人力资源《行政事业单位综合办公管理平台》建设方案资料Word格式.docx
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根据政府财政的实际情况，本设计方案提供的软件是目前性能价格比比较高的。
四、《党政事业单位综合办公管理平台》系统功能
《党政事业单位综合办公管理平台》拥有以下功能：
组织机构管理收文管理
领导日程安排发文管理
催办督办会议管理
文书档案管理报告审批
通知公告政府文件
简报内刊信访管理
电子邮件日程安排
通讯录决策参考
信息发布资料夹
自定义工作流程档案管理
手写批注痕迹保留车辆管理
知识库管理值班管理
接待管理目标管理
请假管理手机短信
网上论坛系统管理
信息查询
…….
下面对部分主要功能予以介绍：
（一）系统界面
图2-1
（二）收发文管理
１、收文处理模块
收文处理是指送给单位领导或有关部门阅批的文件（包括正式文件和非正式文件）的处理过程。
（１）签收登记与录入
在此涉及的文档包括所有收到的文件，分红头文件（有文件号）和白头文件（无文件号）两大类，文件的来源有：
正常邮件，交换来的文件，传真，事务性通知等，远端传送来的文件，各个部门送领导的请示等。
每个部门、科室均具有录入功能，仅处理本部门接收的文件。
按类型（红头文件，白头文件）系统自动编制流水号。
对正式公文分为上级来文和下级来文两种（平级来文按上级来文归类）。
来文分急、特急、普通几类。
签收后一般由文件管理人员根据来文的各种属性（文件标题、文件字号、主题词、收文日期、来文单位、分类代码、密级、收文流水号等）填写来文登记表、存入收文登记簿为查询统计和存档依据。
同时将来文以各种方式（扫描、录入等）存入来文文档库，产生来文处理流程台帐。
来文处理流程台帐包括以下内容：
签收登记栏，签收登记者，签收日期，录入登记栏，录入者，录入日期，拟办登记栏，拟办者，拟办日期，拟办意见，办文期限，是否催办，催办时间，预先提醒期限，是否批办，批示领导，批示日期，批示意见，是否传阅，传阅领导，传阅处室，是否传阅完毕，是否办文，办文部门，有否协办，协办部门，办理意见，办理结果，催办次数。
登记、录入模块具有以下功能：
●自动搜索未完成的文档及创建新文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑和浏览，提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、提供Word编辑工具供选用。
●提交拟办，并自动填写来文处理流程台帐。
（２）拟办
文秘科专人查看原文、根据阅文或办文需要填写公文处理单、公文传阅单等相关栏位，提交办公室主任审阅。
原文由按扭打开查看。
可根据原文属性及内容，由拟办人决定是否设置催办标志及预提醒期限（此标志对承办人不可见，对承办传阅系统只催主办人）。
系统自动实施催办，催办时采用双向提醒，即承办人和拟办人同时都会收到一个提示。
在实现业务流程计算机化的同时，提高办公的自动化程度。
系统默认提醒期限可由系统维护模块更改。
一般来说，承办文为七天，单位领导阅批的由单位领导阅批后计七天。
也可以按需要自行设定办文期限。
对下发传阅，仅可传阅到下级部门，不能越级传阅。
拟办模块具有以下功能：
●自动搜索待拟办的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的阅读和浏览
●拟办文件，填写公文处理单或公文传阅单。
●提交批示或承办传阅，并自动填写来文处理流程台帐。
（３）审阅
文件拟办后，由办公室主任对拟办意见进行审阅，办公室主任有权修改拟办意见和拟办结果。
审阅完成后，通过文秘提交领导阅批、承办人承办或下发传阅。
（４）批示
根据拟办结果，领导批示原文，填批办意见栏后返还文秘处理。
备注：
文秘收到领导批示后，查看批示，根据批示结果对来文进行处理分发。
批示模块具有以下功能：
●自动搜索待批示的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿阅读和浏览。
●批办文件，填写公文处理单或公文传阅单。
●提交拟办或分发，并自动填写来文处理流程台帐。
（５）传阅
根据公文传阅单，系统自动分发到接受人，或按一定顺序传阅。
部门负责人有权决定是否传阅他人。
分级传阅：
此功能与单位办公管理条例相关，由文秘传来的公文，仅传到单位下级部门，由部门负责人或者办公室主任决定是否传阅本部门其他人员。
传阅模块具有以下功能：
●自动搜索待传阅的文档，以醒目的方式显示提醒。
●填写公文传阅单。
●提交存档，并自动填写来文处理流程台帐。
（６）承办
承办部门业务综合代表接到来文后，将办文转送部门领导。
部门领导根据来文的具体情况，提出具体拟办意见及办理人选，并将办理文件下送承办部门。
承办部门接到办文后，根据具体办理意见亲自办理或转交下级承办人办理。
承办人接到来文后，根据领导批示，进行具体办理，办理完毕，填写办理情况。
承办模块具有以下功能：
●自动搜索待承办的文档，以醒目的方式显示提醒。
●查阅拟办意见和领导批示。
●承办文件，填写公文处理单。
●提交归档，并自动填写来文处理流程台帐。
（７）催办
参见拟办。
（８）存档
对原文和处理过程进行存档。
处理过程存档为处理痕迹（意见、结果…）的存档。
处理过程结束，将系统处理过程信息与原文共同保存于档案库中。
来文数据库文件转移到档案库中，对分发处理公文亦相同。
存档模块具有以下功能：
●自动搜索待归档的文档，以醒目的方式显示提醒。
（９）查询和统计
收文系统不仅仅处理文件的接收流程，还具有收文的查询和统计功能，利用此功能，可以查询、统计到某一时期的收文数量，办文效果，办文率等指标。
形成报表输出或图表显示。
（１０）流程状态的显示和预览
对文件流动的状态可以查询，但只能从上而下的查询（上：
指文件启动的源头；
下：
指文件流结束的节点），查询者只能查询本身所处节点以下的状态。
２、发文处理模块
发文处理是指以单位名义发出去的文件的处理过程。
对单位而言，系统管理人员可以根据不同类型的文件，根据实际情况设置文件办公处理流程，以决定不同行文流向及处理过程。
一般发文处理模块包括以下内容：
●对所有的发文通过计算机进行拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档。
●对发文进行显示、排序、查询、统计、打印。
●对发文的处理全过程进行自动化管理、跟踪和记录。
根据对发文模块的理解，我们确定计算机发文处理流程如下：
（１）拟稿
拟稿人编辑发文原文、填写发文头纸中拟文单位、拟稿人、文件密级、文件字号、分类代码、主送单位、抄送单位、文件标题、起草日期、发文份数、主题词等，存入发文登记簿中作为查询统计和存档依据。
设置发文处理流程台帐，发文处理流程台帐有以下内容：
拟稿处室，拟稿人，拟稿日期，核稿人，核稿日期，核稿意见，会签处室，会签意见，会签日期，复核人，复核意见，复核日期，签发人，签发意见，签发日期，成文日期，盖章人，盖章日期，分发人，分发日期，发文完成标志。
对文件字号，由系统自动生成，也可以由用户设定。
拟稿人确定核稿人、会签部门，系统存入发文数据库，并自动提交给核稿人。
系统默认拟稿人的直接上级领导（负责）人为核稿人。
拟稿模块具有以下功能：
●自动搜索待拟稿的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿编辑、拟定和浏览。
提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对已经拟定的文稿浏览、提供Word编辑工具供选用，在编辑过程中能参考相关文档（包括政策法规数据库、领导讲话数据库、文档数据库等）并剪辑。
●编辑发文头纸。
●提交核稿，并自动填写发文处理流程台帐。
（２）核稿
核稿人核稿，填修改意见、签名。
由核稿人确定签发人，并可增加批阅流程中会签部门。
核稿模块具有以下功能：
●自动搜索待核稿的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑和浏览。
●填写发文头纸。
●提交会签，并自动填写发文处理流程台帐。
（３）会签
如需会签，根据批阅流程中会签部门顺序，送会签部门领导会签，填写修改意见，自动记录会签过程、日期。
会签模块具有以下功能：
●自动搜索待会签的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑修改和浏览。
●提交下一个会签或提交复核，并自动填写发文处理流程台帐。
●在部门负责人不能会签情况下，部门负责人可预先授权其他人具有相应的权力以代理部门负责人的职能，保证工作流畅通。
●由部门负责人决定由负责人本人会签或由本部门其他人员会签；
对部门会签人员，负责人可设定会签意见是否返回负责人同意，或直接返回上一级。
若直接返回，按办公自动化条例，责任人规定为部门负责人。
●根据批阅流程中会签顺序，系统自动设置此会签部门与使用笔颜色的对应关系，可直接在原文上批示，此功能由系统维护功能模块实现。
（４）返还
会签后，将结果全部送给拟稿人，确认会签意见，由其完成全文的整理，并根据情况，可选择是否重新进入会签工作流。
或直接进入复核。
会签意见文稿（文本）全部保留，经整理后全文另存为一个版本。
（５）复核
会签结果送复核人，系统默认文秘科为复核人。
一般系统复核人确定签发的领导。
其他文的签发在核稿时确定。
复核模块具有以下功能：
●自动搜索待复核的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿编辑修改和浏览。
提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供Word编辑工具供选用，在编辑过程中能参考相关文档（包括政策法规数据库、领导讲话数据库、文档数据库等）并剪辑。
●提交签发，并自动填写发文处理流程台帐。
（６）签发
送上级领导填写修改意见，如无异议，则签字认可，同意签发；
如不同意，驳回给拟稿人，流程结束；
或者退回给拟稿人做重大修改，重新进入会签程序。
签发模块具有以下功能：
●自动搜索待签发的文档，以醒目的方式显示提醒。
提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、对文稿浏览、提供Word编辑工具供选用，在编辑过程中能参考相关文档（包括政策法规数据库，领导讲话数据库，文档数据库等）并剪辑。
●提交成文，并自动填写发文处理流程台帐。
（７）成文
由成文人参照核稿、会签、复核、签发的意见整理成文。
成文后，各个职能部门由相应部门盖章。
成文模块具有以下功能：
●自动搜索待成文的文档，以醒目的方式显示提醒。
●对文稿的编辑、整理和浏览。
提供编辑文本稿件、编辑多媒体文稿、链接附加文件、文稿浏览、提供Word编辑工具供选用，在编辑过程中能参考相关文档（包括政策法规数据库、领导讲话数据库、文档数据库等）并剪辑。
●形成正文。
●提交盖章，并自动填写发文处理流程台帐。
（８）发文盖章
形成正文后，首先交由办公室打印、盖章，联网的单位按分发地址表连同发文回执单一同自动发送出去，未联网单位由办公室将文件封发出去（发文系统应提供标准化的分送表，与电子邮箱的分送表共用）。
并负责打印两份归档。
系统自动接受发文回执，供以后查询统计用。
盖章分发模块具有以下功能：
●自动搜索待盖章分发的文档，以醒目的方式显示提醒。
●打印正文，以备送档案室留存或发给没有电子办公系统的单位。
●盖章处理，包括盖实际公章和电子公章。
●分发及发文回执的接收。
●提交存档，并自动填写发文处理流程台帐。
（９）存档
以上步骤完成后，发文过程以及产生的一切文稿，连同发文的实际文件一同存档。
（１０）查询和统计
发文系统不仅仅处理文件的发文处理流程，还具有发文的查询和统计功能。
利用此功能，可以查询、统计到某一时期的发文数量，发文类别等指标，形成报表输出或图表显示。
（１１）流程状态的显示和预览
指文件流结束的节点），查询者只能查询他所在节点以下的状态。
（１２）发文回执单的回收和查询统计
电子文件封发的同时，要同时送出一份发文回执单，在发文成功后，自动发回发文的回执，以备以后的查询和统计。
个人起草，对流程的主题、优先级进行填写，然后起草文件内容或载入已经起草完毕的Word文件，选择本部门领导，完成后启动流程，系统自动将文件转为部门领导的待办工作。
部门领导审核，起草人将文件传给部门领导，部门领导接收到等待审核的文件后进行文件处理。
如果是领导审批，可以在系统提供的手写控件中使用液晶手写屏或手写板进行批注，它实现了手写批注原笔迹保留的功能。
文件会签，有些文件涉及到其他部门，审批人不能对文件的内容很好把握，需要其他部门进行会签时，选择会签人，系统自动提示文件正在由会签人办理。
流程统计，流程处理人可以查询已经处理过文件的节点名称、定义处理人和实际处理人、签收时间、处理时间等信息。
见下图：
文件清稿，下图为清稿界面，它分为上下两部分。
下面部分为文件的草稿，即审批人签属的意见；
上面部分是清稿人按照下面的批示修改原文件。
如果审批人是用键盘批注的，系统支持“自动清稿”。
下图为“自动清稿”后，得到的正式文件。
文件加盖印章，清稿完成，生成正稿后可以加盖公章。
有权限盖章的人自己用软盘存放的电子公章（该电子印章是透明的），盖章时选择从自己的软盘或U盘上读取，盖章后的公章和正文进行加密存储形成一个特殊格式的文件，此文件不能修改，公章不能复制，确保文件的安全及文件的权威。
以下为加盖公章后的界面：
文件下发，文件盖章后有发布权限的人就可以把文件发布到OA系统中。
（三）会议管理模块
此功能要求实现会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要和出勤记录的管理。
具体过程如下：
（１）会议计划；
（２）提出议题议程；
（３）会议地点安排；
（４）会议审批；
（５）回复；
（６）会议记录；
（７）校对；
（８）归档；
（９）查询和统计；
（１０）会议决议执行情况回报，（11）手机短信配合。
（四）文书档案管理模块
公文档案管理子系统功能：
（１）公文归档登记（２）档案资料整理（３）档案查询服务（4）文书档案库维护（５）档案资料的统计和打印。
（五）报告审批模块
报告审批提供在工作中随机性地起草一些报告，汇报送交指定的人员审批。
主要包括起草报告、指定报告的批阅人，批阅过程中，提交报告人可以实时了解批阅进展情况。
主要功能如下：
报告起草；
报告审批；
审批情况查询等。
（六）、领导日程安排模块
此模块可为领导安排一段时间内的活动，例如会议、接待、接访、假期或者研讨会等等，并且可给这些活动附加提醒。
（七）、信访处理模块
信访处理模块的功能如下：
人民来信；
人民来访。
（八）简报内刊
本栏目用于发布、维护本单位的简报内刊。
文件的正文通过单击“编辑正文”按钮，弹出编辑文件框，单击“载入正文”按钮，将事先编辑好的文件载入进来，最后单击“保存退出”按钮即可。
如果需要对正文信息进行补充说明，可以包含附件，附件可以是各种常用的文件格式。
单击“增加附件”按钮，来添加附件。
选择文件的接收单位，即哪些用户可以查看该文件。
单击“选择部门”按钮选择该文件的接收单位，单击“确定”按钮。
（九）文件发布
（十）决策参考
决策参考的发布可以提高领导的决策，内容可为本地或外地好的工作经验、方法、政策及相关数字图表等信息。
排行榜将对各部门发布的决策信息进行统计汇总，并按照从多到少的顺序进行排名，并可以看到各部门具体发布的信息。
可看到系统对各单位的决策信息发布情况的统计汇总，并按照从多到少的顺序进行排名。
（十一）工作动态
“工作动态”栏目分为领导工作动态和部门工作动态，主要反映领导活动内容和部门的工作。
（十二）通知
本栏目用于发布、维护各种正式的通知。
单击“我知道了”按钮，或者在留言框内输入留言，单击“发表我的留言”按钮，这样才表示这个通知您已经看过了，系统将不再提示。
管理您发布的通知
您收到的通知
（十三）值班表
（十四）文件搜索
对于内刊、文件、领导及各部门工作动态、决策参考栏目发布的信息，通过文件检索可以方便、快捷的搜索出来，供用户查看。
输入检索文件的关键字，如：
辛集市，单击“确定”按钮，即可将文件内容中包含“辛集市”的文件查找出来
（十五）领导日程安排
领导日程安排详细安排了领导的日常工作。
（十六）个人文档
提供对个人文档的分类管理，包括新建分类、文件共享、文件维护等功能。
（十七）协同工作管理
提供对协同工作管理功能。
包括：
目标工作的上报、审核、批准、负责人办理的事项分解功能，可以监督完成情况，随时反馈信息等。
（十八）车辆管理
车辆管理是一套对车辆档案、驾驶人员、车辆费用、车辆使用进行全面的管理。
该系统通过采集车辆日常工作中所产生的各种原始数据，根据管理的要求，对数据进行分类、汇总、分析，建立程序化、制度化、规范化的车辆计算机管理系统，支持对车辆用油管理和对驾驶人员的考核，为车辆节约增效提供先进的科学管理手段，规范了车辆管理工作。
便于计划、财务、审计等管理部门的介入，形成严格的监督、约束机制。
五、建成后的“党政事业单位综合办公管理平台”可以实现：
1、领导决策支持平台
OA的本质是为党政决策和指挥服务的，而行政决策通常是由行政领导作出的，因此，它是一项涉及行政领导决策活动的信息技术应用本平台实现了信息及时准确的为领导决策提供支持，且具有信息统计功能。
2、统一的公文处理平台
实现各项工作的电子化处理，提高了工作效率，加强了领导对各项工作的进展情况进行实时监控和过程管理与督办，同时这种无纸化办公模式，也节省了办公成本，减少了中间环节和工作层次。
3、统一的协同办公与知识管理平台
OA可以涉及到几乎所有的管理领域，在实际应用过程中，不同行业、管理的不同层面都存在着很大差异。
级别高低、规模大小、业务性质等对管理的要求也会大相径庭，跨部门多级OA办公自动化管理平台不应该以一个部门的OA办公自动化项目的完成作为本项目的目标，应该更加合理的划分OA涉及的业务部门和业务范围。
4、统一的通讯平台
包括电子邮件、手机短信、网上论坛等功能模块，使内部沟通、通信顺畅进行，这些沟通渠道的使用加强了领导与基层办公人员的联系，使他们之间的沟通变得更加直接和简单，基层办公人员可以直接向领导在网上谈心、发表自己的意见，领导也可以随时进行直接答复。
5、统一的信息发布平台
包括电子公告、电子论坛、电子刊物等功能模块，实现了领导与部门、部门与部门之间的信息共享，“已阅人员留痕”功能，让信息发布者可及时了解到已阅人员和未阅人员，具有信息反馈和事件追溯功能，方便进行工作交流。
以往编辑一期刊物需要经过漫长的信息采集、内部编辑与审批，然后才能发布，整个过程需要的时间很可能导致部分消息的实时性较差，现在，通过电子刊物的使用，实现刊物编辑与发布的完全电子化，一切工作均可在网上实现，周期大大缩短，满足了政府刊物的时效性要求，同时大大降低了印刷费用，节省开支。
6、统一的文件管理平台
方便进行文档资料的交换、发布和存储，形成知识管理型的信息管理机制，实现对有关法律法规和规章制度、内部日常产生的各类文档有序管理，并按权限进行查询利用；
各部门在工作之中需要起草文件时，不必再到处寻找资料，在办公系统的各类“库”中存放着有关政策、文件、历史档案等等各种资料，并得到了充分共享，达到“信手拈来”的效果。
7、统一的辅助办公平台
包括物品管理、车辆管理、资源管理、活动安排、会议管理等功能模块，使各类资源得到科学利用，方便内部各部门的日常工作和业务开展。
求真务实推进桥东区政府信息化
桥东区政府信息中心
胡锦涛总书记指出：
求真务实是辨证唯物主义和历史唯物主义一以贯之的科学精神。
透明、廉洁、高效、理性、负责任是对政府的普遍要求，21世纪信息化时代的到来使政府对公共管理面临历史性的变革。
为了适应市场经济和经济全球化的新环境以及建立节约型社会、节约型政府，提高政府对外部事件的响应速度，就必须调整政府的办公管理模式，广泛采用信息技术，加速政府信息化进程。
桥东区政府信息化工作对区政府来说是一种新事物，它不仅代表着先进的技术，而且也代表着一种新思想
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