物业档案管理方案.docx

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物业档案管理方案

档案内容：

合同及协议、办公楼工作人员有关证件的复印件、办公楼工作人员资料登记表、消防安全责任书、装修资料、入住资料登记表、往来函、催缴单等。

1、保管及整理：

（1）在标贴纸上打印或写上办公楼工作人员名称，粘贴在与其相应的档案夹上；

（2）办公楼工作人员的档案按楼层及房间号的顺序排放；

（3）将有关档案的内容按照类别列出档案目录，再将与其内容相关资料放在相应的档案夹内；

（4）客户服务中心内部文件按楼宇阿拉伯数字或主要顺序排放。

2、档案的跟踪：

当发生下列状况时，主管负责将变化情况记录在办公楼工作人员档案内：

（1）通讯联络方式或负责人发生变化；

（2）办公楼工作人员退房或加入其工作单位；

（3）办公楼工作人员档案属绝密档案，特殊情况如需查阅，须报客户服务中心主管批准，经办理登记手续后方可查阅；

（4）将办公楼工作人员档案输入电脑进行管理；

（5）任何人不得透露办公楼工作人员的档案信息。

（6）初业、人员、设施、设备管理、客户方反馈资料、行政文件资料等档案的建立与管理档案资料管理是物业管理的重要组成部分。

科学的、规范化的档案管理能为住宅区域房屋及公用设施设备的使用、维修及更新改造提供指引,为各项管理管理的顺利开展创造条件。

木公司自成立以来,一贯重视物业档案资料的建立与管理工作。

针对办公楼物业管理服务项目及物业管理特点,配备专业的档案管理人员,对所有档案进行科学系统的管理。

3、档案资料管理要求

（1）录音带、光碟、照片、胶片等,并采取适宜的保管、储存方式。

（2）文档资料的收集、编目、归档、保管按本公司文档资料管理程序进行,做到标识清晰、分类明确、易于查阅,并采取防虫、防蛀、防霉、防潮、防火等防护措施。

（3）电子文档由专人按规定建立子目录分类管理,并定期整理。

（4）文件资料按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制文件资料储存清单。

当文档资料状况发生变动时,及时相应调整文件资料储存清单,以保证资料查阅方便。

（5）借阅文档资料必须办理手续,外来人员査阅资料必须验证并登记其人证件,经管理处经理同意后方可査阅。

4、物业管理公司档案管理规定

（1）公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

（2）有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

（3）物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

（4）物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续经确认后方可离任。

（5）物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

（6）因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,

如有违反的作泄密处理。

（7）公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

（8）物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

5、档案管理保密规定

（1）在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

（2）工作人员、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

（3）物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管因需告假时,必须由公司委派的其它档案管理人员执行管理。

（4）应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得泄。

（5）公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅（须办理借阅手续）,每次限时一周。

实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄写及复制。

（6）发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回.

（7）员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

（8）员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

6、物业管理管理文档资料目录

序

号

一级目录

二级目录

三级目录

规划图

用地批准文件

建设用地规划许可证

土地使用权出让资料地界界桩放点报告

物业规划档案

建设工程规划许可证

施工许可证

项目批准文件

建筑物名、更名审批资料

用水指标文件

用电指标文件

物业移交会议纪要或移交证明

物业接管验收资料

移交证明资料

工程设备交接资料

工程、设备技术资料交接清单房屋钥匙交接清单

工程竣工验收证明

验收证明资料

消防验收资料

环保达标（噪声）验收资料

房屋验收表

公司简介

物业管理资质证书

物业资质管理

公司管理资料

营业执照

税务登记证（国税、地税）

组织机构代码证

管理处简介

物业专业化管理

管理处专业化管理资料

管理处成立文件营业执照

税务登记证（国税、地税）

组织机构代码证

管理处收费标准及批复停车场营业执照

停车场收费许可证、价目表

物业管理管理合

同

物业管理管理合同

前期物业管理管理

协议

前期物业管理管理协议

专项维修资金管理

重庆市物业专项维修资金管理办法

专项维修资金收支账目及使用审批手续

房屋使用说明书

房屋使用资料

房屋质量保证书

业主手册

房屋使用及公众制度

公众制度

客户管理规约

精神文明建设规约消防管理规定

装修管理规定

室外广告、招牌管理规定

质量保证制度

公司质量管理体系文件

及工作程序

政策法规

收费管理制度

管理处收费管理制度

管理处财务公开监督制度

控制中心管理规定

空置房管理规定

管理制度及工作标准

安全管理制度

停车场管理规定

非机动车辆管理规定停车场收费管理规定消防管理规定

消防设施养护及使用规范

防火岗位责任制

维修管理承诺及回访制度

房屋维修养护制度

维修管理制度

节能降耗管理制度设备机房管理制度

工具用品使用及管理办法

环境管理制度

绿化设备使用管理规定保洁岗位责任制

消杀类农药管理规定

客户管理制度

客户投诉处理、回访制度管理处值班制度

接待参观来访管理规定

商铺管理规定

行政后勤管理制度

文档资料管理规定信息工作管理规定工作例会制度

办公室管理规定资料室管理规定培训室管理规定仓库管理规定食堂管理规定宿舍管理规定

员工餐厅管理规定采购管理规定

资产管理规定

办公设备管理规定办公用品管理规定

人事、考核管理档案

人事资料

员工个人资料

人事任免、调动记录

员工培训记录

年度培训计划月度培训计划培训签到表培训考核记录

培训效果评估记录军事训练记录

预案演习记录

员工考核记录

职（员）工月/季度考核记录

员工奖惩通知书

各类人员岗位资格

证书

持证上岗人员清单

岗位资格证书复印件

管理人员仪容礼仪

服饰标准

公司C手册

标准

员工通用礼仪规范手册

管理类岗位礼仪规范手册

礼仪标准

安全类岗位礼仪规范手册保洁类岗位礼仪规范手册

技术维修类岗位礼仪规范手册

客服类岗位礼仪规范手册

组织结构及岗位职

责

管理处组织结构图

管理处岗位职责

办公自动化资料

办公自动化设备清单管理软件安装手册

资产设备管理系统使用手册收费管理系统使用手册

人力资源管理系统使用手册

财务管理档案

财务管理制度

收费指导标准

公司财务管理制度管理处收费管理制度各类收费标准批文

会计科目表

财务收支情况

季度管理报告收入成本明细账

完税证

工程档案

竣工资料

工总平面图

地下管网图竣工图

单体建筑、结构、设各、附属配套设施竣工图

绿化竣工图

房屋种类、数量、用途的分类表

技术资料

房屋及共用设施设备大中修、改造变更资料

设施设备台账（设备管理软件）

产权资料

房屋产权清册

管理用房产权证明

物业用房产权证明及清册配套设施产权证明及清册物业房地产证

客户档案

入伙通知书客户委托书

客户及家庭成员登记资料委托银行代收款协议书房屋交付验收表

钥匙（门禁卡）发放记录停车场车位租用协议书停车场管理协议书

装修管理协议书装修合同复印件

装修施工单位资质证明装修申请表（附图纸）装修管理责任书

装修施工人员登记表装修许可证

装修现场监控记录房产证

租赁许可证

暂住人员登记资料前期物业服务协议

停车场车位租用协议书

停车场管理协议书

值班制度及记录

管理处值班制度

工作信息记录本

客户管理档案

客户投诉处理、回访制度客户投诉/建议及处理回应

投诉（建议/咨询）处理任务书

客户来信

客户意见调查资料

客户恳谈会纪要

客户意见调查表整改措施

维修管理资料

维修管理承诺及回访制度

物业管理情况记录表

各类标识清单

开发单位制作的各类指示牌清单（平面示意图、路标等）

管理处制作的各类标识清单

房屋管理档案

房屋维修养护制度空置房管理规定

空置房检查记录

装修管理档案

装修管理规定

推拉闸标准款式及安装要求窗花标准款式及安装要求

不锈钢防盗门标准款式及安装要求天顶遮阳棚标准款式及安装要

阳台遮阳棚标准款式及安装要求

窗台遮阳棚标准款式及安装要求

共用设施设备管理档案

共用设施设备管理资料

设备维修保养责任制设备维护分工表

设备档案卡维修工具清单

共用设施设备运行维护记录

设备年度检修计划公用设施检查记录

公用设施保养维护记录

消防系统检查、维护保养记录电讯系统检查、维护保养记录停水/电/气/试消防通知单

排水系统管理档案

给排水系统维护保养|

给排水系统检查记录

给排水系统运行维护保养记录泳池设施运行记录

娱乐设施维护保养记录

水景设施保养维修记录事故应急处理方案

二次供水清洗资料

二次供水清洗消毒许可证

二次供水清洗消毒人员上岗证二次供水设施清洗消毒合同二次供水水质检测报告

二次供水设施消洗消毒记录

供配

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