商务英语信函7c写作原则Word格式.docx

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商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。

这要就要写信者在行文过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。

　　3.correctness[k?

r?

（:

商务英语信函7c写作原则）ktn?

s]准确

　　商务英语的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。

准确无误是商业英语信函写作中最最要的原则。

准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。

因此，在进行商业英语信函写作中应反复审核相关信息，如：

收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价、包装等。

　　4.concreteness[kɑnkritn?

s]具体

　　具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。

商务信函写作中注意避免类似：

soon,atanearlydate,good,nearly等

　　笼统的、含混不清的表达法。

例如：

Iwillsendthesamplestoyousoon.就不如Iwillsendthesamplestoyouintwoweeks.如果能再具体，那就更好了，例如Iwillsendthesamplestoyounextmonday.

　　5.courtesy英[k?

?

t?

s?

]美[k?

si]礼貌

　　为了建立、保持一个友好贸易关系，商务英语信函往来一般要注意礼貌原则，以理待人。

礼貌原则不仅仅体现在使用please,thanksyou等这些词汇上面，而且要在字里行间体现我国的外贸政策和外交礼节，做到不卑不亢、得体大方。

具体的礼貌原则基本包括这样几个方面：

遵守国际商务往来惯例；

尊重对方风俗习惯；

语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；

多用友好、肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方，复信要及时。

　　6.consideration[k?

ns?

d?

re?

（?

）n]体谅

　　体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。

体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。

　　pleteness[k?

）n]完整

　　一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。

信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷

　　篇二：

商务函电写作的7c原则

　　商务函电写作的7c原则

　　函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

　　商务函电的写作应掌握7c原则，即：

　　完整（complete）

　　正确（correctness）

　　清楚（clearness）

　　简洁（concreteness）

　　具体（concreteness）

　　礼貌（courtesy）

　　体谅（consideration）

　　完整：

商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

　　正确：

表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

　　清楚：

所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。

用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

　　简洁：

在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。

　　清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。

而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

　　具体：

内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

　　礼貌：

文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。

最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。

商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

　　体谅：

为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：

站在对方立场。

在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

　　商务函电的种类包括：

商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。

从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：

来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

　　商业英语之商业信函的书写原则

（1）completeness

　　实例解说：

　　"

celluloseTape1/2"

x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2"

x5yds,1,000doz."

　　这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。

中文意思是：

纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７００打；

同上，但（幅）宽宽半英寸，长５码，１０００打。

　　主要问题是后半句不清楚。

ditto"

在这里表示前面提到的商品名称纤维素带，但不能包括"

带塑料包装容器"

，因此，幅宽半英寸长５码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚，不完整。

　　所以最好改成：

x3yds,withplasticdispenser700doz.

　　celluloseTape1/2"

x5yds，withplasticdispenser1000doz."

　　这样即完正，又清楚明确，不会引起误解。

　　商务英语之商业信函的书写原则

（2）clearness

（一）．避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇

　　〈例一〉

　　AstothesteamerssailingfromhongKongtosanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

　　（从香港到旧金山有直达船，）

　　但是bimonthly究竟是一个月两次即半月一次呢，还是两个月一次？

不明确。

因此，最好清楚明白地说明"

一个月两次"

还是"

两个月一次"

：

　　（a）wehavetwodirectsailingseverymonthfromhongKongtosanFrancisco.（每月两次直达船）

　　（b）wehavesemimonthlydirectsailingfromhongKongtosanFrancisco.

　　（每半月一次直达船）

　　（c）wehaveadirectsailingfromhongKongtosanFranciscoeverytwomonth.（每两个月一次直达船）

（二）注意修饰词的位置，有时修饰词的位置不同，会导致不同的含意如：

　　a）pleaseletusknowwhatyouwishustodoaboutthismatterassoonaspossible;

　　b）pleaseletusknowassoonaspossiblewhatyouwishustodoaboutthismatter.

　　以上两句中的"

assoonaspossible"

修饰的内容不同：

　　a）你们要求我们尽快做些什么。

　　b）请尽快告诉我们。

　　所以a）可译为"

请告你们要我们为此尽快做些什么"

；

　　b）可译为"

请尽快告知，你们要我们为此事做些什么"

。

　　（三）注意代名词，关系代词和先行词的关系

　　按照英语习惯，句子中的代名词和关系代词一般是指离得最近的名词，因此要特别注意，以免引起误解或不清楚。

　　例句：

　　不好：

Theyinformedmessrs.Johnprocure获得，取得

　　Readorstudyperuse细读

　　payremunerate酬劳

　　useutilize利用

　　nextorfollowingsubsequent后来的，并发的

　　ascertain确定，深知findout找出，发现，查明（真相），认识到，想出，揭发

　　Dependingoncontingentupon视……而定

　　anticipate预期；

预定，预见，可以预料expect期待，预期，盼望，指望

　　Askinterrogateend审问，询问

　　（２）正式的和非正式的语言比较

　　Formal还有像“Lookingforwardtoyourearlyreply.”和“nicetoreceviedourenquiry.”等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。

　　商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。

这也是商务英语的一个特征。

比如短语“onthetermsandconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。

再如“advisesb.ofsth.”（通知某人某事）中的“advise”，在日常用法中一般不作“通知”解，而表示“劝告”、“建议”等意思。

这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如“offer”一般表示“提供”、

　　“提议”等，在商务里可指“发盘”、“报盘”；

同样在保险业务中，“policy”指“保险单”，而不是“政策”、“方针”，“average”指“海损”，而不是“平均的”、“一般的”；

“confirm”的基本含义是“确认”，用在信用证前面时，则表示“保兑”，如confirmedletterofcredit（保兑的信用证）。

　　商务英语信函的写作技巧

　　商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

　　1、要选用常用的四部式的正文结构。

　　通常，商务信函由四部分组成，即引言（introduction）、详情（details）、应答（response）和结束语（close）。

　　第一部分是引言。

在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。

经常使用的开篇语有：

werefertoyourorderno.8andregrettosaythat…Thankyouforyourletterdated…Throughthecourtesyofourcommercialcounselor’sofficeinLondon,welearnedthatyouareinterestedindoingbusinesswithus.

　　第二部分是详情。

这部分具体说明事宜及具体要求。

这部分是正文的核心。

如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；

同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。

通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。

　　第三部分是应答。

该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。

可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。

　　第四部分是结束语。

通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。

需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。

如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说:

“Yourfavorable/immediatereplywillbehighlyappreciated.”商务信函中常用的结束语有：

weawaityourfavorablereplywithgreatinterest.Ifyouneedanyfurtherinformation,pleaseletusknow.Asthemarketisofkeencompetition,werecommendourimmediateacceptance.

　　2、要善于使用商务信函中的习惯用法。

　　商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。

商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。

除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：

weofferyoufirmsubjecttoyourreplyby5p.m.ourtime,monday,3rd.oct.Theofferisvalid/openuntil…Thevalidityoftheofferisfrom…to…当认为对方价格太高时通常的表达有：

Yourpriceisfoundonthehighside.Yourpriceisprohibitive.Yourpriceisexcessive.即期信用证付款时可以这样表达：

ThetermsofpaymentarebyL/cavailablebydraftatsight.ThetermsofpaymentareL/cpayableagainstdraftatsight.ThetermsofpaymentarebyL/cavailablebysightdraft.类似习惯的表达方法还很多。

在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。