同乡会工作手册 活动设计方案和分工Word文件下载.docx

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45开始（会长致欢迎词、开幕词，司仪介绍嘉宾名单和主席台就坐的其他人员）共5分钟

1、2011年年度同乡会的工作报告——会长5分钟

2、介绍今年年会承办人的概况——名誉会长5分钟

3、今年年会承办人讲话——5分钟

4、2011年年度财务工作报告3分钟

5、换届工作报告3分钟

6、宣布新一届理事会及班子组成10分钟

（1）宣布副会长以上班子及亮相

（2）副秘书长以上米水班子亮相3分钟

7、周年庆典颁发“突出贡献奖”的决定——（含颁奖）15分钟

8、XXX市领导讲话20分钟

9、XXX办领导讲话5分钟

10、兄弟会代表讲话

香港XXX同乡会代表3分钟

广州平南同乡会代表3分钟

11、宣读捐款超过500元的名单10分钟

（共103分钟）

12、晚宴

13、晚宴过程中：

抽奖+歌唱表演

中山XXX同乡联谊会理事会

二0一二年四月二十三日

XXX同乡会联谊会2012年年会会务物资准备

1、礼品：

电热开水壶650份（22100）负责：

货物会议当天送达

2、奖品：

负责购买：

特等奖：

二等奖：

三等奖：

3、礼品、奖品券负责人：

4、摄像（照片、摄像机，自备工具）负责人：

5、捐款箱、抽奖箱：

餐厅是否提供负责人：

6、打印：

主席台座位卡、来宾座位卡（名单待宾客确定后供）由就加负责打印，5元/张

打印：

酒席细微布置图，负责人：

7、签到薄及表（通讯录表格，含捐款栏）：

薄1个、签到表及笔，负责人：

8、酒水，承包方负责购买，庆典负责人：

9、光荣榜用纸：

红纸4张负责人

10、背景牌：

发外制作,负责人：

11、电脑及投影准备负责人：

12、奖牌制作负责人：

13、文书用品，张榜及临时需要，由准备

14、会前蒙明志会同承办方到餐厅落实如下事宜：

⑴点菜，菜单以及附送的酒水。

汽水等

⑵餐厅布置，主围2~3围，本次会议可能超50围，秘书组落实到会人员情况，需要预定包间4~5围准备

⑶主席台布置：

桌子+话筒+主席台+铭牌等，铭牌打印由酒家提供，5元/个

⑷背景板（横幅）、引导牌知道（外包），协调酒家安装好才付款

⑸门口迎宾桌子布置要求

⑹投影仪及舞台节目要求

⑺抽奖箱捐款箱由餐厅提供

⑻客房预订

⑼餐厅提供时间、空调、灯光、茶水、酒水、礼品、奖品的摆放区域。

15、主持有关事宜由与沟通、协调

注明：

以上凡牵涉到购买物品，除大额奖品、礼品可以申请预支外，其他住处希望负责人先垫支，会后报销，注意开具相关票据证明。

会务安排

一、会务组成员：

成员：

二、会务前期安排：

3月17日第三次筹备会检查准备工作情况

●具体各联络员负责的范围由

●政府机关、部队的同乡由跟进

●木乐、木圭老乡由跟进

●珠三角其他由跟进

●政府、各相关兄弟联谊会由负责

2、前期准备

负责人：

1落实背景板（横幅制作）

2安排晚宴菜单（按50+小餐厅4~5桌准备）

3会场设2席主围

4主围座位安排：

老会长、主要嘉宾、会长、常务副会长，副会长人员安排在主围周边陪同其它嘉宾

5会务物资的准备，见下

3、大会奖品礼品采购

负责：

4、大会物资采购

5、大会接待订房

三、会务安排

1、会务组人员安排：

⑴总指挥：

⑵执行总指挥：

⑶会议司仪：

◆司仪在的帮助和协调下工作

◆负责制定议程、统筹安排会议进程、主持会议，全部议程于6：

30前结束

◆简版议程放置主席台

⑷会场餐厅总馆：

●成员包括：

●工作范围：

会场安排、引领嘉宾就座、布置主席台、餐桌铭牌，协助补充茶水、协助投影、协助发放奖品、协助歌唱表演等

⑸后勤总管：

✧后勤工作人员包括：

✧工作范围：

礼品、奖品的接收清点、准备及发放，接收酒水，抽奖安排及执行（记录中奖号码，对号发放），注意抽奖箱的安排

注意：

✧礼品发放位置位于入口左边，在右边报到处报到后凭券领取礼品

✧奖品、礼品的交接统计，有交接表

✧已准备礼品650份，最终剩余部分部分由秘书组保管，接收

⑺报到接待处总管：

●工作范围

●报到接待:

1、接待物资准备：

会务物资由负责购买，接收并补充不足，包括纸张、签到表、笔、奖品券、礼品券、张榜工具等。

2、签到处工作人员：

3、现场接待人员：

4、现存秩序维护：

5、摄影录像：

6播放、投影：

7、捐款张榜：

8、文书：

9、捐款款项最后由接待负责人等3人清点后签名交给秘书长

⑻来宾接待总管：

会议当日接待成员包括

来宾接待成员于晚预计要接待XXX代表团，参加人员为常务副会长以上成员。

接待分工：

①

②

③

④

⑤

⑥

⑼会务组人员须在日中午12:

00到达，先行检查准备工作是否有漏项，简便午餐开始工作，由负责安排午餐。

⑽会议第二天送客安排：

早茶：

等负责陪同并送客人

2012年年会到会嘉宾名单

●自治区政府驻顺德办事处：

●XXX市委、市政府领导：

●广东XXX商会番禺分会：

●香港XXX同乡会：

●广州平南同乡会

●广东XXX商会：

●深圳XXX商会：

●东莞XXX同乡会：

●中山XXX商会：

●佛山XXX同乡会：

●XXX同乡会：

●玉林浔州商会：

●XXX市商会：

●XXX市金田镇商会：

主席台就坐的有：

背景板：

XXX同乡联谊会周年庆典

2012年同乡会主席台人员安排（按左至右顺序）11人（空1位）

第一排：

第二排：

会场座位分布安排

2012年4月23日年会座位名录

一、人员名单：

二、住围名单：

三、座位安排

主围座位安排：

主围1

主围2

嘉宾及工作人员座位安排

副会长：

秘书组（3席）

广东XXX商会番禺分会（5席）

XXX市政府XXX商会

广州平南同乡会玉林浔州商会理事会（5人）

深圳XXX同乡会XXX同乡会

东莞XXX同乡会

中山XXX商会XXX市金田商会

佛山XXX同乡会

一良公司

永通公司（2席）

顺德同乡联谊会周年庆典会场平面图

周年庆典颁发“突出贡献奖”的决定