秘书考试基础知识Word文件下载.docx
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公文式、一般文章式
公文标题构成“发文机关+事由+文种”
请示不得两项式；
张贴时省略事由；
规范性公文不用“关于”（如办法、条例等）
15、开头方式4种：
概述式、目的式、开门见山式、引述来文式
目的式：
常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的；
也常用“根据”等句式表明行为依据。
（通告、通知、计划、招标书、投标书）
引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文
16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。
17、文题照应多种形式：
文章内容与标题照应；
文章主题与标题照应；
开头与标题；
结尾与标题
18、结尾：
强调式、期求式、希望式（表彰、批评）、说明式、秃尾
19、对结构的要求：
严谨、自然、完整、统一
20、运用语言的标准：
准确、简洁、平实（质朴）
21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。
如：
根据……决定，根据……特通告如下，依据……公告如下；
为了……现决定；
为……通告如下，现就……问题请示如下；
现将……（情况）报告如下，现就……问题请示如下；
现将……（情况）报告如下，现就……问题提出如下意见，经……批准（同意）将有关事项通知如下；
拟采取如下措施；
经……研究，答复如下
22、称为用语：
我（部），贵（局）公函平级尊称对方，你（省），本（部门），该（处）
23、结尾用语：
①用于请示。
如
当否，请批示。
（当否，请批准×
）；
如无不妥，请批准各地执行；
妥否，请批复。
②用于函。
请研究函复；
盼复；
请予复函；
不知尊意如何，盼函告；
望协助办理，并尽快见复
③用于报告。
请指正；
请审阅
④批复、复函：
此复；
特此专复；
特函复
⑤知照性公文：
特此公告（通告、知、报）
24、应用文书表达方式：
说明>
叙述>
议论
25、叙述方式：
顺序（主要）、倒叙
四级秘书职业资格考试秘书基础知识
（二）
51、Word20**启动操作：
①“开始”菜单；
②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符\路径Winword.exe”“确定”
③快捷方式
52、文件存盘
选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键
如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。
在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。
53、Word选取文本
①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。
如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。
②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。
③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标
④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击
⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。
⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。
54、“复制”Ctrl+C;
“粘贴”Ctrl+V
55、创建表格
①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格
②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格
③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格
56、改变行高或列宽：
①使用鼠标进行调整；
②使用对话框进行精确调整。
单击“表格”菜单（或表格本身）中的“表格属性”命令，单击“行”（“列”）选项卡，精确调整
57、页面格式：
打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。
58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。
打印Ctrl+P
58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。
该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“Sheet2”,“Sheet3”.
59、单元格选定（选定不相邻的矩形区域）
有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。
60、数据输入
①输入文字：
Excel默认单元格宽度是8个字符宽（4个汉字），如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内
注意：
输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。
输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。
②输入数字：
Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11”
输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。
③输入日期和时间
a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM
b、日期格式20**/3/2或20**-3-2
日期和时间中用空格分隔20**/3/220：
00
④“Enter”确认输入；
“Tab”指向右边的单元格
⑤清除单元格，只是删除单元格内内容；
删除单元格则是将选定的单元格从表中删除
61、设定数据有效性步骤：
P/85-86
①选定要增加有效检查的单元格
②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。
③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。
④在“数据”下拉列表中选择条件。
⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值，比如0和100.
⑥按下“确定”即可。
62、改工作表名称：
双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。
63、移动、复制工作表：
在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。
如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。
64、关闭：
Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。
此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。
65、改变数字格式的步骤是：
①选定需要格式化的单元格或一个区域
②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如“数值”。
③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。
66、折行：
单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。
桉“Alt+Enter”，敲“回车”。
还可用“单元格对话框”设置自动折行。
在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。
67、处理标题
在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。
步骤：
按实际宽度选择要居中的标题，单击 即可。
67、行列高
①Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。
②自动调整：
“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。
69、单元格地址：
相对地址（Excel20**默认状态），绝对地址、混合地址、三维地址。
70、自动求和：
选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格，单击“常用”工具栏中的自动求和∑，用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域，敲“回车”键或按下“确认”即可。
71、数据排序：
⑴使用“排序”对话框进行排序
①在需要排序的数据清单中，单击任一单元格；
②选择“数据”菜单上的“排序”命令；
③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”；
④在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”；
⑤“确定”
⑵使用工具按钮进行排序：
升序 ↓，降序 ↓。
72、PowerPoint20**在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。
73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。
用户在此处键入演示时要使用备注。
可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。
74、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。
75、页面设置步骤：
①打开要进行页面设置和打印的幻灯片；
②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令；
③在“幻灯片大小”下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。
在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向
四级秘书职业资格考试秘书基础知识（三）
20**年四级秘书职业资格考试秘书基础知识
（一）
20**年四级秘书职业资格考试秘书基础知识
（二）
101、沟通类型
⑴依据说沟通的对象不同划分：
①人与人之间的沟通；
②人的自我沟通；
③人与机器的沟通；
④组织之间的沟通
⑵沟通手段划分
①书面语言的沟通就是利用文稿实现信息的传递与反馈；
②口头语言的沟通不仅包括人们面对面、一对一的沟通，也包括会议、小组讨论和电话中的语言沟通；
③态势语言是借助于表情、肢体的动作影响来强化信息交流沟通的手段。
⑶网络沟通
a、网络沟通：
传通沟通对情感和直接的表达要求更多，网络沟通更注重效率和人机控制中的有效性。
网络沟通应遵循有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制的原则。
优势：
①极大较低了沟通成本，提高了沟通的效率；
②实现了沟通的及时性和平等要求；
③在防火墙技术支持下提高了即时信息的安全感。
制约性：
①技术有限个体的信息容纳会出现超负荷状态；
②口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战；
③横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。
b、团队沟通：
在信息社会的今天，它更多地是指以任务为中心的有可能跨职能部门的工作小组。
高效率团队特征：
①团队所有成员对其目标都很明确，全身心地投入；
②对团队有强烈的归属感和责任感；
③问题产生时，所有成员积极参与，并能贡献全部才智；
④决策时所有成员能积极参与，不同意见受到欢迎，一旦达成一致，所有成员能全力支持。
影响团队沟通的主要因素有：
①团队成员的角色分担；
②对内成文或不成文的规范和惯例；
③团队领导的风格；
④团队作出决策的模式。
c、跨文化沟通：
障碍：
①言语沟通障碍；
②非言语沟通障碍；
③信仰与行为障碍
102、有效沟通的前提：
①尊重；
②理解
103、有效沟通的关键：
⑴有效倾听
⑵构造良好的倾听环境
①以环形座位、并行座位、面对面的座位形成有平等感、有信任感的交流环境；
②不受外界干扰的安全空间
③可以清晰地观察对方情绪和态势语变化的光线条件；
④足够双方沟通表达的时间；
⑤避免先入为主的猜测和未加思索的结论干扰自己。
⑶克服倾听的障碍
⑷实现有效倾听的准备
⑸有效提问和拒绝
⑹自信地提出要求
⑺学会礼貌地拒绝
①拒绝就是要明确地表示“不”，所以口气要坚决，避免纠缠；
②礼貌地拒绝具有要使用委婉的语言和巧妙的方式说“不”；
③礼貌的拒绝的前提是去除自责和担心；
④礼貌的拒绝还包括：
避免使用借口（诚恳拒绝）；
留出延期大幅答复，给人以深思熟虑的感觉；
拒绝后提出替代方案；
说明原因，争取对方的理解。
⑻俩将提问的禁忌
①忌问对抗性的问题；
②忌不看时机的提问；
③忌问显示资金精明的问题；
④忌中断比尔的话题发问；
⑤忌问对方公司的商业机密；
忌问老人和女士的年龄、问男士的收入、问女士服饰的价格、问对方的婚否、家庭、宗教以及政治倾向等隐私性的问题。
104、有效沟通的原则“
⑴可信赖性（Credibility）:
秘书要真诚满足被沟通者的愿望和要求，营造彼此信赖的氛围。
⑵保证沟通计划与沟通环境的一致性（Context）
⑶内容（Centent）准备好有针对性的、能对客户产生影响的信息内容。
⑷明确性（Clarity）:
要用简明的、准确的语言进行沟通，以提高沟通的效率。
⑸连贯性（Consistency）:
沟通是一个没有终点的连续过程。
⑹渠道（Channel）:
尽量使用已经有的、客户习惯使用、熟练使用的信息沟通渠道进行沟通。
⑺准确判断接受能力（CapabiliyofAudience）:
用来沟通的信息对接受者的能力要求越小，信息内容越简单，就越容易被较快接受。
105、沟通流程：
做好沟通准备（明确自己的目标、对方的背景）→确定对方的需求→正确阐述自己的观点→关注对方的反应→实施有效提问→积极、认真地倾听→及时确认、应对（反馈）→适时进行总结。
106、需要沟通的工作关系：
①与客户沟通（秘书应该把单位中每个需要自己服务的人、部门看成自己的客户）；
②与同事沟通（横向）；
③与上司沟通（纵向）
107、明确沟通对象：
①熟练制作和使用必要的沟通记录工具（来访人员登记表、预约来访登记簿、对方名片）；
②适当询问会使已有的信息更具有针对性。
108、沟通渠道有：
面谈沟通；
书面沟通；
会议沟通；
演讲沟通；
电子媒介沟通
109、①面谈沟通特点：
直接性；
互动性；
反馈迅速
②书面沟通特点：
打破时空界限；
有据可查；
内容比较理性；
有斟酌余地
③会议沟通特点：
工作流程性；
内容衔接性；
对象的群体性；
信息影响又具有传播的延展性。
110、书面沟通的技巧：
①利用信息蓝图形成视觉观点表述；
②消极信息最好放在文章中间，让接受者有所准备；
③认真的文稿校审
111、会议沟通技巧：
秘书准备会议应该有不少于两套的方案由上司备选；
各种沟通性文件的关键词语要反复核对无误并提前发出。
112、说说技巧基本要求是有耐心，步骤。
①进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的；
②提出并帮助对方选择解决的方法；
③为需要说服者构建一个实施方案；
④帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益。
113、横向沟通多在平级之间进行，不存在上下级关系，又称为平行沟通。
114、横向沟通形式：
部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。
115、横向沟通障碍：
⑴本位主义，从自己部门的利益要求出发，无视整体协调的存在。
⑵员工短视现象的存在。
⑶对组织结构认识中存在贵贱、等级偏见。
⑷员工性格差异、知识水平的差异。
⑸对某些政策的认识存在猜忌、恐惧、感到威胁存在。
116、横向沟通策略：
⑴建议使用有针对性的沟通方式，召开有员工参加的部门会议，介绍公司发展的战略和蓝图，力陈部门协调配合的利弊，提出员工应该思考的问题。
⑵建议树立内部客户的观念，向对待外部客户一样耐心讲解公司政策和预计结果。
⑶建议各方耐心倾听而不是自顾自地叙述。
⑷建议各方换位思考。
117、纵向沟通包括自上而下、时下而上两种沟通。
纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是横向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。
118、沟通载体：
备忘录、指令、政策、命令、布告、面试、会议和演示。
下行沟通介质：
书面类、面谈类、电子类
119、上行沟通的目的就是要有一条让管理者听取员工意见、想法和建议的通路（下情上达）。
上行沟通又可以达到管理控制的目的。
120、纵向沟通障碍：
⑴接收者沟通技能上的障碍；
⑵沟通各方心理活动引起的障碍；
⑶沟通的一方不善聆听；
⑷信息接收方存在草率评判；
⑸语义表达和理解方面存在歧义
121、下行沟通的策略：
⑴制定针对性的沟通计划
⑵精简沟通环节
⑶减轻、分流沟通的任务
⑷提倡简约的沟通。
采用简单、直接的措词，使用与对方理解层次相符的方式进行沟通。
⑸启用反馈
⑹多介质组合。
122、上行沟通策略：
⑴建立信任；
⑵适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通；
⑶维护领导层的内部一致性，请示、汇报工作严格按照职责分工进行。
123、领导类型：
①城府、分析型；
②温和型；
③直接表达型；
④支配命令型
124、与领导共同策略：
对第一种领导沟通应该注意细节，量化的信息尽量准确、详尽，直接进入主题，不需要态势语的辅助；
对第二种领导沟通应该注意尽量保持微笑与迎合，宜用提问的方法征询意见，对第三种领导沟通应该主要直截了当，在最短时间里说明问题，事后注意提交备忘录，以免遗忘；
对第四种领导沟通应该注意不要有太多的寒暄占去时间，直接切入主题，表达简明扼要，保持目光的交流，以显示自己的信心。
125、危机是危险和机遇并存的现象。
危机是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。
20**年四级秘书职业资格考试秘书基础知识（四）
来源：
考试大
【考试大：
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20**年8月2日
模拟考场
视频课程
151、企业文化的特征：
①独特性；
②普遍性；
③可塑性。
152、企业文化的功能：
①激励功能；
②导向功能；
③约束功能；
④凝聚功能；
⑤稳定功能；
⑹辐射功能。
153、企业形象是企业内外对企业的整体感觉、印象和认识，是企业状况的综合反映。
154、CIS即企业形象识别：
企业理念识别（MI）、企业行为识别（BI）和企业视觉识别（VI）3个层次。
155、CIS策划的原则：
①全方位推进原则；
②以公众为中心原则；
③实事求是原则；
④求异创新原则；
⑤两个效益
兼顾原则（在追求经营效益的同时，也要积极追求良好的社会效益。
）
156、MI是CIS的灵魂和整体系统的原动力。
MI策划主要应遵循实践性原则、个性原则和持久性原则。
BI是企业形象策划的动态识别形式。
行为识别是理念识别的最主要载体。
VI是整个企业形象识别系统中最形象直观、最具有冲击力的部分。
157、高性能团队所具备的条件：
①共同的愿景；
②队员之间有开放的交流；
③队员之间需要互相信任，互相尊重；
④在不同的领域，不同队员可做团队领导；
⑤要有高效的工作程序；
⑥在团队内要求同存异；
⑦队员做事有共同的方法和工作流程。
158、人事档案保管制度的目的在于保守档案机密。
其基本内容为：
材料归档制度、核查制度、保卫制度、转逆制度。
159、归档大体程序：
首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；
其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；
再次，在目录上补登材料名称及有关内容；
最后，将新材料放入档案。
160、转递（人员调离）大致程序：
①取出应转走的档案；
②在档案底帐上注销；
③填写《转递人事档案材料的通知单》；
④按发文要求包装、密封。
161、人事档案利用的手续：
查阅手续、外借手续、出具证明材料的手续。
查阅手续内容：
首先，由申请阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人概况等情况；
其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字。
最后，由人事档案部门审核批准。
注意事项：
①下级不得查上级；
②不得自查；
③群众不得查党员；
④上级、公检法可外借。
162、人员招聘流程：
招聘计划阶段、招聘信息发布阶段、招聘测试阶段、人事决策阶段、职工入职阶段以及招聘报告阶段。
163、招聘计划阶段内容：
人员需求清单、招聘渠道信息、发布时间的范围、招聘小组人选、应聘者测试考核方案，招聘起止时间、新职工上岗时间、费用预算、招聘工作日程安排以及招聘广告等。
164、招聘信息发布阶段原则：
覆盖面广、发布及时，针对不同人才层次选择不同发布渠道和控制成本。
招聘信息的发布渠道很多，包括内部渠道（针对内部招聘）、传统媒体、网上发布、校园发布、人才市场发布等。
165、职工入职阶段：
发放录取通知，办理入职手续，新职工入职培训，新职工后勤保障工作，合同签订、备案、存档，新职工上岗、工作介绍或交接等。
166、招聘方式为：
笔试、面试和心理测试。
面试有模式化面试、非指导性面试、状况面试、压力式面试等。
167、人员招聘原则：
①公开原则；
②竞争原则；
③平等原则；
④能级原则（人的能量有大小之别是，本领有高低之分，工作也自有难易，要求自然也有区别）；
⑤全面原则（指对应聘人员从品行、知识、能力、智力、心理、过去的工作经验和业绩进行全面、考核和考察）；
⑥择优原则。
168、培训职工方式：
在职培训、课堂培训、互联网培训、情景模拟、研讨会、案例研究、管理游戏、角色扮演、行为模拟等，培训时，既可按需选择最有效的一种，也可以在一次培训中综合运用多种培训方式。
169、企业公共关系基本特征：
①以社会公众为工作对象；
②以塑造形象为工作目标（公共关系核心问题）；
③以传播沟通为工作方式（一方面企业应策动对外传播，使公众认识、了解自己；
另一方面，它又要吸取舆论民意以调整、改善自身；
④以互惠互利为工作原则；
⑤以真实诚恳为工作信条；
⑥以注重长远为工作方针。
170、现代公关职能：
信息管理职能、参谋决策职能、媒介宣传职能、协调沟通职能和促进销售职能等。
171、公关部门在信息、管理中发挥着独特的作用。
它搜集、储存和处理同企业密切相关的各种信息，是企业的资料储存中心；
它集中观测社会环境的变化，是企业的环境香油中心，它分析和预报同企业有关的发展趋势，是企业的趋势预报中心；
它向外发布企业的有关信息，又是企业的信息发布
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