SharePoint Server 中的托管元数据概述Word文档格式.docx

SharePoint Server 中的托管元数据概述Word文档格式.docx

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您可以指定一栏必须包含特定术语集中的术语。

3.托管元数据 

是指可独立于栏本身而创建和管理术语和术语集的一种方法。

4.本地术语集 

是在网站集上下文中创建的。

例如，如果向某文档库的列表中添加一栏并创建一个将此栏绑定到的新术语集，则这个新术语集是包含此文档库的网站集的本地术语集。

5.全局术语集 

是在网站集上下文外部创建的。

例如，术语库管理员可以创建一个名为“人力资源”的术语集组，并指定一名人员来管理此术语集组。

此组的管理者可以在“人力资源”术语集组中创建与人力资源（例如职务和工资等级）相关的术语集。

用户只能查看全局术语集和用户网站集本地的术语集。

例如，假设您要组织一场会议。

您为每个会议会话安排了一个房间，并且还为大型会话安排了旁听室，不能进入主会议室的与会者可以通过该房间内的大屏幕观看会话广播。

您决定在SharePoint列表中跟踪所有会话及其相关详细信息。

若要跟踪会话及其会议室，您需要：

1.创建一个名为“会议室”的术语集以表示所有可用房间。

2.向表示每个会议室的术语集中添加术语。

3.创建称为“会话”的内容类型。

4.在此内容类型中添加两个新栏：

“房间”和“旁听室”。

5.指定其中每栏的值必须来自“会议室”术语集。

6.创建会话列表。

在此示例中，在向列表中添加会话时，需要为“房间”和“旁听室”提供值。

如果您随后在会议中心另外保留了一个房间，则需要向“会议室”术语集中添加一个新术语，它将成为这两栏的有效值。

托管术语、企业关键字和术语库

术语可分为两种类型：

∙托管术语：

通常是预定义的，只能由具有相应权限的用户创建，且通常采用层次结构进行组织。

∙企业关键字：

只是一些已添加到SharePoint项目中的词或短语。

所有企业关键字都属于一个名为“关键字集”的非分层术语集。

托管术语和企业关键字的用法不同。

有关详细信息，请参阅本主题后面的“使用术语”一节。

注意：

当“托管”一词是指托管术语并且其含义在上下文中很明确时，通常会省略该词。

托管术语和企业关键字都存储在称为术语库 

的数据库中。

使用SharePoint托管元数据

以下各节介绍如何创建和使用术语，且各节都使用会议室示例来说明这些概念。

创建术语

SharePointServer2013包括术语库管理工具，该工具可用于创建和管理术语集。

如果您具有相应权限，则可以使用术语库管理工具执行以下操作：

∙创建或删除术语集。

∙添加、更改或删除术语。

∙采用层次结构排列术语集中的托管术语。

∙定义同义词。

∙导入术语。

∙通过将企业关键字移到术语集中使这些关键字成为托管术语。

示例：

若要组织会议会话，可先使用术语库管理工具来定义用于表示所有会议室的术语集。

然后，可使用相同工具向表示每个房间的术语集中添加术语。

您开始定义以下术语集和术语：

∙会议室（术语集）

o东方红舞厅

o256室

o270室

o青青舞厅

o287室

o391室

o348b室

oC大厅

oD大厅

o348a室

oC礼堂

oD礼堂

oE礼堂

o354室

o355室

o293室

此术语集不太实用。

在选择会议室时，您必须在一个很长的列表中滚动查找。

因此，您决定根据各个房间在会议中心分支中的位置来重新组织术语集。

现在，新的术语集和术语的结构如下：

o礼堂

▪C礼堂

▪D礼堂

▪E礼堂

o大厅

▪A大厅

▪B大厅

▪C大厅

▪D大厅

o舞厅

▪东方红舞厅

▪青青舞厅

o二楼

▪256室

▪270室

▪287室

▪293室

o三楼

▪348a室

▪348b室

▪354室

▪355室

▪391室

因为术语“礼堂”、“大厅”、“二楼”和“三楼”仅用于分组其他术语，而不表示可以举行会话的实际房间，所以不需要将这些术语提供给用户供其选择。

您无需手动构建外部术语集和术语，而可以将术语集导入到术语存储管理工具。

有关详细信息，请参阅导入术语集。

使用术语

栏是列表中用于存储有关SharePoint项目的信息的位置。

当您定义栏时，需提供栏名称、指定栏类型以及提供依赖于栏类型的其他信息。

SharePointServer2013包括一个名为“托管元数据”的栏类型。

当您创建托管元数据栏时，需指定栏值必须来自的术语集。

如果您希望用户提供有关列表项（包括文档）的信息，且信息的有效值包含在术语集中，请使用托管元数据栏。

创建新的内容类型或更改现有内容类型，然后向该内容类型添加托管元数据栏。

您创建了一个名为“会话”的新内容类型来表示各个会话。

因为会议会话将具有关联的房间和旁听室，所以您为其中每个属性添加栏。

您添加了一个名为“房间”的栏，选择“托管元数据”作为栏类型，选择术语集“会议室”为“房间”栏提供值，并指示该栏只能包含一个值。

然后，您另外创建了一个名为“旁听室”的栏并将其映射到同一术语集。

因为并非所有会话都有旁听室，所以您不要求此栏包含信息。

由于可能会有多个旁听室，因此您允许使用多个值。

下表汇总了这两栏的定义：

栏名称

术语集

是否需要值？

是否允许多个值？

房间

会议室

是

否

旁听室

最后，您创建了一个会话列表。

输入术语

如果用户创建或上载的新SharePoint项目是必填某个值的栏类型，则用户必须提供值。

如果栏是托管元数据栏，则将显示托管元数据控件，且用户与该控件交互以输入值。

使用托管元数据控件，用户可以键入值，或者通过分层导航与栏相关联的术语集来选择值。

如果用户开始键入值，则控件将显示相关术语集中以用户键入的字符开头的所有术语。

术语集的名称以及术语在层次结构中的位置将随术语本身一起显示。

如果栏定义允许多个值，则用户可以选择多个术语。

如果术语集和栏定义都允许添加新术语，则用户还可以创建新术语，然后将其插入到术语集层次结构中的适当位置。

会议管理员添加一个新会话。

SharePointServer所显示的窗体包含与该“会话”内容类型关联的每个栏的字段。

当管理员在“房间”字段中创建基调会话时，他/她将显示“会议室”术语集中术语的层次结构，然后选择“东方红舞厅”。

管理员想不起来哪个礼堂将用于基调会话旁听，但知道应该是中间那个礼堂。

管理员键入礼，系统随即显示以下术语供选择：

∙C礼堂[会议室:

礼堂]

∙D礼堂[会议室:

∙E礼堂[会议室:

管理员选择了“D礼堂”。

输入企业关键字

SharePointServer2013包含一个名为企业关键字 

的预定义栏。

您可以将此栏添加到内容类型中。

当用户向“企业关键字”栏中添加值时，将显示企业关键字控件，并且用户可与该控件交互以输入值。

企业关键字控件与托管元数据控件的行为类似，但企业关键字控件允许用户选择企业关键字和托管术语。

当用户开始键入值时，此控件将显示关键字集和其他全局术语集中以用户键入的字符开头的术语。

还将显示术语所在的术语集，以及术语在层次结构中的位置。

通常会提供一个用于输入新的企业关键字的选项。

如果用户输入新的企业关键字，此企业关键字将会添加到关键字集中。

默认情况下，“企业关键字”栏允许多个值。

会议管理员添加了一个新会话来表示为所有与会者召开的欢迎宴会。

欢迎宴会将在外部会议地点青青大厦召开。

由于青青大厦不是“会议室”术语集的成员，因此管理员无法选择它作为“房间”字段的值。

但是，管理员确实需要包括该位置，以便其他管理员在搜索短语“青青大厦”时可以找到该会话。

管理员注意到“会话”内容类型包含“企业关键字”栏，因此决定将该会议地点作为企业关键字添加。

管理员开始在企业关键字字段中键入会议地点的名称。

当管理员键入青后，将显示以下选项：

∙青青舞厅[会议室:

舞厅]

∙新建

管理员选择“新建”，并创建企业关键字青青大厦，现在该关键字将同时添加到列表项的“企业关键字”栏和关键字集中。

使用托管元数据的好处

本节介绍使用托管元数据的几个好处。

更加一致地使用术语

托管元数据使得更一致地使用术语和企业关键字变得更加轻松。

您可以预定义术语，并仅允许授权用户添加新术语。

还可以禁止用户向项目中添加他们自己的企业关键字，并要求他们使用现有企业关键字。

通过仅显示用户可从中选择值的正确术语列表，托管元数据还可以提供更高的准确性。

因为企业关键字也是一种托管元数据，所以甚至是用户应用于项目的企业关键字也可以更加一致。

因为元数据的使用更加一致，所以您可以更加确信元数据是正确的。

当您使用元数据来自动化业务流程（例如，根据文档的部门属性值，将文档放在记录中心的不同文件中）时，您可以确信元数据是由授权用户创建的，而且部门属性的值始终是有效值之一。

更佳的搜索结果

如果项目具有一致的属性，则简单的搜索便可提供更多相关结果。

当用户对项目应用托管术语和企业关键字时，系统会引导他们使用已使用的术语。

在某些情况下，用户甚至可能无法输入新值。

因为用户主要使用一组特定术语，所以更有可能对项目应用这些术语（不是同义词）。

因此，搜索托管术语或企业关键字时很可能会检索到更多相关结果。

有关详细信息，请参阅在SharePointServer2013中组织搜索内容的最佳实践中的“鼓励用户为其网站和内容输入丰富一致的元数据”。

动态

在SharePointServer的以前版本中，若要将属性值限制为一组值中的某个值，您需要创建一个类型为“选择”的栏，然后提供有效值列表。

当您需要向选择集中添加新值时，必须更改使用同一组值的每个栏。

通过使用托管元数据，您可以将该组有效值与其值必须是该组有效值之一的栏分开。

当必须添加新值时，可以向术语集中添加术语，然后映射到该术语集的所有栏都将使用更新的选项组。

使用术语可帮助您在业务发生变化时保持SharePoint项目与业务同步。

例如，假设您公司的新产品在早期开发阶段具有一个代码名称，然后在产品发布前不久为其提供了一个正式名称。

“产品”术语集中包括一个针对该代码名称的术语，并且用户已使用该术语标识了与该产品相关的所有文档。

当产品名称更改后，您可以编辑该术语，将其名称更改为产品的正式名称。

这样，该术语仍应用于相同项目，但其名称现在已更新。

另请参阅

在SharePointServer2013中规划术语和术语集