会务各类表格.docx
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会务各类表格
会务申请表
二级部门:
三级部门：
姓名/ID:
申请时间：
会议地点：
会议人数：
召集人：
预计会议起止时间：
会议主题：
会务类别：
（外部会议/内部会议）
工作交接情况：
时间：
签字：
主管审批：
时间：
签字：
工作委托书
委托人/工号
所在部门
职务
联系方式
被委托人/工号
联系方式
电话转移
委托人：
TEL：
委托人：
TEL：
邮箱委托
□是被委托人：
□否
委托原因
□出差□休假□请假其它：
委托时限
______年______月_____日至______年______月_____日
工作委托
任务编号
工作任务
完成情况
交接日期
接手人
预计完成情况
表20-4 议题收集反馈表
议题说明
时间安排
提交人/提交时间
备注
表20-5 内部会务工作准备清单
会议名称：
会议起止时间：
序号
项目
备注
1
会议室预定
2
投影仪预定
3
别携机确定
4
会议资料收集汇总
5
会议通知发送
6
会议人员确定完毕
7
会议提醒发送
8
会议资料已拷贝到别携中
9
会议资料打印及文件
10
会议电视接通
11
会议电话接通
12
白板、白板笔（两种不同颜色）、白板差准备
13
会议签到表准备（附笔一支）
14
录音机、磁带、电池准备、录音机试录
15
无线话筒电池准备、试音
16
会议室座位准备整齐、保证位置充足
表20-6 会务分工总表
会前
会中
会后
负责人
监控点
会前
预算及备用资金
填写费用申请表
预定房间及分配
确认到会人数
定餐
确认形式
设备、文具（投影仪、传真机、打印机）
确认时间和期限
复印机、复印纸
水、食品
确定数量
会中
会议纪要
会后
进行结算
撤会
下发会议纪要
回收报名资料
表20-7 会务人员分工明细表
任务
计划完成
时间
责任人/联系方式
会务联系人/联系方式
备注
完成情况
表20-8 经费预算表
项目
专项费用
单价
数量
小计
展览
展厅设计
装修
设备费用
资料
设计
印刷
发行
广告宣传费用
会场
专项费用
其他杂费
食宿
住宿
餐饮
差旅费
运输费
资料运输
设备运输
服装
礼品
旅游
其他杂费
总计
XXX有限公司
出厂证
姓名所属部门
出厂日期
出厂事由
往返时间
主管领导审批
注：
“往返时间”栏由保卫科人员填写。
委托书
：
今委托同志前来贵所办理我公司车牌号为的机动车违反道路交通安全法规有关事宜，请予以方便。
谢谢！
xxx有限公司
法人代表：
年月日
表20-10 住房登记表
序号
姓名
性别
省份
单位
职位
手机
房间号
入住时间
备注
表20-11 住房结算表
日期
房间类别
申请房间号
退房号
实际使用数量
金额结算
确认
表20-12 车辆安排表
事项
数量
确定用车需求
领导接送
客户迎接
样板点参观
送行、游玩
紧急调用车
确定用车来源
公司派车
酒店车辆
旅游公司车辆
当地办事处车辆
表20-13 会务车辆用车信息登记表
司机
联系电话
车型
车牌号码
座位数
车辆所属单位
申请人
联系电话
用车具体日期、时间
客人数量及级别
车辆行走路线
确认派车司机
预计返回时间
是否已返回
表20-14 会务任务进度跟踪表
任务
完成时间
备注
完成情况
会场保密需求
录音设备、指引牌
确认横幅标语的内容制作要求，提出相关要求
指示牌的制作
与会人员的姓名确认及座位佑牌的制作
电视台及报社采访
会议桌鲜花摆放
座椅数量
对人员可能的变动做一个相应的安排
文具
水果、饮料
灯光、音响、麦克风、数投、打印机
提前调试
……
表20-15 会务工作准备清单
会议名称：
会议起止时间：
序号
项目
备注
1
会议日程安排表（会议须知）
2
费用预算
3
参加会议人员联系表（手机）
4
车辆预定
5
餐饮、住宿
6
备用金
7
资料
8
签到登记表
9
文具：
笔（）、本子（）、纸（）、文件夹（）、胶水（）、订书机（）
胶纸（）、涂改液（）、胶片（）、胶片笔（）、录音机（）、磁带（）
电池（）、电源插座（）、投影仪（）、屏幕（）、教鞭（）、便携机（）、传真机（）、坐席卡（）、工作卡（）、胸花（）
10
饮料
11
药品
12
水果
13
夜宵
14
纪念品
15
场地布置
16
……
……
表20-16 会务签到表
姓名
公司
联系电话
房间号
入住时间
表20-17来清晰明了地列出会务资料的详细情况
类别
编号
资料名称
总数量
系统部需求
研讨会需求量
样板点
需求总量
剩余量
交换机
1
宽带
2
接入网
3
表20-18 费用管理表
事项
准备情况
备注
场地检查
音响室专门指定人员配备工作人员进行音乐的播放，旨在监督其不得私自录音
录音设备
不能写明具体会议内容，并在人员入场后撤销指引牌
指示牌
检查进入会场人员是否佩戴胸卡，无胸卡者禁止入场，这是为了防止竞争对手趁机入场了解我公司产品开发进度
胸卡检查
每份资料编号并与人员相对应，这样若缺少资料时就能很快确定是谁将资料带出会场
资料发放
资料、会议议程回收
结束会议时，按照资料编号一一回收清点，确保签定委员会未曾携带鉴定材料离开会场，以保证资料的保密性
表20-19 会务费用接收清单
日期
送单人
费用说明
金额
审批人
接受人
会议记录
（一）
1.会议名称：
2.时间：
3.主持人：
4.参加人员及人数：
5.主持人报告：
6.例行报告：
7.讨论事项及结论：
会议记录
（二）
1.开会时间：
年月日时分至时分
2.开会地点：
3.会议名称：
4.主持人：
5.参加人员：
6.出席人员：
7.主持人报告：
8.讨论事项及结论：
会议通知
谨定于年月日午时分召开会议，请准时参加为荷。
随本通知送提案书一份，若有提案请填写后，于开会前提交为荷。
此致
先生
召集人
年度会议实施计划表
会议名称
区分
举办次数
举行日期
举行时间
目的
参加者
司仪
主席
事务负责人
议事记录
黑板记录员
出席者参考资料
会场分发的资料
会前分发的资料
会议审核表
注意要点
查核栏
开会的目的
本次会议是否实际需要（是否是流于形式的例行会议？
有没有其他更好的解决方法）
开会的目的是否明确
设定要项方面
开会的时机、地点是否恰当
开会场所是否恰当
所邀集的与会人员是否恰当
开会通知方面
是否对于与会人员确实需要通知妥当
对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员
是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备
是否通知与会人员事先备妥有关的资料
会议准备方面
是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配
事前是否应当分发参考资料？
是否已经做了应变的准备
是否安排好会议记录
是否必须用幻灯机或录像机设备
邀集与会人员的选定标准：
1.对于该项议题确实深有感触者。
2.对于该项议题确实握有资料、学有专精并富有经验者。
3.本次会议的结论将会对其有所影响者。
4.邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员工出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更 大者。
年度会议活动计划表
会议名称
细节项目
开会次数
开会日期
开会时间
会议目的宗旨
与会人员
司仪
主席
会议召集单位
会议记录
总务
与会者应备资料
会场标示资料
目前或事前的分发资料
提高会议效率的会议记录
年月会议记录主持者：
出席者
时间:
年月日星期时分记录：
缺席者：
～时分黑板：
理由：
地点:
议题
问题点
部门
决议事项
承办者
期限
查核
说明
说明
例行会议一览表
会议名称
讨论事项
召集人
列席人
固定参加人员
不固定
升级会员 