会议管理制度.docx
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会议管理制度
会议管理办法
第一条目的
会议是企业决策与沟通的主要形式，为进一步规范公司会议管理，做好上传下达工作，提高会议质量，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，有效地提升公司运营效率，特制订本管理办法。
第二条适用范围
本办法适用于中译语通科技（陕西）有限公司的各类会议。
第三条职责
一、行政人事部
1.根据会议类别，负责会议通知及相关组织安排工作；
2.负责会议室的日常管理和卫生清扫工作；
3.负责重要会议的接待、服务工作。
二、各部门
1.按时参加公司组织的各类会议，提前准备好相关会议资料；
2.负责本部门发起的各类会议的相关准备工作。
第四条会议类别
一、业务项目专项会议；
二、周、月度、季度工作分析会；
三、月度员工大会;
四、半年度及年终工作总结会;
五、其他部门及业务讨论会。
第五条基本原则
“会前通知、会时签到、会中记录、会后落实”，严格按照中译语通相关会议要求。
第六条会议细则
一、业务项目专项会议
1.会议时间：
合理安排会议时间，时间应提前一天通知；
2.会议地点：
行政人事部负责安排落实;
3.会议主持：
业务项目归口部门负责指派人员主持；
4.会议记录：
业务项目归口部门指定人员，并于会后第二天整理下发会议纪要；
5.与会人员：
按照会议议题或会议需要，由总经理或副总经理确定参会人员；
6.会议通知：
行政人事部负责通知（书面或短信）；
7.会议准备及服务：
业务项目归口部门负责提前准备会议资料（含会议议程、汇报材料、决议草案等）、行政人事部负责电脑、投影仪、话筒、音响，激光笔、抽纸、茶水服务准备、会后整理等；
8.会议内容：
以会议议程为准；
9.会议座次：
按照参会人员制定；
10.发言顺序：
以会议议程为准。
二、周、月度、季度工作分析会
（一）季度工作分析会
1.会议时间：
会议定于每季度初第一周周五前召开，如有特殊情况以行政人事部通知为准；
2.会议地点：
公司会议室；
3.会议主持：
行政人事部；
4.会议记录：
行政人事部指定人员，并于会后第三天整理下发会议纪要；
5.与会人员：
各部门经理级及以上人员；
6.会议通知：
行政人事部负责通知（公司群通知）；
7.会议准备：
行政人事部负责提前准备会议资料（①各部门季度工作完成情况明细表；②各部门下一季度工作计划表，各部门须提前一天交至行政人事部）、电脑、投影仪、话筒、音响，抽纸、茶水服务准备、会后整理等；
8.会议内容：
各部门上季度工作内容完成情况、未完成工作汇报及下季度工作计划与安排。
具体以会议通知为准；
9.发言顺序：
语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部。
（二）月度工作分析会
1.会议时间：
会议原则上定于每月5号召开，遇节假日提前，具体以行政人事部通知为准；
2.会议地点：
公司会议室；
3.会议主持：
行政人事部；
4.会议记录：
行政人事部指定人员，并于会后第二天整理下发会议纪要；
5.与会人员：
各部门经理级及以上人员；
6.会议通知：
行政人事部负责通知（公司群通知）；
7.会议准备：
行政人事部负责提前准备会议资料（①各部门上月工作总结及次月工作计划，各部门须提前一天交至行政人事部）、电脑、投影仪、话筒、音响，激光笔、抽纸、茶水服务准备、会后整理等；
8.会议内容：
1）各汇报部门汇报本部门上月完成工作情况及下月工作计划；
2）各部门需要上会解决的紧急与重大问题的讨论、落实；
3）总经理对各部门工作进行补充与调整；
4）宣布公司的各项临时性决定或制度要求。
9.发言顺序：
语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部。
（三）周管理例会
1.会议时间：
会议定于每周一上午9:
10召开，具体时间以行政人事部通知为准；
2.会议地点：
公司会议室；
3.会议主持：
总经理或副总经理；
4.会议记录：
行政人事部指定人员;
5.与会人员：
中层以上管理人员。
6.会议内容：
1）各部门简要汇报本部门上周完成工作情况及下周工作计划；
2）各部门需要上会解决的紧急与重大问题的讨论、落实；
3）总经理或副总经理对各部门工作进行补充与调整；
4）宣布公司的各项临时性决定或制度要求。
7.发言顺序：
语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部。
（四）月度员工大会
1.会议时间：
会议原则上定于每月5号召开，遇节假日提前，具体以行政人事部通知为准；
2.会议地点：
公司会议室；
3.会议主持：
行政人事部；
4.会议记录：
行政人事部指定人员，并于会后第二天整理下发会议纪要；
5.与会人员：
公司全体员工；
6.会议通知：
行政人事部负责通知（公司群通知）；
7.会议准备：
行政人事部负责提前准备会议资料（①各部门上月工作总结及次月工作计划，各部门须提前一天交至行政人事部）、电脑、投影仪、话筒、音响，激光笔、抽纸、茶水服务准备、会后整理等；
8.会议内容：
5）各汇报部门汇报本部门上月完成工作情况及下月工作计划；
6）总经理对各部门工作方向及目标进行布置。
7）宣布公司的各项临时性决定或制度要求。
8）通报重点事项，通报公司发展情况，保证全员紧跟公司发展，明确公司发展大方向。
9.发言顺序：
语言服务中心、产品研发中心、财务部、行政人事部。
三、半年度及年终工作总结会
（一）年终工作总结会
1.会议时间：
次年一月份，具体日期至少提前五个工作日以通知形式下发；
2.会议地点：
根据实际情况另行安排，具体以会议通知为准；
3.会议主持：
总经理或总经理指定人员，具体以会议通知为准；
4.会议记录：
行政人事部指定人员，并于会后第三天整理下发会议纪要；
5.与会人员：
原则上为公司全体员工，具体以会议通知为准；
6.会议通知：
行政人事部负责通知（群通知）；
7.会议准备：
行政人事部负责提前准备会议资料（含会议议程、各部门汇报材料PPT、决议等）、电脑、投影仪、话筒、音响，抽纸、茶水服务准备、会后整理等；
8.会议内容：
全公司及各部门全年工作总结及来年工作计划与安排，具体以会议通知为准；
9.会议座次：
按照桌签入座；
10.发言顺序：
以会议议程为准。
（二）半年工作总结大会
1.会议时间：
每年七月份上旬，具体日期提前五个工作日以通知形式下发；
2.会议地点：
根据实际情况另行安排，具体以会议通知为准；
3.会议主持：
总经理或总经理指定人员，具体以会议通知为准；
4.会议记录：
行政人事部指定人员，并于会后第三天整理下发会议纪要；
5.与会人员：
原则上为公司全体员工，具体以会议通知为准；
6.会议通知：
行政人事部负责通知（群通知）；
7.会议准备：
行政人事部负责提前准备会议资料（含会议议程、各部门汇报材料PPT、决议等）、电脑、投影仪、话筒、音响，抽纸、茶水服务准备、会后整理等；
8.会议内容：
全公司及各部门上半年工作汇报及下半年工作计划与安排；具体以会议通知为准；
9.会议座次：
按照桌签入座；
10.发言顺序：
以会议议程为准。
四、其余部门及业务讨论会
具体以会议通知为准。
第七条会议要求
一、严格会议纪律
1.严格执行会议请假制度。
应参加会议人员因特殊原因不能到会，必须经主持会议领导/主办部门负责人批准，严禁无故旷会、代会。
参会人员应提前五分钟入场，并在《会议签到表》上签到；
2.会议期间，与会人员手机应关闭或调至静音或震动状态，以免影响周围其他人员和会议进程。
会议期间，原则上不能接听电话，重要电话需离场接听；
3.严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，必须经主持会议领导或会议主办部门负责人批准，并由其他与会人员代为做好会议记录后方可离开。
二、讲究会议质量
1.与会人员要统筹安排工作，做好会议发言及材料准备，简明扼要、条理清楚地汇报工作进展情况，反映工作中的问题，有针对性地提出工作意见和建议，立足开短会、开实会，确保会议质量和会议效率；各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通，对议而不决的事项提出解决的原则与方法。
各类会议力求精干高效用数据说话，部署的工作做没做，做到什么程度，没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复，杜绝空洞无物或泛泛而论；
2.公司周例会、月度工作分析会、季度工作分析会等必须形成会议纪要，以便大家遵照执行，每月底行政人事部检查会议安排工作任务的落实情况，并作为考核当事人工作的依据。
各部门专题会议也要指定人员做好会议记录，形成会议纪要，用以备忘。
三、力求会议实效
1.与会人员要高度重视会议的记录和传达工作，对会议内容、会议精神和会议要求作好记录，并在会后及时准确地向有关人员进行传达，有效地组织落实；
2.会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按照要求落实，层层进行传达贯彻，务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要以制度的形式确定下来，力求使每次会议都有具体的成果。
四、处罚
1.对行政人事部因通知延误、组织不当或安排失误而影响会议质量或效率的，每次处罚行政人事部负责人50元;
2.对其他部门因工作失误、而未按照行政人事部通知执行，影响会议质量或效率的，每次处罚该部门负责人50元；
3.无故或未经批准旷会处罚当事人100元;
4.无故或未经批准迟到、早退、代会者，处罚50元;
5.会议召开期间全体参会人员手机需调至震动或静音，发生手机响铃或接听电话的罚款50元；与会人员交头接耳，视情况给予口头警告或处罚50元;
6.其他违规视情节予以相应处罚。
第八条附则
一、本办法由行政人事部制定，经颁布后生效。
二、本办法修改及解释权归行政人事部，之前下发办法如有与本办法相悖之处，均以本办法为准。
三、本办法自2017年X月XX日起实施。
附件1：
会议签到表
会议名称
会议时间
年月日时
会议地点
序号
姓名
部门
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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