国开中央电大专科《办公室管理》十年期末考试简答题题库排序版Word文档下载推荐.docx

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会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；

各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

会见与会谈的前期准备工作有哪些？

（1）确定议题和明确目标；

（2）收集信息和分析^p双方材料；

（3）确定参加人员；

（4）双方协商时间、地点；

（5）布置座位。

简答办公室的主要特点。

[补充]答：

（1）辅助性；

（2）综合性；

（3）服务性。

简答电子公文处理过程的五个环节。

创建：

根据一定的规则建立电子公文的过程。

办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。

交换：

按始发者意图进行跨系统的公文传递。

归档：

依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。

销毁：

依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

[20__年1月试题]简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。

简述办公室的四种含义。

（1）广义的：

泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。

（2）狭义的：

是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。

（3）特指的：

党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办公厅。

（4）专指的：

某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。

简述办公室督查工作的方式。

（1）现场督查；

（2）会议督查；

（3）书面督查；

（4）电话督查。

简述办公室设备使用规范。

（1）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。

（3）注意安全，注意节点，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。

（4）未经上司允许，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20至85，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。

（6）如果不处于工作状态，使用完毕应切断电。

简述办公室调查研究的三个阶段及其主要任务。

（1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。

（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析^p材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。

简述常用办公设备使用规范。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。

（4）未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。

（5）办公设备的使用环境温度为5°

C～35°

C，相对湿度为20～85，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备5米左右有效影响距离。

简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。

第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD法则。

A.重要且紧急----必须立刻做。

B.紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）----只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。

C.重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）----只要是没有第一类事的压力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。

D.既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）----有闲工夫再说。

简述公共关系的三大构成要素及其原则。

（1）三大构成要素是：

主体：

社会组织；

客体：

公众；

手段：

传播途径。

（2）公共关系原则：

公众利益至上；

实事求是；

互惠互利；

双向沟通；

始终如一；

开拓创新；

整体统一。

简述公文校对工作要求。

（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等。

（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题。

（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或者撰稿人处理。

（4）需要使用标准校对符号。

（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。

简述会务管理的要求。

（1）会前的最后检查：

工作认真负责、细心、耐心。

（2）组织签到和登记：

任劳任怨能连续作战。

（3）做好联络协调：

沟通协调能力强。

（4）会议记录与保密：

业务素质与原则性。

（5）会议后勤保障：

服从分配协作意识好。

简述会务管理中对会务工作人员的要求。

（1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）。

（2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）。

（3）做好联络协调（沟通协调能力强）。

（4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）。

（5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。

简述会议的积极作用。

（1）交流信息，互通情报；

（2）发扬民主，科学决策；

（3）增强友谊，促进团结；

（4）统一认识，协调行动；

（5）带动消费，促进经济。

简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。

[20__年1月试题）简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。

[20__年6月试题]答：

（1）剪彩的准备：

红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。

（2）剪彩的程序：

请来宾就位→宜布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进行参观。

简述调查研究的三个阶段及其主要任务。

（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理资料，分析^p材料和综合提炼调研成果。

（3）完成阶段，主要撰写调研报告。

简述文员向上司做请示的注意事项。

（1）请示要对口。

遵守按上级分工，对口请示的原则。

避免多头、越级请示。

对涉及多方面的综合性工作，应向主持全面工作的领导人请示，并将有关情况通报其他分管上司。

（2）请示要单一。

遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。

简述信访工作中网络来信的处理要求。

（1）定时打开信箱，及时处理电子邮件。

（2）重要信访，及时报请。

（3）转办信访，跟踪督办。

（4）网络保密，脱机阅读。

简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

（1）储藏间或者物品柜要上锁，保证安全。

（2）储藏需要的面积取决于单位的大小。

（3）合理摆放。

例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。

（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。

（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送人打印机或复印机中。

简述制作会议证件的注意事项。

（1）重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。

内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。

（2）重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。

（3）会议证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。

（4）大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会议证件的样式。

（5）应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。

简要回答公文写作的五部曲。

第一步，领悟领导意图。

要求：

准确、全面、提炼、增加贴近度。

第二步，站在领导角度考虑问题。

第三步，把握常用思维方法：

模式化思维，对象化思维，辩证思维，散点思维，求同存异思维。

第四步，牢记拟写公文要素及要求。

第五步，符合国家公文格式标准。

简要回答起草请示的“五步棋”。

因为什么请示：

对于原因、目的的说明。

请示什么问题：

提出请示的主题内容。

怎样解决问题：

提出解决问题的建议与方案。

请求上级回复：

结尾用语的使用。

有无附加需要说明：

根据需要确定附件的使用与否。

简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？

形式是怎样的？

[2021年1月试题]答：

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。

它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。

可以用于向上级汇报会议情况；

也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式：

（1）议决性会议纪要。

是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。

（2）周知性会议纪要。

用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。

简要说明会议纪要有什么作用？

有哪两种形式？

[2021年1月试题]简要说明会议纪要有什么作用？

[20__年7月试题]简要说明会议纪要有什么作用？

简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。

（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。

如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

旅行结束后，文员应主要完成哪些工作，请予以设计。

（1）整理好旅行过程中所有的单据，凭证，送上司审阅，签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；

（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报.如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。

（4）把在出差时结识的有关人士，单位等情况做好记录，以便将来有用。

请简单说明提高会议效率的一些基本做法？

遵循法律法规；

合理确定会议目标；

确定必要的与会者；

减少会议数量；

缩小会议规模；

简化会议程序；

缩短会议时间控制会议经费；

分析^p会议成本。

什么是文员的挡驾方法？

主要的挡驾法有哪几种？

一般应怎样做？

[2021年1月试题]什么是文员的挡驾方法？

对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。

文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。

（1）电话挡驾。

上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。

上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告；

（2）来访挡驾。

先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示；

（3）会议、活动挡驾。

对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。

谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

[20__年7月试题]谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

（1）办公室人员“善谋”要求：

能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；

要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。

（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：

一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；

二是轻易抛出“夹生”想法，强加于领导，于公于己都不利；

三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。

要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

文员进言是指什么？

进言具有什么作用？

方法和要求是什么？

[2021年7月试题]文员进言是指什么？

（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。

（2）参谋作用、补缺作用、增进关系作用。

（3）适事、适时、适地、适度。

文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？

具体做法是怎样的？

[2021年7月试题]文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？

[20__年1月试题]文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？

有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统的做法：

在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法：

设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；

使用提示性备忘录；

准备约会表；

准备特殊提示卡；

准备交往提示文件。

文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

[2021年7月试题]文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

（1）会议名称；

（2）会议记录人的姓名、盖章；

（3）时间（开始时间、结束时间）；

（4）会议地点；

（5）议题；

（6）主持人、主席；

（7）出席者；

（8）会议的经过情形及结论；

（9）相关的资料；

（10）下次会议预定日期。

文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

[2021年7月试题]答：

（1）充分了解即将开始的工作内容；

（2）思考以什么方法进行效率会最佳；

（3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。

制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？

（1）文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用印。

（2）文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。

（3）文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。

（4）要核实用印份数，超过份数的不能盖印。