职业经理培训总经理室Word格式.docx

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8．主持召开每日晨会、高级管理人员工作例会或部门经理会议及每月壹次职工代表大会。

每月向管理公司及董事会以总经理方案形式汇报工作，完成管理公司及董事会交给的各项任务。

素质要求

基本素质：

具有良好的职业道德和敬业精神，对企业有强烈的责任感。

精通酒店管理业务，经验丰富。

善于学习，思想敏锐、超前，有开拓创新意识；

讲求效率，处事果断，敢于竞争，勇于负责；

作风正派，办事公道，不徇私情。

自然条件：

年龄35~60岁，身体健康，相貌端正

文化程度：

具有酒店管理专业和旅游专业大专之上文凭，有高级专业技术职称。

全面掌握酒店管理、服务方面的系统知识，对旅游行业及其关联知识有全面的了解，且

有自己的独特见解。

熟悉《中外合资企业运营法》及运营、管理、经济、财税、安全等方面法律法规及涉外法律知识。

外语水平：

有熟练的英语听、说、读、写能力。

工作经验：

具有五年之上酒店总经理或副总经理的管理经验。

特殊要求：

决策能力强，具有艰苦奋斗的精神，无家庭负担，于实际运营管理中能够团结带动大多数人，具有较强的组织、协调管理能力，于同业务单位、社会各界进行沟通协作方面具有较强的公关能力。

二、驻店经理

总经理

客务总监、餐饮总监、工程总监、保安部经理、行政部经理、商场

部经理

1．协助总经理做好酒店的日常运营管理活动，执行酒店的各项决议，完成酒店的运营计划及总经理分配的各项具体工作。

2．检查酒店岗位责任制等管理制度和服务程序的落实执行情况。

3．根据总经理授权，对酒店的日常业务运营活动进行检查、协调，发现问题及时方案总经理，且

采取必要措施予以解决。

4．负责各个业务部门之间的组织协调工作，发现问题及时处理，重大问题应及时向总经理汇报，且

提供解决问题的方案。

5．对酒店的日常运行、服务质量及员工的仪容仪表、劳动纪律方面存于的问题进行督导检查，使之达到酒店要求的水准。

6．根据总经理的安排，主持召开每日运营例会或专项业务会议，对业务工作进行调查、协调、指导。

7．就酒店运营管理方针及长远规划、年度计划提出合理建议。

经验丰富，思路敏捷，勇于创新，敢于竞争，处事果断，讲求效率，为人正直，秉公办事，不徇私情。

年龄30—50岁，相貌端正，身体健康。

具有酒店管理专业或旅游专业大专之上文凭，对酒店运营管理及关联行业的知识有广泛涉猎，全面了解国家有关方针、政策，熟悉国家的经济法规、合同法规j财经纪律和《中外合资运营企业法》等。

能够熟练使用英文进行听、说、读、写。

具有五年之上酒店主要业务部门总监级的管理经验。

具有较强的组织、协调、管理能力，于酒店运营管理方面有较强的业务能力，有良好的社交能力，具有艰苦奋斗的精神，没有家庭负担。

三、总经理室主任

机要秘书、接待文员

1.根据酒店营销情况和接待服务工作实际，按照总经理的要求，负责起草综合性业务、行政工作规划、计划、方案、总结、请示、通知等公文函件且

审核待签发的文搞。

2．负责安排企业行政会议和总经理办公会议，编写会议纪要和决议，且

检查各业务部门贯彻执行情况。

3.随时收集市场信息，为总经理决策提供咨询，当好参谋。

4．于总经理领导下，协调、平衡各科室和各部门之间的关系，汇总各部门的规章制度，制订全店的规章制度和规定，会同有关部门检查各项工作的完成情况，做好综合统计工作。

5．负责组织有关人员做好公文收发、打字、文印、通讯以及文书档案的管理和印章的使用。

6·

负责总经理及总经理室所控制车辆的调配使用。

7.负责做好来信来访的有关工作和处理客人向总经理室的投诉。

8.注意开展调查研究，分析运营管理情况，做好企业信息管理方面的有关工作，努力提高本企业的竞争能力、社会效益和经济效益。

9.加强本部门的自身建设，提高工作效率。

具有良好的职业道德和敬业精神，遵章守纪，保守秘密、工作认真、耐心、细致、周密。

有较强的组织能力和协调能力，团结同事，工作中能建立良好的人际关系。

年龄25岁之上，五官端正，身体健康。

具有大学本科之上学历。

具有五年之上酒店管理工作经验。

具有英语听、说、读、写能力，有较强的口译、笔译能力。

具有艰苦奋斗的精神，没有家庭拖累。

四、总经理秘书

无

1．根据总经理的要求，协助总经理室主任起草本企业综合性的运营管理方案、总结、计划、决议等公文函件。

2．组织安排总经理办公会议和行政例会，做好会议记录，且

检查各项决议、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。

3．负责审核对外发文，做到文字通顺，符合公文规格。

4．负责有关业务资料的收集、积累、分析、研究，掌握市场和本企业营销管理情况及动向，组织专题调研，为领导当好参谋。

5．协助总经理和办公室主任做好日常接待来信来访等有关事宜，督促贯彻总经理的决定。

6．完成总经理交办的日常业务及行政事务工作。

具有良好的职业道德和敬业精神，遵章守纪，工作认真、耐心、细致、周密，有壹定的组织能力、协调能力和较强的保密意识，团结同事，工作中能建立良好的人际关系。

年龄25岁之上，女性，身体健康，五官端正。

身高，1．65～1．69米。

具有大学本科之上学历，有较强的中文写作能力。

能够熟练地运用英语和外宾会话和起草文件，懂第二外语（法、德、日等）者最佳。

具有三年之上酒店管理工作经验。

能够熟练使用现代办公设备。

五、机要秘书

总经理室主任

1．负责酒店总经理室文稿的打印、发送、归档工作。

2．负责处理来往信件、传真，及时上传下达，接听电话且

做留言记录。

3．负责内部各类文件签收、呈送、分发，做好记录，确保无遗漏。

4．做好总经理室的有关行政接待事务。

5．负责公司印章、介绍信的管理工作。

6．负责总经理室人员的考勤工作。

7．完成酒店领导交办的其他事务。

8．负责全酒店的主要文件档案保管和借阅。

具有良好的职业道德和敬业精神，工作细致、认真，保守秘密，团结同事，工作中能建立良好的人际关系。

女性，22岁之上，五官端正，身体健康。

具有大专之上学历。

能够熟练地阅读英文资料且

能迅速翻译成中文。

具有壹年之上工作经验，有酒店工作经验者最佳。

能够熟练地使用现代办公设备，具有较强的文字处理能力。

六、接待文员

1.重点做好来店重要领导、贵宾的接待工作。

2.协助做好酒店日常的行政接待工作。

3．打印、复印酒店领导的有关文件。

4．负责做好总经理来访客人的接待工作。

5．完成酒店总经理室主任交付的其他任务。

遵守酒店各项规章制度，保守机密，工作认真、细致、热情、周到。

22～28岁，身高1．66～1．70米，身体健康，五官端正。

大专之上学历。

具有中级英语水平。

具有俩年之上工作经验，有公关、接待经验者最佳。

能够熟练使用现代办公设备，对有关重要贵宾、领导人的情况有较熟悉的了解。

第三节工作程序及标准

壹、会议工作程序及标准

（壹）会务工作程序

1．了解会议的性质和目的。

2．确定会议日期、出席者和主持人。

3．开会前壹天（紧急会议：

会前壹小时）由办公室以适当的形式向有关人员通知会期（电话、请柬、信函、传真）。

4．准备会议所需的材料及物品；

会前壹小时安排布置好会场。

5．会前接待、签到和分发会议材料。

6．会议记录要发送到有关部门。

（二）会议记录标准

1．根据会议通知要求，携带必备的文具，提前五分钟到会。

2．按要求记录会议内容，记录格式准确。

3．记录内容基本准确，无遗漏，不发挥，如实记录。

4．会后十小时内，将记录加以整理，形成会议纪要。

二、公文收发程序及标准

1．公文收发由专人负责，处理要准确及时，手续简便、完善。

2．来文要签收，注明收到的月、日，急件注明收到的月、日、时、分，以备查考。

3．来文拆封时应保持原封完好，可将原封附于文件或信件后壹且

处理。

4．来文封缄标明公文者，由被授权的专人拆封。

5．收文后严格登记，机要文件、管理公司业务文件、外来业务文件、内部文件应分别登记。

登记的项目包括收文日期、收文编号、来文机关、来文字号、份数、文件标题或摘要、承办部门等。

6．收文登记后，及时呈送酒店领导，机要文件、简报、资料等按照有关规定分送和传阅。

7．对需要批办的文件，酒店领导要及时对文件的处理做出具体指示，批示的内容包括：

处理问题的原则，要求完成期限以及承办部门或承办人。

8．需酒店领导及时指示的文件如超过三天，总经理室人员应予催批，且

将结果向呈报部门说明。

9．酒店领导批复后，于完成期限到达时，要向承办部门催办且

将结果及时向酒店领导汇报。

10．公文处理完毕后，由承办部门归存，且

于次年初建档后交回总经理室。

三、内部行文程序及标准

1．酒店有关领导下达指令，各部门请示方案及部门之间的信息传递均属内部行文范畴。

2．内部行文要标明发文者、致达者、抄报者、发文时间、发文编号、事由等项目。

．

3.发文者、致达者必须是部门总监（经理），标明姓名、职务，不得越级行文。

行文必须由发文者签字生效。

4．呈送酒店有关领导的公文壹律以打印稿形式，不许有涂改、污迹，否则重新打印。

5．要将拟稿、核稿、打字、校对者和批准者的姓名壹壹打印于公文末页下端，以明确责任者。

四、接待拜访总经理的客人的工作程序和要求

（壹）客人到前厅通过服务人员（或迎宾员）要求会见总经理时：

1．服务人员（或迎宾员）先将客人介绍给大堂副理或前厅经理。

2．大堂副理或前厅经理应有礼貌地请客人就座，然后询问客人所于单位及找总经理有何事宜，使客人感到对其关心且

愿意提供帮助。

于证实客人身份情况下，大堂副理能够于自己权限范围内代表总经理处理有关事宜。

3．如客人执意要见总经理，应请客人稍候，然后用电话和总经理室联系。

4．总经理室根据情况决定是否能够让该客人会见总经理，且

通知前厅。

5．对于总经理预定接待的重要客人，由大堂副理或所指派服务人员引领至总经理接待室。

6．对于总经理暂不能接待的客人，由大堂副理或前厅经理婉转地告知客人，然后根据客人情况，必要时将其介绍到相应的部门，之后由该部门经理接待且

将情况反馈给总经理室。

（二）客人直接到总经理室要求拜见总经理时：

1．如客人系政府或有关部门的重要客人或总经理非常熟悉的客人，总经理室主任、秘书或接待文员应首先请其于总经理接待室等候，然后通报总经理。

2．对于执意要会见总经理的客人，应先请客人于接待室稍候（茶水服务），问明情况后方案总经理，再决定如何处理。

如总经理同意接待，即将客人介绍给总经理（壹般于接待室或会议室）；

总经理不同意接待时，可安排部门经理出面接待。

3．壹般公务性客人，要求会见总经理，于问明客人来由后，由办公室人员直接处理或介绍到相应的部门接待（应于总经理接待室或部门办公室），然后将情况反馈给总经理。

总经理接待准则：

1．计划安排接待的客人。

2．临时性、重大的接待（如政府有关部门、特殊事项以及管理公司和董事会等上级）。

3．其他客人由有关部门经理负责接待（如需总经理接待，可另行安排时间）。

第四节管理制度

壹、关于建立四个例会制度的规定

为了进壹步加强企业管理，全面提高企业素质，提高效率，达到高质量、高效率、高收入、降低成本费用的“三高壹低”的目的，酒店要建立运营计划、销售方案例会、财务经济活动分析方案例会、人力资源开发和管理分析方案例会以及安全例会。

四个例会召开的时间安排和要求如下：

（壹）时间：

1．运营销售计划方案例会：

于每月的第壹个周五召开（参加部门：

总经理办公室、销售部、财务部）。

2．经济活动分析方案例会：

于每月的第二个周五召开（参加部门：

财务部）。

3人力资源开发和管理分析方案例会：

于每月的第三个周五召开（参加部门：

人力资源开发部）。

4．安全例会：

于每月的第四个周五召开（参加部门：

安全委员会、保安部）。

（二）要求：

1．四个例会的文字方案分别由主管部门（市场营销部、财务部、人事部及有关部门）认真准备，且

2．于召开例会的前壹天（周四）中午12：

00以前上报给总经理。

3．方案内容包括上期计划执行情况，总结经验，分析不足，找出差距，提出整改措施。

方案力求简扼要，言之有物，用事实和数据说话。

3．四个例会中提出的重要事项将列入酒店的工作计划及总结中去，各部门应针对例会中所提出的问题认真分析，限期改进。

二、印章、介绍信的管理制度

第壹条

1．各部门的印章，由各部门经理指定专人保管。

2.未经主管领导批准，印章保管人员不得委托他人代为保管、使用印章。

不得将印章携出办公室。

第二条

印章必须妥善保管、随用随取，用后立即存放原处，且

及时上锁。

第三条

下列情况能够使用印章：

1．以酒店名义对外发出的公文；

2．以酒店名义对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等；

3．以酒店名义和有关单位签署的合同、协议等；

4．本单位职工办理私事，确需酒店出具的证明信等；

5．经总经理批准其他需要使用印章者。

第四条

使用酒店印章必须经酒店领导书面批准，使用部门印章必须经部门领导书面批准。

第五条

1.开具印制好的介绍信，必须将存根所列项目填写清楚；

视情况，如需领导签字，则请总经理于“批准人”壹栏签名后，再加盖公章；

2.使用信笺开介绍信，应按领导批准的底稿抄清后再盖公章；

3.介绍信存根和底稿，必须妥善保管，以备核查。

第六条

印章保管人员发现不符合上述规定的，应拒绝用印且

及时方案上级。

第七条

1.各部门印章应按有关部门规定的式样、尺寸统壹刻制，于使用前，根据工作需要向有关单位发送启用通知。

2．酒店印章，要留印模存查。

作废的印章要及时上交存查。

三、收发文管理制度

1．公文办理壹般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。

2．凡酒店及总经理的收文，由总经理室签收登记。

属酒店领导亲收件，壹律交收件人亲自拆封。

3.公文登记后，由总经理室根据总经理的批示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由机要秘书送交，且

经登记、签收后才可送交。

4.阅读文件应按规定范围，秘密级之上文件须到总经理室阅读，因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退仍。

秘密级之上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5．各部门或个人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6．各部门均应实行公文催办制度。

负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7．公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第二季度移交完毕。

8．各级职员调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送总经理室登记保管。

9．没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由总经理室定期销毁。

销毁秘密公文，要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销，不准作废品出售，壹律用碎纸机打碎。

四、档案管理制度

1．随时收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。

2．文件整理原则：

1）制定壹套能充分解决酒店文件记录保存问题的档案制度。

无论归档方法是按字母顺序排列，按题目类，仍是按地区、时间等形式分类，其目的均是为了查找的迅速方便，因此均必须于档案夹里清楚地标明且

把档案保存好，对每壹份文件均要清楚地注明它归入的档案类目。

2）每天均要进行清理归档，以免资料堆积。

3）熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度。

4）每年要清理壹次档案，及时清除不必要保存之材料。

5）准确地做好文件索引，以便于查找。

6）归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入壹个待办卷宗，以便要归档时，所有材料均能随手而得，避免盲目查找。

7）立卷按永久、长期、短期分别组卷；

卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复放于壹起；

卷内页号壹律于右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。

3.案卷厚度壹般于1．5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；

装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；

纸面过大的书写材料，要按宗卷大小摺叠整齐；

对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；

案卷标题要标明作者、问题或名称．文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

4．根据卷内文件之间的联系，仍要进行系统排列、编页号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

5．案卷按年代、机构排列，永久和长、短期案卷分开保管，每个箱要编上顺序号及注明存放案卷年号和卷号。

6．注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

7．每年对档案材料的数量、保管等情况进行壹次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

8．对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。

销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。

9.销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

五、档案文件借阅规定

1．借阅档案（包括文件、资料），必须于档案借阅登记簿登记后方可借阅；

秘密级之上的档案文件须经酒店关联领导批准方能借阅。

2．案卷不得借出，只供于档案室阅；

未立卷的文件及资料可借出。

3．借阅期限不得超过俩星期，到期必须归仍，如需再借，应办理续借手续。

4．借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全和保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则，按违反保密法追究当事人责任。

5．借阅的档案交仍时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即方案领导。

6．外单位借阅档案，应持有单位介绍信，且

经总经理批准后方能借阅。

但不能带离档案室。

，应经总经理同意。

7．外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；

对摘抄的材料要进行审查、签章．