结论，并为提高以后工作的效率和效果，提供依据和经验。

目前在国外，特别是德国、意大利、法国等一些展览业发达的国家，该行业早已实行专业化和产业化经营，业内的分工十分细化，十分专业，而且还派生出许多专业的展览服务公司，如：

展览广告公司、布展公司、策划公司、顾问公司、评估公司等，专门为展览主办单位提供策划、预测、统计和评估等专业的展览服务。

事实上目前在国内，我们所看到许多展览会的主办单位，在展后都几乎没有作任何评估工作，致使办展水平一直原地踏步或日渐衰落。

评估工作应该是在展览会开展前一个月进行，主办单位要成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，收集和统计的项目要有一致性，并坚持使用一种标准方式，而不要经常变换方式和标准，这样将有助于提高评估工作的准确度、实用性和连续性。

展览是一项投入比较大的经营活动，主办者投入了相当多的人力、物力和财力进行筹备工作，每次展览都会有很多宝贵的经验和教训，系统地评估，如：

对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。

本文编辑BY：

会点网袁帅