如何有效开展区外销售企业人事档案工作Word文档格式.docx
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人事档案工作部门大部分就设置在人事工作机构里，是它的直属单位，两者是一个完整的有机整体。
无论过去和现在，人事档案都为人事工作提供重要的信息资源，人事档案工作从属和服务于人事工作。
2．时代发展的要求。
“人员关系复杂化，人员素质多元化，人员身份多重化，人员流动快速化”是现代人的时代烙印。
为了维护社会各项事务的正常秩序，管理机构有进一步规范管理人事档案的现实需求，有对人事档案信息的利用需求。
国家的进步，经济的发展，对人事档案提出了新的要求，产生了较大的影响，同时，人事档案在市场经济建设中具有巨大的自身价值与功能。
3．区外销售企业深入发展的要求。
1998年中国石油改制成立中国石油天然气销售公司以来，区外销售企业按照上级公司的市场发展规划和部署，实现了从无到有，从弱到强的跨越式发展，销售规模和网络扩张实现了从数量到质量的转变，销售数量和盈利能力节节攀升。
企业的发展壮大离不开人力资源的高效管理，而人力资源管理各项工作的开展离不开人事档案的规范化管理、信息化管理和全方位运用。
区外销售企业市场化员工比重高的特点更对人事档案工作提出了更高要求。
人事档案在干部任用、资格审查、职称评审、薪酬确定、学历管理、个人信息统计等方面发挥着不可替代的作用。
二、课题研究目标与内容
（一）课题研究目标
通过对江苏销售人事档案工作的全方面、深层次剖析，探究适合销售企业经营模式和发展实际的人事档案管理模式与方法，既能保证人事档案工作质量，又能少用人、轻用人，同时确保充分发挥人事档案信息的服务作用。
（二）课题研究内容
1．江苏销售人事档案工作现状、存在问题及原因分析和解决方法。
2．根据江苏销售人事档案工作开展情况，总结出区外销售企业做好人事档案工作的方法。
三、课题研究的对象
以江苏销售人事档案管理和实际运用现状为研究对象。
通过列举问题和分析原因，达到查找差距，确定方向，提升服务的目的。
四、江苏销售人事档案研究
（一）员工构成
江苏销售现有员工7428人，合同化员工96人，市场化员工7332人，市场化员工占比达98.7%。
通过测时写实和优化排班等手段，公司员工总数从2011年起逐年呈下降趋势。
江苏销售员工构成情况表
单位：
人
单位
省公司
苏州
无锡
常州
南京
镇江
南通
泰州
员工数量
130
1852
848
406
719
371
388
351
扬州
盐城
淮安
宿迁
徐州
连云港
仓储
合计
326
414
421
416
156
279
7428
（二）人事档案工作现状
1．管理原则。
江苏销售对人事档案管理采取“集中统一，分级管理”管理原则。
集中统一，即人事档案由人事处和各分公司人事科统一管理。
分级管理，即按照管理权限分级管理，与人事管理范围相一致，分管哪一级的人员就负责管理哪一级的人事档案。
2．管理权限。
江苏销售人事处负责管理合同化员工、分公司所有市场化领导班子成员、省公司机关人员、省公司统招大学生的人事档案。
各分公司人事科负责管理除了上述人员以外的本公司员工的人事档案。
3．管理条件。
江苏销售各级组织人事部门配有兼职档案员15人。
除省公司配有专门的人事档案室外，各分公司均未建立，人事档案暂时保管在各组织人事部门的档案柜内。
由于保管条件受限，除省公司按照管理权限全员立卷外，各分公司根据实际情况，在保证机关全员立卷的前提下，循序开展站经理、油库主任等关键和稳定岗位人员的立卷工作。
按照集团公司相关要求，对其他操作技能员工建立临时人事档案。
江苏销售兼职人事档案员构成及管档情况表
项目
兼职档案员（人）
应立卷人数（人）
已立卷人数（卷）
立卷比例（%）
1
411
100
240
93
39
89
51
57
72
20
28
97
86
78
55
71
63
50
79
76
33
43
60
52
87
82
34
68
65
96
37
49
45
26
3
12
15
1559
1105
备注：
大部分操作技能员工已按照集团公司要求建立临时人事档案。
（三）江苏销售人事档案工作存在的问题及原因分析
1．公司历史遗留问题有待解决。
1992年8月，辽河石油勘探局成立辽河江阴工贸实业公司获批成立，经过1998年5月、2003年3月、2005年1月、2008年12月、2009年8月、2010年9月等多次重组改制迁址后，发展成现今的江苏销售。
组织机构调整，员工构成变化，人事档案材料形成部门工作人员变迁，给人事档案工作的全面开展和人事档案的全员整改带来了诸多挑战。
2．员工个人历史遗留问题有待解决。
从员工构成统计数据来看，江苏销售市场化员工占比高达98.7%。
大部分市场化员工工作和学习经历复杂，原工作单位和学校的组织人事部门未及时形成、归档、转递档案材料，导致员工人事档案材料严重缺失。
由于原组织的改制解体，有的档案材料已无法弥补，后续影响无法预估。
3．软硬件配备问题有待解决。
软件配备方面，受人员编制限制，各级组织人事部门均未配备专职档案员，兼职档案员身兼多岗，人事档案收集、鉴别、整理、归档等工作时间很难保障；
同时，兼职档案员稳定性差，经常性的岗位调整造成人事档案管理工作缺乏连续性，频繁的人员更换也造成了档案材料交接风险。
硬件配备方面，江苏销售及各分公司办公楼绝大多数为租赁性质，即使是自有办公楼也是与加油站配套建设的设施。
办公楼利用率较高，暂时不具备单独配备专用人事档案室的条件。
4．全员人事档案意识问题有待解决。
2011年以前，江苏销售仅负责管理合同化员工的人事档案，保存小部分市场化员工未托管的人事档案。
其他市场化员工人事档案均托管于各级人才服务中心。
江苏销售员工对人事档案是什么，有什么，关系到什么，作用是什么都知之甚少。
人事档案材料形成部门和人事档案管理部门工作人员也对人事档案工作没有系统和深入的把握，对形成什么，收集什么，归档什么模糊不清，导致人事档案工作缺乏系统性、目标性、计划性、关联性、知晓性、群众基础。
日常人事管理工作中对个人信息的统计以本人填报为准，降低了人事档案信息的利用率，进而削弱了人事档案管理的必要性。
（三）江苏销售人事档案工作管理举措
2009年上划后，江苏销售人事档案工作在集团公司的关心和指导下取得了一定成绩。
2011年5月通过了集团公司人事档案整改验收，2012年5月通过了集团公司人事档案系统整改验收。
在人事档案日常管理过程中，我们总结出了适合自身实际的管理举措，即“12345”工作方法，在档案员数量不增加的情况下，工作效率和工作质量明显提升，人事档案管理成效显著。
“1”，即一个工作标准。
在人事档案日常管理过程中，集团公司下发了包括《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）、《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《中国石油天然气股份有限公司人事档案管理规定》（石油人事〔2011〕272号）等在内的16个人事档案管理相关文件，明确了人事档案工作标准，指明了人事档案管理前进方向和目标要求。
在工作中，我们发现全国各级人才服务中心在档案材料归档范围上、档案材料归类上、档案材料整理质量上存在一定差别。
为统一规范人事档案管理，江苏销售严格按照集团公司人事档案管理规定相关要求，对已收档案材料进行重新鉴别、归类、整理、立卷，绝对不允许例外事项存在，绝对不允许差别对待，绝对不允许视若无睹，确保每卷档案都能达到合格以上标准。
“2”，即两手抓。
人事档案材料在形成过程中涉及组织和个人两个方面，要想保证档案信息的准确性，提高档案信息的可信度，就要从源头抓起，确保档案材料形成的质量。
一抓档案材料形成部门（或岗位）的工作质量。
江苏销售根据公司管理实际情况，对人事档案材料形成部门（或岗位）进行了梳理、归类、汇总，形成了档案材料形成部门（或岗位）对照表，并传达至相关人员，一并传达的还有档案材料制作规范，如《干部履历表》填写规范等，为档案材料制作人员提供标准和依据；
二抓档案材料当事人的填报质量。
很多档案材料初始信息的填报人员为员工本人，由于受时间久远、自身记忆等因素影响，有时员工填报信息质量不高。
为了帮助员工记忆自身履历信息，我们在根据员工人事档案详细、准确维护人事系统信息的前提下，从人事系统导出数据形成个人履历信息汇总表，与员工本人核对后提供给员工本人保存，为后续形成档案材料提供数据支持。
“3”，即三级传导式培训。
人事档案归档工作是人事档案工作的基础，它主要由人事档案材料收集、鉴别、整理、归类、排序、编写目录和装订等流程。
而人事档案归档工作的有序开展离不开档案员准确无误的操作。
为提高档案员对档案材料实施归档的业务操作能力，我们始终坚持三级传导式培训：
坚持参加集团公司一级培训。
学习最新的人事档案管理模式和方法，吸收先进经验，交流工作心得，使江苏销售始终以中组部和集团公司人事档案管理的高标准为准绳。
坚持江苏销售二级培训。
向分公司传达中组部和集团公司人事档案管理新要求，分享先进经验，明确人事档案归档操作方法，制定人事档案工作计划，使分公司人事档案工作进度始终与江苏销售保持接近水平。
在二级培训过程中，我们经历了单一全部集中式培训、分批集中培训和视频培训与分批集中培训相结合三个阶段，从培训效果看，视频培训与分批集中培训相结合更适合江苏销售人事档案工作的实情。
分批集中培训将人事档案工作进度相当或档案员个人能力相当的分公司定为一批培训对象，根据问题症结所在制定有针对性的培训内容，对人事档案工作开展难点和问题个个击破，指导分公司有效开展各项工作，避免了“一勺烩”式培训的弊端。
视频培训是针对少量突发性和共性的人事档案工作问题，或仅对实际操作问题进行的培训，避免集中培训造成的时间和费用的浪费。
坚持分公司三级培训。
为配合分公司兼职档案员岗位工作调整的需求，满足兼职档案员自学和业务操作参照的需要，江苏销售自行录制了人事档案归档培训视频课件，内容涵盖人事档案管理规定等政策讲解，人事档案归档实际操作示范与讲解，人事档案归档工作涉及办公用品介绍与使用方法。
视频课件下发后，得到了分公司的广泛好评和充分利用，此课件为分公司日常操作提供了正确指引。
一级培训
业务指导
→
←
问题反馈
二级培训
三级培训
集团公司
江苏销售
分公司
培训方式：
集中
培训内容：
人事档案业务政策讲解；
业务操作指导；
系统操作指导；
解疑答惑。
全部集中或分批集中或视频
自学
江苏销售人事档案培训视频课件
“4”，即四种工作态度。
人事档案工作的性质决定了其工作内容枯燥且重复性强，阶段性工作量大，日常关注内容繁琐，对工作内容时刻保密，工作开展有时不被理解，在如此主客观条件下，我们通过培训和案例分享等手段努力培养档案员四种工作态度：
一是有责任心。
人事档案是员工人生经历的缩写，是与员工切身利益相关的珍贵历史资料。
由于了解人事档案工作的人甚少，因此档案员是否开展了人事档案工作，如何开展了人事档案工作，工作开展质量如何很少有人过问。
往往是用到某些档案信息时才发现人事档案材料的缺失，绝大多数档案材料不是及时形成的，而是后期补做的。
档案员应具备强烈的责任心，在其位，谋其事，绝不能“等靠拖”，保证在岗期间人事档案材料归档的及时性、准确性和完整性。
二是有“内忧外患”意识。
“内忧”人事档案材料缺失会给企业和员工造成或大或小的影响，有些甚至是不可弥补的，降低员工对企业的信任感和归属感。
“外患”人事档案工作落后于兄弟单位，公司整体组织人事基础工作受到牵制；
员工离职或工作调动后会对所在公司欠缺的人事档案管理产生诟病，对公司外部形象造成巨大影响。
三是有统筹计划性。
人事档案工作千头万绪，涉及部门多、岗位多、人员多、材料多、信息多，想要空出整块时间来开展档案工作不太现实，这就要求档案员具备时间统筹的能力，对人事档案工作如何开展有切实可行的计划。
为督促分公司适时开展档案归档工作，人事处会要求分公司制定年初工作计划和工作目标，定期现场检查落实情况，帮助分公司档案员培养统筹计划能力。
四是有刨根问底、锲而不舍的精神。
人事档案不是简单的分类装订，而是重在鉴别整理。
档案材料是否归档及时，档案信息是否准确完整，员工是否配合档案材料收集工作，都需要档案员具备刨根问底、锲而不舍的精神，要坚持工作原则，应该归档的材料必须归档，应该提供的信息必须准确，应该提供的材料必须提供，不能因为个人情感因素区别执行或草草了事。
“5”，即五步法快速整改人事档案。
针对兼职档案员一人多岗的工作特点，配合其利用零散时间开展人事档案工作的需要，我们总结出了快速整改人事档案的五步法，整改效率大幅度提高，切实解决了分公司人事档案工作开展的实际难题。
第一步：
梳理库存。
全面梳理现有人事档案材料，以个人为单位形成电子档案目录，详细记录档案材料缺失情况。
第二步：
归类处理。
将档案材料缺失问题进行归类，形成有针对性的处理方法，传达给相关岗位人员或员工本人配合形成、收集档案材料。
第三步：
追踪反馈。
在档案材料形成和收集过程中，要进行跟踪和反馈，时刻关注处理进度，督促当事人及时补交应归档材料。
第四步：
先总后分。
对于移交的零散档案材料，按照如下方法归档更加快捷：
根据归档规格整理所有档案材料——以个人为单位将档案材料汇总——以个人为单位分类排序——以个人为单位更新电子目录——以个人为单位编写页码和分类号——以个人为单位更新人事系统信息和目录——以个人为单位打孔装订。
此方法将打孔装订前的整理工作以个人为单位进行集中处理，既为补充材料收集提供了时间，又减少了工作环节，更减少了对人事档案卷册的更新次数，大大提高了工作效率。
第五步：
规范操作。
针对人事档案整改过程中遇到的问题，应及时与相关岗位人员和员工本人进行沟通，根据相关文件要求严格规范材料形成，保证材料质量，避免返工，造成时间和精力的双重损失。
帮助当事人形成良好习惯，创造长效率和谐的合作氛围。
五、研究结论
虽然区外销售企业成立时间较短，但员工个人经历却丰富多彩、复杂多样，作为企业组织人事部门要秉持“以人为本”的管理理念，对“员工负责”的工作态度，认真查摆和分析员工人事档案存在的问题，并提出适宜的解决方法，为企业人力资源提供信息保障，为员工本人解除后顾之忧。
通过对江苏销售人事档案工作的分析研究，我们在如何有效开展区外销售企业人事档案工作方面得出如下结论：
（一）加强领导，保证人事档案工作的扎实开展。
集团公司一直大力推行人才强企战略，着重强调人事档案工作要紧密围绕整体工作大局和组织人事工作中心任务持续、健康发展。
为构建组织有力、指导到位、运转协调的人事档案工作格局，必须做到“三不断”：
一是不断加强组织领导。
各级领导要站在公司未来发展和人才建设的高度，把人事档案工作作为公司重点工作来抓，工作有方向，开展有部署，落实有分工，实践有成效。
在落实过程中，各级领导应从强化企业基础管理出发，切实给予人事档案工作大力支持。
二是不断理顺管理体制。
人事档案是组织人事工作的信息库和知人善任的渠道之一，直接关系到人才的选择，各级领导班子建设和各方面人员队伍的建设，涉及到选人用人的大事和个人权益的维护。
当企业组织机构、干部队伍、员工构成发生重大变化时，应适时下发文件解决实际问题，确保人事档案工作的扎实开展。
日常管理过程中，组织人事部门应理顺人事档案工作管理流程，明确各相关部门和人员的职责，确保人事档案工作的有序开展。
三要不断强化宏观指导。
区外销售企业人事档案整改工作起步晚，问题多，任务重，尤其是二级单位市场化员工人事档案整改工作更是巨大挑战，作为上级组织人事部门要综合运用多种管理手段，加强对全公司人事档案工作的业务指导，制定措施，规范管理，使人事档案工作更好地为企业服务。
（二）提高认识，保证人事档案工作的群众基础。
人事档案是人力资源管理实践活动的产物，服务于组织人事工作，服务于当事人。
对组织而言，人事档案是组织选好人、用好人的重要参考依据，是组织掌握当事人历史情况的真凭实据，是组织人事工作者的记忆工具，更是对组织人事工作的规范、检查和监督。
对于员工而言，人事档案全面记录着个人经历和勤政绩能等有效信息，在本人分配、调动、晋升、考察、审查、退休等方面发挥着重要作用。
为营造人事档案管理氛围，扩大工作开展的群众基础，必须做到“三普及”：
一是普及人事档案工作的重要作用。
首先人事档案工作是干部管理的重要基础。
能否利用好人事档案，充分发挥人事档案在干部选拔、任用、管理和监督工作中的重要作用，直接关系到组织能否正确选贤任能，关系到干部队伍建设的成效；
其次，人事档案工作是人才队伍建设的必要条件。
集团公司始终将人才作为企业发展的最宝贵资源，人才对于区外企业更始掌中宝。
人事档案作为组织人事部门进行分析研究、制定出台政策的重要人力资源信息，对于培养、选拔和使用人才具有十分重要的作用。
特别是通过研究人事档案记载的各种信息，掌握人才队伍现状，分析企业发展对人才的需求，探索人才成长的规律，为企业决策提供重要数据支持；
最后，人事档案工作是组织人事工作的基础和最终归口。
人事档案服务于组织人事工作，档案材料的形成和利用贯穿于整个组织人事工作的全过程。
二是普及人事档案常识。
人事档案的内容涉及员工的工作和一生经历的重大事件，个人的功绩过错与失误，家庭和生活中的隐私等方面的情况和材料，只能由组织上掌握与保存。
虽然人事档案与员工终身不见面，但其材料的形成却离不开员工的参与，这就必然决定了员工对人事档案及其作用有知情权，以更好的配合组织人事部门做好人事档案各项工作。
三是普及人事档案工作流程。
人事档案是组织人事部门在人事管理领域形成的档案，是人事管理这种专业性工作的活动，并作为这种活动的数据和信息记录而成的。
这就要求档案材料形成部门熟知人事档案归档范围，明确归档流程，知晓档案程序等常识，确保人事档案的完整性和可用性。
（三）权变应对，保证人事档案整改的有效开展。
区外销售企业的特殊发展历程，导致了市场化员工人事档案管理的薄弱和欠缺。
而市场化员工的生力军地位已经突显，相当一部分市场化员工已经走上中层管理岗位和关键敏感岗位，规范化管理其人事档案的任务迫在眉睫。
要在最短时间内，高效率、高质量完成大规模市场化员工的人事档案整改工作，关键在于如何权变应对，即因人制宜、因时制宜、因地制宜，灵活多变处理不同类型的人事档案。
制定权变应对方法前，须做到“六要”：
一要积极创造条件，多渠道、多方面为档案人员学习深造、交流锻炼提供机会，使其不断得到充分提高、成长进步，为开展业务工作做好理论准备。
二要对档案管理权限范围内的市场化员工现有人事档案材料进行全面梳理，建立电子档案目录，详细记录材料缺失情况，做到心中有数；
三要根据每个人的材料缺失明细，分类汇总形成整改明细表，详细列出缺失材料整改方法、整改单位、整改部门、整改责任人，做到差异处理；
四要将整改要求送达到责任人，并沟通确定整改时限，同时提出材料制作要求，避免返工，做到落实到位；
五要注重档案材料后续跟踪收集，确保材料的及时归档，做到有头有尾；
六要对无法收集整改的档案材料，要做好备案记录，为后期档案转递、利用、检查提供证据支持。
（四）尊重历史，保证人事档案材料的真实可靠。
真实性是人事档案的生命，它是人事档案能否正确发挥作用的基础和赖以存在的前提。
对于江苏销售组织机构调整等所造成的历史遗留问题，我们应在尊重历史的前提下有计划地区别处理，必须做到“三注意”：
一是注意收集原件。
大多数材料是当事人的手迹，并经过组织审查认可的。
这些形成于不同时期的文件材料上留有组织公章、个人手迹或印鉴等具有法律效力的标志，比较客观地反映了一个人以往各方面的状况。
针对这些历史性材料，我们以收集为主，不主张重新制作，以避免逻辑等错误影响档案材料质量。
二是注意收集辅证材料。
档案材料原件无法收集的，可从收集辅助证明材料入手，佐证该事实的存在。
如任免文件可替代任免审批表归档等。
三是注意档案材料间的有机联系。
人事档案是人类社会活动过程的有机组成部分，档案的有机联系性，是这些社会活动本身的历史连续性和完整性决定的。
在人事档案的管理实践中，必须注意维护人事档案材料之间的有机的历史联系。
档案员要认真分析研究各种档案材料生成的背景、过程、
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