学生处内部培训手册初稿修改后Word格式文档下载.docx
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一、学生处办公室机构设置
办公室
位置
办公电话
负责老师
职能简介
处长办公室
（东校区）
行政楼105
020--39332205
漆小萍处长
主持全处工作及南校区本科生日常管理
副处长办公室
行政楼112
020--39332190
陈昌龄
副处长
分管本科生教育管理工作及东校区学生本科生管理
行政楼
106
020--39332206
王天琪
分管本科生资助工作及北校区本科生日常管理
助学贷款科
行政楼109
020--39332019
陈方老师
陈德辉老师
刘艳玲老师
负责本科生国家助学贷款及各类本科生各类资助工作
综合管理科
行政楼110
020--393322222
王燕芳老师
郝俊老师
晁炎老师
负责本科生思想政治教育、辅导员队伍建设、及办公室日常管理等
教育管理科
行政楼111
020--39332202
胡海峰老师
文捷老师
周樱捷老师
负责本科生勤工助学、奖惩管理、日常管理、相关证明开具等
副处长办公室兼珠海校区学工办主任室
（珠海校区）
榕园四号后座303室
0756--3668106
林俊洪
副处长、主任
分管本科生思想政治教育工作及珠海校区本科生日常管理
南校区学工办
南校区
（南校区）
研究生院1楼104室
020--84111096
陈建群老师
负责南北校区校内
勤工助学、本科生思想教育及本科生各相关证明开具
研究生院1楼103室
020--84111790
020--84115108（传真）
袁倩老师
仲明助学金管理委员会
研究生院1楼105室
020--84111132
韩海涛老师
负责广东省仲明助学金管理、协助、管理南北校区学生事务办公室管理校外勤工助学和日常收发
北校区学生工作值班室
（北校区）
办公楼前座126室
020--87331196
学生助理
日常收发、北校区勤工助学表格领取和收集
学生处组织结构图
二、学生处学生助理配备情况以及助理职责
1．学生处学生助理配备情况
学生助理总负责人：
张海燕
所属编制
学生助理分配
2008学年度，依据中山大学学生助理配备规则，获批助理13人
王燕芳
2008学年度，依据中山大学学生助理配备规则，获批助理16人
陈方
胡海峰
网络小组
2008学年度，依据中山大学学生处工作需要，设置网络助理5人
学生助理年级分布
学生助理负责人
06级：
607级：
508级：
2
肖丽霞
05级：
106级：
707级：
608级：
陈文文
106级：
607级：
4
于鹏飞
2．助理职责
学生处学生助理的基本职责是协助职能，即在工作范围内，协助学生处老师处理好日常事务，有效地开展学生工作。
同时发挥沟通学生和老师的桥梁的作用。
学生处助理是在学生处一个整体的前提下的分工与协作，各科室的助理原则上优先处理所在各科室的事务，同时在工作中彼此之间保持交流与合作。
学生助理总负责人的职责
（1）办公室助理队伍的建设进行思考、规划和改进。
掌握办公室助理的思想动态，保证助理能够全身心地投入到工作当中。
（2）召开助理科室负责人工作例会，交流工作中存在的问题，并积极采取措施予以解决。
另外，总结在工作中形成的好的做法，促进办公效率的提高。
（3）时召开办公室助理工作例会，传达老师对助理工作的意见和建议，听取学生的心声和建议。
针对助理工作当中存在的问题，提出合理化的解决方法。
（4）时与老师沟通，反映工作中遇到的问题和助理反馈的意见。
并将老师的回馈及时传达给办公室助理。
（5）室助理负责人做好科室的助理队伍建设，有义务就各科室存在的问题提出改进的建议。
协助做好学生助理的招聘、考核和培训工作，保证队伍高效有序运作。
（6）日前做好学生助理的考勤和报酬统计，确保准时无误；
（7）老师做好学生助理的调配和排班，确保各项工作尤其是临时性工作能按时保质完成。
学生助理科室负责人职责
（1）负责对科室助理队伍的建设进行思考、规划和改进。
掌握科室助理的思想动态，保证助理能够全身心地投入到工作当中。
（2）负责定时召开助理工作例会，发现助理工作当中存在的问题，并积极采取措施予以改进。
（3）负责助理团队的管理，监督小组成员在科室的表现，并有权对其做得不好的地方提出改进的建议，负责任务性工作的分工、落实与常规性工作的监督。
（4）积极及时和老师沟通，反映工作中遇到的问题和助理反馈的意见。
（5）协助总负责人做好本科室学生助理的日常考勤和月报酬统计。
办公室助理职责
（1）接听、转接电话，并做好电话记录。
（2）接待来访人员。
（3）各种文件、资料的发放和记录。
（4）资料和信息的收集、整理、存档和及时更新。
（5）服从办公室助理内部管理，遵守考核制度。
（6）保持工作环境的整洁、舒适。
（7）完成各科室分配的具体工作。
（8）接受其他临时工作。
网络小组助理职责
（1）办公室电脑的定期维护，处理电脑出现的常见问题。
（2）负责学生处网站的维护和更新。
制作网站工作手册，保证老师使用网站无障碍。
（3）活动摄影，图片、影像资料的处理，部分艺术设计工作（工作证、海报等）。
（4）完成一些临时性工作。
（5）服从网络小组负责人的管理，有问题和困难及时和办公室反映，和办公室保持密切联系。
第二章学生助理的基本素质
1．团队意识。
●办公室各个助理之间应该互相配合，互相团结，形成一个团队，一个核心，齐心协力共同工作；
同时应该互相监督，共同进步。
2．责任意识。
●认真完成老师布置的各项任务。
把工作规范化，流程化，确定明确的工作流程，按章工作。
同时实行严格的责任制，负责人要对整个工作负责到底，明确工作的交接，并及时向老师汇报任务的完成情况。
●办事要做到认真、严谨、踏实、细心，保持高度的工作热情。
同时，要做到公正客观，不受个人或班级利益的影响。
定期召开例会，总结情况，发现问题，解决问题。
●保密。
担当老师的一个信息收集渠道，关注、了解同学中的新动态并及时向老师反映。
对于未经证实或未向外公布的消息不得在同学中传播，保护同学的隐私信息。
不可将工作内容作为日常聊天的谈资。
●认真诚实。
认真如实填写个人考勤表、盖章登记表，值班交接表，电话留言表，以及复印登记表，报销表等各类表格。
●各助理应详细阅读本手册，熟练掌握其中的内容。
3.服务意识
●热情。
注意在办公室内的言行，待人接物要有礼貌，遇有同学要办事应积极热情帮助。
接听电话时用语要多用谦辞，语气要柔和。
语速适中，做到让对方能够明白、理解和满意。
4.主人翁意识
●主动积极。
办公室助理应主动积极了解各类表格、办公室用品的存放，各类奖惩助贷资料的正确填写，以便及时为同学们解答疑问。
要有主动办事的精神和高度的服务意识。
在工作过程中要多思考，针对办公室工作提出自己的看法和建议。
充分发挥主人翁的精神。
第三章学生处学生助理基本礼仪及基本纪律
一、办公室仪容仪表
·
衣着朴素大方，不穿奇装异服；
男生不得穿短裤、无袖；
女生不穿超短裙、短裤、吊带等过于暴露的衣物；
不穿拖鞋以及类似拖鞋的凉鞋；
男生头发清爽，不留长发，不蓄胡须；
女生不涂脂抹粉，不带首饰。
二、办公室基本纪律
按时上下班，不迟到，不早退。
助理原则上按照排班上班，如遇特殊情况确需请假的，须提前至少半天向科室负责人说明情况，并提前找到人顶班；
对于请假、换班、旷班都要有严格记录，以作为助理考核参考。
注：
学生助理上班时间：
周一至周五：
早上8：
00－12：
00，下午2：
30－5：
30【节假日另有值班安排】
不随便串科室，以方便熟悉自己的业务工作；
如果不是其他科室老师要求协助工作，原则上在自己的科室办公；
如果需要去别的科室办公，请向老师说明情况和去向；
未经老师允许，不得私自使用老师的电脑；
借用老师的东西，要及时归还原处；
在综合科领取新文具时，请找综合管理科在班助理登记；
如实填写自己的上班时间考勤表；
准时参加办公室例会，不得无故缺席；
对于请假、换班、旷班都要有严格记录，以作为助理考核标准之一；
节约办公用品；
（例如纸杯、文具等）
办公室电话及电脑禁止私用。
第四章学生助理的工作规范
一、上班、下班
（1）上班工作步骤（上午8：
00&
下午2：
30）
第一步：
打开门窗或者空调。
学生活动剩余物品等摆放整齐；
打开饮水机（根据天气情况定加热或制冷）。
第二步：
整理办公桌上的各类办公文具，按其应在位置摆放好。
第三步：
查看工作交班本，查看是否有昨天的遗留工作需要交接；
查看来电记录本，是否有需要及时反馈给老师的信息。
（2）下班工作步骤（上午12：
00&
下午5：
二、接、打电话
1．语气、态度要真诚诚恳
你的情绪，语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方。
接、打每个电话，态度要诚恳，语言要适当。
接电话时应说：
“您好，中山大学学生处”。
如果老师恰好不在办公室（或外出办公），应该说：
“不好意思，老师有事情走开了，请问需要帮您留言吗？
如果您有急事的话，或者您可以打老师的手机。
”并及时做好来电登记。
2．应尽快应答电话
听到电话声，应准确迅速拿起听筒，最好在三声之内接听。
若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，特别是对方有急事的时候。
记住，你代表的是中山大学学生处的形象，第一印象非常重要，应该重视这一点。
3．做好电话记录，所有电话记录填写到电话接听登记表中
随时牢记5W技巧：
5W指：
when（何时）who（何人）where（何地）what（何事）why（为什么）
4．礼貌地挂断电话
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方先提出，然后说：
再见。
等对方挂了电话之后再挂电话，不可只管自己讲完就挂电话。
5．遇到紧急事情时，应尽快通知相关负责老师，如果老师电话不能接通，再联系本科室其他老师。
6．办公室电话为学校资源，不得拨打私人电话。
三、接收文件
四、接待工作
学生助理在一定程度上代表着中山大学学生处的形象，因此，在上班期间要注意自己的日常用语和仪表仪容。
接待老师、同学时应注意礼貌，要热情、大方。
1.接待同学时
有同学或其他人来办公室的时候，应该说：
“你好，请问有什么可以帮忙的吗？
”如果老师不在应该说：
“不好意思，老师有事情走开了，请问是很紧急的事情吗？
”如果事情紧急的话，可以打老师的手机询问老师意见；
如果事情不紧，可以让同学稍等或者找时间再过来。
（老师在外时办公室的来电来访务必做好登记，并在老师回来后及时向老师反馈。
）
在同学前来办事的时候，一定要给与详细的指导，耐心的帮助同学解决问题。
特别是当同学需要填写相关表格时，要先说明有关的规范，填写完以后要仔细帮助同学检查。
2.接待老师时
在其他老师前来办公室时，要热情接待，为老师迎领，请坐，端茶。
五、工作交接
注意事项：
1．字迹工整；
2．写清在上班时段完成的任务有哪些；
3．写清待完成的任务有哪些，需要写明进度、如何处理、所需材料在哪里、做完向谁反馈；
4．请写明时间和署名；
5．如需指定某助理完成，除在交班记录本上写明外，请电话或者短信联系。
六、接受老师任务
当接受老师任务时：
1.应听明白老师的具体要求，不明白的先问清楚，最后重复一次请老师核准。
2.思考事情应该如何去做。
3.事情完成后，应及时反馈。
4.如没有能力或者没有时间完成老师交给的任务要提前向老师说明。
七、办公室公章使用
1.了解办公室公章的信息，做到知道什么文件该用什么章。
2.办公室公章未经老师允许，不能随意使用。
当有同学需要盖章，应先向老师反应情况。
3.一般印章都由郝俊老师保管，需要使用时要和郝俊老师沟通好。
4.公章使用需要在郝老师桌面上的《公章使用记录》登记本登记。
八、指引同学填写相关表格
1.熟悉办公室常用表格有哪些，以及这些表格的功能和存放地点；
2.当有同学需要填写相关表格的时候，助理应该热情接待，并及时解决同学们的疑问，耐心指导同学填写。
九、内务整理
1．文件资料分类
使用频率较低的文件：
做到分类、归档之后就能够在需要的时候及时提取。
设立好索引，放在尽可能可见但不妨碍正常工作的地方。
使用频率较高的文件：
做到分类、归档工作。
放在显眼的地方，并且设立好索引。
做到随时需要随时抽取。
2．办公文具：
笔、订书机、剪刀、便签、胶水、回形针等
3．其他物品：
饮水机、水杯、桌椅、窗户、其他电器等
注意点：
负责内务管理的助理应该经常跟老师和其他助理交流，制定一个物品摆放标准，特别是整理老师的物品时，一定要征求老师同意，并尽量做到符合老师的习惯和审美观念。
负责内务管理的助理还应该与负责物品管理的助理沟通合作，安排好物品的摆放位置，并做好相关记录、贴上标签，知会老师和其他助理，及时提醒负责物品管理的助理哪些物品暂缺。
十、办公物品使用
1．当使用办公室物品时，要小心，避免损坏。
用完后应放回原来的地方，不要随意乱丢。
2．当办公室物品缺乏时，应及时通知负责购买物品的助理。
3．办公室物品清单（见附录表格）
4．办公室物品的存放地点
5．办公室废纸的整理排放,由于办公室的废纸中有一些是同学们的资料，因此需要好好归类，保存，不能随便丢弃。
涉及老师或学生个人信息的废纸（需请示相关老师确认为废纸），请及时放到碎纸机碎掉，碎纸机在综合科办公室。
十一、物品购买
1．由负责物品管理的助理进行整理，并整理出要买物品的清单，并向老师请示购买。
2．由于办公室经常有突发的购买，请购买的助理主动联系主管老师，包括物品的名称还有金额。
以便做好统计。
3．时候要谨记要到有发票的地方购买，如果购买的金额太少没有发票，就等到下一次购买金额足够的时候再统一去开发票。
4．每次购买后要立刻登记购买物品登记表，并交到张海燕处。
5．购买助理：
6．购买登记：
每周购买后要做好购买的登记，并填写在办公室物品购买登记表上。
7．月汇总：
每个月的月末做出购买物品的汇总，并在学期末做好学期汇总，请老师过目。
十二、报销方法
1．购买物品登记后，到郝老师那里报销
2．凭发票报销，发票填写注意，单位写“中山大学”，保留购物小票；
3．如果是非定额发票，一定要把小票与发票一起交给老师。
十三、办公室物品的维护
（一）电脑的维护
1．老师的电脑未经允许，请勿随意使用。
2．助理电脑使用注意事项（各科室根据各自的实际情况制定）
（二）门窗的维护
1．由于办公室的文件，物品都很重要，因此安全问题必须注意。
2．如果助理发现门窗有损坏，应及时报告老师，通知相关单位进行修理。
3．每天值班助理下班时应注意把门窗锁好。
（三）关于饮水机的维护
1．每天上下班的时候最后离开的助理应注意关闭饮水机的电源。
2．如果发现水快没有了，应及时打电话叫后勤人员送水过来。
叫人送水之前一定要盘点一下各科室的饮水情况，做到各科室的饮用水不缺、不断。
（四）关于办公用品的维护
1．办公室的笔，剪刀，及各种文具应维护好，如果有同学使用，用完后请放回原位。
2．请注意节约使用办公室的各种物品，如水杯，打印纸等等。
（单面用过的打印纸，可以留作草稿纸，如果双面都用过，可以留下来和废报纸一起卖）
（五）打印机的维护
1．由于办公室的打印机有时会卡纸，因此使用时应注意把纸放平整，减少卡纸的次数。
如果发生了卡纸的情况，请会处理的助理小心处理。
2．打印机的墨盒和碳粉使用的周期大概为2个月，如果发现打印的纸上出项一条横线或打印模糊的时候，请注意及时报告老师，并及时购买。
（六）电话的维护
1．电话使用后记得放回充电的地方，避免电话没有电。
2．电话出现问题应及时联系人员进行修理。
十四、登记制度
在办公室内复印、任务交接、来电来访，接收文件，发放文件、上班时间等都需要按要求做好相应的登记，各种登记本都放在助理桌子的文件框上。
各助理要注意规范使用各种文件夹，认真做好各项登记。
助理小组组长要负责文件夹的管理和登记的核实。
各文件夹及作用如下：
文件夹
作用
发文文件夹
用于存放本处下达的的通知文件，并让接收文件部门的老师签收，并对过期文件进行处理，统一存放。
收文文件夹
用于存放校内各部门发放的通知文件，并让老师批阅，确保通知到位，并方便以后的查询。
组长应定期检查，确保各份文件都已登记，并对过期文件进行处理，统一存放。
任务交接登记本
把上一班助理未完成的任务交托给下一班的助理，确保任务交接的及时和准确。
并且记录当日已经完成的任务。
来电来访登记本
当老师在外时，助理用于记录相关来电内容和来访人员，并及时向老师汇报。
值班登记表
每位助理在值班完成后都需要登记好自己的值班时间以及简要概括值班期间完成的任务，方便考勤表的填写和值班事务的总结。
各种常用表格汇总
该文件夹各个科室不尽相同。
助学贷款科：
各类助学金表格
临时困难申请表格
领款通知单
缓交（减免）学费申请表格
本科的收发文表格
本科室个人月考勤表
综合管理科：
本科的收发文表
行政楼会议室申请表
会议室、课室宣传张贴申请表
本科室个人月考勤表
教育管理科：
单位薪酬表
勤工助学个人登记表
勤工助学设（更）岗申请表
奖学金申请表等
个人月考勤表
本科生登记表
十五、月总结
为了加强工作的计划性和预见性，及时总结工作中存在的问题，因此需对本月所完成的事务内容、方法以及工作中发现的问题进行总结。
月总结主要由科室负责人负责，每位助理提供详细而准确的资料，协助组长完成。
十六、任务负责制
为提高工作效率和方便管理，各个科室一些常规性事务责任到人，具体见各科室内部资料。
注意：
负责人必须以高度的责任感来承担这些事务。
与此同时，也要关注办公室他事务。
如办公室物品管理、购买和和内务整理等事务，是每一个助理都有义务来承担的。
把这些事务落实到个人，只是为了提高大家的责任感，并不存在说对于不是自己负责的事就可以不管。
同时，办公室实行任务负责制，助理在接受任务后要负责到底。
第五章学生处科室分工及相关处理流程
一、助学贷款科
助学贷款科的工作职责：
助（助学金）
贷（国家助学贷款）
补（困难补助）
缓（缓交学费）
减（减免学费）
二、综合管理科
综合管理科的工作职责：
1.辅导员队伍建设；
2.学生内部建设（制度建设）；
3.形势与政策课程建设，处理突发事件；
4.《芳草地》的编辑；
5.设备申请管理，日常办公的财务管理；
6.学生处网站建设，文件、报刊杂志的订阅；
7.学生思想工作，以及学生助理的管理；
8.马研班的日常工作以及相关刊物的制作了；
9.家园有约的安排以及记录；
10.信息报送；
11.宿舍辅导员的管理等。
三、教育管理科
教育管理科的工作职责：
主要负责本科生勤工助学、奖惩管理、日常管理相关证明开具等相关事宜。
注明：
各科室具体工作流程见本科室资料。
附件
办公室物品清单
学生处办公室公有电子设备明细表
名称
数量
品牌
固定资产号
备注
电脑
5
DELL4
联想1
01110-110
（2）（陈德辉老师桌上电脑）
打印机
惠普
01110-00138（陈方老师）
01112-0105（刘艳玲老师处）
电话
高科
电扇
钻石
饮水机
1
天路
200207
桌子
8
椅子
7
柜子
12
音响
NOD
ALTECLANGSING
ACER
NANSIN
DELL3联想1
01110-0092（4）
1台王老师，1台原学工办郝老师
9
艾美特
新购
水晶宫
3
DELLH&
Y
碎纸机
原学工办
传真机
松下
联想DELL
01110-0096
122-0091
钻石美的
01110-00125
一台坏了
夏普
含传真机共四部
10
14
DELL
合计：
13
6
11
办公室储物柜以及储物室物品存放清单
1.空
2.漆处
3.奖助学金申请变减免学费困难补助学位证毕业证复印件申请表
4.空
5.非典资料及其他资料
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