总账管理系统日常业务处理Word格式文档下载.docx

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（转账支票号ZZW001）借：

银行存款/中行存款（100202）82750

实收资本（3101）82750

（4）8日，供应部白雪采购原纸10吨，每吨5000元，材料直接入库，货款以银行存款支付。

（转账支票号ZZR001）

原材料/生产用原材料（121101）50000

银行存款/工行存款（100201）50000

（5）

99600元，用以偿还前欠货款。

12日，销售二部宋佳收到北京世纪学校转来一张转账支票，金额

转账支票号ZZR002）

银行存款/工行存款（100201）99600

应收账款（1131）99600

（6）14日，供应部白雪从南京多媒体研究所购入“管理革命”光盘100张，单价80元，货税款暂欠，

商品已验收入库。

（适用税率17%）

8000

9360

库存商品（1243）

应交税金/应交增值税/进项税额（21710101）贷：

应付账款（2121）

16日，总经理办公室支付业务招待费1200元。

（转账支票号ZZR003）

管理费用/招待费（550205）1200

银行存款/工行存款（100201）

【操作指导】

以“马方”的身份注册进入总账系统。

1.凭证管理

填制凭证

增加凭证—输入一张完整的凭证（业务1）

（1）执行“凭证”|“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。

（2）单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。

（3）选择凭证类型“付款凭证”；

输入制单日期“2003/01/02”；

输入附单据数“1”。

（4）输入摘要“购办公用品”；

输入科目名称“5501”，借方金额“200”，回车；

摘要自

动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“200”。

（5）单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！

”信息提示框，单击“确定”按钮。

•采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。

*凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。

*正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。

每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。

*科目编码必须是末级的科目编码。

*金额不能为“零”；

红字以“一”号表示。

*可按=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

增加凭证—输入凭证的辅助核算信息（业务2――业务9）

在凭证填制过程中，若某科目为“银行科目”、“外币科目”、“数量科目”、“辅助核

算科目”，输完科目名称后，则须继续输入该科目的辅助核算信息。

银行科目（业务2）

（1）在填制凭证过程中，输完银行科目“100201”，弹出“辅助项”对话框。

（2）输入结算方式“201”，票号“XJ001”，发生日期“2003/01/03”，单击“确认”按钮。

（3）凭证输完后，单击“保存”按钮，若此张支票未登记，则弹出“此支票尚未登记，是否登记？

”对话框。

（4）单击“是”按钮，弹出“票号登记”对话框。

（5）输入领用日期“2003/01/03”，领用部门“财务部”，姓名“王晶”，限额“10000”，用途“备用金”，单击“确定”按钮。

•选择支票控制，即该结算方式设为支票管理，银行账辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有记录。

夕卜币科目（业务3）

（1）在填制凭证过程中，输完外币科目“100202”，输入外币金额“10000”，根据自动

显示的外币汇率“8.275”，自动算出并显示本币金额“82750”。

（2）全输完后，单击“保存”按钮，保存凭证。

•汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。

如使用变动汇率，汇率栏中显示最近一次

汇率，可以直接在汇率栏中修改。

数量科目（业务4）

（1）在填制凭证过程中，输完数量科目“121101”，弹出“辅助项”对话框。

（2）输入数量“10”，单价“5000”，单击“确认”按钮。

辅助核算科目客户往来（业务5）

（1）在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1131”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入客户“世纪学校”，业务员“宋佳”，发生日期“2003/01/12”。

（3）单击“确认”按钮。

注意：

•如果往来单位不属于已定义的往来单位，则要正确输入新往来单位的辅助信息，系统

会自动追加到往来单位目录中。

辅助核算科目—供应商往来（业务6）

（1）在填制凭证过程中，输完供应商往来科目“2121”，弹出“辅助项”对话框。

⑵选择输入供应商“多媒体研究所”，业务员“白雪”，发生日期“2003/01/14”。

辅助核算科目部门核算（业务7）

（1）在填制凭证过程中，输完部门核算科目“550205”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入部门“总经理办公室”，单击“确认”按钮。

辅助核算科目个人往来（业务8）

（1）在填制凭证过程中，输完个人往来科目“1133”，弹出“辅助项”对话框。

⑵选择输入部门“总经理办公室”，个人“肖剑”，发生日期“2003/01/18”。

注意:

•在输入个人信息时，若不输“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属的部门。

辅助核算科目项目核算（业务9）

（1）在填制凭证过程中，输完项目核算科目“410101”，弹出“辅助项”对话框。

（2）选择输入项目名称“普通打印纸-A4”，单击“确认”按钮。

•系统根据数量X单价自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。

查询凭证

（1）执行“凭证”I“查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。

（2）选择输入查询条件，单击“辅助条件”按扭，可输入更多查询条件。

（3）单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。

（4）双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。

修改凭证（可选做）

（2）单击“查询”按钮，输入查询条件，找到要修改的凭证。

（3）对于凭证的一般信息，将光标放在要修改的地方，直接修改；

如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。

（4）单击“保存”按钮，保存相关信息。

•未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改；

已审核的凭证应先取消审核后，再进行修改。

♦若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。

•若选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。

•如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不

影响“支票登记簿”中的内容。

*外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行

修改。

冲销凭证（可选做）

⑴在“填制凭证”窗口，执行“制单”I“冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框。

（2）输入条件：

选择“月份”、“凭证类别”；

输入“凭证号”等信息。

（3）单击“确定”按扭，系统自动生成一张红字冲销凭证。

*通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

*制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的兰字凭证进行补充。

删除凭证（可选做）

作废凭证

（1）先查询到要作废的凭证。

⑵在“填制凭证”窗口中，执行“制单”|“作废/恢复”命令。

（3）凭证的左上角显示“作废”，表示该凭证已作废。

意：

*作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。

*作废凭证不能修改，不能审核。

•在记账时，已作废的凭证应参与记账，否则月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。

«

账簿查询时，查不到作废凭证的数据。

4若当前凭证已作废，可执行“编辑”|“作废恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。

整理凭证

⑴在“填制凭证”窗口中，执行“制单”|“凭证删除/整理”命令，打开“选择凭证

期间”对话框。

（2）选择要整理的“月份”。

（3）单击“确定”按钮，打开“作废凭证表”对话框。

（4）选择真正要删除的作废凭证。

（5）单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除并对剩下凭证重新排号。

•如果作废凭证不想保留时，则可以通过“凭证删除/整理”功能，将其彻底删除，并对未

记账凭证重新编号。

-只能对未记账凭证作凭证整理。

*已记账凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

出纳签字

更换操作员

（1）在“总账系统”的初始窗口，执行“系统”|“重新注册”命令，进入“注册总账”

窗口。

（2）以“王晶”的身份重新注册总账系统，单击“确定”按钮。

*凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人，也可以为同一个人。

*按照会计制度规定，凭证的填制与审核不能是同一个人。

•在进行出纳签字和审核之前，通常需先更换操作员。

（1）执行“凭证”|“出纳签字”命令，打开“出纳签字”查询条件对话框。

⑵输入查询条件：

单击“全部”单选按钮，输入月份“2003.01”。

（3）单击“确认”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口。

（4）双击某一要签字的凭证或者单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口。

⑸单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人姓名。

（6）单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。

•涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。

•凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。

•凭证签字并非审核凭证的必要步骤。

若在设置总账参数时，不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”，则可以不执行“出纳签字”功能。

*可以执行“签字”1“成批出纳签字”功能对所有凭证进行出纳签字。

审核凭证

以“陈明”的身份重新注册总账系统。

（1）执行“凭证”I“审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。

（2）输入查询条件，单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。

（3）双击要审核的凭证或单击“确定”按按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。

⑷检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人姓名。

（5）单击“下张”按钮，对其他凭证签字，最后单击“退出”按钮。

*审核人必须具有审核权。

当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时，还需要有对制单人所制凭证的审核权。

*作废凭证不能被审核，也不能被标错。

*审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除，已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。

凭证记账

记账

（1）执行“凭证”|“记账”命令，进入“记账”窗口。

（2）第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。

单击“下一步”按钮。

（3）第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。

如果不打印记账报告，单击“下一步”按钮。

（4）第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框，单击“确认”按钮，

系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。

登记完后，弹出“记账完毕”信息提示对话框。

（5）单击“确定”，记账完毕。

•第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

•上月未记账，本月不能记账。

*未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

♦作废凭证不需审核可直接记账。

•记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数

据，然后再重新记账。

取消记账

激活“恢复记账前状态”菜单

（1）在总账初始窗口，执行“期末”I“对账”命令，进入“对账”窗口。

（2）按Ctrl+H键，弹出“恢复记账前状态功能已被激活”信息提示框。

（3）单击“确定”按钮，单击“退出”按钮。

•取消记账后，一定要重新记账。

以“王晶”的身份重新注册总账系统。

现金日记账

（1）执行“出纳”|“现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条件”对话框。

（2）选择科目“1001现金”，默认月份“2003.01”，单击“确认”按钮，进入“现金日记账”窗口。

（3）双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。

⑷单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账，单击“退出”按钮。

银行存款日记账

银行存款日记账查询与现金日记账查询操作基本相同，所不同的只是银行存款日记账多

一结算号栏，主要是对账时用。

资金日报表

（1）执行“出纳”|“资金日报”命令，打开“资金日报表查询条件”对话框。

（2）输入查询日期“2003.01.03”。

选择“有余额无发生也显示”复选框。

（3）单击“确认”按钮，进入“资金日报表”窗口，单击“退出”按钮。

支票登记簿

（1）执行“出纳”|“支票登记簿”命令，打开“银行科目选择”对话框。

（2）选择科目：

工行存款“100201”，单击“确定”按钮，进入支票登记窗口。

（3）单击“增加”按钮。

⑷输入领用日期“2003.01.25”，领用部门“销售二部”，领用人“宋佳”，支票号“155”，预计金额“5000”,单击“保存”按钮，单击“退出”按钮。

*只有在结算方式设置中选择“票据管理标志”功能才能在此选择登记。

•领用日期和支票号必须输入，其他内容可输可不输。

*报销日期不能在领用日期之前。

*已报销的支票可成批删除。

3.账簿管理

辅助账的查询只介绍部门账，其他账簿查询同理。

查询基本会计核算账簿

（1）执行“账表”|“科目账”

（2）执行“账表”|“科目账”

（3）执行“账表”|“科目账”

|“总账”命令，查询总账。

|“余额表”命令，查询发生额及余额表。

|“明细账”命令，查询月份综合明细账。

部门账

部门总账

（1）执行“账表”|“部门辅助账”|“部门总账”|“三栏式总账”命令，进入“部门三栏总账条件”窗口。

（2）输入查询条件：

科目“550205招待费”，部门“总经理办公室”。

（3）单击“确定”按钮，显示查询结果。

（4）将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。

部门明细账

（1）执行“账表”|“部门辅助账”|“部门明细账”命令，进入“部门多栏明细账条件”窗口。

（2）选择科目“5502”，部门“总经理办公室”，月份范围“2003.01—2003.01”，分析方式“金额分析”，单击“确认”按钮，显示查询结果。

（3）将光标定在多栏账的某笔业务上，单击“凭证”按钮，可以联查该笔业务的凭证。

部门收支分析

（1）执行“账表”|“部门辅助账”|“部门收支分析”，进入“部门收支分析条件”窗口。

（2）第一步选择分析科目：

选择所有的部门核算科目，单击“下一步”按钮。

（3）第二步选择分析部门：

选择所有的部门，单击“下一步”按钮。

（4）第三步选择分析月份：

起止月份“2003.01—2003.01”，单击“完成”按钮，显示查

询结果。