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以现代的一般档案来说，它是经过立卷归档而集中保存起来的文件。
因此说，文件是档案的因素，档案是文件的组合。
总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的，并经过归档程序的文件，这是档案定义的最基本的含义。
3.档案的形式是多种多样的（档案载体的多样性）
档案载体的多样性，这是档案特点之一。
从载体上分，有甲骨、竹木、绵帛、纸张、胶片、磁带、磁盘等。
从信息记录的方法上分，有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录像等。
从表达方式分，有文字、图像、声音等。
可见，档案的范围十分广泛，既包括党政机关的公务文件，也包括技术图纸、影片、录音带、录像带等等。
由于科学技术的发展，档案的形式还会发生变化。
4.档案是历史的原始记录（档案记录的原始性）
档案是人们社会活动的原始记录，不是人们事后编写和随意收集的。
这是档案的最主要特点，体现了档案的本质特征。
档案具有最本质的属性，是档案区别于图书、资料的主要特点之一，也是档案比其它文献更可靠、更宝贵的原因之一。
底下，我们再来了解一下什么是档案学、档案管理学及相关学科。
档案学是以档案及档案管理活动为研究对象的各门系统性专业知识体系的总称，是社会科学领域中一门实践性很强的应用科学。
其主要内容是研究档案的性质、特点、作用规律，档案管理的技术、方法以及工作规律等。
目前，档案学已经发展成为一门学科充实、体系完备的独立学科，在社会生活中发挥着重要作用。
档案学由若干相对独立的具体学科构成。
目前已经成熟或比较成熟的具体学科有：
档案学概论、档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学、档案文献编纂学等。
档案学概论是档案学的基础理论学科。
档案管理学是档案学中最重要的学科。
主要研究档案管理的办法、技术、手段等。
目前这一学科分为两种类型。
一类是将档案学概论的主要内容也包括在内的总体档案管理学；
一类是仅仅研究档案管理工作实际内容的纯管理性的档案管理学。
档案管理学也是档案学诸学科中出现最早、历史最长、学科发展最为成熟的学科。
在档案学诸学科中具有核心和骨干作用。
二、档案管理的基本理论（管理理论）P5
介绍档案管理工作的基本内容。
按教材中（流程图）进行分析讲述。
三、全宗原则—档案实体管理的理论基石。
（P16）
我们先来看课文第16页的“全宗的定义”是怎么说的：
“即……”。
课文中说，“全宗”一词的字面含义很简单，即“全部卷宗”。
我们从以上可以知道：
国家档案全宗在我国又称“国家全部档案”（是社会主义国家档案的一个专业术语）。
国家档案全宗的基本含义可是这样理解：
是指归国家所有的，由国家统一管理的，各个历史时期、各个机关和个人形成的一切档案财富的总和。
建立全宗的目的，是为了集中统一地保管和利用档案材料。
全宗是全部卷宗的意思，全宗的一般含义是指一个独立单位或个人的全部档案。
国家档案全宗是由一个国家上述范围的所有全宗构成的。
这里要特别说明的是，一个独立单位或个人（一定的个人）就有一个全宗号，便于档案馆分类和保管。
比如说，我们韶关市有很多独立的单位。
市领导的如：
市委、市人大、市政府、市政协、市纪委（市五套班子）以及市委组织部、公安局、文化局、教育局等等，这些单位在一年活动中形成的档案，在本单位保管1至3年内，就要移交给市档案馆保管，为便于分类保存和日后查找利用，市档案馆就给上述这些立档单位划一定全宗号（我们学校可以不用全宗号，因为我们学校另有规定，不用把档案移交给市档案馆保管，因为：
“高校是永久保存档案和提供利用本校档案的科学文化事业机构”。
）
又如，省管单位是由省档案局划定全宗号给各单位的。
国家级综合档案馆，分为中央档案馆、中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。
另外，国家级专业档案馆有解放军档案馆、中国照片档案馆等9个。
下面说一下解放军档案馆，保存的绝大多数都是等级高的机密军事档案，一般人是不能查的，它记录了这支人民军队在党的领导下从无到有、从小到大、从弱到强的光辉战斗历程和丰功伟绩。
有二万五千里长征、抗日战争、解放战争以及解放后历次边境、海防自卫还击占和抗美援朝的战斗情况。
这些档案内容丰富，为军队建设发挥着重要作用。
我们知道当前的台海形势比较紧张，如果“急独”派踏到底（红）线，两岸兵变之灾就要降临。
如果那一天，我们的《人民日报》头版头条发表了《是可忍，孰不可忍》这篇社论的话，势必对台开战。
你们知道吗？
1969年珍宝岛自卫还击战前，《人民日报》发表了以《是可忍，孰不可忍》这篇文章后的不久就进行了自卫还击战—中苏边境的战斗。
同样，1979年，也是以此题目发表了文章后，就进行了对越南进行自卫还击战。
最后，我们来看看课文的26页（见课文写的叙述）。
第一章档案价值的鉴定工作
内容提要：
本章重点讲三个方面的内容：
一、档案鉴定工作的内容和意义；
二、鉴定档案价值的原则和标准；
三、档案保管期限表和档案保管期限的划分。
第一节档案鉴定工作的内容和意义
档案价值的鉴定，又称档案鉴定工作，是档案管理工作的一项重要内容。
一、档案鉴定工作的内容
一般来讲，档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容，即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。
目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值，因此，当前档案界人士通称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。
那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是：
档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。
它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。
具体来讲，档案保存价值的鉴定工作包括如下内容：
（一）制定档案价值的统一标准以及各种类型的档案保管期限表；
（二）分析档案的价值，然后依据档案保管期限表的标准来划分和确定不
同保存价值的档案的保管期限；
（三）挑选出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁；
（四）围绕上述各种工作而开展的一系列鉴定的组织工作。
总的来讲，档案保存价值的鉴定工作主要就是确定哪些档案需要保存和保存多长时间，哪些档案不需要保存即可销毁的一项工作。
当然，对上述“存”和“毁”两个方面的工作内容及其相互关系，应当有一个正确的、全面的理解和认识。
从表面上看，在档案价值鉴定工作前后经常会发生一个令人注目的变化；
某些档案从原来被保存状态转化为被销毁状态，发生了由“生”到“灭”的变化。
但是，从实质上讲，销毁并不是主要目的，“毁”是为了更好地“存”。
通过保存价值的鉴定来精简档案，以达到更好地保管有保存价值的档案的目的，减少不必要的人力、物力、财力的浪费，所以，在档案保存价值鉴定工作中，必须切忌只是简单地考虑如何“毁”，而应当积极地着眼于如何“存”。
正确地、全面地、合理地认识并处理好档案的“存”和“毁”之间的辨证关系，是确保档案保存价值鉴定工作顺利、健康开展的先决条件，应当引起有关人员的高度重视。
二、档案鉴定工作的意义
档案鉴定是档案管理中一项必不可少的工作，它对于档案的存亡，国家
档案财富的构成以及档案的科学管理都有着重要的意义。
（课文中列了两点）：
（一）档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段
（二）档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施
我们先来了解一下，首先说：
一个单位（部门）在一年的工作活动中形成的大量文件材料，到了年底或第二年上半年，文书人员、业务人员或档案人员就要将这些文件材料进行收集、整理、立卷、归档。
而这些文件材料在内容上及“有用性”方面确定比较复杂，有的文件对日后工作的“有用性”较大，参考价值较高，有的文件“有用性”较小（或者较差一些），还有的文件则基本没有什么价值。
这就需要预先将这种价值差异区别开来，对不同价值的档案采用各种不同的保存方法（或不保存）；
其次，保存档案要花费人力、财力、物力，这种保存能力和费用在客观上总是有限的，而且要受到整个工作费用结构比例的限制，不允许将所有文件全部作为档案保存起来。
（举例）
但是，档案是否有用，以及是否能在日后真正实现其价值与作用，都是一个难以预先进行精确判定的复杂问题。
从理论上讲，档案是否有用以及是否能真正在日后工作中实现其作用，只能等日后的实践予以验证后，才能下结论。
我们在实践工作中也碰到过这样的问题，有些档案管理人员在档案立卷时对一些文件难以鉴定文件的价值，就采用宁多勿少的方法，这将导致“有文必档”，而“有文必档”是肯定带来消极影响。
也关系到档案的命运、质量和档案能否发挥其作用的重大问题。
所以，对鉴定工作必须采取积极、慎重、严肃、认真、负责的态度。
必须根据各单位制定的鉴定工作的组织制度、档案的销毁制度、归档和不归档文件的范围、档案保管期限表等等，用以控制和把握实际的鉴定工作，使其尽可能地“不出差错”或“少出差错”。
第二节档案价值鉴定工作的原则和标准
一、档案价值鉴定的原则
档案价值鉴定的内涵有两个方面，一是鉴定人员根据对利用者的需要进行分析和科学判断，预测档案对利用者的需要可能发生什么作用。
二是档案直接与一定的利用者发生联系后，鉴定人员根据反馈回来的一定价值关系的现实结果进行评价。
这两个方面是互相联系，不可分割的，前者包含了后者，后者决定着前者。
因为这项工作非常复杂，要顺利完成，应当遵循以下原则：
（一）主体原则（P29的〈一〉）
主体原则是指要把主体对档案的需要作为鉴定的中心内容，对主体（国家和人民）需要加以全面考虑。
鉴定档案价值不能仅仅对客体下判断，而要首先对主体本身及其需要加以考虑和分析，正如评价（评价——平定价值的高低）衣服不能不考虑消费者一样，只有了解主体需要什么和能够接受什么，才能够知道什么档案对主体有用及有用程度。
主体原则意味着尊重档案的特性，了解和研究社会需要的主流，把某种档案需要放在整个社会需求中去分析、衡量、评价其地位和比重，把真正符合国家和人民需要和利益的档案保存下来，把反映我们所处时代的主流与基本风貌的档案传递给子孙后代，因此，鉴定人员要深入到利用者当中去了解他们的需要。
收集各种利用效果，反馈信息以调整我们的工作，制定更加具体、更符合主体需要的鉴定方案和标准。
前面我说的，好象有点跟做生意一样，一个生产商，要生产什么产品，生产多少，必须要做过市场的调研、分析，才能确定产品的价值的高或低。
比如说，一间衣服专卖店或者化妆品商店的老板，他也一样要通过了解现在女人的需求，分析她们的消费水平来确定进什么货。
有一个靓女富婆，买一条裙子和一瓶化妆品，付钱一下就几千元，连眼睛都不眨一下，这样的例子很多。
所以，有些老板说，富婆的钱最好赚了。
（二）全面原则
全面原则就是指要全方位地、多层次地预测档案利用的需要，从各个方面全面审视档案的内部特征和外部特征，不能仅仅根据某一机关、部门或某一方面的需要与否来鉴定档案的价值，而应当从国家和社会的全局的观点出发，全面地分析、衡量档案的价值。
利用档案的需要是多种多样的，从其范围来讲，有政治的、经济的、军事的、外交的、文化的、科学的等各种需要；
从其用途来说，有用作凭证的、有用作参考的、有正面用的、有作反面教材用的、有用其全部内容的，有用其部分内容的，也有用其外表形式的。
只有对上述种种需要进行全面地考察和分析，才能比较准确地作出估计和预测。
事实上，某一机关、部门往往可能不需要利用的档案，却又可能对其他方面具有查考利用价值。
同时，还必须明确，档案的产生和存在并不是孤立的，各个全宗之间，或者一个全宗内的各个案卷之间，乃至一个案卷内的每份档案文件之间都是互有联系的。
据此，我们也必须全面联系地分析有关的档案材料，估计和判断它可能发挥的作用，切忌孤立地只就某份档案文件或某部分档案去简单地判定其保存价值。
（三）历史原则
历史原则是指一方面档案是历史的产物，它是在特定的历史条件下形成的，是前人实践活动的信息积淀；
另一方面主体的需要也具有历史性，过去对某种档案有强烈的需求，现在可能减弱或不再有任何需求，过去不需要的档案可能现在非常重要。
历史原则要求鉴定人员把记载着那一“永不复返”的时代的档案放到特定的历史条件下去研究，判断其价值。
“文革”中形成的许多红卫兵小报、大字报、批判稿等，尽管在今天我们看来有许多内容是完全错误的、荒唐的，但是它们是“文革”的“见证”和真实反映，是研究当代史和有关问题不可忽视的史料。
因此鉴定时不能因为它们与客观事实不相符就把这些东西付之一炬，而应该经过一定的整理后，保存一些典型材料。
特别是对历史档案的鉴定，跟更需要用历史的观点去分析，按照历史的本来面目去了解和理解这些档案在当时的作用和意义，从而推断它今后所具有的价值。
历史原则也要求研究社会需求的历史变化，用发展的观点去预测未来的需要，积极促进档案价值的实现。
二、档案价值鉴定的标准
鉴定标准是人们在鉴定活动中应用与对象的价值尺度和界限。
应该强调的是，这里的对象不是仅仅指的档案客体，而且还包括档案价值关系，主体的需要和经济利益，档案客体的属性和规律等。
这两者作为最深厚的基础决定着人们的鉴定标准，制约人们提出和把握什么档案有价值，什么档案没有价值，档案鉴定人员既是档案价值主体（利用者）的代理人，又是国家管理档案的执行者。
由于受国家和社会的现实条件所限，他们不可能把每一份可能对利用者有用的档案都长久保存下去，因此鉴定标准实质上是人们在自己的价值标准和外部客观现实之间谋求一种具体的、积极的统一而得出的历史性结论。
就目前而言，档案价值鉴定的标准大约有三个方面的内容。
（一）档案属性标准
（二）社会需要标准
（三）相对价值标准
第三节档案保管期限表和档案保管期限的划分
一、档案保管期限的作用和类型
（一）档案的保管期限
在上一节课，我讲了：
一个单位或一个部门在一年的工作活动中形成了大量的文件材料，到了年终或第二年的上半年，文书人员、业务人员或档案人员就要对这些文件材料进行收集，在整理文件时，哪些文件需要进行立卷，以上人员就要对不同价值的文件采用不同的保存方法（或者不存）。
决定了文件“存”或“不存”
问题后，鉴定工作的第二个问题，就是确定应保存的档案文件具体保存多长时间。
这就是档案鉴定工作中保管期限。
对应存档案划分不同的保管期限。
是档案管理工作的一项重要制度。
其理论根据是不同的文件有不同的价值；
价值相同或不同的档案文件在发挥其作用的时间范围上也往往不同。
对档案划分不同的保管期限，便于从总体上把握档案的不同价值和发挥作用的不同时间以及这些不同价值不同时限的档案相互之间的比例，也便于在管理中采用不同的方法、态度，对价值较高、时限较长的重要档案进行重点管理和保护。
按照国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限划分为“永久”、“长期”和“短期”三个等级。
“永久”即在保存时间上没有限度，能保存多久就保存多久；
“长期”为16—50年左右；
“短期”为15年以下。
“长期”和“短期”的年限只是一个大致的规定，各单位可在这一时限范围内具体确定档案的具体保存时间。
决定档案不同保管期限的因素主要有两个方面，一是档案价值、作用的大小（衡量档案价值、作用的大小，主要看档案文件中的内容），即所谓重要程度的高低；
二是其价值、作用在时间上的限度。
一般情况下，这两个方面是一致的。
即价值、作用越大，重要程度越高的档案，其作用的时间也就越长；
价值、作用越小，重要程度越低的档案，其作用的时间也就越短。
但在实际中，有些档案的情况并不完全如此。
即有的档案价值、作用并不一定很大，但其起作用的时间却较长，甚至没有明显的时间限度；
如：
高校的教学档案中的学生档案（招生工作部分J×
13），各类学生新生录取名册及批复等材料，可以说，它的价值、作用并不一定很大，但作用的时间却较长，因此，新生录取名册的保管期限就要作“永久”保存。
有的档案虽然重要，作用、价值很大，但其作用时间却并不很长，有一个明显的时间限度，如：
“十一五”规划，管5年；
又如党代会文件材料的计划、通知等等。
可见，决定档案不同保管期限的主要因素，显然是后者，即用时间的长短及限度。
（二）档案保管期限的确定
具体确定档案的保管期限，是鉴定工作的主要内容，也是一项难度较大的工作。
其具体做法一般是以案卷为单位确定保管期限。
具体确定档案的保管期限，一般应从档案价值、作用大小和作用时间长短方面来考虑，并以其作用时间长短以及是否有明显的时间限度为主要依据。
一般来说，凡是涉及机关工作重大活动，能反映机关基本职能活动和历史面貌，对日后工作查考利用具有重要依据参考作用的，且在作用时间上没有明显限度的档案文件，均应确定为“永久”保存。
凡涉及机关工作一般性活动，在较长时间内有查考利用价值的档案，应确定为“长期”保存；
而那些涉及较具体的一般性工作活动，仅在短时间内有查考、利用家伙子的档案，应确定为短期保存。
具体确定档案的保管期限不仅工作难度大，又难以准确把握，而且关系重大，必须十分慎重地认真对待。
为从总体上把握控制这一工作质量，国家及各单位制定有统一的和内部使用的“档案保管期限表”，各单位在具体确定档案保管期限的工作中，除按以上原则把握外，还必须以具体的“档案保管期限表”为依据。
下面，我们了解一下“档案保管期限表”。
（三）档案保管期限表
什么是档案保管期限表？
档案保管期限表是由档案行政管理机关（档案局）、各行业或专业主管机关以及各单位制定的一种规范性指导文件。
各单位必须严格按照国家制定的保管期限表或本单位制定的保管期限表，进行鉴定工作，具体确定所管档案的保管期限。
（四）档案保管期限表的结构
1.顺序号
2.条款（类目名称）——是指一组类型相同的文件的名称或标题、题名
3.保管期限
举例：
详见普通高校党群类档案归档范围和保管期限表-----DQ11党务综合
附：
档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件。
（五）档案保管期限表的作用
1.确定档案保管期限的依据和标准
2.保证鉴定工作的质量，提高工作效率
3.可以防止任意销毁档案
4.便于立卷时考虑文件的价值，为档案馆、室的鉴定奠定良好的基础
第二章档案的收集
一、档案收集工作概述。
主要了解收集工作的内容；
二、机关档案的接收和归档；
三、档案馆对档案的收集工作等。
第一节档案收集工作概述
一、收集工作的内容
（一）档案收集工作的概念
档案的收集工作，就是接收、征集档案和有关文献的活动。
（文献—指有历史价值或参考价值的图书资料。
）具体来说，就是按照党和国家的有关规定动作，把分散在各单位、单位各内部机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，通过接收和征集，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。
档案的收集工作，是档案馆、室一项经常的、艰巨的任务。
（二）档案收集工作的内容
档案收集工作的内容，概括起来有两个方面：
一是档案室的收集工作。
即档案室接收本单位各内部组织机构所产生的档案。
二是档案馆的收集工作。
即档案馆接收各现行机关和撤销机关档案，向社会征集历史档案。
具体来说，档案收集工作包括以下三个方面的内容。
1.档案室对本机关需要归档案卷的接收接收工作。
换句话说，档案室接收本单位文书部门或业务部门归档的案卷。
文书部门或业务部门每年将办理完毕的文件，经过挑选、立卷，移交给档案室，这是档案室档案的主要来源。
比如高校档案馆、室教学档案的来说，主要是从教务处、学生处，成教处等部门移交而来。
到底哪些案卷需要归档？
哪些案卷不需要归档？
不是某个部门某个人说了算，而是要按照档案馆、室根据有关规定制订出的归档范围或收集范围为依据来收集、接收案卷和档案材料。
2.档案馆对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
要做好各行政机关和撤销机关的档案集中与接收工作，主要靠档案工作人员做好平时收集、立卷归档、定期接收的具体工作。
所谓现行机关，是指正在行使职权的机关或单位。
所谓撤销机关，就因故停止行使职权的机关或单位。
如原韶关教育学院（合并）和原市北江区（合并），原来这些机关（单位）形成的档案，应全部移交现有档案馆、室保存。
3.档案馆对历史档案的接收和广泛征集工作。
历史档案包括革命历史档案和旧政权档案，简称为建国前或解放前档案。
这些档案产生的年代已久远，由于战争年代保管不善而散失在社会上（包括国外），档案馆通过接收和征集工作，将这些零散的历史档案集中保存起来。
从上述档案收集工作的内容或范围来看，平时收集工作主要是丰富室藏档案。
（三）档案收集工作的要求
1.丰富馆藏的主要标准和要求应该是：
数量充分，质量优化，门类齐全，结构合理。
这是档案收集工作的首要任务。
所谓“数量充分”，就是要求各级各类档案馆、档案室尽量补充档案数量。
因为从宏观上讲，我们现有的档案数量与祖国悠久的历史和社会广泛的需要不相适应，与其他一些国家相比，馆藏仍显贫乏，这就需要大历程丰富馆藏。
所谓“质量优化”，就是指馆藏的档案要达到一定的质量标准。
如果只顾数量，不顾质量，数量再多，也不能算丰富。
因此，在增加数量的同时，还要按照一定的标准，从中优选，使档案质量优化。
所谓“门类齐全”，就是指档案部门应收集各种门类的档案，不仅要收集反映党政机关及其他组织管理活动中的普通档案，也要收集各种专门业务活动形成的专门档案；
不仅要收集纸质文件材料，也要收集各种特殊制成材料的档案，如简牍，缣帛等古老档案和照片、磁带等现代档案。
所谓“结构合理”，就是指档案部门收藏的档案在来源、内容等方面，应该是合理分布的。
既要有一般性的材料，又要有各具特色的材料；
既要有领导机关的档案，又要有基层单位的档案；
既要有宏观材料，又要有微观材料；
既要有公务活动的档案，又要有私人活动的档案；
既要收集档案，又要收集与档案相佐的有关材料，诸如方志、传记、年鉴、回忆录、政策法令汇编及其他书刊杂志等等。
2.加强馆、室外调查和指导
加强馆、室外调查和指导，就是要求档案馆、档案室及时掌握档案形成、流动、管理
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