档案管理制度定稿模板.docx

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档案管理制度定稿模板

档案管理制度定稿

档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。

2、归档的文件材料必须按年度立卷,公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后,及时交部门专（兼）职文书人员归档（合同类文书原稿由人事行政部归档,经办部门视实际需要留存影本。

如为特殊事件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经人事行政部负责人同意后由部门专（兼）职文书人员妥为保存,档案室以影本归档,原稿用毕后仍应送档案室归档并换回影本）。

4、档案管理专（兼）职人员负责管理本部门的文件材料,每月结束后10日内向人事行政部提交档案目录,每季度结束后15日内编制档案移交清单向档案室移交档案。

档案管理专（兼）职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专人任专（兼）职文书人员并保持相对稳定,如有变动应及时通知人事行政部。

2、凡本公司印发的公文（含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的文件原件）一律由档案室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成文件材料,由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

4、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,经档案管理人员签字认可后财务部才给予核报旅费。

5、本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部才给予报销会议费用。

6、各部门专（兼）职文书的职责:

1）了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

2）认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的3月前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接手续。

3）承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

三、归档范围

1、以下公文统一交由人事行政部归档:

1）重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。

2）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

3）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4）本公司的请示与上级机关的批复。

5）本公司反映各种职能活动的报告、总结。

6）本公司的各种技术资料、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

7）信访工作材料。

8）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

9）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

10）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

11）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、平时归卷

1、各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料,由专（兼）职文书集中统一保管。

2、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的”案卷类目”。

”案卷类目”的条款必须简明确切,并按集团档案管理编号规则编号。

3、公文承办人员应及时将处理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专（兼）职文书归卷。

4、专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照”案卷类目”条款,放入平时保存文件案卷夹内”对号入座”,并在收发文登记薄上注明。

五、立卷（案卷质量要求）

1、为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员配合,由档案室负责组卷、编目。

2、案卷总的质量要求是:

遵循文件形成规律核特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

3、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

4、在归档的材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复,转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷。

5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度规划放在针正确第一年立卷;跨年度的总结放在针正确最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行。

6、卷内文件材料应区分不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

7、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角打印页号。

8、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字迹要工整。

卷内目录放在卷首。

9、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

10、案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

11、案卷的装订:

装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

12、案卷各部分的排列格式:

软卷封面（含卷内文件目录）——文件——封底（含备考表）,以案卷号排列次序装入案盒,置于档案柜内保存。

13、案卷的保存期限

案卷的保存期限除政府有关法令或公司其它规章特定者外,依下列规定办理:

1.永久保存:

1）公司章程

2）股东名簿

3）组织规程及办事细则

4）董事会及股东会记录

5）财务报表

6）政府机关核准文件

7）不动产所有权状态及其它债券凭证

8）其它经核定须永久保存的文书。

2.十年保存:

1）预算、决算书类

2）会计凭证

3）事业计划资料

4）其它经核定须保存十年的文书。

3.五年保存:

1）期满或解除的合约

2）其它经核定保存五年的文书。

4.一年保存:

结案后无长期保存必要者。

5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

六、调卷管理

1、调阅范围

1）”调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情况须延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。

2）经办人员对于所调案卷,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请档案管理人员负责处理。

3）经办人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其它人员调阅同一档案时,应将调卷变更登记,不得私自授受。

4）调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关的案件,应经公司领导同意。

5）调阅程序:

档卷的调阅由经办人员因业务需要填写”调卷单”,经部门领导、人事行政部经理签字同意,方可调卷。

机密级以上文件由总经理签字方可调阅。

七、声像档案管理办法

1、声像档案的收集范围

1）反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。

2）各级领导人和著名人物参加本公司有关的重大活动的声像资料。

3）本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。

4）涉及本公司和股东权益的声像资料。

5）其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6）其它具有保存价值的声像资料。

2、收集时间及要求

1）声像档案资料应在形成后1个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况能够适当延长归档时间。

2）各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。

3）收集要求

录音带、录像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。

凡未按规定归档,其形成费用不予报销,以防散失。

声像档案一般接收原版、原件,特殊情况下能够接收复制件。

声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。

档案室有责任随时征集重要声像资料,各部门应主动配合。

3、整理归档程序:

1）分类、编号。

照片档案按年代、问题分类。

同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。

底片在全宗内编流水号。

格式:

全宗号-流水号。

录音带、录像带、摄影带按年代-问题分类,按内容编号。

同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号。

编注与其它载体档案相联系的参照号。

格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

2）保管期限:

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划分保管期限。

3）文字说明的编写:

文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄影者）等。

4、声像档案的保管

1）底片册、录音、录像带、光碟应立放,存放磁带应避免用铁皮柜。

2）对库存的照片档案,要每两年检查一次。

3）归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档部门同意,报经公司领导批准。

4）档案室应建立健全声像档案统计,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

5、声像档案的开发利用

1）编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。

2）建立声像档案借阅,利用制度,严格审批手续,根据声像档案的机密程度,确定利用范围。

3）具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

4）声像档案原版一般不得借出公司之外。

如有特殊需要,经公司领导批准后,方可限期外借。

利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。

如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。

5）在不影响保密的前提下,各部门可利用声像档案参与报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册,资料片等,积极开发利用现存的声像档案。