处理投诉文档格式.docx

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对服务不满意的客户的投诉比例是：

4的不满意客户会投诉，而96的不满意客户通常不会投诉，但是会把这种不满意告诉给他周围的其他人。

在这96的人背后会有10倍的人对你的企业不满，但是只有4的人会向你说。

因此，有效处理客户的投诉，能有效地为你的企业赢得客户的高度忠诚。

2.满意度的检测指标

客户满意度的检测指标是客户的期望值和服务感知之间的差距。

客户满意度的另外一个检测指标是服务质量的五大要素：

有形度、同理度、专业度、反映度、信赖度。

而客户投诉在很多时候是基于服务质量的五大要素进行的，因此，对客户投诉进行分类，很多投诉都可以归入这“五度”中，即对有形度、同理度、专业度、反映度、信赖度等“五度”的投诉。

3.投诉对企业的好处

◆有效地维护企业自身的形象

从美国白宫全国消费者调查统计发现：

不投诉的客户有9会回来，投诉没有解决的客户有19会回来，投诉没有得到解决但还会回来，是什么原因呢？

客户有受尊重的需求，投诉尽管没有得到解决，但他受到了企业的重视。

例如你对餐馆菜的质量不满意，什么也没说结完账就走了，以后再也不会来了，而有些客人则会提出菜炒得太咸或环境太差，服务员则会解释：

“可能您的口味比较淡，我下次给您推荐一些口味比较清淡的菜；

环境以后也会改变，很快要进行装修。

谢谢您提出的宝贵意见。

”实际上这位客人的问题没有得到解决，但是他可能还会再来吃饭，因为他受到了重视，所以，投诉没有得到解决的人比不投诉的人回来的比率会高出10个百分点。

投诉得到解决的会有54的客户会回来，继续在这家企业里消费，有46的人不会再回来，而投诉被迅速得到解决的，有82的客户愿意继续在这家企业消费，有18的人不会再回来。

这个调查统计分析说明，企业需要客户投诉。

客户投诉的意义就在于有效地处理客户的投诉，把投诉所带来的不良影响降到最低点，从而维护企业自身的高大形象。

◆挽回客户对企业的信任

也许企业的产品有问题，会有投诉，但如果有很好地处理方法，最终会挽回客户对企业的信任。

【案例】

前些年，海尔集团推出一款“小小神童”洗衣机，推出时，它的设计存在着一些问题，当时这款洗衣机的返修率是相当高的。

海尔调集了大量的员工，承诺客户“接到投诉电话以后，24小时之内上门维修”，很多客户的洗衣机都是经过海尔连续三四次甚至5次的上门维修才解决问题的，如此高的返修率，客户是否会非常不满呢？

很多客户反映说：

“任何新的产品都会存在这样或那样的问题，但对海尔的服务，我们是满意的。

”因为他们看到了一家企业对客户的尊重和重视。

海尔正是重视客户的投诉，才使得消费者继续保持了对海尔品牌的信任，这也是海尔在今天能成为一家国际性大企业的重要原因。

如果一家企业不能有效地处理投诉问题，他们就不可能把投诉所带来的不良影响降低到最低点，反而会扩大。

2001年，日本三菱公司发生了一起投诉案：

成都有人开三菱公司生产的“帕杰罗”越野车，因为故障导致车祸，有一个人快成植物人了，所以投诉三菱公司。

三菱公司对这件事的处理态度是很消极的，首先要求把汽车运回日本鉴定，中国企业鉴定车的问题不算数，必须由日本来鉴定，看是不是汽车的原因。

这件事情前后拖了很长时间，各大媒体纷纷把矛头指向了三菱公司，电视台也专门进行了采访，采访的时候三菱公司主管的态度也很消极，说无可奉告，始终不愿意承认。

最终这个投诉是怎么解决的呢？

三菱在中国召回了所有的“帕杰罗”越野车，承诺对所有的“帕杰罗”越野车进行零件更换，整个投诉事件的处理用了很长时间，对企业信誉带来了很大的不良影响。

可见，企业如果不能正确处理客户的投诉，对企业的带来的损失是难以估量的。

◆及时发现问题并留住客户

有一些客户投诉，实际上并不是抱怨产品或者服务的缺点，而只是向你讲述对你的产品和服务的一种期望或是提出了他们真正需要的是一种什么样的产品，这样的投诉，会给企业提供一个发展的机遇。

像美国的“戴尔”，在ＩＴ笔记本电脑市场竞争这么激烈的情况下，依然能做得那么出色，正是因为它提供给客户一个更好的营销手段——客户定制。

二、客户投诉的原因分析

1.客户离开的原因

图

（1）客户为什么离开

经过统计发现顾客离开的原因是：

一部分顾客觉得产品太贵所以离开；

一部分顾客觉得产品质量太差而离开；

而最多的投诉原因是基于服务太差才离开的。

目前，我们是不是也存在售后服务态度上的问题？

很多客户投诉也都源于这些态度。

因此，我们当前需要重点解决的依然是服务技巧问题。

2.客户投诉产生的过程

图

（2）客户投诉产生的过程

找上门来只是最终投诉的结果，实际上投诉之前就已经产生了潜在化的抱怨，即产品或者服务存在某种缺陷。

潜在的抱怨随着时间推移就会逐渐地变成显在化抱怨，而显在化抱怨即将转化为投诉。

比如客户购买了一部手机，老掉线，这时还没有想到去投诉，但随着手机问题所带来的麻烦越来越多，就变成显在化抱怨，显在化抱怨变成了潜在投诉，最终看到的是投诉。

3.客户投诉产生的原因

◆商品质量问题

◆售后服务维修质量

◆客户服务人员工作的失误

◆店员及其他工作人员的服务质量问题

◆顾客对企业经营方式及策略的不认同

◆顾客对企业的要求或许超出企业对自身的要求

◆顾客对企业服务的衡量尺度与企业自身的衡量尺度不同

◆顾客由于自身素质修养或个性原因，提出对企业的过高要求而无法得到满足

当顾客购买商品时，对商品本身和企业的服务都抱有良好的愿望和期盼值，如果这些愿望和要求得不到满足，就会失去心理平衡，由此产生的抱怨和想"

讨个说法"

的行为，这就是顾客的投诉。

三、正确地处理客户投诉的原则

1.先处理情感，后处理事件

美国有一家汽车修理厂，他们有一条服务宗旨很有意思，叫做“先修理人，后修理车”。

什么叫“先修理人，后修理车”呢？

一个人的车坏了，他的心情会非常不好，你应该先关注这个人的心情，然后再关注汽车的维修，“先修理人，后修理车”讲的就是这个道理。

可是这个道理很多服务代表都忽略了，往往是只修理车，而不顾人的感受。

因此正确处理客户投诉的原则，首要的就是“先处理情感，后处理事件”。

2.耐心地倾听顾客的抱怨

分析顾客抱怨的原因。

比如，一个顾客在某商场购物，对于他购买的产品基本满意，但是他发现了一个小问题，提出来替换，但是售货员不太礼貌地拒绝了他，这时他开始抱怨，投诉产品质量。

但是事实上，他的抱怨中，更多的是售货员服务态度问题，而不是产品质量问题。

只有认真听取顾客的抱怨，才能发现其实质性的原因。

一般的客户投诉多数是发泄性的，情绪都不稳定，一旦发生争论，只会更加火上加油，适得其反。

真正处理客户投诉的原则是：

开始时必须耐心地倾听客户的抱怨，避免与其发生争辩，先听他讲。

3.想方设法地平息顾客的抱怨

由于顾客的投诉多数属于发泄性质，只要得到店方的同情和理解，消除了怨气，心理平衡后事情就容易解决了。

因此，作为一名营业员，在面对顾客投诉时，一定要设法搞清楚客户的怨气从何而来，以便对症下药，有效地平息顾客的抱怨。

正确及时解决问题。

对于顾客的抱怨应该及时正确地处理，拖延时间，只会使顾客的抱怨变得越来越强烈，顾客感到自己没有受到足够的重视。

例如，顾客抱怨产品质量不好，企业通过调查研究，发现主要原因在于顾客的使用不当，这时应及时地通知顾客维修产品，告诉顾客正确的使用方法，而不能简单地认为与企业无关，不予理睬，虽然企业没有责任，这样也会失去顾客。

如果经过调查，发现产品确实存在问题，应该给予赔偿，尽快告诉顾客处理的结果。

4.要站在顾客的立场上来将心比心

漠视客户的痛苦是处理客户投诉的大忌。

非常忌讳客户服务人员不能站在客户的立场上去思考问题。

服务人员必须站在顾客的立场上将心比心，诚心诚意地去表示理解和同情，承认过失。

因此，对所有的客户投诉的处理，无论已经被证实还是没有被证实的，都不是先分清责任，而是先表示道歉，这才是最重要的。

5.迅速采取行动

体谅客户的痛苦而不采取行动是一个空礼盒。

比如：

“对不起，这是我们的过失”，不如说“我能理解给您带来的麻烦与不便，您看我们能为您做些什么呢？

”客户投诉的处理必须付诸行动，不能单纯地同情和理解，要迅速地给出解决的方案。

四、客户投诉的处理技巧

当你坐在你的座席开始接听客户来电时，你的语言应该从“生活随意型”转到“专业型”。

你在家中，在朋友面前可以不需经过考虑而随心所欲地表达出来个人的性格特点。

在工作环境中就必须养成适合的修辞、择语与发音的习惯表达的逻辑性.咬词的清晰与用词的准确应该媲美于播音员，但播音员大部分时间不是照稿宣读就是养成一种面向广大听众的统一表达方式。

作为座席代表，你面对的是每一个各不相同的来电者，个性、心境、期望值各不相同的个体。

你既要有个性化的表达沟通，又必须掌握许多有共性的表达方式与技巧。

下面举一些例子。

这其中的语言运用虽然要表达的意思差不多，但由于表达的方式不一样而会使客户产生不同的感觉从而影响其与作为沟通另一方的你及你所代表的企业的关系。

1、选择积极的用词与方式

在保持一个积极的态度时，沟通用语也应当尽量选择体现正面意思的词。

比如说，要感谢客户在电话中的等候，常用的说法是“很抱歉让你久等”。

这“抱歉久等”实际上在潜意识中强化了对方“久等”这个感觉。

比较正面的表达可以是“非常感谢您的耐心等待”。

如果一个客户就产品的一个问题几次求救于你，你想表达你让客户真正解决问题的期望，于是你说，“我不想再让您重蹈覆辙”。

干吗要提醒这个倒霉的“覆辙”呢？

你不妨这样表达：

“我这次有信心这个问题不会再发生”。

是不是更顺耳些？

又比如，你想给客户以信心，于是说“这并不比上次那个问题差”，按照我们上面的思路，你应当换一种说法:

“这次比上次的情况好”，即使是客户这次真的有些麻烦，你也不必说“你的问题确实严重”，换一种说法不更好吗:

“这种情况有点不同往常”。

你现在可以体会出其中的差别了？

下面是更多的例子：

习惯用语：

问题是那个产品都卖完了

专业表达：

由于需求很高，我们暂时没货了

你怎么对我们公司的产品老是有问题

看上去这些问题很相似

我不能给你他的手机号码

您是否向他本人询问他的手机号

我不想给您错误的建议

我想给您正确的建议

你没有必要担心这次修后又坏

你这次修后尽管放心使用

2、善用“我”代替“你”

有些专家建议，在下列的例子中尽量用“我”代替“你”，后者常会使人感到有根手指指向对方。

习惯用语:

你的名字叫什么？

请问，我可以知道你的名字吗？

你必须……

我们要为你那样做，这是我们需要的。

你错了,不是那样的!

对不起我没说清楚，但我想它运转的方式有些不同。

如果你需要我的帮助，你必须……

我愿意帮助你，但首先我需要……

你做的不正确……

我得到了不同的结果。

让我们一起来看看到底怎么回事。

听着，那没有坏，所有系统都是那样工作的。

那表明系统是正常工作的。

让我们一起来看看到底哪儿存在问题。

注意，你必须今天做好！

如果您今天能完成，我会非常感激。

当然你会收到.但你必须把名字和地址给我。

当然我会立即发送给你一个，我能知道你的名字和地址吗？

你没有弄明白，这次听好了。

也许我说的不够清楚，请允许我再解释一遍。

3、在客户面前维护企业的形象

如果有客户一个电话转到你这里，抱怨他在前一个部门所受的待遇，你已经不止一次听到这类抱怨了。

为了表示对客户的理解，你应当说什么呢？

“你说得不错，这个部门表现很差劲”，可以这样说吗？

适当的表达方式是“我完全理解您的苦衷”。

另一类客户的要求公司没法满足，你可以这样表达:

“对不起，我们暂时还没有解决方案”。

尽量避免不很客气的手一摊（当然对方看不见）：

“我没办法”。

当你有可能替客户想一些办法时，与其说“我试试看吧”，为什么不更积极些：

“我一定尽力而为”。

如果有人要求打折、减价，你可以说:

“如果您买10台，我就能帮你。

”而避免说“我不能，除非”。

客户的要求是公司政策不允许的。

与其直说“这是公司的政策”不如这样表达:

“根据多数人的情况，我们公司目前是这样规定的”。

如果客户找错了人，不要说“对不起，这事我不管”，换一种方式：

“有专人负责，我帮您转过去”。

另外，方言中有一些表达方式应用在普通话中时就会不妥当。

比如“一塌糊涂”、“不会啦”等上海或港粤台味道的表达，不应带到普通话的规范表达中。

语言表达技巧也是一门大学问，虽然现在提倡个性化服务,但如果我们能提供专业水准的个性化服务,相信会更增进与客户的沟通,不要认为只有口头语才能让人感到亲切.我们对表达技巧的熟练掌握和娴熟运用，可以在整个与客户的通话过程中体现出最佳的客户体验与企业形象。