第三章物资部制度Word下载.docx
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11、按合同办理供方交货逾期的处罚工作;
12、负责预防和处理损坏的产品;
13、建立供应商往来明细账,做到账目准确无误;
三、采购部门与公司内部职责
1、负责本部门所承担各项工作的改进完善和创新工作。
2、对公司各项管理工作提供合理化的建议。
3、根据公司的绩效管理制度,考核本部门人员工作业绩,并协助其制定绩效改进计划;
4、负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理;
及部门人员的培训和素质提升工作。
5、承办公司领导交办的其它工作,协助配合其它部门的相关工作。
6、产品堆放整齐,标识、标签齐全,不同品种、规格区分码放。
产品建立ppt形式进行网站上传。
7、负责编制周、月、季度报表,详细汇报采购采买、印刷及产品销量等状况。
8、每天按时完成日报表,并且跟进创新与落实工作;
9、负责监督公司其他部门的职责和行为规范;
10、负责协调各部门所需的工作要求;
11、负责公司内全部商品价格核定。
12、配合其他部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划;
13、负责商务部日常产品查询及报价;
14、完成上级交予的其他任务、同级协调任务。
四、采购主管
(一)岗位职责
1、负责拟定采购部门的工作方针与目标,递交上级领导审批;
2、负责编制、建立并不断调整改善采购制度和流程;
3、负责及时提供有效市场信息;
4、负责管理和监督采购部门的工作;
5、负责主持与参与采购部门的会议,协调沟通本部门的各种关系;
6、负责规划和配置组织采购部门的人员需求;
7、负责招聘、培训、开发和考核采购人员,推动采购人员的晋升、调迁和职业发展;
8、负责监控采购人员的作业进度;
9、负责与供应商建立良好的关系,掌握供应商物料供应制造与供应能力;
10、负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范;
11、负责审核订购单与采购合约,检查采购作业发包、验收和付款流程;
12、负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况;
13、负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件;
14、负责监督采购物料到位情况,监督进料品质,协调物料供应管理流程;
15、负责建立并维护紧急需求物料的采购渠道。
(二)工作内容
1、设计采购制度、流程、表单等;
2、编制采购计划与预算;
3、管理供应商,与技术、品质管理等部门人员共同选择供应商;
4、审查请购单;
5、进行采购,包括询价、比价、议价和订购;
6、监督与协调控制交货;
7、处理物料退货与索赔;
8、开发物料来源,调查价格;
9、编制采购部门的周报表和月报表;
10、采购事物的传达;
11、付款审查。
五、采购员
1、负责一般性物料的采购;
2、负责查访厂商的供应情况;
3、负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等;
4、负责核查供应商提供的物料质量;
5、负责确认交货日期;
6、负责处理一般索赔案件;
7、负责退货;
8、负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息以及供应商信息;
9、负责登记订购单与合约;
10、负责记录和监督交货;
11、负责安排与接待来访客人;
12、负责申请与报支采购费用;
13、负责电脑作业与档案管理;
1、下达订购单;
2、物料交期的控制;
3、材料市场行情的调查;
4、查证进料的品质和数量;
5、进料品质和数量异常的处理;
6、与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调;
7、询价、比价、议价及订购作业;
8、交期的进度控制;
9、主要原材料的估价;
10、供应商原材料样板的品质初步确认;
11、材料样板的初期制作与更改;
12、替代材料的搜寻;
13、与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调;
14、收集、整理与统计各种采购单据与报表;
15、采购品质记录的保管与维护;
16、整理供应商资料,包括供应商的报价情况、产品种类等;
17、协助采购主管完成价格谈判等工作;
18、管理日常采购文件,记录采购进度;
19、付款整理。
六、仓储部部门职能
仓储部是公司物资存储的核心部门,也是公司重要财产的保障部门,特制定部门职责、个人职责,严格把控仓库的安全管理工作正常运行。
1、负责制定、执行和改进仓储管理制度及其作业流程,并监督确保其有效实施。
2、负责研究与分析仓库空间、设备、人力与产品销售形态等因素,拟定完善的物资管理制度及作业流程。
3、负责对进库物品外观质量进行检查并实施入库验收。
4、负责对在库物品进行养护和管理工作。
5、负责对出库物品进行验发等相关工作。
6、负责协助对不合格物品进行处理申报,以及按照相关程序要求对老旧产品进行处理。
7、负责对库房内各类积压产品、呆滞物品向上级部门上报原因和提出处理意见。
8、负责各类物品及包装的回收、清洁、处理等工作。
9、负责公司的物资贮存管理工作,对库房进行实施全面管理,加强对入库、贮存、发货的质量控制,保证帐、卡、物一致。
10、负责确保仓库存储设施符合要求,做好库内温湿度、通风等工作,并做记录。
11、负责公司库存软件系统管理工作。
12、负责协助财务部对仓库的管理工作,参与财务部定期组织的盘点对账工作,以及组织部门人员定期进行盘点核对工作。
13、负责每月底向采购部、财务部、销售部提供产品库存情况的相关报表。
14、负责仓库物资及仓库的安全防火、防盗工作,杜绝安全隐患;
15、完成上级交予的其他任务、同级协调任务。
七、仓库主管
1、职位概要
全面负责仓库工作,保证按质量按时供应公司运营所需物资,合理储备减少浪费,加速资金的周转。
2、职权
建议仓库岗位的设置,合理调配现有人力资源;
对于下属员工违反公司规章制度有权作出处理;
有权处理仓管员、仓库记账员职权范围内的各项事务。
3、责任
对仓管员业务技能的培训负责;
对仓库库存物资的安全性和完整性负责;
对仓库库存数据的准确性、及时性负责;
④对仓库人员工作失误造成的损失负责。
1、负责仓库整体日常工作的安排、监督,督促仓库记账员登记各类台帐,做到准确无误,以便统计和核查;
2、审订、优化、完善仓库的工作操作流程和管理制度,如实反映工作情况和工作中遇到的问题,积极提出合理化建议;
3、负责仓库各类物料的入库登记审查复核工作,全面掌握产品库存情况,建立到货监控报表,确保如期供给;
4、负责对各类常用消耗物料储备限额的控制和申购;
5、负责对库房内各类积压产品、呆滞物品向上级部门上报原因和提出处理意见;
6、负责知道各类仓储物资的安全堆放及保管防护,使各类产品在安全的情况下分区定值摆放;
7、加强对物资的出入库管理,督促和配合仓库管理人员定期对仓库产品盘点清查,上报盘点报表,做到帐、卡、物三者一致,发现帐、物不符时,找出原因予以调账或上报上级领导处理;
8、负责下属员工的业务技能培训及月考勤;
9、做好仓库安全(防火、防盗、防潮、防鼠等)工作,定期对门窗、电线电路进行安全检查,下班离库时巡查库内所有电源是否切断;
10、协调仓库与各部门间的工作关系,完成上级部门交办的各项临时性工作。
八、仓管员
完成仓库产品进、出、退、调工作,做好库存物品日常防护,减少损失,降低产品成本。
对于与到货通知不相符的物资,有权拒绝收货;
对于无申领手续或手续欠妥的申领单,有权拒绝发放物资;
对特殊的物资在保证安全的情况下有权采取特殊的方法存放;
④对急件外的货物,数量应方便清点核对,否则有权拒收。
对盘点结果的准确性负责;
对因保管不善造成物资丢失、损坏负责;
对违规发货或错误发货造成物资丢失、损坏负责。
1、服从仓库主管的领导,遵守各项规章制度,负责仓库日常管理工作;
2、按时上下班,到岗后巡视仓库,检查是否有可疑现象并在“安全登记表”上详细记录,发现情况及时向仓库主管汇报,下班时应检查门窗是否锁好,所有开关是否关好,电源是否切断,暖气是否有漏水现象;
3、对进库物资严格认真验收并做好各种验收数据记录,收货无误后办理入库手续,并找相关负责人签字保存好单据;
4、入库后的物资,按指定位置整齐堆放,发现倾斜要立即纠正,不准在物料上行走、坐卧,也不准在仓库的通道上坐、卧;
5、负责对仓库内各类物品状态明确标识和隔离,库存期间防护工作做到“十不”(不锈、不冻、不潮、不腐、不霉、不变、不坏、不漏、不混、不爆)。
6、产品出库时,遵循“先进先出”的原则,严格审核领用手续是否齐全,核对申领单是否正确完整,单据字迹清楚无涂改,严禁私自借用仓库物品,对领用尚未检验入库的物品均须有相关责任人签字或印鉴;
7、产品收发完毕后,立即更新与之相对应的货卡,做到卡、物二者一致;
当天收到并处理完毕的收、发货凭证必须在下班前半小时内交记账员完成账务工作(没有记账员的库房由仓管员登记入账)。
8、做好月底仓库盘点工作并上报公司,及时处理盈(亏)事故,做到实物货卡相符;
严禁库房内外有烟火等的存在,每天做好安全检查工作;
9、每周做一次库内大扫除,检查库房内外是否存在水、电、火的安全隐患,搞好库房的安检工作并进行月汇报;
10、定期检查库房内安全设施,熟悉各种消防器材的性能和使用方法;
11、负责公司内所有的货物收发,包括物流、快递;
12、严禁非仓库职员外任何职员或客户进入库房区域。
九、仓库记账员
负责仓库各类物料的出入库登记及库存盘点工作,及时提供各类数据信息;
按物资清单核对申领单,有权制止单据不相符的发货;
监督仓管员按“先进先出”的原则发货,有向仓库主管或上级部门反映的权利;
对物资实存量与货卡账面数有疑问时,有权要求仓管员进行实物盘点。
对各类报表、台账数据的真实性、准确性和及时性负责;
对延误上报仓库产品进出信息造成的损失负责;
对定期盘点的数据结果负责。
工作内容
1、服从仓库主管的领导,遵守财务制度,负责仓库日常账务管理工作,按时上报各类报表;
2、每日登记物资收发明细台账,及时掌握和反映库存情况,随时向仓库主管提供仓库信息,并协助制定合理库存;
3、采购物资到货后,自收到仓库员提交的到货通知起1小时内登记输入电脑入账;
4、每日物资出库的申领单务必于当天离岗下班前登记并输入电脑入账;
5、严格执行进出入库、退货等工作流程及规定;
6、及时办理各类退货(退库)账务;
7、定期或不定期对库存产品进行实物抽查盘点,核实仓管员上报的仓库库存数据,做到帐物相符;
8、每15天与仓管员进行一次“帐、卡”对账工作,做账“帐、卡、物”三者一致;
9、每月1日上报上月本岗位范围内各库库存报表;
10、所有的单据、账本应妥为保管,不得丢失或擅自销毁。
第二节物资管理制度
为进一步规范公司物资部的管理,特制定物资管理制度,具体分为:
物资采购制度和库房管理制度。
Ø
物资采购制度
一、总则
本制度适用于企业内部各项采购活动。
二、采购原则
1、采购构成及规定
①采购物资质量、数量、交货期限等问题的解决,需由采购人员和申购部门职员共同与供应商商定。
②采购任务由指定专人负责,任何部门和职员,不得以任何理由和借口,在采购人员不知情的情况下私自采购,否则不予报销。
2、询价程序
在权衡物品质量、价格、售后服务等因素的基础上,采购人员需对三家以上供货单位进行询价,通过综合评估后,与意向供应商进一步议定最终价格。
3、一致性原则
采购人员定购的物资必须与申购单所列要求规格、型号、数量相一致。
在市场条件不能满足申购部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息供申购部门更改申购单作参考。
4、最低价搜寻原则
采购人员随时搜集市场价格信息,建立供应商信息档案库,了解市场最新动态及各地区最低价格,实现最优化采购。
5、计划性采购
针对常规类物品,如办公用品、清洁用品等,采购人员可搜寻适当供应商,在物优价廉的基础上每月采购一次,公司购买此类产品时到指定场所购买,其价格可与供应商协商,如有需要可签订长期合作意向,寻求最优方案。
部门在办公过程中如需添加计划外物品,需提前三天填写《物品申购单》,报备综合部,采购人员根据手上已有采购任务,合理调整采购时间,统一采购,减少车辆、人员双重浪费。
对于急需物品,申购部门须经公司领导签批后,与采购人员协调及时购买。
6、廉洁制度
所有采购人员必须做到:
①热爱企业,自觉维护企业利益,努力提高采购物品质量,降低采购成本。
②加强学习,提高认识,增强法律观念。
③廉洁自律,不收礼,不接受吃请,不向供应商伸手。
④严格按采购制度和程序办事,自觉接受监督。
⑤工作认真仔细,不出差错,不因自身工作失误给公司造成损失。
⑥认真学习,广泛掌握市场信息。
三、采购程序
1、各部门需认真填写《物品申购单》,明确所需物品名称、数量、型号、规格、要求等,于每月3日前报综合部审核报公司签批,于每月5日前递交物资部落实采购。
2、采购人员接到签批后的《物品申购单》需与申购部门询问需求,明确要求及标准后实施购买。
3、经过与三家以上供应单位询价后,最终确定供应单位。
4、采购人员须填写《借款单》,标明借款事由及金额,其金额是以供应单位所提出报价为基础,经公司领导签批后,借款到商定供应单位采购所申请物品。
5、物品采购完毕后,进入物品入库流程。
6、采购人员填写《费用报销单》,标明报销金额,粘贴好采购物品单据后到财务进行报销,走财务报销流程,做到实报实销。
四、审计监督
财务部将对采购过程进行财务监督和审计。
财务部门主要负责物品价格的核查及财务支付的事前事后审计。
采购人员要自觉接受财务部门对采购活动的监督和质询。
对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,财务部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议,经调查情节严重者,将追究法律责任。
库房管理制度
一、概念及任务
1、概念:
库房是公司物资供应体系的一个重要组成部分,是公司各种物资存储的环节,同时担负着物资管理的多项业务职能。
2、主要任务:
保管好库存物资,做到数量准确、质量完好、确保安全、收发迅速、面向客户、服务周到、降低费用、加速资金周转。
二、库房管理要求
1、库房要加强经济责任制,进行科学分工,形成物资分口管理的保证体系;
业务上要实行工作质量标准化、流程化,运用先进库房管理办法,不断提高库房管理水平。
2、库房保管员对库存、代保管、待验货物等富有经济责任和法律责任。
具体要求如下:
①要做到人各有责、物各有主、事事有人管。
②库房负责人应积极配合财务部做好每月物资盘点工作,发现损失、贬值、报废、盘盈、盘亏等情况应及时上报公司,分析原因、查明责任,按规定办理报批手续。
③未经批准一律不准擅自处理。
保管员不得采取“盈时多送,亏时克扣”的违纪做法。
三、库房物资入库
1、库房要严格保卫制度,禁止非库房人员擅自入库。
库房严禁烟火和明火,库房保管员要懂得使用消防器材,掌握必要的防火知识。
2、物资入库,应先入待检区,经保管员检查物资名称、数量等合格后办理物资交接手续,检验不合格,不准进入货位,同时通知相关人员协调处理。
3、货物单据到而货物未到,或者货已到而没票据,均应向经办人反映并及时处理。
4、不合格品,应隔堆放,严禁入库。
如发现以次充好入库,保管员应负失职的责任。
5、货物验收合格,保管员凭发票所开据的名称、规格、型号、数量验收就位。
入库单各栏应填写清楚,并交财务记账。
四、库房物资存储
1、物资的存储管理,原则上以物资的属性、特点和用途规划设置存储区域;
凡是吞吐量大的落地堆放,周转小的用货架存放;
落地堆放以分类和规格的次序排列编号,上架的以分类定位编号。
2、物资堆放的原则是:
堆垛合理、安全、可靠,根据货物特点,做到过目见数,检点方便,成行成列,垒放整齐。
3、保管物资要根据自然属性,考虑存储的场所和保管常识加以处理,加强保管制度,务必使公司财产不发生责任损失。
同类物资堆放,要考虑先进先出,发货方便,留有余地。
五、库房出库管理
1、保管物资,未经主管同意,一律不准擅自借出;
总成物资一律不准折件零发,特殊情况应经主管批准。
2、按“推陈出新、先进先出、按规定供应”的原则出库。
出库坚持“一盘底、二核对、三发货、四减数”的原则。
对贪图方便,违反出库原则造成物资失效、变质以及差错等损失,保管员要负经济责任并参与绩效考核。
3、领货单要填明货物名称、规格、领货数量、型号、货物名称用途、核算员和领货人员签字。
规定审批的货物应有审批人签字。
领货人未办理相关手续,库房严禁货物出库。
4、发货时保管员必须与领货人在库房指定位置办理手续,当面点交清楚,防止差错出门。
所有发货凭证,保管员应妥善保管,不得丢失。
5、记账要字迹清晰,日清月结不积压,托收、月报要及时,做到系统、笔录、物资、资金“四一致”。
每月对库房进行一次货物盘点及检查
。
六、库房其他管理
保管员调动工作,一定要办理交接手续,移交中的未了事宜及有关凭证,要列出清单三份,写明情况,双方签字,物资主管签字,双方各执一份,部门存档一份,事后因移交的物资发生纠葛,仍由原移交人负责全部责任。
对失职造成的亏损,除照价赔偿外给予绩效处分。
七、实施
本制度由综合负责解释,自下发之日起执行。
第3节产品查找及报价制度
一、目的及范围
为加强物资管理,规范公司产品的查找和报价,维护公司利益,特制订本制度。
2、具体内容
本制度内容包括:
产品查找和产品报价两个部分
产品查找:
1、除有特殊要求以外,现有产品查找请自行到荣朝网站查询;
2、遇有特殊要求或批量定制的,须进行《意项订单表》的填写,并上报公司进行审批签字确认后交予采购进行产品查找;
3、遇客户需求紧急,跟单人不能及时办理有关手续时,应向公司电话汇报,再由公司通知采购进行产品查找,待该职员归来后进行补办签批手续,补签手续一般不超过一个工作日;
4、采购接到意向订单任务时,查找产品时间不得超过三个工作日。
产品报价:
1、现有产品报价须自行到荣朝网站查询;
2、贵金属的报价,一律通过采购按时价进行报价;
3、遇有特殊要求、批量定制订单时,职员须填写《意项订单表》,并上报公司进行审批签字确认后交予采购,采购专员见单后进行产品核价,核价完毕后,交由上级领导审批,审批合格后给予报价;
4、遇客户需求紧急,跟单人不能及时归来时,应向部门领导汇报,经公司确认后通知采购先进行产品核价、报价。
待跟单人归来后补办签批手续,补签时间不得超过一个工作日;
5、采购报价时间不得超过三个工作日。
注:
1、未经公司签批,采购一律不予接单。
2、遇有产品查找或产品报价应严格按照以上规定执行。
3、采购价格,数量及供货商等信息须严格保密,未按规定执行者扣除月绩效5-10分执行。
货物接运流程图: