合同档案管理规范工作范文文档格式.docx

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　　6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。

　　7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

　　8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。

因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。

以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。

合同原件无特殊情况不能外借。

　　9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。

　　10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

　　11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。

三、合同档案的移交

　　1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。

　　2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有保存价值的技术资料向移交合同管理员。

　　3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

　　4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。

以双方签字认可后，方为完成交接手续。

附件：

1、合同借阅登记表；

2、合同档案移交清单。

　　合同借阅登记表

　　合同档案移交清单

　　篇二：

　　1.目的：

为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

　　2.范围

　　本公司。

　　3.操作规定

　　一合同的签订

　　1、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

对外签订合同，除法定代表人外，必须是经公司授权的代表人员,受托人必须对本企业负责。

　　2、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，并要求对方当事人提供营业执照，组织机构代码证和税务登记证等证明文件。

　　3、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

　　4、合同除即时履行外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

　　5、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

　　6合同内容应注意的主要问题是：

　　、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；

　　、正文部分：

建设合同的内容包括工程范围、建设工期，工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；

产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；

　　、结尾部分：

注意双方都必须使用公章，原则上不使用合同专用章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。

　　7、签订合同：

除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖。

　　8、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者视为严重违反公司规章制度,触犯国家刑事法律规范的,依法追求其刑事责任.

　　9签订合同时，应当使用公司内部合同标准文本，如对方当事人要求使用对方合同的，应当先将合同交法务审核，并根据法务的修改意见进行谈判,并将达成的合同意向书面化并走会签流程.

　　二合同审查制度

　　10、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订,审批内容包括合同文本是否为公司的标准文本（包括公司标准安装合同、销售合同、材料买卖合同、设备采购合同等）、合同内容是否可行等。

　　11公司对外合同必须按照会签程序流转，流转程序为：

申请人—部门经理—制造部经理—法务—财务经理—部门副总-总经理—盖章执行人—申请人—档案管理人。

　　注：

1、其中经营合同，必须在部门经理审批后交制造部审核工期；

采购合同应当在部门经理审批后交公司核价部门审核相应合同价格。

　　2、如合同文本系公司标准格式文本的，可不经过法务和财务审批；

　　3、根据合同性质，合同金额在一万元以上的采购合同（不含固定资产采购合同）和综合类合同，必须经过总经理签字批准，经营合同、固定资产采购合同、包工包料的加工合同、劳务分包合同等无论金额大小，均需总经理签字批准，否则不予盖章，对于擅自盖章的，将追究盖章人员及直接合同责任人的相关责任。

12建立公章管理制度,确定盖章执行人，并明确其责任；

盖印章人员对是否为公司格式合同进行判定,属于公司合同文本的，可以不经过合同评审流转；

对于非格式合同.必须要求申请人合同走会签流转。

　　13、原则上，合同审批流程应当在提交申请表后24小时内完成，对于相关节点负责人在异地或者无法及时沟通的，可以采取邮件方式进行报审，相关人员在具备上网条件后两小时内做出相关批复。

　　三、合同履行

　　14合同签订后，公司各部门相互配合，积极保障合同的全面履行和实际履行；

15合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

　　16部门经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发

　　现问题及时处理或汇报。

否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

　　四、合同变更和解除

　　17在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。

如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

　　18对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

　　19变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。

　　20变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行（具体流程同合同审批流程）。

　　21变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效，违者严惩，给公司造成损失的，追究其赔偿责任。

22以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处，并视为其严重违反公司规章制度，其行为触犯刑法的，将依法追究刑事责任。

　　五、合同纠纷处理

　　23合同纠纷由有关业务部门与法务负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

　　24纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

　　25因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；

因我方责任引起的纠纷，应尽量采取补救措施，减少我方损失；

因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

　　26在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。

　　27合同纠纷的提出，会同我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的诉讼时效内进行，并预留申请仲裁或起诉足够的时间。

　　28对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章

　　29对于当事人在规定的期限届满时没有履行有关义务的，承办人应及时向主管领导汇报，并及时与法务沟通，争取法无支持；

　　30合同纠纷处理或执行完毕的，应及时将有关资料汇总、归档，以备考。

　　六、合同归档

　　31、档案管理建立以上海管理为主导，广州工厂、天津公司、西安工厂三地配合的管理制度，具体操作方案如下：

　　、合同的分类和编码规则

　　合同类型主要分为三大块，分别为经营合同、采购合同和综合性合同，根据合同性质分别编号；

其中经营合同、采购合同统一由上海进行编号。

综合性合同，由各地分别编号，每月交由上海印章管理人员，再由印章管理人员收集并整理归档。

因为经营部已经采取自己的合同编码规则，现对采购和综合类合同制订编码规则：

C20XXTJ0001代表海芙德天津采购部在20XX年签订的第0001号合同（自然流水号）：

Z20XXSH0001代表海芙德上海在20XX年签订的第0001号合同（自然流水号）；

Z可以为公司除采购、经营部以外的部门签订合同的汇总编码。

、合同编码的责任人和电子台账维护

　　经营合同、采购合同在上海盖章的，由上海经营部和采购部门的合同管理人员按照公司规定统一编号，并在合同评审表与合同右上角列明合同编号，盖章执行人员在盖章时应当按照合同性质，分部门对合同编号进行登记，在每周五下班前整理一份本周合同编号表交财务部，并在电脑里维护合同台账：

包含将合同编号及合同的基本要素和项目名称、合同可追溯期限等录入电脑；

上海经营部和采购部门的合同管理人员于每周五下班前应当整理本周的合同编号记录表和收到的合同文本原件移交财务部（其中经营合同交由催款组保管，采购合同交由应收账款会计保管）。

　　综合性合同且印章由各地印章管理人员自行管理的，应根据公司制度进行编号，并由各地印章管理人员统一进行编号登记和负责合同的收集工作，每周五下班前，各地印章管理人员应当将本周所有盖章的合同编号表和所有合同文本原件整理交由上海总部印章管理人员收集整理并归档。

　　、合同移交的时间和内容

　　各区域或者各部门合同管理人员、印章管理人员负责编号审核和录入，每周周五前向上海相关部门对接人员进行合同的移交，合同移交时应附合同评审表、合同原件文本、对方单位企业三证、签证单、补充协议、往来联系单等涉及经营合约文件的材料。

　　财务部根据各地盖章执行人和各地印章管理人员提交的每周合同编号记录表与经营部、采购部移交的合同及相关材料一一对应，对于各部门未能及时提交合同归档文本的，在各部门移交的编号记录表上列明，各部门管理人员应当在一个礼拜内提供，对于无法提供合同归档文本的，应当要求合同当事人提供书面说明，并经部门副总签字后进行归档，否则将根据公司规章制度追究相关人员的责任。

、印章管理人的审核责任

　　各区域印章管理人员应严格审查合同审批表是否经各部门签字，尤其是合同最终审批人签字，如无上述责任人员签字，应当拒绝盖章并要求相关人员说明情况，如擅自盖章的，将依据公司规章制度给予印章管理人员相应负激励。

鼓励使用公司标准格式合同，如使用公司标准合同，法务和财务可不用再参与审核。

、合同管理责任

　　合同管理采取责任制，合同签订过程中的合同保管责任由直接合同签订人员负责，合同签订后由各区域或者各部门的合同管理人员和印章管理人员负责，移交上海总部后由上海总部的相应人员负责，合同一旦在各环节发生毁损、灭失的，将追究各阶段责任人的责任。

　　32、合同归档

　　总部财务收到合同原件后，将制定专职人员对合同进行分类归档，每一份合同需要单独进行编号并制作目录清单，具体形式如下：

　　目录-------合同审批表-------合同文本------补充材料------其他材料（如工作联系单、签证、工程验收报告、工程结算书）等。

　　33、公司建立档案数据库，合同归档档案应当录入电脑，根据合同分类和合同编号建立查询，并将合同文本及其他相应材料扫描并录入到数据库，以备检索。

上海总部财务接受材料后应当进行整理，对于缺少的文件，应及时向各区域递交合同的直接人员联系，必要时可直觉出面呈递当地领导解决，如无法解决，将追

　　篇三：

企业合同档案管理办法

　　企业合同档案管理办法

　　为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现

　　公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

三、合同文档的管理办法

　　1、合同文档以产品类别结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则：

产品名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。

示例：

JYJT－20XX02－001（绝缘接头20XX年2月份第1号合同）

　　3凡以单位名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向市场部部备案。

　　4、各相关部门和总经理依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

　　6、合同承办部门和市场部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由市场部保管，承办部门只留存影印件。

　　7、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。

8、合同台帐应包括以下内容：

（1）合同名称；

（2）合同主体；

（2）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；

　　（4）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；

　　（5）合同所附资料；

　　（7）其他应当记载的重要内容。

　　7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；

对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由市场部甄别并予以归案。

　　8、市场部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利于工作。

9、各部门员工可在市场部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在市场部办理相关借阅手续，以复印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

　　11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

　　12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

　　13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

　　四、合同文档的移交

　　1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交市场部存档。

　　2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次

　　分明，符合其形成规律。

倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。

以双方签字认可后方可完成交接手续。

　　市场部

　　后附：

1、各产品合同编号2、合同档案移交清单3、企业合同管理台账一4、企业合同管理台账二

　　20XX年05月14日

　　各产品编号（名称首字母）