汇博通档案管理系统软件使用说明书Word文档下载推荐.docx
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干部档案和其他档案相比，还有一个特点，就是每一个人的档案都随时可能添加新的内容，即其内容无法完全固定。
根据以上特点，在汇博通中，干部档案的类型对象，可以不作为一个档案对象来处理，将其作为一个基本对象，上层分类可根据机构的需要来进行，但姓名以下的分类，则必须严格按标准规定的十大类来划分，并且，十大类的序号标示全部采用中文数字，即：
当然，也可以从姓名开始定义为档案文件夹，除第九大类外，其他类型均定义为案卷（档案最底层分类），第九大类仍然定义为文件夹，其下面的4个分类则定义为案卷，但此时要注意的是，每一个案卷对象都要定义一个唯一的档号。
专业档案
如检察院的诉讼档案、政府机关与科研机构的人物档案等，用户可根据自己的需要进行分类管理。
企业的档案架构
按国家标准，企业档案分为十大类。
党群工作
包括党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。
行政管理
包括行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。
经营管理
请根据单位的特点进行分类管理。
生产技术管理
产品
科学技术研究
基本建设
设备仪器
按会计凭证、账簿、报表及其他进行分类管理。
干部职工档案
按干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案进行分类管理。
专业档案架构
专业档案是机构表述本单位特点的一组档案，如检察院的诉讼档案、公路部门的路产路权档案等。
下面是诉讼档案的分类架构示例：
所有诉讼档案都可按年度-保管期限进行分类管理。
一种特殊的管理对象–最底层档案类目（或案卷）
在传统的档案管理中，案卷是一个非常重要的概念，是档案的最基本单位。
2000年12月6日，国家档案局发布了新的《归档文件整理规则》，对于文书档案，取消了案卷这一概念，其中，最显著的变化，是将以卷为单位的档案管理方式，转变为主要以件为单位管理。
无论你采用什么方式进行档案管理，都要对档案进行分类和编号。
汇博通的档案分类，可分为大类、类、文件夹和子夹，子夹是归档文件的最低一级类目。
汇博通对档案的最低一级类目进行了特殊处理，使其既符合传统的以案卷为基础的档案管理方式（子夹即案卷），也符合新的归档文件整理规则（子夹即最低一级档案类目）。
档案定义
对档案进行整理、分类，并确定最低一级类目（子夹、案卷）的编号，实际上，是档案分类的一个完整编号。
档案定义的原则
根据文件的形成特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。
档案定义的方法
分类
可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的基本稳定。
类目编号
完整的类目编号一般应包括全宗号、档案室编号、年度、保管期限、机构（问题）等。
编号可以是文字、字母、数字或其组合。
最低层类目，即档案定义时输入的档案类目（或档号），应输入类目编号的完整长度，并且，在同一个汇博通数据库中，必须是唯一编号。
档案定义菜单
在档案文件夹条目点击鼠标右键：
档案定义窗口
档案定义实际上是类型定义的一种特例。
汇博通对档案档号（类目）的编制未作任何硬性的规定，用户可根据自己的情况做相应的处理，但遵循以下规则将是有帮助的，即：
类目的每一部分的长度应保持一致，位数不够时，可用零（或空格）补齐。
如：
A01.032-003
这是由计算机排序的规则所决定的，因为计算机排序时，它将类目的每一位对齐，并由小到大排列，例如：
A01.12-001
A01.12-002
A01.12-003
A01.12-008
A1.12-239
A1.12-78
A1.12-8
A1.12-9
由以上可看出，若每一部分的位数（长度）不保持一致,将不能按实际的大小排列，A1.12-239竟排到A1.12-78的前面去了，这显然不符合我们的要求（若不用0补齐，亦可采用空格）。
根据有关档案管理的规定，在同一档案全宗内，档号必须唯一，所以，当你输入的档号与已存在的档号重复时，系统将提示：
此时，点击“确认”按钮将采用重复的档号，若点击“取消”，则返回重新输入新的档号。
确定档号后，系统显示标准的属性页面：
请按需要输入案卷或类目的相关属性。
归档文件录入
对于未预先录入汇博通的待归档文件，需要补充录入。
归档文件的录入方法，有多种方式，如采用新建文件菜单、引入新文件等，这里介绍的，是一种表格式的快速录入方法，右键菜单项的名称为归档文件录入。
点击归档文件录入菜单项，即进入归档文件录入窗口：
归档文件录入功能的基本内容是：
1、每页录入10份文件，新增时可自动翻页。
2、新增时，可选择自动继承上一条记录的内容，以减少录入工作量。
3、可对目录内容进行任何所需要的修改。
4、页号将自动计算，不必输入。
5、录入的文件，并未马上加入数据库中，只有在正式点击提交按钮后，才将录入或修改的内容存入数据库中。
6、归档文件录入功能，可作为归档文件的快速录入与修改工具使用。
类目（档号）修改
进入类目修改
用鼠标右键点击要修改类目（档号）的档案节点，弹出的右键菜单将包含类目（或档号）修改项目，点击该菜单项目，即进入类目（或档号）修改窗口。
类目（档号）修改输入
输入新类目（档号），按提交按钮，修改即告完成。
当修改后的档号在数据库中已存在时，系统会提示：
按取消按钮可重新输入新的档号（类目），按确定则采用指定的档号（类目）。
档案注册与取消注册
档案注册
档案注册的作用是固定该类目，注册后，只有对该档案具有业务管理权限的用户对它进行取消注册之后才能进行修改。
选择注册菜单项时，系统弹出下图所示的提示：
单击执行注册按钮，即完成对该档案的注册。
档案注册时，系统将自动把当前档案类目下的所有文件的保管期限改为与当前类目一致，并且，系统将自动统计该类目（或案卷）下的文件数量，起止文件日期等，并自动根据最低层档案分类编号（档号）和层内顺序（件号）编制归档号。
取消注册
档案注册后，可由具有操作权限的用户进行取消注册。
对于取消注册的档案类目，可重新进行调整和修改。
注：
1、档案注册时，将自动把案卷的份数设定为1，如果该案卷不止一份，档案管理员可在案卷属性页面的份数子页面添加份数，取消注册时将自动清除份数。
2、注册前，卷内文件是按卷内顺序倒排的，注册完整后，已注册的案卷，显示时，卷内文件将按卷内顺序顺排。
3、档案注册与取消注册在有复选框的条目显示区，可进行多选操作，并且，在选中的案卷中，已注册与未注册的案卷混合存在时，将以选中列表中的第一份案卷的状态（指注册、未注册）为准弹出菜单，执行相应功能时，已是相同状态的案卷不再执行重复操作。
档案注销
对于已注册的档案，还可办理档案注销手续。
档案注销可多选操作，并且，注销后的案卷可通过重新执行档案注册来取消注销。
档案注销手续，是对超过保管期限，已失去保存价值的档案而言的，是实体档案销毁前的电子档案数据的处理方式。
有关档案注销及销毁的具体操作，请看过期档案处理（档案注销与销毁）一节。
档案的编辑规则
可由具有操作权限的用户对档案进行复制、剪切、删除等操作，操作方法与对类型的编辑方法基本相同，但也有一些例外，如：
档案最底层类目（案卷）只能在档案文件夹之间移动；
只有案卷才能接收文件，并且，已经注册的案卷内文件不容许移动等。
按文件夹重编归档号
在档案文件夹上，单击右键，既显示：
选择“按文件夹重编归档号”菜单项，即显示：
确定归档号前缀及件号位数，并进行相关设定，按提交按钮，即可按要求重新编制归档号。
归档号前缀：
归档号或称归档编号，他由档案分类编号和文件流水号组成，系统缺省的归档号前缀是档案文件夹名，但操作者可根据需要任意修改，它一般应包括档案种类、年度、机构编码、保管期限等内容。
件号位数：
指定件号的位数。
件号缺省为4位数，最多容许6位数，当操作者设定的数等于小于0或大于6时，系统会自动设为4，编制的件号少于设定位数时，将自动用0补齐。
归档号前缀为档号：
即用档号作为归档号的前缀，件号仍按其他设定项编制。
按档案文件夹连续编制件号：
档案文件夹内文件按一个顺序编制件号，即按整个文件夹编制的文件流水号，其排列方法是：
归档号前缀+流水号，但件号的排序方法仍然遵循档号+件号的顺序。
按档号（档案最底层类目）独立编件号：
即每一份案卷都独立编制件号，实际上，就是卷内顺序号。
件号用–连接：
即归档号前缀与件号之间，用–连接。
如WS199801.2-0028.
件号用（）连接：
即件号用圆括号括住。
如WS199801.2（0028）.
件号用空格连接：
即件号前面插入一个空格。
如WS199801.20028.
件号无连接符：
即件号前面不添加任何连接符号。
如WS199801.20028.
必须在文件夹内的所有档案整理完毕并注册后，才可根据需要按文件夹重编归档号，因为，只有注册后才能获得全面正确的档案信息。
实际上，在档案注册时，系统也按档案的最低层分类（档号）和层内顺序编制了一个归档号，“按文件夹重编归档号”提供的是另一种更为灵活的归档号编制方法，用户可根据需要选择。
必须具备业务管理权限才能操作该功能。
文件归档的基本方法
归档文件的收集
汇博通提供了多种归档文件的收集方法，分别说明如下。
将要归档的文件发送到档案收集箱
档案收集箱是一个特殊的类，专门用于保存待归档的文件。
档案收集箱必须由系统管理员设定：
设置档案收集箱时的提示：
设置了档案收集箱后，目录显示区的右键菜单会增加一个菜单项：
发送-到档案收集箱：
档案收集箱并不是档案管理所必需的，但它会对档案管理带来方便。
因为，相关人员可在需要归档的文件处理完毕后，及时地发送到档案收集箱，以便档案管理人员快速归档处理。
如果要发送文件到档案收集箱，发送者必须对档案收集箱具备创建文件的权限。
流程邮件处理过程中，亦可由归档职能的处理者将文件转发到档案收集箱中，归档职能一般是流程处理的最后一个程序。
自动收集归档信息
可根据系统设置，在流程邮件处理过程中，将流程邮件的关联文件自动转移到档案收集箱中。
有关自动收集归档信息的设置方法，请阅读系统维护一章汇博通数据库系统参数一节的PMFileToArcPreBox参数说明。
文件转移到档案收集箱后，档案管理员即可根据需要对收集箱中的文件进行归档处理，形成档案。
建立专门的档案收集类型及其架构
你可以建立一个档案收集中心及相应的管理架构：
并将档案收集中心下面的类型的权限赋予相关的部门或人员，并由他们将待归档的文件剪切粘贴到这些类型的下面，然后，再由档案管理人员按要求进行归档。
归档文件的查找
你也可以利用汇博通的搜索功能，查找到相应的待归档文件，然后，直接进行剪切、粘贴操作来完成归档。
归档操作的一般方法
系统内已有文件归档的基本操作
用户先进行档案定义，再检索出要归档的文件，然后，直接采用剪切粘贴的方法，将文件转移到相应的档案类目，检查校对无误后，进行档案注册，归档即告完成，相当的简单、方便。
需要注意的是，只有档案的最底层类目（案卷），才可容纳归档文件。
之所以推荐用户采用剪切、粘贴来进行文件归档，是因为剪切粘贴和复制粘贴的差别：
剪切粘贴：
检索出你要归档的文件并选中，点击鼠标右键，选择剪切菜单项，然后，再点击相应的档案类目的鼠标右键，选择粘贴菜单项，即可将要归档的文件移入指定档案类目。
复制粘贴：
复制粘贴的操作与剪切粘贴基本一致，只是将剪切菜单项改为复制即可。
剪切粘贴与复制粘贴的区别：
剪切粘贴的作用是将选中的文件移入指定的档案类目，移入时，包含文件的所有信息，如流程、批注等处理痕迹。
而复制粘贴实际上是在指定的档案类目产生一份与原文件一样的文件，不删除原文件，也不包括任何处理痕迹，所以，归档时，建议采用剪切粘贴。
新文件归档的基本操作
如果要归档的文件并不存在于汇博通系统中，则需要操作者录入。
汇博通提供了多种录入方法：
新建文件
点击分类管理器，进入要归档的档案类目，然后，在目录显示区点击右键菜单，即可启动新建-文件菜单项，进行新建文件的相关操作。
引入新文件
如果介质上已存在要归档文件的电子文档，则可采用在目录显示区点击右键菜单，启动引入新文件菜单项，直接将电子文档引入档案中。
这是一种批量录入档案条目的方法，在前面的章节中已有详细介绍。
归档编辑模块：
汇博通提供的归档编辑模块，在同一页面，向操作者提供了方便而又全面的文件归档以及档案管理功能，归档编辑的具体操作，请阅读下一节的专门介绍。
归档编辑
归档编辑是绍林科技创新的一个档案管理的专业术语，其含义包括将文件归为档案的全过程，无论你管理的是何种档案，也无论你的档案管理方式如何改变，归档编辑都可满足你将文件归为档案的全过程操作需求。
点击汇博通工具条上的归档编辑按钮，即进入归档编辑模块。
归档编辑是汇博通非常专业化的文件归档和档案管理模块，操作者在同一页面，即可完成文件归档以及档案管理的相关操作。
下面是归档编辑的主界面：
归档编辑模块，大大简化了档案管理人员的文件归档工作。
定义档案最底层类目（案卷），再根据归档需要，确定查找条件，检索出未归档文件，并再进行筛选，点击归档操作按钮，弹指一挥间，文件就成了档案，而后的档案注册、表格与目录打印等，亦可在同一界面完成。
1、对于待归档的文件，档案管理员必须具备删除权限，才能进行归档操作。
2、对于已归档的文件，感觉归入位置不对时，需要把它从当前类目中移开，该操作方法为：
在待归档文件处理区，选择将要移入文件的类型，如档案收集箱，然后，在档案处理区选中要移开的文件，再点击归档操作的左向箭头按钮，文件即从当前档案类目移到档案收集箱中，需要时，仍可将档案收集箱中的相关文件归入相应的档案类目。
档案目录打印
在档案整理过程中，需要打印各种档案及归档文件目录，表格打印功能可满足该需要。
在目录显示区点击右键菜单，选择表格打印菜单项，即进入表格打印窗口：
选择你所需要的表格格式和相关选项（当前选中的记录或全部记录），点击确认，即可开始打印。
1.表格打印时所显示的打印格式模板，需要通过表格连接功能建立管理对象与打印格式之间的关系，具体请参看表格模板一节。
2.当前数据集是指目录表中所显示的目录内容，当前选中的记录是指通过复选框选中的当前页面中的记录，全部记录即表示当前数据集的全部内容，它可能需要多页才能显示完毕。
纸质档案数字化处理的基本程序与方法
任何一个有一定存在历史的机构，都有一定数量的纸质档案，将这些纸质档案数字化，有利于管理与利用。
下面，将以检察院的纸质档案数字化为例，对档案数字化处理的基本程序与方法予以介绍。
创建档案管理分类架构
检察院的综合档案管理，分类架构一般为：
上图的分类架构，把检察院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类，诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。
各级检察院可根据自身管理需要，进行更详细的档案分类管理。
取卷
从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷，取卷时注意：
●准确记录所取案卷的物理存放位置。
●依次拿取，不要丢卷，确保案卷的完整。
档案定义，是汇博通的专用术语，实际上就是确定档案的最底层分类的相关属性，或称案卷的相关属性。
汇博通可同时管理纸质档案和数字化档案，如果汇博通中已存在相关案卷信息，此步骤可省略。
关于档案定义的具体操作，前面已详细介绍，这里不再重复。
拆卷
拆卷的含义是手工拆除案卷装订，如果纸质实体案卷信息已保存在汇博通系统中，还应执行取消注册功能，相当于在汇博通中执行拆卷操作。
拆卷的注意事项：
●保证案卷的完整，检查是否有缺页、漏页及其它错误，正、副卷标注是否正确。
●保持案卷的清洁。
●拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。
●取掉案卷中的金属物。
●将卷内文件一页页分开，对单面、双面等情况进行标注，以提醒扫描人员注意。
●为了方便扫描及时与扫描人员沟通。
●注明每卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。
●如有疑问，应及时向档案管理员进行咨询和沟通，不得擅自违规处理。
录入卷内文件信息
一份案卷，一般都由多份性质相同或相似的文件组成，即所谓卷内文件。
如果系统中已存在卷内文件目录，不必在录入，若无，则采用新建文件的方法，录入卷内文件属性信息。
扫描
对已录入相关属性的卷内文件进行扫描，并将扫描结果文件引入（上传）档案系统。
汇博通的图片管理器内嵌扫描处理程序，可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描（支持高速扫描仪），用户亦可使用其它扫描程序扫描文件（但使用汇博通提供的图片管理器更为简单方便），然后，再通过引入功能将扫描文件引入档案系统，汇博通还提供了专门的批量引入工具。
如果检察院有更严格的数字化档案安全管理要求，并有专门用于归档的电子印章，可在扫描文件上加盖归档专用的电子印章。
扫描时的注意事项如下：
●根据需要设置扫描文件的格式和分辨率，汇博通可对各种常用格式的数字化文件进行管理。
●对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或扫描方法进行扫描。
●根据规则设置扫描文件的存放位置和扫描结果文件的文件名（采用汇博通图片管理器扫描时，将自动上传，股不需要存放在客户端）。
●将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不重扫、漏扫、多扫，同时保证案卷的清晰度，对扫描结果不佳的页面进行专门处理。
过期档案处理（档案注销与销毁）
根据国家法规和行业规章，档案都是有保管期限的，超过保管期限的档案实体可以销毁。
对于电子档案，超过保管期限时，可以注销，也可以删除，但如果存储空间许可，注销或转移保存更为可取。
查找过期档案
要对过期的档案实体进行处理，首先是要找出已过期的档案，形成过期档案清册，并经过一定程序审批后，才能真正实施注销（销毁）。
汇博通提供了多种查找过期档案的方法，可通过搜索平台、信息检索以及查找等功能找出已过期的档案，打印注销（销毁）清册，并按程序实施处理。
过期档案查找，采用的是一种类似于自然语言的中文描述方式，这是汇博通在档案检索领域的一种新的尝试。
有关过期档案查找的方法，请参看专门章节的介绍，下面是查找过期档案的一个简单示例：
查找到期档案：
1年内到期
其含义为“查找保管期限已到期或一年内将到期的档案”。
查找出过期档案并检查无误后，即可打印到期档案清册或销毁清册。
如果要查询已注销的档案，亦可采用自然语言查找，在查询关键词输入框输入：
查找已注销档案
即可按最低层分类（案卷）列出已注销的档案列表。
可在整个数据库中查找已注销档案，也可控制只查找当前路径下的已注销档案。
用鼠标右键点击档案最底层分类（案卷）条目，即出现菜单：
单击档案注销菜单项，即可完成注销操作。
已注册的档案才能进行注销操作，如果是要对已过期档案进行注销，可先查找出已过期档案，然后，再一一注销。
管理过期电子档案
档案过期后，可以销毁实体纸质档案，但建议不要对电子数据进行简单的删除，特别是在存储空间允许的情况下。
你可以对过期档案进行注销操作后仍存放在原来的位置，也可以建立一个专门的注销（销毁）档案类型，然后，将待销毁的档案转移到该类型下，仍然可以提供检索利用，并且，有某些特殊要求时，还可恢复已注销档案。
如果用户使用的是汇博通企业版，用户还可建立专门的注销（销毁）档案数据库，管理的空间与范围可进一步扩大。
注销（销毁）档案分类架构的创建，需要根据自己的管理需要来进行，但按档案大类和销毁批次或销毁日期来分类，应该是一种不错的选择。
档案销毁
档案销毁，是一项非常严格的档案管理工作，需要遵循国家的相关法规以及行业和单位的档案管理制度。
采用计算机管理档案后，档案销毁可分为以下步骤：
1、按上面所介绍的方法，注销档案，将注销档案转移到相应的销毁档案类目下，并打印销毁清册。
2、按照规定的档案销毁管理流程，提交档案销毁申请，执行档案销毁审批程序。
3、待档案销毁申请获得批准后，则可按批准的销毁清册以及销毁方法，对实体档案进行销毁处理。
4、如果在实体档案销毁的同时，需要将电子数据同时销毁，执行删除操作并清空回收站即可。
除非特别需要，我们建议保留电子数据。
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