秘书考试基础知识Word文件下载.docx

1、公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种” 请示不得两项式；张贴时省略事由；规范性公文不用“关于”（如办法、条例等） 15、开头方式4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式 目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的；也常用“根据”等句式表明行为依据。（通告、通知、计划、招标书、投标书） 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文 16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。17、文题照应多种形式：文章内容与标题照应；文章主题与标题照应；开头与标题；结尾与标题18、结尾：强调式、期求式、希望式（表彰、批评）、说明式、秃尾 19、对结构的

2、要求：严谨、自然、完整、统一 20、运用语言的标准：准确、简洁、平实（质朴） 21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据决定，根据特通告如下，依据公告如下；为了现决定；为通告如下，现就问题请示如下；现将（情况）报告如下，现就问题请示如下；现将（情况）报告如下，现就问题提出如下意见，经批准（同意）将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经研究，答复如下 22、称为用语：我（部），贵（局）公函平级尊称对方，你（省），本（部门），该（处） 23、结尾用语：用于请示。如 当否，请批示。（当否，请批准）；如无不妥，请批准各地执行；妥否，请批复。用于函。请研究函复；盼复；请予复函；不知尊

3、意如何，盼函告；望协助办理，并尽快见复 用于报告。请指正；请审阅 批复、复函：此复；特此专复；特函复 知照性公文：特此公告（通告、知、报） 24、应用文书表达方式：说明叙述议论 25、叙述方式：顺序（主要）、倒叙 四级秘书职业资格考试秘书基础知识（二）51、Word20*启动操作：“开始”菜单；单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符路径Winword.exe”“确定” 快捷方式 52、文件存盘 选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键 如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另

4、存为”对话框。在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。53、Word选取文本 将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标 要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击 要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。54、“复制

5、”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V 55、创建表格 使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格 用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格 用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格 56、改变行高或列宽：使用鼠标进行调整；使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单（或表格本身）中的“表格属性”命令，单击“行”（“列” ）选项卡，精确调整 57、页面格式：打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P 58、启动Excel时，系统将自动打开

6、一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”. 59、单元格选定（选定不相邻的矩形区域） 有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。60、数据输入 输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽（4个汉字），如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内 注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。输入数字：Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11” 输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理

7、，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。输入日期和时间 a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM b、日期格式20*/3/2或20*-3-2 日期和时间中用空格分隔20*/3/2 20：00 “Enter”确认输入；“Tab”指向右边的单元格 清除单元格，只是删除单元格内内容；删除单元格则是将选定的单元格从表中删除 61、设定数据有效性步骤：P/85-86 选定要增加有效检查的单元格 执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。在“数据”下拉列表中选择条件。在“最小值”与“最大值”中输入数值

8、，比如0和100. 按下“确定”即可。62、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。63、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。64、关闭：Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。65、改变数字格式的步骤是：选定需要格式化的单元格或一个区域 单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表

9、选择一项，比如“数值”。在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。66、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”，敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。67、处理标题 在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤：按实际宽度选择要居中的标题，单击即可。67、行列高 Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。自动调整：“格式”“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的

10、“最适合的列宽”命令。69、单元格地址：相对地址（Excel20*默认状态），绝对地址、混合地址、三维地址。70、自动求和：选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格，单击“常用”工具栏中的自动求和，用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域，敲“回车”键或按下“确认”即可。71、数据排序：使用“排序”对话框进行排序 在需要排序的数据清单中，单击任一单元格；选择“数据”菜单上的“排序”命令；单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”；在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”；“确定” 使用工具按钮进行排序：升序，降序。72、Powe

11、rPoint 20* 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。74、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。75、页面设置步骤：打开要进行页面设置和打印的幻灯片；单击“文件”菜单中的“页面设置”命令；在“幻灯片大小”下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。

12、在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向四级秘书职业资格考试秘书基础知识（三）20*年四级秘书职业资格考试秘书基础知识（一）20*年四级秘书职业资格考试秘书基础知识（二）101、沟通类型 依据说沟通的对象不同划分：人与人之间的沟通；人的自我沟通；人与机器的沟通；组织之间的沟通 沟通手段划分 书面语言的沟通就是利用文稿实现信息的传递与反馈；口头语言的沟通不仅包括人们面对面、一对一的沟通，也包括会议、小组讨论和电话中的语言沟通；态势语言是借助于表情、肢体的动作影响来强化信息交流沟通的手段。网络沟通 a、网络沟通：传通沟通对情感和直接的表达要求更多，网络沟通更注重效率和人机控制中的有

13、效性。网络沟通应遵循有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制的原则。优势：极大较低了沟通成本，提高了沟通的效率；实现了沟通的及时性和平等要求；在防火墙技术支持下提高了即时信息的安全感。制约性：技术有限个体的信息容纳会出现超负荷状态；口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战；横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。b、团队沟通：在信息社会的今天，它更多地是指以任务为中心的有可能跨职能部门的工作小组。高效率团队特征：团队所有成员对其目标都很明确，全身心地投入；对团队有强烈的归属感和责任感；问题产生时，所有成员积极参与，并能贡献全部才智；决策时所有成员能积极参与，不同意见受到欢迎

14、，一旦达成一致，所有成员能全力支持。影响团队沟通的主要因素有：团队成员的角色分担；对内成文或不成文的规范和惯例；团队领导的风格；团队作出决策的模式。c、跨文化沟通：障碍：言语沟通障碍；非言语沟通障碍；信仰与行为障碍 102、有效沟通的前提：尊重；理解 103、有效沟通的关键：有效倾听 构造良好的倾听环境 以环形座位、并行座位、面对面的座位形成有平等感、有信任感的交流环境；不受外界干扰的安全空间 可以清晰地观察对方情绪和态势语变化的光线条件；足够双方沟通表达的时间；避免先入为主的猜测和未加思索的结论干扰自己。克服倾听的障碍 实现有效倾听的准备 有效提问和拒绝 自信地提出要求 学会礼貌地拒绝 拒绝

15、就是要明确地表示“不”，所以口气要坚决，避免纠缠；礼貌地拒绝具有要使用委婉的语言和巧妙的方式说“不”；礼貌的拒绝的前提是去除自责和担心；礼貌的拒绝还包括：避免使用借口（诚恳拒绝）；留出延期大幅答复，给人以深思熟虑的感觉；拒绝后提出替代方案；说明原因，争取对方的理解。俩将提问的禁忌 忌问对抗性的问题；忌不看时机的提问；忌问显示资金精明的问题；忌中断比尔的话题发问；忌问对方公司的商业机密；忌问老人和女士的年龄、问男士的收入、问女士服饰的价格、问对方的婚否、家庭、宗教以及政治倾向等隐私性的问题。104、有效沟通的原则“ 可信赖性（Credibility）:秘书要真诚满足被沟通者的愿望和要求，营造彼此

16、信赖的氛围。保证沟通计划与沟通环境的一致性（Context） 内容（Centent）准备好有针对性的、能对客户产生影响的信息内容。明确性（Clarity）:要用简明的、准确的语言进行沟通，以提高沟通的效率。连贯性（Consistency）:沟通是一个没有终点的连续过程。渠道（Channel）:尽量使用已经有的、客户习惯使用、熟练使用的信息沟通渠道进行沟通。准确判断接受能力（Capabiliy of Audience）:用来沟通的信息对接受者的能力要求越小，信息内容越简单，就越容易被较快接受。105、沟通流程：做好沟通准备（明确自己的目标、对方的背景）确定对方的需求正确阐述自己的观点关注对方的反

17、应实施有效提问积极、认真地倾听及时确认、应对（反馈）适时进行总结。106、需要沟通的工作关系：与客户沟通（秘书应该把单位中每个需要自己服务的人、部门看成自己的客户）；与同事沟通（横向）；与上司沟通（纵向） 107、明确沟通对象：熟练制作和使用必要的沟通记录工具（来访人员登记表、预约来访登记簿、对方名片）；适当询问会使已有的信息更具有针对性。108、沟通渠道有：面谈沟通；书面沟通；会议沟通；演讲沟通；电子媒介沟通 109、面谈沟通特点：直接性；互动性；反馈迅速 书面沟通特点：打破时空界限；有据可查；内容比较理性；有斟酌余地 会议沟通特点：工作流程性；内容衔接性；对象的群体性；信息影响又具有传播的

18、延展性。110、书面沟通的技巧：利用信息蓝图形成视觉观点表述；消极信息最好放在文章中间，让接受者有所准备；认真的文稿校审 111、会议沟通技巧：秘书准备会议应该有不少于两套的方案由上司备选；各种沟通性文件的关键词语要反复核对无误并提前发出。112、说说技巧基本要求是有耐心，步骤。进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的；提出并帮助对方选择解决的方法；为需要说服者构建一个实施方案；帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益。113、横向沟通多在平级之间进行，不存在上下级关系，又称为平行沟通。114、横向沟通形式：部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。115、横向沟通障碍：本位主义，

19、从自己部门的利益要求出发，无视整体协调的存在。员工短视现象的存在。对组织结构认识中存在贵贱、等级偏见。员工性格差异、知识水平的差异。对某些政策的认识存在猜忌、恐惧、感到威胁存在。116、横向沟通策略：建议使用有针对性的沟通方式，召开有员工参加的部门会议，介绍公司发展的战略和蓝图，力陈部门协调配合的利弊，提出员工应该思考的问题。建议树立内部客户的观念，向对待外部客户一样耐心讲解公司政策和预计结果。建议各方耐心倾听而不是自顾自地叙述。建议各方换位思考。117、纵向沟通包括自上而下、时下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是横向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。118、沟

20、通载体：备忘录、指令、政策、命令、布告、面试、会议和演示。下行沟通介质：书面类、面谈类、电子类 119、上行沟通的目的就是要有一条让管理者听取员工意见、想法和建议的通路（下情上达）。上行沟通又可以达到管理控制的目的。120、纵向沟通障碍：接收者沟通技能上的障碍；沟通各方心理活动引起的障碍；沟通的一方不善聆听；信息接收方存在草率评判；语义表达和理解方面存在歧义 121、下行沟通的策略：制定针对性的沟通计划 精简沟通环节 减轻、分流沟通的任务 提倡简约的沟通。采用简单、直接的措词，使用与对方理解层次相符的方式进行沟通。启用反馈 多介质组合。122、上行沟通策略：建立信任；适时采用走动管理，安排非正

21、式的上行沟通；维护领导层的内部一致性，请示、汇报工作严格按照职责分工进行。123、领导类型：城府、分析型；温和型；直接表达型；支配命令型 124、与领导共同策略：对第一种领导沟通应该注意细节，量化的信息尽量准确、详尽，直接进入主题，不需要态势语的辅助；对第二种领导沟通应该注意尽量保持微笑与迎合，宜用提问的方法征询意见，对第三种领导沟通应该主要直截了当，在最短时间里说明问题，事后注意提交备忘录，以免遗忘；对第四种领导沟通应该注意不要有太多的寒暄占去时间，直接切入主题，表达简明扼要，保持目光的交流，以显示自己的信心。125、危机是危险和机遇并存的现象。危机是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起

22、的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。20*年四级秘书职业资格考试秘书基础知识（四）来源：考试大【考试大：你最值得信赖的考试顾问】20*年8月2日模拟考场视频课程151、企业文化的特征：独特性；普遍性；可塑性。152、企业文化的功能：激励功能；导向功能；约束功能；凝聚功能；稳定功能；辐射功能。153、企业形象是企业内外对企业的整体感觉、印象和认识，是企业状况的综合反映。154、CIS即企业形象识别：企业理念识别（MI）、企业行为识别（BI）和企业视觉识别（VI）3个层次。155、CIS策划的原则：全方位推进原则；以公众为中心原则；实事求是原则；求异创新原则；两个效益兼顾原则（在追求经营效益

23、的同时，也要积极追求良好的社会效益。） 156、MI是CIS的灵魂和整体系统的原动力。MI策划主要应遵循实践性原则、个性原则和持久性原则。BI是企业形象策划的动态识别形式。行为识别是理念识别的最主要载体。VI是整个企业形象识别系统中最形象直观、最具有冲击力的部分。157、高性能团队所具备的条件：共同的愿景；队员之间有开放的交流；队员之间需要互相信任，互相尊重；在不同的领域，不同队员可做团队领导；要有高效的工作程序；在团队内要求同存异；队员做事有共同的方法和工作流程。158、人事档案保管制度的目的在于保守档案机密。其基本内容为：材料归档制度、核查制度、保卫制度、转逆制度。159、归档大体程序：首

24、先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。160、转递（人员调离）大致程序：取出应转走的档案；在档案底帐上注销；填写转递人事档案材料的通知单；按发文要求包装、密封。161、人事档案利用的手续：查阅手续、外借手续、出具证明材料的手续。查阅手续内容：首先，由申请阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人概况等情况；其次，查阅单位（部门）盖章，负责人签字。最后，由人事档案部门审核批准。注意事项：下级不得查上级；不得自查；群众不得查党员；上级、公检法可外借。162、人员招聘

25、流程：招聘计划阶段、招聘信息发布阶段、招聘测试阶段、人事决策阶段、职工入职阶段以及招聘报告阶段。163、招聘计划阶段内容：人员需求清单、招聘渠道信息、发布时间的范围、招聘小组人选、应聘者测试考核方案，招聘起止时间、新职工上岗时间、费用预算、招聘工作日程安排以及招聘广告等。164、招聘信息发布阶段原则：覆盖面广、发布及时，针对不同人才层次选择不同发布渠道和控制成本。招聘信息的发布渠道很多，包括内部渠道（针对内部招聘）、传统媒体、网上发布、校园发布、人才市场发布等。165、职工入职阶段：发放录取通知，办理入职手续，新职工入职培训，新职工后勤保障工作，合同签订、备案、存档，新职工上岗、工作介绍或交接

26、等。166、招聘方式为：笔试、面试和心理测试。面试有模式化面试、非指导性面试、状况面试、压力式面试等。167、人员招聘原则：公开原则；竞争原则；平等原则；能级原则（人的能量有大小之别是，本领有高低之分，工作也自有难易，要求自然也有区别）；全面原则（指对应聘人员从品行、知识、能力、智力、心理、过去的工作经验和业绩进行全面、考核和考察）；择优原则。168、培训职工方式：在职培训、课堂培训、互联网培训、情景模拟、研讨会、案例研究、管理游戏、角色扮演、行为模拟等，培训时，既可按需选择最有效的一种，也可以在一次培训中综合运用多种培训方式。169、企业公共关系基本特征：以社会公众为工作对象；以塑造形象为工作目标（公共关系核心问题）；以传播沟通为工作方式（一方面企业应策动对外传播，使公众认识、了解自己；另一方面，它又要吸取舆论民意以调整、改善自身；以互惠互利为工作原则；以真实诚恳为工作信条；以注重长远为工作方针。170、现代公关职能：信息管理职能、参谋决策职能、媒介宣传职能、协调沟通职能和促进销售职能等。171、公关部门在信息、管理中发挥着独特的作用。它搜集、储存和处理同企业密切相关的各种信息，是企业的资料储存中心；它集中观测社会环境的变化，是企业的环境香油中心，它分析和预报同企业有关的发展趋势，是企业的趋势预报中心；它向外发布企业的有关信息，又是企业的信息发布