学校办公室管理系统课程设计.docx

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学校办公室管理系统课程设计

西安文理学院

计算机科学系

课程设计报告

设计名称：

软件课程设计

设计题目：

软件学院办公室办公系统

专业：

软件工程

班级：

09级1班学号：

14102090107

姓名：

指导教师（职称）：

（副教授）

成绩：

课程设计期限：

2012.至2012

软件学院办公室办公管理系统

摘要：

该系统为软件学院办公室办公管理系统，包含系统管理，注册管理，个人办公管理，收发文件管理等模块。

该系统以Asp为开发平台，数据库采用了Microsoft推出的Access数据库。

整个系统操作简便、接口友好﹑灵活﹑实用并且安全，主要完成了对管理员﹑使用者﹑文件等信息的管理，并实现了文件的发送和文件的接收的全面自动化。

具有良好的系统性能以及友好的用户界面，且便于使用和维护，系统尽可能简化管理员的重复工作，提高工作效率，简化数据查询、降低统计难度。

关键字：

办公室办公系统；查询；Access；Asp

第一章概述

1.1办公室办公系统概要

1.1.1系统开发前提

目前，随着网络技术的飞速发展，各行各业都在追求信息化，以防在信息时代落伍，而普通高校也如此，办公自动化是高校教师获得交流和沟通的一个重要渠道。

因此一个健全的办公管理系统就必不可少，办公管理系统的使用大大的提高了办公室的工作效率，很好的节省了大量的人力、物力和财力资源。

管理信息系统的开发是一个开发周期长、技术要求高、影响因素多的复杂系统工程，因此制定一个完善、可行、合理的开发计划，不仅是系统开发成功的保证，而且可以提高效率、节省时间、降低成本。

1.1.2系统开发目的

过去，由于人们对信息管理的主要方式是基于文本、表格等纸质的手工处理之上的，而用手工进行办公管理存在多种弊端，其中包括收发文件比较麻烦，教师之间的交流和沟通也比较麻烦：

当需要教师之间的交流时就必须两教师在一起面对面的沟通，这样就需要花费大量的时间。

当有时文件的信息处理工作量大，容易出错或者说由于数据繁多，容易丢失，且不易查找。

总的来说缺乏系统、规范的管理手段人们操控起来是很困难的；因此，使用电子化的管理手段将是大势所趋，建立一个办公管理系统也是对一些管理部门提高工作效益的有效手段。

系统能够合理高效地利用办公资源，使得办公管理更加的科学合理。

教师在办公室之间的交流更加的方便，教师只要在办公室就可以和别的教师那个相应的沟通和交流，这样子就节省了大量的不必要的时间，提高了工作效率，还减轻了教师之间的工作负担。

1.2办公管理系统需求分析

1.2.1现行业务描述

对于一个办公室办公管理系统来说，文件的查询及数据的维护管理是其中的核心环节。

在现现行的办公管理中存在几个共同的问题：

1.收发的东西种类过多，数据庞大；这是几乎所有办公系统都会遇到的共同问题，各种不同种类的办公系统为这些文件的收发造成了很大的弊端，所以在进行维护时也增加了很多的难题，对这些数据的反复输入，往往造成庞大的工作量和较低的效率。

2.文件数据的收发困难，每天的都有新的文件和信息需要接受，考虑到教师在何时发过信息文件、何时这些文件将会过期，各项数据的汇总和统计情况必须由管理员统计上报，过期或者作废的信息要经过删除，以免占用资源空间。

3.文件在收发过程中可能会出问题和漏洞；在收发过程中难免此类现象的发生，如何及时发现及事后对收发失败信息进行处理和更新也是个需要解决的问题。

4.系统反应慢不能准确的收发文件信息；经常有发送信息者发送超时的情况发生，对此类问题的信息提示也是办公管理系统工作中必须解决的问题之一。

1.2.2存在问题和问题解决方案

我们学院的办公管理工作上基本是以手工方式进行，工作起来效率很低，并且不能及时的收发各类所需要的信息，进教室之间的交流麻烦等等，不便于动态及时地浏览文件信息，以便更好地适应当前教师的办公需求。

手工管理还存在这许多弊端，由于不可避免的人为因素，经常造成文件数据的遗漏、误报。

计算机信息化管理有着储存信息量大、速度快等许多优点，提供给我们的处理信息及时快捷，同时也提高了我们工作人员的自身素质。

基于以上的对问题的分析，利用计算机给我们提供信息，及时地调整我院办公室办公系统结构，并且对教师们的之间的沟通和交流过程形成一整套动态的管理就十分必要了。

办公室办公系统的建立，需要进行用户的需求调查与分析，以确定系统目标，提出解决问题的详细方案，这是系统建设的重要环节。

我们学院是刚刚成立的一个学院，因此办公的规模不是很大，相对于别的办公规模我们学院的规模是比较小的。

但是也必须有一套完整的办公管理软件，记录着完整的办公信息，功能上对系统的需求是全面的。

因此对用户的需求可分为几个方面：

一方面是用户也就是教师通过计算机来收发之后的文件，在收发文件之后如果有文件过期或者作废之后你就需要将这些文件删除；二方面是学生们也能通过计算机来登录这个系统给老师们发东西，比如说给老师的工作情况突出建议，图书，来确定自已需要的，老师就可以在系统中看见学生所提出的建议；另一方面是所有的办公人员都可以准确实时的收发文件信息，不要出现延时、超时的现象发生。

1.2.3系统技术和功能可行性分析

通过对该办公系统的各个方面进行了具体的了解之后，现对我们学院开发的办公系统系统的可行性进行分析。

技术上可行：

该系统所需硬件设备，市场上销售且价格较低，甚至可以使用原有的设备；软件上，操作系统采用Windows系列操作系统，数据库管理系统采用MicrosoftAccess，开发平台和言语使用的是ASP。

管理上可行：

我们学院有一些的管理体制，每位学生和教师都必须先登录系统进行验证之后才能建立收发信信息文件，因此管理上可行。

另外，操作的可行性，这个系统开发完成之后要求界面容易操作，要求每个人都可以易用。

1.2.4系统优点

1.具有良好的系统性能，友好的用户界面；

2.较高的处理效率，便于使用和维护；

3.采用成熟技术开发，使系统具有较高的技术水平和较长的生命周期；

4.系统尽可能简化教师人员的工作流程，提高工作效率；

5.简化数据冗余、降低统计难度；

第二章设计简介及设计方案论述

2.1系统设计任务和原则

系统分析阶段的主要任务包括：

数据库设计（即数据存储文件的设计）、系统结构设计、系统流程设计、系统功能模块设计等。

系统设计的总原则是：

保证系统设计目标的视线，并在此基础上是技术资源的运用达到最佳。

系统设计中，应遵循以下原则：

系统性原则、可靠性原则、管理可接受性原则

数据库设计的目标：

1数据存储合理，要符合数据库设计的3个范式。

即：

表中每一个值都是院子项，只显示一次；表中每行都必须可以被唯一地区分；表中不会又多余的已存在其他表中包含的非关键字信息。

2数据对象的关系清晰明了，符合业务逻辑。

3保证数据的完整性。

4数据库系统该换时，原有的系统设计要便于转移，减少代码重写。

5维护方便。

2.2数据库设计

数据库采用了Microsoft推出的Access数据库，，这是微软集成到Office中的一个桌面数据库，能够快速方便的和Office的其他套件综合使用。

由于Access具有显著的简易性和有效性，大量的桌面数据库系统都采用Access作为后台数据库。

2.3系统功能模块

本系统包含登录模块，注册模块，文件管理模块，个人文件管理等模块，我主要负责其中的登录管理模块和注册的设计。

办公室办公管理系统模块主要包括：

办公人员登录、办公人员信息注册，主要实现个人文件的收发，发送文件的删除，个人文件的管理，包括查看收发的文件、以及搜索自己收发的文件等。

图2.1文件信息管理模块ER图

用户信息管理模块主要包括用户信息注册、个人信息修改与删除。

用户信息添加主要实现使用者相关信息的添加，在用户信息添加窗体中，管理员可以根据用户填入的相关信息，包括用户编号、用户姓名等相关信息进行审核。

用户信息修改主要实现用户个人相关信息的修改。

图2.2个人信息管理模块ER图

收发文件模块主要用于管理收发文件信息。

当使用者注册登录系统之后就可以给相关的部门发送文件，输入文件的编号，文件名，发送文件的人。

只需要在相关的地方填入相关的分人及文件信息就可以发送文件。

当发送成功之后，接受者登陆系统在自己的文件箱理就可以看见谁在什么时候给自己发送了信息。

图2.3发送文件管理模块ER图

系统管理模块包括：

增加用户和修改密码以及系统信息。

增加用户是用于添加系统的管理员和使用者，修改密码可以让管理员及使用者按照自己的意愿修改本人密码。

图2.4用户管理模块ER图

第三章详细设计

3.1系统功能简介

3.1.1系统模块功能描述

我主要完成的部分是用户注册与用户登录管理模块。

用户管理模块包括：

增加用户和修改密码以及系统信息。

增加用户是用于添加系统的管理员和使用者，修改密码可以让管理员及使用者按照自己的意愿修改自己的密码。

1.用户注册功能界面：

图3.1用户注册

2.用户登录管理界面：

图3.2用户登录管理

3．2模块功能

本系统包含登录管理，文件管理，个人信息管理等模块，我主要负责系统登录及用户注册模块的设计。

3.2.1系统结构

图3.3系统总体结构图

3.2.2数据库设计与实现

数据库中含有用户表、管理员表、文件表，接收文件表。

数据库设计使用主键约束各表自身的关系，同时使用外键联系各个表，系统数据库整体达到3NF，使系统的数据增加、删除、修改、查询等操作基本不会导致异常，已达到系统要求。

1.数据库各表的字段与数据类型：

表3-1系统管理员表：

字段名称

类型

说明

用户名

字符

主键

密码

字符

用户密码

权限

整型

用户权限

表3-2文件表：

字段名称

类型

说明

文件号

整型

主键

文件名

字符

文件名

发送文件人

字符

发送文件人

发送日期

字符

发送日期

接收文件人

字符

接收文件人

类别

字符

文件类别

文件内容

文本

文件内容

表3-3文件接收表：

字段名称

类型

说明

文件号

整型

主键

文件名号

字符

文件的名字

发送日期

字符

书发送文件的日期

发送人

字符

发送人姓名

文件类型

时字符

文件的类型

文件内容

文本

文件的详细信息

接收人

字符

接收人姓名

表3-4用户表：

字段名称

类型

说明

部门

字符

所在部门

用户名

字符

用户名

密码

字符

用户密码

联系方式

字符

联系方式

3.2.3系统管理使用流程图：

该图显示出用户或管理员使用系统管理模块的流程。

图3.5系统管理流程图

第四章设计结果及分析

4.1系统管理结果分析

4.1.1注册用户

图4.1注册用户界面

注册用户界面

其代码如下：

用户注册

员工编号：