Excel基础知识文档格式.docx
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插入单元格：
右击要插入单元格的位置，选择插入，“活动单元格右移”将选定的区域右移动，“活动单元格下移”将选定的区域下移动，“整行”将选定区域所在的行全部向下移动。
“整列”将选定区域所在的列全部向右移动。
插入行或列：
右键单击要插入行或列的行号或列号，选择“插入”。
或用菜单插入——行；
删除单元格中的内容：
选定一个和多个单元格，按Delete建，只清除数据，要清除单元格的格式批注等内容，要使用“编辑”菜单中的“清除”下拉菜单中的“全部、格式、内容、批注”等选项。
其中“全部”是把单元格回到原始状态。
3、输入数据
在工作表的单元格中可以输入两种类型的数据：
文本数据和数值数据。
1）文本数据：
文本数据包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号，即字符数据。
默认情况下，文本数据沿单元格左边对齐。
在一个单元格中要另起一行输入可按Alt+Enter键。
如果与活动单元格右相邻的单元格没有数据，输入文本数据超出的部分会延伸到该右邻单元格：
如果右邻单元格已有数据，则超出部分不显示，但并没有删除。
在改变列宽或后可以看到全部的文本数据。
文本中的数字：
如果在数字前加一个英文状态下的单引号’，输入的内容为文本数据。
例如输入邮政编码“0599”时，应该键入：
’0599，否则其中的0就会消失，因为在数字前有0和没有是一样的。
在输入如身份证号码是数字但内容很长时，应以文本的方式输入，否则数据将会不正确。
2）数值数据：
Excel的数值数据只能含有以下字符：
0，1，2，3，4，5，6，7，8，9，+，-，（，），！
，$，%，E，e。
默认情况下，数值数据在单元格中自动右对齐。
如果要输入分数，比如9/10，应先输入0及一个空格，然后再输入9/10。
如果要输入一个负数，则需要在数值前加上一个减号或将其用括号括起来。
例如（910）表示-910
当输入一超过列宽的较长数字时，Excel会自动采用科学计数法（如3.1E-12）表示，或者只给出“####”标记。
3）修改数据：
正在输入数据时完全错误，可按Esc建取消输入，然后重新输入。
如果只是部分错误，可在先选中该单元格，在编辑栏中修改。
或双击单元格在单元格内修改，Delete
4）复制或移动数据：
一种是用复制或剪贴工具栏实现，这方法在WINDOWS所有软件中通用，还可以用拖动鼠标来实现，方法是：
①选定要被复制的单元格区域，再将鼠标指针移动到该区域边框线上，这时，鼠标形状变成箭头状。
②按住Ctrl键，箭头光标上方增加一个“+”号，同时拖动鼠标到需要复制数据的位置松开按键。
这是复制，如果在移动时没有按住Ctrl键将是移动数据。
在复制多个单元格数据时，在粘贴区只要选中左上角第一个单元格就可以了。
三、数据填充
用户在创建工作表过程中，对有一定规律的数据序列或有固定顺序的名称等，如“第一、第二、第三、……”或者“2，4，8，16，……”，可以利用序列填充功能减少重复输入。
1、序列类型
Excel能识别的序列类型有：
等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。
1）等差序列：
等差序列的每个数值由前一个数值加上一个固定值得到。
每次增加的固定值称为步长。
例如：
初始值为1，步长为2，得到的等差序列为1，3，5，7，…
2）等比序列：
等比序列的每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。
初始值为1，步长值为2，得到的等比序列为1，2，4，8，……
3）日期序列：
日期序列的每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到。
日期单位包括日、工作日、月、年四种。
如初始值为1995-7-2，日期单位为年，得到的日期序列为1996-7-2，1997-7-2，1998-7-2，
4）自动填充序列：
根据给定的初始值自动递增或递减而形成的，例如：
第1组，第2组，第3组，……
2、填充序列
1）使用“序列”对话框填充数据序列：
单击编辑——填充——序列，可在“序列”对话框的“序列产生在”栏中设定按行或按列进行填充，在“终止值”文本框中输入终止值。
2）快捷方式填充数据序列：
建立等差序列数据最简单的方法是先在单元格区域的第一、第二个单元格分别输入初始值和第二个数值，然后选定这两个单元格并拖动填充柄到整个单元格区域，Excel将自动用第二个值与初始值之差作为步长进行等差序列填充。
3）自定义序列：
用户可以将经常使用而又带有某种规律性或顺序相对固定的文本，设定为自定义序列，以后只需输入序列的第一个数据，再利用拖动填充柄的方式就可以实现序列填充。
【例】 将“一公司、二公司、三公司、四公司、五公司”文本序列设定为自定义序列。
用户也可以直接在“选项”对话框“自定义序列”标签上的“输入序列”框中输入要定义成序列的数据项，每个数据项以Enter键分隔，输入完毕后再单击添加按钮，这样自定义序列操作即可完成。
第二章格式化工作表
一、数据的格式化
1、设置数字格式
在一些专业应用要对数字格式进行特殊设置，比如保留小数点二位、采用科学记数法、使用百分比和自带货币符号等，这就需要对数字进行格式化处理。
1）使用“格式”工具栏按钮：
在工具栏中有五个数字格式按钮。
先选定单元格或单元格区域，再单击工具栏中相应的按钮，则所选定单元格区域中的数字将按指定格式表示。
货币样式￥：
在数据前加“￥”符号，保留两位小数，如：
68.012→￥→￥68.01
百分比样式%：
将当前数据×
100后再添加百分号，如：
0.68→%→68%
千位分隔样式，：
财会上在每个千位上用千分号分隔，并保留两位小数，如：
6801.01→6,801.01。
增加小数位数。
数据的小数位数加1，如：
68.01→→68.010
减少小数位数。
数据的小数位数减1，如：
68.01→→68.0，并进行四舍五入。
2）使用“单元格格式”对话框：
执行格式→单元格命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”标签，可以对数字格式进行更多的设置。
如设置文本等。
2、设置字体、字号、字形、颜色
Excel工作表中的汉字，其默认格式是宋体、12磅、黑色。
设置的方式和WORD中一样。
2）使用“单元格——格式”对话框：
选字体选项卡。
上标设置。
3、设置数据的对齐方式
系统默认的数据对齐方式是：
文本左对齐、数值右对齐。
使用“格式“工具栏或菜单命令都可以对数据的对齐方式进行重新设置。
1）使用“格式“工具栏按钮
2）使用“单元格格式”对话框：
执行格式→单元格命令，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”标签。
设置文本的水平与垂直对方方式，还可以设置文本方向，及对文本的自动换行等。
4、条件格式：
例如，在成绩表中，设定不及格的分数用红色加下划线表示，100分用蓝色加粗字体显示：
单击格式——条件格式，在对话框中选择条件和条件值，或单击添加增加条件。
二、单元格的格式化
1、设置边框
为方便用户制表，Excel中的单元格都采用灰色的网格线进行分隔，但这些网格线是不可以打印的。
用户如果希望打印网格线，就需要为单元格添加各种类型的边框。
单击“格式”工具栏“边框”按钮右边的下拉箭头，在弹出的下拉列表框中给出了多种形式的边框，使用方法和WORD一样。
2）在格式——单元格对话框中设置：
选择“边框”标签，可以为选定区域中的各个单元格添加上、下、左、右边线以及为所选定的整个区域添加外边框，还可以选择不同的线型和颜色。
如果用户选择了浅色的边框，它与网格线不容易区分，这时，可以执行工具→选项命令，在“选项”对话框的“视图”标签上，取消“网格线”复选框，以隐藏网格线。
2、设置底纹
设置底纹是指为单元格添加背景颜色和修饰图案，其目的是要突出某些单元格或单元格区域的显示效果。
使用“单元格格式”话框中的“图案”标签可以设置颜色及图案：
如果只进行背景颜色设置，也可以使用“格式”工具栏的“颜色”按钮。
3、复制格式
利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮可以进行格式复制，可以将单元格格式设置成一至：
如果需要进行多次格式复制，应该用鼠标双击“格式刷”按钮。
当要结束格式复制时，应再次用鼠标单击“格式刷”按钮或按Esc键即可。
4、隐藏行和列
隐藏行或列：
选定要隐藏的行和列，可多行和多列，单击格式——行（列）——隐藏，可以从不连续的行号和列号看出是否有被隐藏的行或列。
当表很大时，可以占时将不要编辑的列隐藏将减少版面。
取消行隐藏或列隐藏：
选择隐藏行或列的头尾两行或两列。
格式——行（列）——取消隐藏即可。
5、添加批注
是对单元格内容进行解释说明的辅助信息。
通常它不显示出来。
右键－插入批注。
输入信息后单击别的单元格即可。
要查看批注只要鼠标单击该单元格（红色小三角）。
是显示出来点击视图——批注。
第三章公式计算
一、公式的建立
公式就是通过运算符将运算单位连接在一起的式子。
利用公式是为了得到运算结果，输入公式时必须以等号（＝）开始。
如在单元格D3中计算金额应输入：
=B3*C3,表示将单元格B3（代表数量）和C3（代表单价）中的数据相乘，结果放在单元格D3中。
D3显示结果，在编辑栏中显示公式＝B3*C3。
可以在编辑栏中对公式进行修改。
如加上-2等，改完后按Enter键，公式将重新计算结果。
所以当公式中引用的单元格内容发生变化时，Excel将重新进行计算得到最新结果。
与WD表格计算相比非常方便。
二、公式中使用的运算符：
1、数学运算：
﹢（加）、－（减）、*（乘）、/（除）、＾（指数）。
如计算利润。
2、括号运算：
（）利用括号可以改变运算的级别及优先顺序。
=（25-9）/（2+7）*（3+2）
3、比较运算符：
＝（等于）、＞（大于）、＜（小于）、＞＝（大于等于）、＜＝（小于等于）、＜＞（不等于）。
比较运算符用于比较两个数值的大小，其结果为逻辑值TRUE或者FALSE。
例如，在B7中输入公式：
＝A2<
A3的结果为TRUE,而公式：
＝A2>
A3的结果为FALSE。
4、文本运算符＆（连接）：
可将一个或多个文本连接起来组合成一个文本值。
引用中的数值型数据将按文本数据对待。
在公式中直接用文字连接，需要用英文下的双引号将文本文字括起来。
例如，单元格I2的内容为“李小林”，单元格J2的内容为300，如果在单元格K2中输入公式：
＝I2＆“基本工资：
”＆J2，则单元格K2中显示：
李小林基本工资：
300。
三、公式的填充
在利用工作表处理数据时，常会遇到在同一行或同一列使用相同的计算公式的情况。
利用公式填充功能可以简化输入过程。
用鼠标拖动单元格填充柄到需要填充的单元格区域，公式即被填充到所选区域。
四、单元格的引用方式
Excel提供三种不同的引用类型：
相对引用、绝对引用和混合引用。
根据实际情况采用。
1、相对引用：
直接引用单元格区域地址，不需要加“$”符号。
公式中的引用地址会相对改变。
2、绝对引用：
在引用单元格地址的列标和行号前面都带有“$”符号。
例如，$B$3就是一个绝对引用。
使用绝对引用后，公式中的引用地址是绝对的。
如计算税收。
所使用的都是C6，所以应是$C$6
3、混合引用：
行号或列号中有一项前有“$”符号。
带有“$”的不变，没有的会变。
如C$6
五、使用工作表函数
1、什么是函数
函数就是Excel预定义的公式，由函数名和参数组成，函数名通常以大写字母出现，参数可以是数字、单元格引用或函数计算所需要的其他信息；
如求和函数SUM（G3：
G5），SUM（G3,G4,G5）。
其中SUM是函数名，用以描述函数的功能。
（G3：
G5）是参数，其中：
号表示一个区域G3——G5的所有单元格，如果参数多于一个时要用“，”号分隔开，如（G3,G4,G5）。
2、函数的种类
Excel函数一共分为11个类别，其中常用的是常用函数、日期与时间函数、财务函数、逻辑函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。
其中常用函数包括了最常用的函数，也是一定要掌握的函数。
而其它类别的函数是较专业化的，在处理特定的问题时才会用到，如财务函数等。
所以在这里以掌握常用函数为学习要求。
3、常用函数的使用：
在编辑框中输入=号后在左边下选框中选择；
或点击编辑框上的“插入函数”，在对话框中选择函数可以正确快速地建立函数。
1）SUM求和函数：
引用格式＝SUM（范围）。
或在“常用”工具栏中有一个∑按钮。
2）AVERAGE求平均函数：
引用格式＝AVERAGE（范围），
3）IF条件函数：
引用格式＝IF（条件表达式，值1，值2），当条件表达式为真时，返回值1；
否则返回值2。
4）COUNT求个数函数：
引用格式＝COUNT（范围），其中文本数据不计数。
5）MAX求最大值函数：
引用格式＝MAX（范围）。
6）SUMIF求满足条件的单元格和函数：
引用格式＝SUMIF（范围，条件）。
7）SIN求正弦值函数：
引用格式＝SIN（值）。
8）PMT计算基于固定利率及等额分期付款方式，返回贷款的每月付款额：
如在J5中计算公式就为：
=PMT（J2/12,J3,J4,0,1）。
J2/12表示月利率；
J3表示期限；
J4表示本金；
0表示在未来没有余额；
1表示在期初偿还。
当不知道函数的使用方法时，可以利用软件提供的帮助理解用法。
9）自动计算：
在状态栏中单击鼠标右键。
它提供了六种功能：
平均值、计数、计数值、最大值、最小值、求和，缺省是“求和”。
当选定某个单元格区域，系统会自动计算出区域的统计值并显示在状态栏中。
如果自己对公式很熟悉，也可以自己输入。
如果对公式不清楚还可以用搜索的方法找到函数。
第四章打印工作簿
打印操作是用户从编制报表到输出报表的最后一个环节。
尽管打印操作本身很简单，但要得到一份符合实际需要的打印件，还需要熟悉分页和页面设置以及打印预览等操作。
一、设置打印格式
一般情况下，Excel根据页面设置参数确定打印的纸张大小、页边距和页面方向等。
用户可以通过设置分页符、打印区域等自定义打印范围，也可以进行页面设置和更改打印参数。
1、页面设置：
页面设置的内容包括打印方向、纸张大小、页边距和页眉/页脚等。
执行文件→页面设置命令，打开“页面设置”对话框，在页边距选项卡中设置表格的对齐方式是水平还是垂直。
2、设置分页符
如果工作表比较大，不能打印在同一页上，Excel会自动插入分页符将工作表分为几页，分页符用一条虚线来表示。
分页符包括水平分页符和垂直分页符两种。
水平分页符将工作表以行为界分页，垂直分页符将工作表以列为界分页。
如果自动分页不能满足用户的特殊要求，还可以手工插入分页符来调整页的终结位置。
这时，其后的工作表内容随之重新调整自动分页符的位置。
1）插入水平分页符：
选定工作表上的某一行，执行插入→分页符命令。
2）插入垂直分页符：
选定工作表上的某一列，执行插入→分页符命令。
3）删除分页符：
选定水平分页符下面或垂直分页符右侧的任一单元格，执行插入→删除分页符命令。
如果要删除工作表中插入的所有分页符，要单击行号和列标交叉位置上的全选按钮，选定整个工作表，然后执行插入→重置所有分页符命令，即可删除所有分页符。
3、设置打印区域
如果只对打印工作表上某一个区域的数据时，可把它设为打印区域。
方法是：
先选定数据区域，再执行文件→打印区域→设置打印区域命令，Excel自动在该数据区域添加上虚线边框，执行打印操作时，只打印出所选定区域的内容。
4、设置顶端标题行：
如果表格比较长，而每页都需要相同的标题行时，只需在第一个页设置了标题行，而其他页使用顶端标题行就可以达到每页都有标题行，这样就不用为每个页面设置标题，大大的减少工作量，在数据行有增加或减少时更显得编辑的轻松。
执行文件→页面设置——工作表标签,在顶端标题行框中选择表中的标题行。
二、打印工作表
在完成打印参数设置后，就可以进行打印操作，执行文件→打印命令，弹出“打印”对话框，在该对话框中，用户可以设置打印范围、打印份数及打印内容进行设置。
直接打印就单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，它直接用已有的设置进行打印。
第五章多工作表的应用
Excel允许同时处理多个工作表。
例如，可以将一年的财务报表按月生成12张工作表存入在同一个工作簿文件中。
Excel还允许在不同工作簿之间进行数据交换，也可以建立数据链接关系，从而大大增强了数据处理能力。
1、同一工作簿中多工作表的操作
同一工作簿中的多工作表操作，经常用于内容相关的多份报表处理。
例如，一年四个季度的销售报表，1～12月的工资表等。
1）插入工作表：
执行工具选项命令，在“选项”对话框“常规”标签的“新工作簿内的工作表数“框中输入0～255之间的某个数字，则以后新建的工作簿将拥有与该设定相同的工作表数目。
2）复制或移动工作表：
如果需要两个或多个同样内容的工作表，或某个工作表上有许多重要数据，需要建立一个副本，这都要对工作表进行复制操作。
选定要被复制的工作表标签（例如sheet2），然后按住ctrl建的同时，拖动标将该标签移动到合适的位后，松开按建，则在该位出现被复制工作表的副本（sheet2
（2））。
如果在拖动标时不按时不按住ctrl建，可实现工作表的移动。
3）删除工作表：
选定某个工作表，执行 编辑 删除工作表 命令，用户对弹出的“将永久性删除选定的工作表”提示信息作出肯定回答后，该工作表将被删除。
4）重命名工作表：
单击某个工作表，单击右键，在快捷菜单中选择重命名。
5）隐藏和显示工作表：
选定要隐藏的工作表，选择“格式”菜单“工作表”下拉菜单的“隐藏”命令。
那么将从屏幕中消失。
要显示可在“工作表”下拉菜单的“取消隐藏”命令。
如果有隐藏多个工作表，那么出现取消隐藏对话框，选择重新显示隐藏的工作表，注意，一次只可以取消一个工作表。
2、多窗口操作
在屏幕同时打开多个窗口时，显示的内容可以是同一工作表，也可以是同一工作簿的不同工作表，是来自不同工作簿的工作表。
1）水平拆分成两个窗口：
单击行号选中某一行，执行窗口拆分窗口命令，就可以把窗口以该行为分界线水平拆分成两个窗口。
2）垂直拆分成两个窗口：
单击列标选中某一列，执行窗口拆分窗口命令，就可以把窗口以该列为分界线垂直拆分成两个窗口。
3）交叉拆分成四个窗口：
选定工作表上的某个单元格，执行窗口 拆分窗口命令，就能够以该单元格左上角为界把窗口交叉拆分成四个窗口。
无论是拆分成两个还是四个窗口，这些窗口均显示同一工作表的内容。
每个窗口都可以使用滚动条查看。
可以双击垂直滚动条上方的分条来水平拆分窗口；
双击水平滚动条右边的条来垂直拆分窗口。
4）取消窗口拆分：
执行窗口删除拆分窗口命令，被拆分成的所有窗口恢复为一个窗口。
3、工作表的链接
在Excel中，经常需要在不同工作表之间通过单元格引用方式互相共享数据。
当被引用的单元格内容改变时，引用该单元格的地方也应该发生相应的变化。
为体现这种对应关系，保证作表之间数据的正确传递，需要建立工作表之间的链接关系。
第六章数据图表化
Excel允许以图表的形式表示工作表数据，当工作表中的数据发生改变时，图表也会随之自动更新以反映数据的变化。
图表方式直观、简洁、便于进行数据分析以及比较数据之间的差异。
在图表上还能增加数据标记、图例、标题、文字、网格线、趋势线和误差线等图表项，可以美化图表或强调某些重要信息。
一、创建图表
1、在表格中将需要建立图表的数据源选中。
2、选择“插入”菜单下的“图表”选项，或单击工具栏中的“图表向导”按钮，此时“图表向导”对话框显示4步骤之一选择图表类型。
它有多种类型，每种类型又有多种格式。
使用最普遍的图表是折线图、柱形图、条形图和饼图等。
3、单击“下一步”按钮，显示“图表数据源”对话框。
其中“系列产生在”选项下，选择建立图表数据系列所在的位置，然后单击“下一步”按钮，显示“图表选项”对话框。
4、在“图表选项”对话框中设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。
5、图表可以单独创建为一个工作表，也可以嵌入到工作表的一部分。
单击嵌入的图表，它的周围会出现带八个控制柄的边框，用鼠标拖动控制柄可随意改变图表的大小。
当图表的大小改变时，它的基本组成元素会因显示位置的调整而有所变化。
二、编辑图表
选定图表工作表，出现“图表”菜单，同时在屏幕上显示“图表”工具栏。
1、图表——图表类型：
当图表类型选择错误时可重新选择类型，而不要删除重做。
2、图表——源数据：
当图表数据选择错误时可重新进行选择。
3、图表——图表选项：
重新设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表等。
4、图表——位置：
重新设置图表位置，是嵌入还是新工作表。
5、右击图表——图表区格式：
如改变图表中元素的字体，颜色等信息。
设置前请选中元素。
6、使用“图表”工具栏
Ø
图表对象：
单击“图表对象”框右边的下拉箭头，从下拉列表框中选择要修改了图表元素。
图表对象格式：
单击该按钮，可在弹出的对话框中设置所选图表对象的格式。
图表类型：
单击该按钮右边的下拉箭头，选择不同的图表类型。
图例：
该按钮用于设置显示或隐藏图例。
数据表：
该按钮用于设置在图表底部显示或隐藏每个数据序列的值。
按行：
根据多列数据绘制图表的数据系列。
按列：
根据多行数据绘制图表的数据系列。
斜排文字向下：
单击该按钮可将图表标题、数值轴文字向下旋转45°
。
斜排文字向上：
单击该按钮可将标题、数值轴文字向上旋转45°
三、更改图表数据
1、增加数据：
在图表中选中图表区，在表中数据区显示控制柄。
拖动控制柄可增加或减少数据,Ctrl
2、删除数据：
单击图表中某类数据系列
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