物料清单的编制流程及方法文档格式.docx
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从供需链的概念出发,任何一种物料都是由于某种需求而存在的,没有需求的物料,就没有生产或保存的必要。
一种物料的消耗量受另一种物料的需求量制约,如购买原材料是为了加工零件,而生产零件又是为了装配产品:
MRP理念的基本出发点就是平衡供需关系。
从大范围来讲,一个企业的原料是另一个企业的产品:
一个企业的产品,又是另一个企业的原料;
无数的供需关系联系到一起形成供需链或供需网。
只有当市场有需求时,企业生产的产品才有价值。
这种相关需求不但有品种规格、性能、质量和数量的要求,而且有时间和空间(需用时间和地点)的要求。
2).流动性
既然任何物料都是由于某种需要而存在,它就必然处于经常流动的状态,而不应当在某个地点长期滞留。
物料的相关性必然形成物料的流动性,不流动的物料只能是一种没有需求的积压浪费。
通过物料的流动性来检查物料在相关性上存在的问题,是物料管理或物流管理的一项重要内容。
3).价值
物料是有价值的。
库存或存货是流动资产,要占用资金;
而资金又是有时间价值的,使用了资金就应体现资金成本,要产生利润。
因此,不仅要把库存物料看成是一种资产,还要看到它也是一种“负债”(尤其是超储物料);
它占用了企业本来可以用来在其他方面获取利润的资金,应当计算机会成本。
产品研发人员需要知道每个零部件的价值,从设计源头把住成本关;
这也是价值工程学要做的分析工作流程。
只有理解物料的这些管理特性,才能应用好ERP系统,做好计划管理、物料管理和成本管理。
1.2产品是由众多“单层结构”组成的
物料和由物料组成的“单层结构”是产品结构的基本单元。
任何一个产品都是由若干个“单层结构”组成的,单层结构中的上层物料,我们称为“母件(parent)”,下层物料称为“子件(component)”。
有些软件采用“父件”的叫法,但就一般公司的组成来讲,通常称母公司和子公司,而不用“父公司”。
我们认为母子的血缘关系较之父子更为明确,符合信息数据准确定义的要求,所以采用“母件”的叫法。
单层结构是由一个母件和从属于母件的一个或多个子件组成的。
如果对应设计图纸,母件指的是组装图上的装配件,子件是零件明细表中众多的零部件。
不少企业在自行开发管理软件时,由于没有“单层结构”的概念,对所有产品的描述都从最顶层一直扎到最底层,相同的“单层结构”在各个产品文件中多次重复出现,数据的冗余量很大,极不合理。
以图13.1的产品结构为例,X作为最上层的母件是一个要销售出厂的产品,它由A、B、C、D4个子件组成。
件X同件A、B、C、D组成一个“单层结构”,在MRP系统中用“单层物料单(singlelevelBOM)”报表格式表示。
图13.1中,件B对应于X来讲是子件,但它对应于件E、F来讲又是母件,并一起组成一个第2个层次的单层结构。
同理,件E同件G、H、I;
件D同件I又组成位于不同层次的单层结构。
任何一个产品都是由这样众多“单层结构”组成的。
母件同子件的关系可以是一对一,也可以是一对多,但必须是惟一的。
如果众多子件中有品种或数量的差异,就是另一个不同的单层结构,是不同的母件,应有不同的母件代码。
如果子件有多个可选品种,则按模块化产品结构处理,母件是虚拟件,子件是可选件。
母件同子件之间的连线对加工件来讲是加工流程(工艺路线)和加工周期,对采购件则是入库前的采购流程和采购周期(供应商的制造周期、运输、通关、检验等),单层结构上每一项方框代表的是物料的完工状态,可以入库存储,而不是正在工序之间流动、处于尚未成形的状态。
只有明白产品是由多个单层结构组成的道理,才能处理好“借用”、“通用”、“选用”之间的区别,正确编制物料清单。
在MRP系统中,对每项“单层结构”的文件只须建立一次,所有借用这个单层结构的产品就可以共享。
建立物料清单是从建立一个个反映“单层结构”的“单层物料单”开始的,系统会根据各单层结构母件同子件的相互关系,自动逐层地把所有相关的单层结构挂接起来,最后形成整个产品的产品结构。
产品结构有多少个层次,依产品而异。
ERP软件设计可以多到99层,一般不少于25层,但实际应用多在10层以下。
层次越多,管理和计划就越复杂,车间定单或加工定单的数量也很庞大。
以汽车为例,如果汽车厂要自己生产所有的零部件,产品结构就会层次很多,非常复杂。
如果所有的零部件都是外购外协,汽车厂就是一个总装配厂,产品结构就将是一种“扁平的结构”:
产品结构外协的部分被分散到各个协作厂,成为协作厂的产品结构。
如果协作厂对它的零部件也采取外协外包的方式,它的产品结构也将是扁平的,体现了专业化分工给管理带来的好处。
这些众多层次的外协外包,构成了一个企业上游供应链,是SCM(供应链管理)或SRM(供应商管理)产品的管理对象。
各个协作单位发挥各自的特长,形成供需链的竞争优势。
如果一个企业提供性能各异的众多产品是由一定数量标准的“单层结构”配置而成,即用少量的标准“单层结构”组成性能多样的各种产品或产品系列;
这就是我们常说的标准化和系列化,形成配置式的产品。
MRP系统可以通过“反查(whereused)”物料清单功能,查询每一个物料(零件)是用在哪些“单层结构”上:
每一个“单层结构”又是用在哪些产品(顶层)上。
如果有许多产品都“借用”相同的单层结构(组件),说明产品零部件设计的通用性很好,对简化管理和降低成本都会带来好处,尤其是产品研发部门,应特别关注这个问题。
MRP系统还可以通过“物料分类”功能查询每一类别下所有不同规格品种的物料,通过分析,作为确定标准化过程中优先选用的依据,对简化和优选诸如各种原材料、紧固件等带有通用性物料的品种规格很有帮助。
把这些功能同成组技术结合起来应用,正是产品研发部门的主要工作。
作为MRP基础管理文件的物料清单对产品设计标准化、系列化工作,能够提供指导性信息,对产品研发人员同样是一个得力的工具。
所以说:
“编制物料清单只会增加产品设计研发部门的工作量,对研发部门没有任何用处”是不正确的。
国内外有些MRP教材把“单层物料单”仅仅说成是物料清单的一种形式,这样的解释没有说到“单层物料单”的实质。
1.3编制物料清单的顺序
在整个ERP系统的实施过程中,都会遇到“前导工作”和“后续工作”的概念,这是项目管理工作方法的一项基本原则。
在编制物料清单之前,也要先做好一些前导工作。
首先要做的是定义企业所有物料的分类,建立各种分类码的基本要求是说明物料的来源(自制、外购等)、物料的处理方式(虚拟、库存、选配等)以及同会计科目的关系。
使任何一种物料都必须归属于至少一种分类之下。
每一项物料必须有惟一的代码(物料号)。
然后为每一种物料建立各自的物料主文件(物料文档,itemmaster)。
只有建立了物料主文件的物料才允许进入物料清单。
从物料分类——物料号——物料主文件——到物料清单依次编制,是一个非常规范的操作程序,前道程序没有完成,后道程序不能进行。
下面我们要逐一详细讨论。
二、物料分类
按照各种不同的需求对企业所有物料进行分类,是一项基础的管理工作。
物料分类的主要作用如下。
1.定义相关的会计科目
物料分类最主要的目的,是说明每一类物料同什么会计科目有关,也是实现物料信息与资金信息的静态集成的第一步。
2.查询物料库存
分类的另一个重要作用是物料查询。
例如,按管理要求可以把物料分为钢材、化工材料、机电配件、低值易耗品等;
如果管理上需要再划细,可以把钢材再分为板材、型材、棒材:
化工材料再分为橡胶制品、油漆等,机电配件可分为电机、轴承等。
如果再要细分,板材又可分为厚板、中板、薄板:
型材又可分为角钢、槽钢、工字钢等。
按分类查询可以帮助业务人员知道仓库现有的圆钢都有哪些规格,哪些有积压,尽可能先用掉。
也可以把规格相近的物料,归并为一种优选规格,以简化采购、运输和保管,降低成本。
3.说明物料的来源
物料有不同的来源,最基本的来源有两类,即自制或采购。
MRP系统在展开运算时,按照“来源码”将物料分别归属到车间定单和采购定单,执行加工作业或采购作业。
4.说明处理方法
不同特征的物料,系统的处理方法也不同,有不同的处理类型码。
(1)如果物料是一种可供客户选择的基本组件(feature,特征件),有多种选择,系统会自动进入一个选择目录,由客户选定后记入销售合同,并生成“定制物料单”。
(2)如果物料是一种搭配出售件(kitting),就是说根据客户要求,一个包装中有各种搭配的规格,则要确定搭配的方案。
如一个工具箱中有不同规格的各种工具、一个纸箱衬衫中有面料相同的几种尺码搭配、一包缝纫针有不同大小规格的缝针等。
(3)如果是虚拟件,在制定计划时系统会自动越过。
(4)对流程行业中的联产品、副产品,会按照同主导产品的比例关系,分摊成本。
(5)对计算非库存件或某些消耗品存量时,又有不同的处理方法。
5.便于建立物料文档
同一类物料往往涉及相类似的属性,在建立物料主文件时,只要复制同类型物料的数据,然后更改编码、名称和少量参数就可以形成一个新物料的主文件,带有一种参数化设置的性质。
一个物料可以从不同角度设置多种分类。
不同的软件采用的分类所用的名词是不同的,例如,称为物料分类、物料类型、产品组、来源码等,要弄清楚协同软件各种名词的真正含义和作用,这也是系统实施进程中,原型测试阶段的重要任务。
三、物料编码
3.1物料编码的基本要求
物料的编码要求,有以下几点。
1.识别物料
计算机识别和检索物料的首要途径是物料的代码,通称物料号(itemnumber或partnumber)。
各软件的叫法很不统一,也有叫项目号、物品号、识别码、物件号、零件号等。
有的软件也可以通过物料名称的拼音字母顺序来检索物料,但物料号总是检索的第一选择。
2.,唯一性
物料编码最基本的要求是物料号的惟一性和字段长。
所谓惟一性就是说,同一种物料,不论出现在什么产品上,只能用同一个代码;
而不同的物料,那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。
通俗地讲就是:
“一个人不能起两个名字,两个人不能用同样的名字”。
如果一个零件经过修改,就必须更改编码(可以加一个说明版次的后缀),并说明它的有效期,以免造成管理上的混乱。
3.字段类型
物料号多为字符型,字段长度有一定限制,各个软件规定不一,但一般为15~20位(空格也算位数)。
物料号的位数过长会增加系统的存储空间,增加录入时间,而且容易出现差错。
确定物料号时还要考虑所选软件的其他查询功能,若电子商务软件可以通过其他代码(如分类码、分组码)查询,在物料号中不必考虑过多的标识段,以免重复并增加字段长度。
对那些在各类商场销售的产品,编码要遵守中国物品编码中心有关条码设置的规定(如厂商识别、商品项目、校验码……等)。
4.应用自动识别技术
在物料编码问题上一定要结合条码技术应用。
随着条码技术的发展,二维条码可以包含物料的更多信息(例如:
批号、工艺记录、作业的指导性信息等等),已经在国内一些企业(如汽车制造)得到普遍应用。
此外,无线射频识别(RFID)技术在ERP系统数据采集应用方面,将随着这些装备设施成本费用的下降,在一些行业会有所应用。
5.集团统一编码
对一个集团性质的企业,在物料编码问题上,不仅要保证一个分公司、一个工厂物料编码的惟一性,而且要从集团全局的角度,考虑整个集团所有产品和物料编码的惟一性,建立物料编码标准。
举例说,一个以家电为主导产品的集团企业,有几家分公司生产不同类型的制冷产品,如电冰箱、空调机、冷柜等,它们之间有共用的物料是很自然的事。
这时编码的惟一性就不能仅仅限于一种产品类型,而是要全集团统一考虑。
否则,因为不同分公司产品的备件往往是在一个地区仓库里集中管理,而不是按分公司分别设立的,如果没有从集团总体考虑物料编码,很可能在备件仓库出现重号的问题,造成管理上的混乱。
另一方面,如果集团对大宗物资采用集中采购,集团所属各企业必须对这类物资使用相同的物料号,以便汇总。
6.不同图纸的同一性
如果一家企业从不同的国家引进技术图纸(例如分别从日本和德国引进的机床制造技术),来源不同的产品图纸中,极可能有图号不同、但零件完全相同(材质、形状、精度等)的物料,对这种情况需要注意,如果几种产品是经常同时生产的,最好予以重新编号,以便汇总安排加工计划和采购计划,减少不必要的无效作业。
7.区别零件与毛坯
传统的做法,往往把零部件的毛坯(铸坯或锻坯)上铸上零件的图号,如汽车发动机箱体铸件等。
这时,必须把毛坯的编码同加工后的零件编码区别开来。
铸件可后缀字母“—Z”字或一个数字,因为铸件是要单独定货和储存的,并单独计算成本和结算,不能同加工后的零件混为一谈。
参见本章稍后的图13.3。
3.2物料编码含义问题
1.无含义
在有物料分类的情况下,物料号可以是无含义的,按顺序数字编号。
这样做有很多好处,例如:
Ø
代码简短、存储量少(6位数就可以满足近100万种物料的编码,即100000~999999:
只要再增加一位数,即7位数,就能近1000万)、保证惟一性,易于发展和扩充;
全部采用数字,可防止数字同字母的混淆(如数字0与大写英文字母O:
数字1与字母I;
2与Z等),减少差错;
方便录入(可以按规定的指法,用计算机键盘右侧的数字辅键录入),提高录入速度,减少差错,对不熟悉英文键盘的业务人员使用要方便得多。
为了能够按顺序正常查询,尽管数字编号的长度可以不同,但不要用0作为代码左方的第一位数,要考虑方便检索的要求。
2.有含义
物料号也可以是有含义的,例如,将总位数分成几段,依次表示产品、部件、零件、版次或其他标识(例如:
XXXX-XXX-XXX-XXXX-X)。
这种传统的编码方法在很多机械制造厂是非常普遍的。
随着设计标准化、系列化、通用化的发展,一种零件在几个产品之间相互“借用”的情况会越来越多。
这种“借用件”实质上已经是一种通用件,不宜再采用依附于部件或产品的编码方法,而应当赋予一个象征通用件的编码(例如,T-XXX):
不然,当有些产品已经淘汰了,而借用零件还挂着标识产品的编码标志就不合适了。
有些产品,往往用几个段落表达产品的规格,如钢管编码用几个段落依次表达产品码、品种、外径、壁厚、钢号和螺纹码,例如,将总位数是15位的编码分成6段:
9C13970772N800L,比较直观,也是可取的。
3.混合应用
还可以采用代码中某些位数是有含义的,而另一些位数是无含义的流水号,结合起来编码。
例如:
XXX—XXX,前3位是产品代码(有含义),后3位是零件的序列号(无含义,零件数量少于999)。
这里的下划线如果用空格代替,虽然是可行的,但如果录入时忘了空格不容易发现。
3.3其他注意事项
1.物料特征
对定单组装类的产品也可按基本组件、可选件和通用件分别标识。
赋予不同的前缀号,或以某些字符作为物料号的前几位代码。
2.物料号与图号
设计图号如果能保证惟一性,而且字段长度不超过规定,考虑到企业多数员工已相当熟悉,也可以用图号作为物料号。
各种ERP软件都能列出物料号同图号的对应关系,但只以物料号作为检索依据。
我们应当明白:
图号是识别图纸用的,而物料号是识别物料用的,尽管有时两者会完全相同,但它们的性质和目的是不一样的。
3.成组码
成组技术采用的成组编码,由于它不是惟一的,不能作为物料号。
必要时,可在物料号中用某些位数反映成组特征,供编制计划时参考。
有些软件中设有“成组码”,便于把某个时期内(如1周)工艺相似的零件组织到一起生产,减少准备时间。
成组码并不是一个完整的成组代码,主要是为了标识对编制计划有参考意义的工艺特征。
在软件设有成组码的情况下,物料号中不一定要考虑成组特征的含义,要尽量简化。
4.来源不同的物料
同一种物料,例如,冰箱的压缩机、拖拉机的发动机,来源不同,应当用基本物料号加后缀来处理。
但是同一种零件,如油泵上的油嘴偶件或柱塞偶件,由于公差不同而划分几个档次,只有同一公差范围内才可以互换,可以通过诸如批次代码来处理,不一定要改变物料号,要根据OA软件功能和管理要求的具体情况确定。
5.自制外购区分
同一种物料,同时有自制和外购两种来源,不同来源的成本会不一样,或有批号跟踪的要求,可以有各种处理方法。
这种情况多数是以自制为主,在自制能力不足时,部分外购。
可以从加工单中划出采购的数量,系统生成采购单,用采购单代码跟踪,不一定要给予不同的编码。
通常要结合软件的功能设计具体研究,灵活运用。
国外对实施ERP有一种诙谐的提法:
要KISS(KeepSimpleandStandard),就是越简单越标准越好。
千万不要把本来是简单的事搞复杂了,这是一条基本原则,不仅在物料号上要遵守这个原则,在任何地方都要用到这个原则。
人们容易把简单的事搞复杂了,但要简化复杂的事就比较难。
6.慎重编码
一些软件对设定好的物料号不允许轻易变动,如要修改,必须先把所有与该物料相关的记录(如库存、加工单、会计科目等记录中有该项物料时)统统清除干净,这是一件十分麻烦的工作。
因此,确定物料号的编码原则要特别慎重,不但要考虑当前的方便,而且要考虑今后发展和扩充的需求。
3.4相关的对照代3-5
同一个物料,在不同情况下会有不同的代码,如图纸号、国标号、供方代码或需方代码等。
ERP软件应满足能够录入对应参照代码的功能。
1.国标
一种物资的国家标准(如GB)之下还会有许多规格,必须在物料号中明确表达出来,不能只简单地以国家标准作为物料号。
2.供需方的代码
采购件在供方有其自己的物料号,同样,销售件在客户方也会有其自己的物料号,都应当记入相应的对照编码字段中。
一旦建立了这些相关的代码,在检索物料号时,会自动与物料号同时显示出来。
在签订采购合同或销售合同时,对照代码也会自动显示在相应的字段上。
3.销售要求的代码
有些产品的销售出库记录,如汽车,要包括汽车编号、汽车底盘号、发动机号、汽车类型、颜色等;
家电行业的产品除产品号外还要有序列号。
这不属于对照代码的概念范畴,可以用二维条码来处理,或采用专用的程序。
四、物料主文件
必须为每一种物料建立一份文档,称为物料主文件或物料文档,说明物料的各种参数、属性及有关信息,反映物料同各个管理功能之间的联系,通过主文件来体现信息集成。
物料主文件中包罗的数据项很多,一般都要用多个屏幕画面分类分页显示,每一页对应一项业务,便于查询和明确维护数据信息的责任人。
举例说明如下。
1.主要同设计管理有关的信息
如机电产品的图号或食品、药剂、烟草的配方号(或原料、成分)、物料名称、重量、体积(对比重小或占空间大的物料需要说明,如空心构件、箱体或棉花包)、设计修改号或版次、生效日期和失效日期等。
一个物料在不同产品上的用量是不一样的,因此,物料的需用数量只在物料清单上标识,在物料主文件里是无法说明的。
这也是为什么许多ERP软件把物料主文件同仓库、货位、批次等文件一起,放在物料管理或库存管理子系统中维护;
而把物料清单同工作中心、工艺路线等文件一起,放在制造数据子系统中维护的缘故。
2.主要同物料管理有关的信息
如计量单位(计量单位可以是单体(件、盒、箱……),也可以是长度、重量、面积或体积单位。
采购、销售与存储可能采用不同的计量单位,存储与发料又可能采用不同的计量单位,这种情况要有相应的换算系数。
例如,盘钢采购计量单位是吨,发料是米。
紧固件采购单位是盒,发料是件等)、成品率(18.4.3节)、ABC码(18.6.1节)、循环盘点间隔期(18.6.2节)、默认的仓库和货位、分类码、现有库存量、安全库存或最小库存量(18.3节)、最长存储天数、最大库存限量、批量规则及调整因素(18.4节)等。
对那些有有效期和易于变质的物料要规定复验周期或保质期,到时系统会发出警告或提示。
对外购件来讲还应有采购员码、主要和次要供应商以及物料在供方的代码等。
3.主要同计划管理有关的信息
如处理方法的分类代码、独立需求(MPS运算)或相关需求(MRP运算)标识(有的物料如备件及可包装或不包装的产品,都可以是既是相关需求件又是独立需求件,协同软件必须满足这个要求)、需求时界和计划时界、固定、变动和累计提前期、低层码、计划员码、成组码、主要工艺路线码(当物料有几种加工方法时)等。
4.主要同销售管理有关的信息
如销售员码、计划价格、折扣计算、佣金、物料在买方使用的代码等。
5.主要同成本管理有关的信息
如标准单位成本、实际单位成本、采购费等。
6.主要同质量管理有关的信息
如批号、待验期、复验间隔天数、最长保存期等。
以上数据中有些直接影响MRP的运算结果,如提前期、成品率、安全库存、批量规则等,在确定这些数据时要特别慎重。
物料主文件中会包含一些动态数据,如现有库存量、实际成本等,它们与有关程序集成,可以随时显示更新的数据.
五、物料清单
5.1物料清单的作用
物料清单是企业所有核心业务都要用到的共享管理文件,关键词是“共享”,就是说,它对任何业务都是重要的,不是某一种业务所独占的文件。
但要求物料清单全面细致、使用最频繁的是计划与控制部门。
物料清单的作用可以分以下几方面来谈。
1.使系统识别产品结构
用计算机辅助管理,首先要使系统能够“读出”企业制造的产品结构和所有涉及到的物料。
为了便于计算机识别,必须把用图表表达的产品结构转换成数据报表格式,也就是物料清单。
物料清单同产品结构图所说明的内容是一致的。
本书将以家庭和办公室最常见的电子挂钟为例来讲解物料清单。
2.联系与沟通企业各项业务的纽带
物料清单是运行ERP内部集成系统的主导文件,企业各个业务部门都要依据统一的物料清单进行工作。
它确定配置产品需用的可选件、计算累计提前期、是销售部门洽谈客户定单的依据:
物料清单是按照实际的生产装配顺序编制的,是计划部门编制生产计划和采购计划的依据:
是仓库部门向生产工位配套发料的依据;
是跟踪物流、工序及生产过程、追溯任务来源的依据;
是供应部门采购和外协