付款管理办法Word文件下载.docx

付款管理办法Word文件下载.docx

《付款管理办法Word文件下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《付款管理办法Word文件下载.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

（二）原则上，所有经济业务都需签订合同，按照合同付款流程支付款项，不按规定签署合同的费用，不予支付。

（三）财务部应在建立合同付款管理台账，便于付款时核对查证。

（四）申请合同类付款时，由业务部门填制<

付款申请单>

，并附相应合同或填写清楚合同编号，分别由部门负责人、主管领导、成本经理、财务经理、总经理、董事长逐级审批。

第五条非合同付款程序

（一）非合同类付款是指金额较小的零星付款和不需要签署合同的部分费用支出，如工资福利、日常办公费用、零星采购、水电费等，以及未签订合同的政府规费、税费、银行收费。

（二）非合同类申请付款时，直接支付给外单位的，经办人需先填制《内部请示单》，经总经理、董事长签批后方可填制《付款申请单》；

员工报销个人费用的，需填制《费用报销单》，经部门负责人、主管领导、财务经理、总经理、董事长逐级审批。

第六条付款审批支付的流程

（一）付款审批支付的一般流程为：

业务部门确认无超预算后，部门经办人请款→部门负责人签字→主管领导签字→（如需有）成本部签字→会计验证签字→财务经理签字→总经理签字→董事长签字→出纳付款

（二）审批的原则：

费用实际报销人与最终审批人不能为同一人。

总经理费用，须董事长审批。

（三）审批的职责：

部门负责人、业务主管领导：

对业务的合法性、真实性、必要性，金额真实合理性，程序合规性审核；

是否超过部门预算的审核；

成本部：

价格、招投标（询价）手续完善性、工程量、金额（是否超进度付款）、付款条件审核；

会计：

是否超预算复核，票据合规性、附件齐备性、数量金额准确性审核；

财务经理：

事项合规性、审批手续和程序完善性、审批权限无误、金额合理性、附件完整性审核；

总经理、董事长：

是否可以付款的审核；

出纳：

付款金额复核、领款人手续等审核。

第四章财务付款的基本要求

第七条付款的原则：

（一）付款事项必须因公司业务实际需要而发生，必须真实、合法，付款依据必须真实、充分、完整、合规，能够证明经济事项的必要性、真实性、合法性。

（二）不符合公司相关规定的支出，公司不予以支付。

（三）依据合同付款。

付款金额比较大但没有签订合同的，不予以支付。

（四）除了由办公室汇总统一报销的费用，如车补、手机通讯费等，原则上本人费用应由本人报销，因特殊情况由其他人员代为报销的，报销人一栏应写填列实际报销人并经本人确认。

第八条原始发票的要求：

（一）各部门申请付款之前，必须提供对方单位发票后方可申请付款。

申请部门自行在相应的税务网站查询发票真伪。

发票必须真实、合法，发票类型与经济业务类型一致。

（二）手写或机打的发票，须加盖有开票单位发票专用章，开票日期、公司全称、金额，金额大小写必须相符、字迹要求易于辨认，发票内容应尽量详细。

（三）凡购买物品的，发票必须有具体品名、型号、数量、单价、金额。

固定资产、单价较高的耗材（如硒鼓、墨粉、电子配件等）还必须填列清楚具体品牌、规格型号，购买电脑的还需有具体配置清单；

如无法在发票上反映以上信息的，应在发货清单或购物小票（需加盖财务章）上列清，金额应计算准确，必须有经手人、验收人或保管人签字。

大宗购买的还必须办理验收入库、出库手续。

（四）原始凭证、发票不得伪造、涂改，一经发现查实，报有关领导追究当事人责任。

第九条填制报销凭证的要求：

（一）因特殊原因纸签审批的，必须用蓝色、黑色钢笔填写，严禁用铅笔或圆珠笔填写，字迹要清晰、工整、易辨认、无错漏。

（二）填列付款申请单、费用报销单时，内容必须填写齐全，摘要按用途或事项填写清楚，报销单内容若填写有误，必须重填，重新审批。

（三）所有发票、原始凭证都须贴于原始凭证粘贴单上，必须整洁、完整、牢固，单据过多的须分多张粘贴单粘贴，否则退回重贴。

第十条报销期限的规定：

（一）业务发生后应及时报销，一般应在业务完成后一周内报销；

当月事项当月报销、当年度费用当年报销；

12月份的费用最迟不能超过次年一月份报销；

（二）部分每月定（限）额费用可按月按部门定期报销，如市内交通费、手机通讯费、汽油费，可于每月规定时间内由办公室统一报销，同时将费用分摊到各受益部门。

（三）如不按以上规定期限内办理报销的，财务部不予以办理。

第五章审批付款的具体规定

第十一条工程款的审批支付

（一）由工程部发起，填制《工程付款申请单》；

（二）工程款进度款首次支付之前，需提供施工或设计或采购合同一份至财务部备案。

之后付款，经部门负责人、成本部、财务部及总经理、董事长审核签批后，对方单位提供相应的对账凭据之后方可支付；

如有代垫款项、应收款项的，应及时在进度款中扣除。

（三）工程变更、临时工程签证项目申请付款，需持施工项目结算单、合同洽商变更单、工程签证单等；

（四）项目结算支付最后一笔款时，需出具《施工项目结算单》由财务进行已付款复核，核对供应商财务往来账，做到应收款清、发票清及验收手续完备，财务部门才予以支付，否则财务有权拒绝付款。

第十二条采购款审核支付

（一）预付款支付时，由工程部门发起，填制《工程付款申请单》，财务部、成本部依据采购合同审核支付；

（二）到货款的申请程序：

采购物资到货后，由经办人员会同供货商承运人、工程部相关工程师、乙方相关人员，一起对物资进行实物验收。

验收无误后，由仓库管理人员入库。

经办人员根据仓管人员的入库凭证或乙方收货凭证等提出付款申请，经财务部和成本部审核支付。

（三）到货款支付时，需提供发票、供应商发货清单、公司仓管人员或乙方开具的材料物资入库单、收货凭证等，必须有公司验货人、保管人签字。

材料数量金额、规格型号、质量要求不符的，不予以支付。

第十三条推广费用的审批支付：

（一）业务部门提出付款申请时，并提供相应合同，说明合同履行情况、付款进度、是否达到合同约定的效果，以及推广活动实施效果评估报告；

涉及物品制作的，如广告牌、围档、宣传资料等，还需专人对制作发布情况进行验收，列明对制作的数量、质量验收合格后才给予以付款。

（二）举办各类推广活动的，应事先提交本次活动申办报告并编制具体预算，列明每项支出详细情况，报主管副总、总经理、董事长签字后方可开展业务和费用开支。

如推广活动外包的，需签订合同。

如果费用超支比较大的，在报销时还需说明超支原因。

费用支付时，尽量以电汇或支票形式支付。

第十四条购置低值易耗品、固定资产的审批支付及管理：

（一）固定资产指使用年限1年以上，单位价值2000元（含2000元）以上的各类有形资产，包括办公用品、办公设备、工程设备、通讯器材、交通工具等。

（二）低值易耗品指公司日常办公所需的不符合固定资产定义的单价较低的办公用品如电脑耗材、复印纸、文具、档案器材及其他办公所用的物品。

（三）办公室负责低值易耗品、固定资产、业务招待用品、礼品的购置，原则上其他人员自行购买的上述物品不予报销，资产购置的流程为：

业务部门提出申请→办公室填制资产购置审批单→相关部门和领导审批→办公室购买→办公室及相关部门验收、入库、发放

（四）购买申请：

各业务部门在不超出资产购置预算情况下提出购买申请，说明购买原因、质量要求，经业务部门的主管领导签字后报办公室，办公室在公司范围内尽量进行资源调配，如无法调配确需购买的，按照公司规定的标准范围内，方可采买。

（五）资产物品购置：

办公室填制《资产购置审批单》，预计本次采购价格，报总经理、董事长审批，凭审批完毕的《资产购置审批单》及附件办理相应的借款、付款、报销手续。

（六）办公用品、固定资产的采购、验收、入库、发放由办公室专人负责，并做好领用登记手续，财务部应定期检查办公用品购入、领用、保管情况。

（七）员工调动、离职时，所使用的电脑及其他固定资产，应由办公室相关人员检验之后，收回公司保管。

有人为损坏的，应进行相应的赔偿。

领用资产清还公司后才能办理相应离职手续。

（八）执行固定资产、低值易耗品盘点制度（至少半年一次盘点），办公室需会同财务部、资产使用部门对账面资产与实物资产逐一清点，并及时向相关主管领导提交盘点报告。

第十五条借款的审批支付：

（一）员工因公方可以借款，用途仅为备用金和业务借款。

（二）备用金：

为部门或个人因日常业务需频繁借款，为减化手续和方便业务开展，由公司领导给予核定一定额度的周转性备用金，借款人可在一年内保留此部分备用金，但每年12月31日前必须核销备用金，下年度按核定新标准重新办理借款；

公司可根据借款人职别，制定不同的备用金借款限额，一般最高不能超过5000元（备用金上限为借款人当月工资）。

如离职、停职、调动必须核销备用金，才能办理其他手续。

备用金限本人保管、使用，不得转借他人使用。

公司财务部有权随时盘点并检查部门备用金及个人备用金的使用及余额情况，若通过检查发现异常而使用人又不能做出符合常理的解释的，应立即报告公司领导。

（三）业务借款：

为部门或个人因具体办理某一项公司业务而按预计发生额临时性借款，在该业务发生完毕后，应及时报销并归还借款余额，一项业务对应一项借款，原则上不能几项不同性质的业务合并借款。

业务借款应一事一清，多退少补，事清款清。

业务借款应在业务完结后一周内结帐，最长不得超过30天，对于逾期不归还的，由财务部向借款人所在部门发出《催款通知书》；

发出《催款通知书》后仍有欠款的，财务部不予办理借款手续。

月末财务部统计借款逾期情况发通知给人力资源部在借款人工资中扣还借款。

（四）员工离职、调动，必须清还所有借款，方可办理离职、调动手续。

第十六条业务招待费的审批支付规定

（一）业务招待费是公司开展经营活动的需要，为促进公司业务发展实现公司经营目标服务的，应按照必要、小额、合理的原则使用。

（二）根据各部门具体情况及对外交往需要，由公司按照预算限额，每年核定有关部门业务招待费额度指标，并按规定程序审批、使用、管理；

必须合理、从简，统筹安排，节约使用。

（三）业务招待费应先申请后使用的原则。

（四）一次招待业务必须对应填列一项金额、对应一项业务相关的发票，不能合并多次业务填列一个金额报销。

（五）招待客户如需购买礼品，应提交书面申请由办公室采买。

第六章附则

第二十二条本办法由公司财务部负责修订、解释并组织实施。

第二十三条本办法从二0一六年一月一日起实施。

费用报销管理办法

第一章总则

　　第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

　　第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第三条本制度适用公司各部门。

第二章借支管理规定及借支流程

　　第四条借款管理规定

（一）出差借款：

出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

　　（三）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

（四）借款销账规定：

（1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；

（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

（五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

（六）财务部严格把控非经营性借款，原则上对非经营性借款不予审批；

　　第五条借款流程

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款部门，借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或电汇。

（二）审批流程：

部门经理及主管领导审核签字→财务经理复核→总经理审批→董事长审批。

（三）财务付款：

借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续，原则上不允许给予现金，由出纳电汇至借款人银行卡。

第三章日常费用报销制度及流程

　　第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

　　第七条费用报销的一般规定

（一）报销人必须取得真实的合法票据，且将查询出真伪信息结果打印出来作为附件跟其他发票统一粘贴。

（二）填写报销单应注意:

根据费用性质填写对应单据；

严格按单据要求项目认真写，注明附件张数、报销人，报销部门，以便将来财务做账时归集到该部门预算当中，进行该部门预算考核；

金额大小写须完全一致（不得涂改）；

简述费用内容或事由。

　　（三）按规定的审批程序报批，特别需将报销人、报销部门填写正确，以便财务月末、季度末、年度费用预算考核。

　　（三）报销金额财务部出纳直接电汇至报销人名下，不再给予现金报销，如需电汇至其他人，借款人需填写签字版转汇说明。

第八条费用报销的一般流程：

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理及主管领导审核签字→财务负责人复核→总经理审批→董事长签批→到出纳处报销。

第九条差旅费报销制度及流程。

（一）费用标准:

1、交通费标准：

本公司负责人最高可乘坐飞机经济舱，火车软席（软座、软卧），轮船（不包括旅游船）二等舱，高铁/动车一等座、全列软席列车一等座。

2、国内住宿费标准：

本公司负责人最高可住宿普通套间。

费用标准除特殊情况外正职不超过900元/天，副职不超过800元/天。

特殊情况包括：

按主办方要求统一住宿；

因重要活动、旅游旺季等原因，当地住宿价格标准整体上浮造成限额内无法安排的。

出差地有公司内部定点宾馆或者集团、政府定点宾馆的，应当尽量安排在定点宾馆住宿。

3、伙食补助：

出差在外期间，每人每天补助120元，额度内实报实销。

按出差自然（日历）天数计算；

各类会议、培训统一安排食宿或接待方统一安排食宿的，不再享受伙食补助。

（二）报销流程

　　1.出差申请：

拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。

　　2.借支差旅费：

出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

　　3.返回报销：

出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理、董事长审批；

原则上前款未清者不予办理新的借支。

　　第十条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

（一）管理规定:

为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一管理，集中购置,并指定专人负责。

（二）报销流程

　　1．购置申请:

公司办公室每季度根据各部门需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批，优先进行闲置调配。

　　2．报销程序：

报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。

审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

财务部根据领用人、领用部门进行资产管理，同时将该费用归集到领用部门预算当中，年末对该资产进行盘点。

　　3．费用归集：

财务部根据办公室提供的各部门领用金额统计表、出库单等资料，归集核算各部门相关费用。

库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。

　　第十一条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

（一）费用标准

　　1.招待费：

为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理、董事长的同意。

　　2.培训费:

为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。

人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理、董事长审批。

　　3.其他费用：

根据实际需要据实支付。

（二）报销流程：

　　1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

　　2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

3.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第四章工薪福利及相关费用支出制度及流程

　　第十二条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

　　第十三条工薪福利支付流程

（一）工资支付流程：

（1）每月末前由人力资源部将本月经公司董事长审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部，同时提供以部门为单位的月度工资奖金分配表；

（2）按工薪审批程序审批；

（3）每月1日由财务部通过银行代发形式支付工资；

（二）临时工资支付流程同工资支付流程。

　　（三）社会保险及住房公积金支付流程：

（1）由办公室将由公司董事长审批后的支付标准交财务部，同时提供以部门为单位的社会保险费用分配表；

（2）住房公积金由办公室按工薪审批程序申请转帐支票支付；

社会保险金由财务部协助办公室办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交办公室专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

（四）其他福利费支出由公司办公室按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务负责人进行财务复核→报总经理、董事长审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

（五）财务部根据办公室提供的受益部门分配表进行账务处理，将工资、社保及公积金纳入各部门费用预算考核当中。

第五章专项支出财务报销制度及流程

　　第十四条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

　　第十五条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。

（一）填写购置申请：

按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

（二）报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

　　（三）结账报销：

（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；

（2）按资金支出规定审批程序审批；

（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款，纳入该资产受益部门预算，年底进行部门预算考核；

（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第十六条其他专项支出报销制度及流程

（一）费用范围：

其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

（二）费用标准：

此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理、董事长提交请示报告，经总经理签署审核意见后报董事长审批。

　　（三）财务报销流程

　　1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

　　2．签订合同：

由直接负责部门与合作方签订正式合作合同（合同签订前由公司法律顾问的审核，财务提供财务税务意见，合同应注明付款方式等）。

3．付款流程：

（1）由经办人整理发票等资料并填写付款申请单，财务部根据报销单进行账务处理时以便进行费用预算当中；

（2）按审批程序审批：

主管部门经理及主管领导审核签字→财务部门复核→总经理、董事长审批；

（3）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第六章报销时间的具体规定

　　第十七条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：

（一）财务报销：

公司财务部每周四为财务报销日。

若当月的最后一个报销日在该月的21日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。

（二）借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

第七章附则

　　第十八条本制度解释权归烟台通用置业有限公司财务部。

　　第十九条本制度自下发之日起开始生效，之前未履行完签批手续的，报销人撤回按照此办法执行。