行政部采购管理制度Word格式.docx
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5.2.5对于供应商提供的样品,在供应商允许的情况下,由需求部门负责封存后交予行政采购人员保存。
5.2.7需求单位应做好保密工作,不应将初步论证的结果向供应商透露。
6.0询价议价
通过货比三家模式进行操作。
6.1货比三家,是将同一批产品(或服务),同时向多家供应商询价、招(邀)标或谈判,
并结合质量、服务、价格、交货周期、结算方式、合作历史记录等因素进行综合评估,最后选择性价比高的供货商落实采购。
6.2因某些产品、服务的特殊性或公司已指定供应商,须由总经理审核、可豁免货比三
家手续。
此类经豁免的产品或服务,纳入《指定供应商产品/服务清单》。
该清单至少每
年评估、重新审批一次,保管期限至少三年。
6.3询价采购:
除指定供应商或特殊情况下经总经理批准豁免货比三家外,对所有申购总金额大于3000元(含)且小于10万元的产品或服务采购,需采取询价采购方式,并留下书面的询价比价记录。
对于申购总金额小于3000元的采购,暂不强制要求留下书面的询价比价记录。
6.3.1申购审批环节确认为询价采购的,采购人员需在《合格供应商名册》中选择三家或以上供应商,通过询价、议价、比价(除研发阶段的小批量试产、打样允许口头询价外,其他需对方传真有盖章的报价单),填写《供应商比价表》供应商报价单作为附件,按审批权限进行审批。
审批后的《供应商比价表》的扫描件在采购人员发起“采购合同盖章申请”时以附件形式上传。
前述经审批的询价比价记录,需按日期予以编号、订装,保管期限至少三年。
供应商提供报价产品(或服务)的规格与申购规格不同时,采购人员需要与申购部门确认。
6.3.2采购人员可以根据市场价格变动频率,对需采购的常规产品或服务进行分类,并按类别设置询价比价记录的有效期限,由总经办主任审核,总经理签批后正式生效,抄送审计部门备案。
在前述有效期限内,如有相同产品或服务的采购,可以直接复印前次
《供应商比价表》,按审批权限进行审批并实施采购。
6.4招(邀)标采购:
除指定供应商或特殊情况下经公司总经理批准豁免货比三家外,
对所有申购总金额大于10万元(含)的产品或服务采购,需采取招(邀)标采购方式确定供应商。
6.5采取何种采购方式,由采购人员在申购审批环节按上述规定进行对应选择,并按审
批权限进行审批。
如因特殊情况(如采购需求时限紧急等),不能按上述指定方式采购,采购人员需在申购阶段注明原因,并按特别授权处理,即由正常审批权限的上一级领导进行审批。
7.0供应商管理
行政部门统筹负责供应商的管理,定期进行供应商的评估。
7.1供应商开发7.1.1采购人员负责供应商开发工作。
7.1.2需求部门、技术部负责协同进行对供应商及其产品的鉴定和评价。
7.2供应商选择标准
公司指定供应商筛选标准包含如下:
7.2.1质量水平。
包括:
(1)物料来件的合格率;
(2)质量保证体系;
(3)样品质量;
(4)
对质量问题的处理。
7.2.2交货能力。
(1)交货的及时性;
(2)扩大供货的弹性;
(3)样品的及时性;
(4)增、减订货的批应能力。
7.2.3价格水平。
(1)优惠程度;
(2)消化涨价的能力;
(3)成本下降空间。
7.2.4技术能力。
(1)工艺技术的先进性;
⑵后续研发能力;
(3)产品设计能力;
⑷技术问题的反应能力。
725后援服务。
(1)零星订货保证;
(2)配套售后服务能力。
7.2.6公司实力。
(1)公司规模;
(2)公司资质;
(3)经营团队;
(4)员工素质。
7.2.7现有合作状况。
(1)合同履约率;
(2)合作年限;
(3)合作融洽关系。
7.3供应商选择办法7.3.1对每类物料,由采购部经市场调研后,各提出3-6家候选供应商名单。
7.3.2经对各候选供应商逐条对照10.2标准打分,并计算出总分排序后决定取舍,提
7.3.3
供《供应商资料》和《供应商基本调查表》。
确定候选供应商后,由采购人员,必要时连同上级领导对候选供应商进行实地调
查。
7.3.5
对选定的供应商,公司与之签订长期供应合作协议,在该协议中具体规定双方的
权利与义务、双赢互惠条件。
7.3.6采购人员负责组织每半年对列入供应商名录中的供应商进行评估,不合格的解除
长期供应合作关系。
11.1《供应商比价表》
供应商比价表
日期:
序号
供应商
是否通过合格供应商评审
联系人及电话
产品名称
规格型号
数量
单价金额
税率
含税总金额
备注
综合评估:
注:
无法货比三家的理由:
A《指定供应商名册》上的产品或服务;
B、公司董事长批准豁免货比三家;
C、《合格供应商名册》内以及
周边市场无法找到三家或以上的供应商。
制表(采购人员):
审核(部门负责人):
审批(总经理):
11.2《开标、评标记录表》
投标单位名称
企业资质审核(A)
技术、服务能力审核(B)
是否建议(打“/'
)建议的原因
1
标准1:
标准2:
标准3:
标准1得分:
A1
标准2得分:
A2
标准3得分:
A3
标准1标准2标准3
B1标准2得分:
B2标准3得分:
B3
2
3
招标项目:
开标时间:
(1)本表需评标人每人一份。
(2)评标标准需在编制招标文件时拟订,由招标小组组长最终确定。
评标人签名:
小组组长签名:
期:
11.3《综合评分汇总表》
序号
投标单位名称
投标单位法人或委托代理人(需授权)
企业资质审核得分
(A(占15%
技术、服务能力审核得分
(B)(占25%
总报价
(元)
总报价得分
(C)(占60%
加权得分
中标排序
刀A1/N标准2得分:
刀A2/N标准3得分:
刀A3/N小计:
A=(刀A1+刀A2+刀
A3)/N
刀B1/N
刀B2/N
刀B3/N
小计:
B=(EB1+EB2+EB3)/N
C
15%A+25%B+60%(
刀A3/N
刀B1/N标准2得分:
刀B2/N标准3得分:
4
备注:
刀A1为各位评标人对A项中标准1评分的分值之和;
N为参与评标的人数。
参评人员联合签名:
11.4
深圳市阳光博睿教育技术有限公司
采购订单(模板)
物品名称
规格
单
位
数
量
单价
总价
XXX
XXXXXXXXXX
(X张
170
2.65000
Y450.50
合计(含17%曾值税)
Y450.00
货款总额(大写)
肆佰伍拾元
交货日期
X年X月X日前交货
交货地点
深圳南山咼新中四道龙泰利科技大厦6楼601室
付款方式
月结30天
服务承诺
按照样品生产。
违约责任
如果质量有问题阳光博睿公司有权要求退货,换货。
参数
按提供的《设计源文件》的要求生产。
传真:
直:
/、•
传
0755-XXXXXXXX
供方:
需方:
XXXXXXXXXXXXX
深圳市阳光博睿教育技术有限公司
地址:
XXXXXX
深圳南山高新中四道龙泰利科技大厦
楼601室
联系人:
(签字盖章
后回传)
11.5《采购合同盖章及预付款流程》
说明:
请将采购申请流程关联此流程一同发起。
供应商名称
物料/物品名称
数量
税点
总金额(元)
付款条件
付款方式:
,付款方式为预付款时,请填写预付比例:
,合计元
部门领导
分管领导
总经理
财务会计
财务中心
法务
董事长
印章管理员
流程设置如下,详细请参照0A系统的模板流程《采购合同盖章及预付款流程》:
1、未超过3000元:
发起人-->
部门负责人-->
总经理-->
会计-->
财务中心->
法务-->
印章管理员、出纳
2、超过3000元:
财务中心-->
董事长(超过10000元或未按已审批的请购计划)-->
11.6《反商业贿赂协议书(模板)》
甲方:
深圳市阳光博睿教育技术有限公司乙方:
为了维护甲、乙双方正常的业务关系和市场秩序,加强廉洁合作,确保合作业务高效优质完成,
甲、乙双方除严格遵守中华人民共和国国家工商行政管理局《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》、
《中华人民共和国反不正当竞争》、《中华人民共和国刑法》等有关禁止商业贿赂行为规定外,经充分协商,双方达成如下协议,以资共同遵守:
一、甲方责任
1、甲方有责任对甲方人员进行防范和处理商业贿赂的教育。
2、若甲方员工要求乙方给予其任何形式的不正当利益,乙方必须及时投诉,并提供相关证据给甲方,经甲方查实后作出处理,并为乙方保密。
对于乙方的协助,甲方将根据情况给予乙方更多的商业合作机会。
3、对于乙方举报甲方人员违规的情况,甲方应及时进行调查、处理和反馈。
二、乙方责任
1、乙方保证乙方及其员工不以金钱方式(包括但不限于支付现金,赠与银行卡,赠与有价证券,如购物卡、提货单、娱乐场所会员卡、打折卡、代币券证券)贿赂甲方的业务人员、高管人员等与合同履行相关的人员(下称“合同履行相关人员”)。
2、乙方保证乙方及其员工不以实物方式(包括但不限于赠送或出借录像摄像设备、家电设备、健身器材、汽车、住房等实物)贿赂甲方的合同履行相关人员。
3、乙方保证乙方及其员工不以消费方式(包括但不限于宴请、娱乐消费、旅游、国内或国外考察等方式)贿赂甲方的合同履行相关人员。
4、乙方保证乙方及其员工不以其他任何方式(包括但不限于以朋友名义提供各种好处、活动抽奖、赌博中故意输钱、性贿赂等方式)贿赂甲方的合同履行相关人员。
、违约责任
若乙方违反上述任一约定,甲方有权随时解除与乙方的一切合同业务且不被认为是违约行为。
在赔偿甲方实际损失的同时,甲方有权要求乙方支付合同总金额的300皿不低于人民币1万元的金额作为乙方的违约金,并保留随时向法院诉请乙方赔偿甲方的一切名誉及商业损失的权利。
同时,在10年内,乙方不得参与甲方及其关联公司的业务。
四、其它事项。
本协议一式二份,双方各执一份,自签字盖章之日生效。
本协议作为甲、乙双方自愿签订的法律文件,在签订协议之日起10年内,甲乙双方对相关贿赂行为有权追究。
不论双方业务合同是否签订、生效或履行完毕或被宣布无效,均不影响本协议的效力。
乙方:
法定代表人/授权代表人签字:
11.7
《新项目性采购需求审批表》
申请人:
XXX部门:
XXXX日期:
XXXX-XX-XX单据编号:
XXXX
项目名称:
项目概况:
项目需求采购清单(包括品牌、技术参数、规格型号、数量、预算金额等)
采购物品总预算:
要求交货时间:
测试单位
(
需
求
)
填
写
其它情况说明:
申请部门负责人
技术部门
米购
总经办
发起此申请单时请附上经审批后的新项目立项方案。
11.8
《新项目性采购样品测试报告》
在测试完毕后,由测试负责人在2个工作日内发起《新项目性采购样品测试报告
测试单位填写
需求单位
》(固定模板),总经理审批通过后由总经办采购实施后续采购环节。
新供应商所提供资料
需提供资料:
营业执照扫描件、税务登记扫描件、组织机构代码证扫描件、股东及主要成员名单盖章版扫描件(附件一)、相关项目合同扫描件、独家供应商或品牌所有者资料(如果有的话请提供)、供应商基本情况调查表盖章版扫描件(附件二)。
附件一:
证明(样板)
兹证明XX先生(女士)、XX先生(女士)两位为我司股东;
XX先生(女
士)为我司监事,XX先生(女士)为我司执行(常务)董事,XX先生(女
士)为我司总经理。
特此证明。
公司名称(盖章):
XX有限公司日期:
XX年XX月XX日
附件二:
供应商基本情况调查表
编号:
考察公司
经办人
考察时间
年月日
考察对象办公地址
考察对象负责人确认(签名盖章)
考察对象情况
(1)企业类型及法人代表:
注册资金:
(2)营业执照年检情况:
产品生产许可证情况:
(3)公司办公规模及员工数量:
厂区规模及生产能力:
(4)上一年度产值(营业额):
今年当前订货量及存货量:
(5)厂区设备情况:
现场质量表现:
(6)主要原材料或外购件来源:
社会信用等级:
(7)ISO管理体系认证
(8)公司资质:
(9)售后服务机构设置情况:
全国分支机构设置情况:
(10)公司技术研发能力:
(11)下订后到货时间及供货区域:
(12)企业主要荣誉:
(13)产品主要业绩及获奖情况:
工程实例考察
工程案例或合同:
供货规模及质量状况:
综合评述
参与考察部门
考察人意见及签名
考察人员要认真、公正,填写字迹端正,考察结果真实可靠;
综合评述要确定是否合格,并请考察对象负责人确认;
附被考察单位提供的相应资料(加盖被考察单位公章并注明与原件一致)