泰和物业行政管理制度行新 精品文档格式.docx

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3、以各部门名义发出的文件；

二、文件格式如下：

1、、以公司名义对外发文格式如下：

文件编号（黑体小四）

文件名称（黑体二号）

文件内容（宋体四号）

成都市泰和物业管理有限公司

年月日

2、其余发文格式如下：

文件编号（黑体小四）

公司名称

部门名称

签署：

年月日

注：

当文件因张贴等原因对形式、纸张大小等有特殊要求时，可不受以上规定的限制，但也应按要求编号、存档。

三、文件编号规定：

1、以公司名义对内发放文件编号：

成都泰和[2009]序号

2、以公司名义对外发放文件编号：

成都泰和（外）[2009]序号

3、以各部门名义对内或对外发文编号：

如成都泰和（行政）[2009]序号、成都泰和（财务）[2009]序号，成都泰和[2009]序号，其余部门的编号以此类推。

四、文件的签署与盖章：

除以公司名义对外发文外，其余文件在正式发布之前均需签署，签署权限如下：

以公司名义对内发布的文件应由公司总经理进行签署，以职能部门名义发出的文件应由职能部门经理签署，以业务部门发出的文件应由管理处主任或片区经理签署。

需对外张贴的文件经部门负责人签署后方可张贴，张贴文件去掉签署栏，有部门负责人签署的文件存档。

以公司名义发布的文件应盖公司公章，以部门名义发出的文件应盖本部门印章，若因特殊情况需盖公司公章，应经行政部同意。

公司行政部负责对以公司名义对外发文的文件进行编号及管理，文件发布前应与总经理取得一致意见，并有总经理书面或电子邮件批准。

五、文件的登记与归档：

公司对内或对外发文由行政部进行登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。

归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有鲜章的文本。

文档管理制度

一、职能部门文档资料管理：

1．职能部门文档资料管理范围：

公司内部重要文件；

公司对外往来

的各类公文；

公司内部重大活动、事件记录；

物业管理相关条例、政策、法规；

管理人员档案；

重要资料及文档资料的电脑备份等。

2．文档资料收集及整理：

行政部负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找，并保证政府公布之各类相关条例、法规的有效性。

（1）物业管理相关政策、法规：

行政部负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改《重要资料一览表》泰和/ZY7.6.1-01文件。

（2）公司内部重大活动、事件记录：

重大事件通常包括：

国家、省、市领导来访接待；

公司领导重要活动；

招投标项目及委托管理、代理等业务的开展；

重要管理活动的开展及重要管理举措；

公司所获国际、国家、省、市级颁发的各项荣誉、奖励；

公司内部发生的重大质量事故等。

由行政部负责编辑公司内部重大事件，报行政部经理审批后，统一归入重大事件类文件夹；

（3）重要资料：

由行政部负责收集，主要包括：

公司营业执照、资质证书、荣誉证书等。

（4）公司及本部门重要文件，主要包括：

A、以公司或本部门名义发出的文件。

B、质量体系文件。

C、行政管理制度汇编。

D、公司会议纪要。

F、以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

G、各部门呈报的工作计划（年度／半年度工作计划、筹建计划、经营活动计划）、总结（年度总结、活动总结等）、申请（采购申请除外）、报告及管理规章制度等。

（5）公司对外往来的各类公文：

主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等。

（6）人员档案：

行政部负责全公司人员档案登记和管理，档案内容包括甄选表或个人简历、体检表、相关岗位证书复印件等。

3、文档资料查阅或复印：

物业管理政策、法规及重要资料的查阅或复印，需在行政部办理登记手续；

各类文件的查阅或复印需填写相关记录，并经行政部经理批准后，方可查阅或复印。

4、文档资料的报废：

根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需填写《文件销毁申请单》泰和/BG7.6.1-03，报行政部经理批准后销毁。

二、各部门文档资料管理：

1、各部门文件编制要求见本制度汇编《发文管理制度》成都泰和（行政制度）[2007]001：

2、各管理处应保管的资料：

（1）开发商提供的资料：

A．产权资料；

B．技术资料（含图纸）；

C．竣工资料；

D．交接手续及清单等。

（2）部门建立的资料：

A．物业资料；

B．业主资料；

C．出租屋资料；

D．车辆资料；

E．设备资料；

F．员工电子档案；

G．收费资料；

H．荣誉资料；

I．业委会资料等。

3、文档资料收集及整理：

各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。

4、文档资料查阅或复印：

各类文件资料的查阅或复印需进行登记，必要时报经部门负责人批准。

5、文档资料的报废：

根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需由责任人填写《文件销毁申请单》泰和/BG7.6.1-03，报经部门负责人批准后，由专人负责销毁。

三、各类文件更改要求：

各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件签署人审批后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明“以此文件为准”。

四、各类文件发放要求：

1、文件的发放应办理签收手续。

2、有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、人事行政制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

3、文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，

禁止外来人员拍摄或抄录。

五、电脑及电子文档管理：

1、各部门应指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

2、电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政管理制度汇编、质量体系文件、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘或软盘备份，备份件应交各部门指定人员进行管理。

3、与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外，还必须存档签名文件。

六、剪报管理：

各部门指定人员负责剪报及管理，剪报选材范围主要来源于所有有关置信公司的信息、所有有关物业管理行业的信息；

与物业管理相关专业知识；

安全、保健小常识；

经营管理知识、信息；

最新出的各种法规、条例等。

负责根据剪报选材范围分类做好简报编辑工作，编辑时需注明摘自XX报第X版XX年XX月XX日，并以年度为单位进行归档。

七、音像制品管理规定

l、音像制品管理范围：

照片、录音带、录像带、摄像带。

2、照相、摄像要求：

须由指定专人负责拍摄以公司名义组织的重大活动、培训、参观考察内容、重大工程遗留问题、突发事件及公司各部门承办的重大活动等。

3、照片归档要求：

凡公司组织的各类活动照片需统一交行政部存档，各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。

行政部须对收集到的各类照片分类进行挑选，选出具代表性的照片，在照片后面注明拍照日期、地点、活动主题，并将每张照片、底片对应编号入册。

4、音像制品归档要求：

凡公司组织的各类活动录音带、录像带、摄像带或其他培训用录音带、录像带及摄像带等，需统一交行政部存档，各部门组织的各类活动录音带、录像带及摄像带等需指定专人保管。

行政部须对收集到的各类录音带、录像带、摄像带进行标识，并在一周内安排时间观看审核，挑选精彩片段进行转录保存，并须注明时间、地点、活动主题。

从外购进的音像物品须及时编目归档，并知会相关人士。

各部门外租影带应制定相应管理规定，对放映时间、责任人、音量及内容予以明确规定。

5、音像制品借阅要求：

音像制品的借阅应经行政部经理批准，并办理登记借阅手续。

6、音像制品报废须经行政部经理审批。

办公礼仪管理制度

为保持良好的公司形象，创造严肃、活泼、高效、和谐的办公环境，特制定本管理规定：

一、微笑

微笑是员工对顾客和同事的最基本态度。

使用敬语，并注意各种场合的言谈举止，维护企业形象。

二、文档装订

文件、资料都是横写的多，所以订书机应订在左上方，而且，横拿或竖拿都比较方便，也比较容易存档。

文件原稿或借来的资料不可自作主张地订上，如无特殊要求，应按原状归还

三、电脑使用

电脑在使用完毕后，应将新打开的程序或文档关闭，回到初始状态；

在制作重要文件时，要小心处理，以免泄密；

文件存档时应注意存放地点，并作好登记工作，（不要将文件存在他人电脑的硬盘上，以免被他人删掉）；

不要私设密码、私自删除原有的文件；

盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上使用；

使用后应将所有东西归位，打好的稿件要检查是否有错、漏字，不要的废纸应放入废纸篓。

四、传真机

简洁地写上收件人、发件人名字、主题、张数等事项，原稿要一一编上号码，方便对方整理，发完传真后应打电话确认。

五、复印机

复印前确认纸张大小、方向，墨色的浓淡、（以免浪费纸张），复印时应将原稿和复印件分开整理；

复印完后，依照顺序排列，用回形针别好；

原件应恢复原样，用回形针或订书机装订好；

如复印某资料的一部分，应注明取自何种资料（便于别人查询）

六、电话

接电话的四个基本原则：

电话铃响3声之内接起；

电话机旁准备好纸、笔进行记录；

确认记录下的时间、地点、对象、和事件等重要事项告知对方自己的姓名。

接电话的顺序：

拿起听筒、自报姓名

确认对方

听取对方来电内容

进行确认

结束语

放回电话听筒

拨打电话的顺序：

准备（确认对方的姓名、号码，准备好内容、资料，明确目的）

问候、告知自己的姓名

确认电话对象

讲述电话内容

放回电话听筒

注意：

打电话时要考虑对方是否有时间或者是否方便

讲电话时要简洁、明了，语速不要过快或过慢

讲电话时，如发生掉线、中断等情况，应由打电话方重新拨打

打错电话时随即扣掉是不礼貌的

打电话时不应透露太多信息

七、守时

参加活动、培训及出席会议应准时，因故不能按时参加应预先向直属上级或组织者请假。

八、服饰发型

服饰

办公人员着装必须符合公司的有关规定，颜色、格调和谐。

女员工忌穿露胸、肩、大腿，忌透、紧身的服装。

办公人员不允许在办公区域内换服装；

办公时间应佩带工牌，工牌应统一佩戴在左胸处。

男员工应穿黑色皮鞋、深色袜子。

女员工夏季不能穿漏脚趾、无后跟的凉鞋。

发型

员工发型梳理整齐、干净，女员工头发忌长而散、乱、染发、怪发型、长刘海，男员工忌太长、忌光头、头屑、油腻。

女员工上班时间应将头发盘起来，佩戴带网兜的发套。

配饰

佩戴配饰的宗旨：

a、一个人身上配饰不能超过三件：

b、配饰不能太抢眼：

金边眼境、金属带手表。

夸张的耳环、发饰、链、戒指。

夸张的皮带扣。

c、皮质品的皮质保持一致。

d、袜子；

忌黑裤子白袜子、穿棉袜。

化妆

女员工上班要求化淡妆，不准浓妆艳抹，不准在办公室化妆。

九、语言

各部门员工在上班期间均应使用普通话，尤其在电话接听中，必须使用普通话。

普通话不标准者，各部门制定培训计划，提高普通话水平。

接待来公司参观、访问的客人及办事人员，要热情大方、彬彬有礼，接待来访、业务洽谈要在指定地点进行。

十、行为

工作中做到“三轻”，即说话轻、走路轻、动作轻。

上班期间应保持精神饱满、坐立行走姿态端庄严谨，禁止臂、叉腰、翘腿等。

办公场所不得大声喧哗、隔屋或远距离叫喊。

不得在办公区域内吃东西、聊天、阅读与工作无关的刊物、不得查看无工作无关的网页或上网聊天，未经他人同意不得使用他人办公用品。

十一、办公场地

办公用品应摆放整齐、有序；

垃圾、废纸应按规定放入废纸篓内，不得随地抛弃。

不得在办公桌或墙壁上张贴任何纸张。

非办公时间，办公桌上除茶杯外不允许摆放其他物品。

下班或出外办事，要清理好自己的桌面，并将椅子归位后离开。

下班最后一位离开办公区的人员应检查并关闭所有电器开关。

办公区内禁止吸烟、就餐，除12：

00-13：

30外为读报时间外，其余办公时间内不得看报或与业务无关的杂志、书籍。

办公时间应坚守工作岗位，需暂时离开时应与同事说明并在指定位置留言，未经直接上级许可不得出现空岗。

凡为客户或来宾提供的物品、场地、设施除工作需要不得使用。

十二、本规定适用于公司各部门，由各部门负责人负责贯彻实施，行政部负责监督。

劳动考勤制度

为使员工保持良好的身体素质和旺盛的精力，根据国家有关规定，结合本公司实际情况，制定如下制度：

一、作息制度

1、管理层员工实行每天上班前，下班后两次打卡制。

正常上下班：

早上8：

30（值班9：

30）考勤，下午18：

00（值班19：

00）考勤，实行周末轮休一天工作制，周末上班时间为8：

30-18：

00。

为了应付突发事件，各管理处主任、片区经理、职能部门经理应保证通讯工具每天24小时畅通。

2、操作层员工实行每周轮休一天，具体工作时间由各管理处自行制定。

3、操作层员工的轮休由部门主管及管理处主任安排，管理层员工的轮休由管理处主任及片区经理安排，不得随意调假或调班。

管理层员工的假期应当在当月内休完，操作层员工每周一天的轮休应在当月内休完，如遇“五一”“国庆”“春节”大假，应在两月内休完，规定时间内未完成休假的，此假作废，公司不给予任何补贴。

二、考勤内容及纪律

1、遵守部门的上下班时间并按要求刷卡或签到，如有特殊情况无法按时打卡，须在上班时间前15分钟内向直接领导请假，并于次日将卡交部门直接领导签字认可。

2、代人打卡：

第一次对双方当事人各罚款人民币20元整，第二次对双方各处以行政记大过一次，并对每人罚款人民币100元；

第三次代人打卡者，公司将予以辞退。

若代人打卡被发现后在工作上表现有不满情绪者，公司将予以辞退。

3、迟到、早退：

员工每迟到、早退一次罚款人民币20元整；

一个月内迟到早退5次（含5次）者，予以解聘或辞退。

4、管理层员工考勤卡由该各部门统计完后，于每月5日前交行政部存档，操作层员工考勤卡在各小区存档，行政部不定期抽查。

5、因工作或其它原因未打卡者，须于次日由该员工直接上级在考勤卡上签字并注明未打卡原因，否则，将按迟到或旷工处理。

管理处主任签卡每月每人不能超过三次。

三、请销假规定

公司各部门员工严格履行请销假手续，请假必须遵守公司规定，提前办理请假手续并获批准，方可休假。

特殊情况（急病、住院、交通事故、自然灾害）应事先电话联系部门负责人或请人代交假条，事后立即阐明情况，否则以旷工处理。

1、事假

因私事需本人处理，应由员工个人提前申请，填写《员工请假单》泰和/XZBG001，事假1-3天由部门负责人审批，3天以上除部门负责人审批外，还应报总经理审批，同时将相关手续报行政部留存。

事假1-15天工资扣减标准：

日工资×

实际缺勤天数；

15天--30天，扣减全月工资。

2、病假

（1）因病治疗或休养，应由员工个人提出申请，填写《请假单》泰和/XZBG001，病假1-3天由部门负责人审批，病假后上班第一天内，应向部门客户服务人员人员提供区级以上医院出具的建议休息的有效证明；

3天以上除部门负责人审批外还应报总经理审批，并于病假后上班第一天内，将相关请假相关请假手续及区级以上医院出具的建议休息的有效证明资料报行政部留存。

病假1-7天，减扣标准为：

实际缺勤天数×

30%；

病假8-15天（含15天），扣减标准：

50%；

15天以上，扣减标准：

60%。

（2）工伤：

按劳动法规定的工伤范畴，全额发放基本工资，但须出据医院的证明及发生意外事故证明。

（3）旷工：

迟到、早退或擅离职守超过1小时，或未经批准不到岗者，视为旷工。

旷工半天（迟到1小时按旷工半天计算）扣发日工资的60%，行政记大过一次；

旷工1天扣发2天工资。

在一个月内旷工2天以上（含2天），或全年累计旷工4天（含4天）者，公司予以辞退。

3、婚假

在进入本公司后依国家婚姻法履行正式登记手续的转正员工，给婚假5天；

员工婚假为带薪假。

但必须在结婚注册日后5个月内取假。

请婚假应填写《请假单》泰和/XZBG001，并附上结婚证书复印件。

4、丧假

员工的直系亲属（父母、配偶、子女以及依靠本人供养的弟妹、养父母）去世，给予假期3天。

员工丧假为带薪假。

5、重要节假日

元旦放假1天

春节放假7天

五一节放假3天

国庆节放假3天

清明节放假3天

端午节放假3天

公司会议制度

为规范管理，加强纪律，特制定公司会议制度。

办公例会、片区例会、部门会议、专题会议等均按会议制度要求执行。

一、公司办公例会每周召开一次，参加人员为公司总经理、副总经理、片区经理、行政部经理、财务部经理、管理处主任。

其余各类会议行政部将事先以通知形式发到各部门。

在会议前各部门应填写工作总结及计划表，并报行政部备案。

二、会议召开之前会议组织者应作好准备工作，确定议题内容，准备好有关会议资料、文件。

三、各种大型会议一般应与行政部联系，对出席对象提前三天以上发出通知，以便会议出席者安排好工作。

四、会议出席者应准时到会，若有事无法参加，应事先向会议组织者请假，若有未请假者按迟到处理，并罚款人民币50元整。

五、会议应坚持讲效率、开短会原则，发言者做到言简意赅，语言精练。

六、出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。

如有来访客人来访电话，应安排适当人员作好接待记录，等会后再通知当事人处理，若急需当事人亲自接待时，应向会议召集者请假，得到允许后，方可离去。

七、会议纪要所形成的决议、决定文稿应妥善保管，无关人员未经批准不得借阅。

八、为保持会场秩序，达到一定效果，通讯设备应置于无声状态，否则处以20元罚款。

九、会议室及会议期间严禁吸烟，否则罚款人民币20元整。

一十、会议中要求参会人员讲普通话。

公司保密制度

为加强公司内部管理，防止公司内部资料外泄，维护公司的利益，特制定以下规定：

一、文件借阅严格按公司《发文管理制度》成都泰和（行政制度）[2007]001的相关程序执行。

二、凡重要文件，未经上级允许，不得复制、抄录。

严禁员工将文件、资料带回家，违反者罚款人民币50元整。

三、文件在打印、复印过程中，应树立保密意识，不得随意将文件、资料内容泄露给其他人，否则罚款人民币50元整，并行政记大过一次，连续两次者予以辞退。

打印、复印错误的重要文件应及时销毁，不得乱丢乱放，凡发现者罚款人民币20元整。

四、负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识，不得向任何人有意或无意泄露公司的机密。

五、废旧文件不得随意丢弃，经公司认定作废的文件应定期销毁，违者视情节轻重予以警告处分或开除；

对公司造成损失的，公司将依法追究其经济或法律责任。

六、员工的薪金、奖金应保密，严禁任何人互相打听、攀比。

七、财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料，不得将公司机密泄露给任何人。

八、工程维修人员应注意图纸、技术资料的妥善管理，不得擅自泄露给他人。

九、各管理处工作人员应注意业主（住户）资料的保密管理，不得擅自泄露给他人。

一十、公司全体人员都有责任和义务保守公司机密，发现有泄露情况应及时向上级报告。

对保护公司机密、维护公司利益有功者，公司将予以50-100元不等的奖励。

员工不论何种因素离开公司，对公司机密也不能外泄，如给公司造成损失，公司将追究法律责任。

印章管理制度

一、公章

1、公司的专用印章由专人保管，不得随意加盖，印章使用情况应做详细登记。

2、外借时应填写印章借用单，并由借用人所属部门负责人签字后方可借用。

3、监印人对未经审定的文件，不得擅自用印，情节严重者，追究法律责任。

二、管理处章

1、管理处章由管理处指定人员保管。

2、用章范围仅限于以管理处名义向业主张贴的通知、水电气费的催缴单等。

对外签定合同不得加盖管理处公章，违反者罚款人民币100元整，情节严重者追究其法律责任。

三、财务专用章和财务专用私人鉴章

1、一般不得随身携带外出，如因业务需要携带外出，应报经总经理及授权人同意。

如两枚印章一并携带外出，必须两人分别携带同行，处理完业务后及时交回，妥善保管。

2、加盖公司财务专用章由财务部经理审核，对于经常发生的业务，可确定使用范围，并报财务部经理及授权人审批后，由出纳员在授权范围内自行处理。

加盖财务私人印鉴由财务部经理及授权人审批。

其他图章由出纳员根据业务情况自行处理。

3、财务专用印鉴应妥善保管，如果遗失，应立即报告财务部经理。

4、更换银行留存印鉴应写出书面报告，报经财务部经理和总经理及授权人审核及审批后方可办理。

员工职业着装及扣款规定

一、管理人员

1、在冬季男员工统一着深色套装，系领带，穿黑色皮鞋，深色袜子。

内着白色衬衣。

在夏季着白色衬衣，深色裤子，黑色皮鞋，深色袜子。

2、女员工每年确定一款职业装，色泽稳重，搭配合理,服装费用由个人和公司各承担一半。

二、操作层员工

操作层员工着装由公司统一规定。

操作层员工工作装由公司统一制作，员工领用时一次性支付服装管理费：

保安300元；

保洁、水电、绿化：

200元，财务开据收据。

员工离开公司时，服装交各管理处客户服务人员，退入库房。

离职员工凭财务开据的收据退还服装管理费。

三、着装要求

1、公司全体员工上班时间须着规定工作服。

2、为维护公司良好形象，各部门人员都有责任保持个人服装的整洁及完好。

3、每周星期一至星期五着公司规定的职业装，周六、周日员工自行着装，女员工不得着吊带装和膝盖以上短裙或短裤等，男员工不得穿短裤、背心上班。

4、工作服须保持整洁，保安人员的各类配件佩戴位置应标准，工作牌、装备须齐全。

5、所有