行政管理手册Word格式.docx
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——公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件。
2、适用范围
本手册适用于公司、各部门的行政事务管理。
3、手册管理
本手册为公司受控文件，由董事长批准颁布执行。
手册管理的所有相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。
手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。
手册持有者：
（1）董事长；
（2）总经理；
（3）副总经理；
（4）综合办公室；
（5）各职能部门经理。
本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，综合办公室做好复印和发放登记。
手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。
在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合办公室。
综合办公室每季度的最后一个月的***假日提前）对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改，执行《GMS体系文件管理程序》的有关规定。
考勤管理制度
为严肃劳动纪律、加强日常管理，严格考勤制度，保障公司各项工作有序开展，特制定本规定。
1适用范围
本规定适用于在公司总部办公各部门。
其他各项目**********自定的地考勤管理规定须由公司综合办公室审核签发。
2要求
2.1员工必须按时上、下班，不得迟到或早退。
2.2不同季节员工作息时间以公司综合办公室的通知为准。
2.3坚持员工打卡和考勤员当日考勤相结合的考勤制度。
2.4公司考勤工作由综合办公室负责，考勤机置于前台，综合办公室负责监督打卡。
2.5严格考勤管理。
各部门必须明确一名考勤员，具体负责本部门日常考勤工作。
考勤表于次月二日前交公司综合办公室，由公司综合办公室核实确认。
3考勤员职责
3.1工作负责，实事求是，客观真实地反映员工的出勤情况。
3.2坚持当日考勤制度。
3.3坚持考勤表上墙制度，并将考勤表置于办公场所醒目位置，接受检查与监督。
4打卡
4.1所有员工上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或由他人代理打卡。
对代打卡或伪造出勤记录者，一经查实，每次罚款20元。
忘记打卡者，每次罚款10元。
4.2所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。
特殊情况需经直接上级批准。
不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。
4.3员工外出办理业务前须向本部门负责人（或其授权人）申明外出原因及返回公司时间，否则按外出办私事处理。
5对迟到、早退、旷工的处罚。
5.1上班时间开始后5分钟至30分钟内上班者，按迟到论处，超过30分钟以上者，按旷工半日论处。
提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30分钟者按旷工半天论处。
5.2迟到、早退一次者，罚款50元；
迟到、早退两次者罚款150元，当月迟到、早退连续检查达三次以上（含三次）者罚款300元。
5.3旷工一日（含一日）以内者扣罚当月考评工资的一半；
旷工一日以上三日以内（不含三日）者扣罚当月考评工资；
当月旷工累计三日（含三日）以上者作待岗处理。
6考勤管理
6.1严格请销假制度，做到事先请假，事后销假。
6.2员工请假须采取书面形式申请，经批准后方可休假，未经批准或假期已满但未办续假批准手续而擅自不到岗者按旷工处理。
6.3严格审批程序。
请假一日（含一日）以内的，由本部门负责人批准，并以书面形式报综合办公室备案。
6.4中层以上管理人员请销假、外出本市必须经总经理批准。
6.5假日的工资待遇执行公司《薪酬管理制度》的有关规定。
6.6因工作需要加班，经本人提出要求调休的，准予调休。
7监督检查
7.1公司设“劳动纪律督导员”、“监察员”各一名。
督导员职责由综合办公室主任履行（兼），监察员职责由综合办公室行政主管履行。
7.2劳动纪律督导员、监察员在公司总经理领导下履行职责，对各部门考勤情况进行定期或不定期抽查，对抽查情况进行记录作为月末考勤和出勤奖罚的依据之一。
7.3公司对违纪人员及处理结果每月公布一次。
办公用品管理制度
1目的
为规范办公用品的管理，降低管理费用成本，特制订本制度。
2范围
本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理用品和办公设备四类
——消耗品：
铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、印油、圆珠笔、书钉等；
——管理消耗品：
签字笔、水彩笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、电池等；
——管理用品：
剪刀、美工刀、订书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等；
——办公设备：
计算机及外部设备、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪等。
公司办公设备的管理同时执行公司固定资产管理相关规定。
3办公用品的采购管理
3.1每月28日，公司各职能部门的负责人将填写好的《办公用品需求计划表》签字后，送达行政主管。
3.2行政主管汇总各职能部门的《办公用品需求计划表》后，于每月29日填写《办公用品采购申请单》，交综合办公室主任审核后，报总经理审批。
《办公用品需求计划表》应有“年度总预算”、“上月累计”、“本月金额”、“本月累计及占总预算的比例”等栏目。
3.3总经理审批后，由行政主管负责采购。
3.4采购环节
3.4.1行政主管必须建立办公用品《合格供方名册》，《合格供方名册》须经综合办公室主任审核，总经理批准。
采购时，必须在办公用品《合格供方名册》中选择。
3.4.2部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该家补充进办公用品《合格供方名册》。
3.4.3办公用品《合格供方名册》至少包括大型商场和个体文具专业批发商。
3.4.4采购前，必须填写《办公用品采购申请单》，经总经理审批后方可采购。
采购时，应在电话上要求送货，在综合办公室验收。
除特殊情况，一般不允许用车外出采购。
3.4.5必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存，特殊办公用品综合办公室无法采购的情况，可以经综合办公室同意授权各部门自行采购。
4发放、领用与保管
4.1办公用品分为个人领用与部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、
橡皮；
“部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。
4.2消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。
4.3综合办公室制定领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。
管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，消耗品不在此限。
4.4管理性办公用品和办公设备列入移交管理，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
4.5办公用品每月一日发放。
但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。
4.6综合办公室设立《办公用品领用记录卡》一张，由行政主管统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。
《办公用品领用记录卡》为审核检查项之一。
4.7办公用品严禁带回家私用。
4.8印刷品（如信纸、信封、表格……）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合办公室统一印刷、保管。
5打字、复印耗材的使用
5.1公司各部门要节约使用复印纸。
行政主管要做好领用登记，每年年底公布一次。
5.2复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。
复印的作废纸张，由打字员留存，当作反面纸使用。
5.3严禁复印与工作无关的资料，严禁私用复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费：
行政主管报财务审计部经理，在当月工资中扣除。
5.4除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。
6登记管理
6.1行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化。
年末综合办公室组织盘点办公用品在各部门的使用情况，并依据经综合办公室主任审批后的《办公用品报损单》，及时调整《重要办公用品登记卡》，做到反映实际库存状况及帐实相符。
6.2每年1月5日前，行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，编制《年度办公用品管理总结报告》，报综合办公室主任留存，并作为编制下一预算年度的依据。
7相关记录
表1：
《办公用品需求计划表》
表2：
《办公用品采购申请单》
表3：
《合格供方名册》
表4：
《重要办公用品登记卡》
表5：
《年度办公用品管理总结报告》
办公用品管理流程图
办公用品需求计划表
部门：
年月份
个人用品类
业务使用类
办公用品名称
单位
单价
数量
小计
年度总预算
上月累计
本月金额
本月累计占总预算的比例
申请人
部门经理
办公用品采购申请单
年月日
序号
物品名称
用途
数量
单价
金额
备注
合计金额
综合办公室主任意见
总经理
意见
重要办公用品登记卡
管理部门：
综合办公室使用部门：
名称：
编号：
规范：
厂名或牌名：
构造：
附属设备：
存放地点：
耐用年限：
原价：
增加价值：
日期
摘要
凭证
号数
增加
减损
结存
年月日
印信管理制度
1印信范围
1）公司公章；
2）法定代表人章；
3）法定代表人授权人章；
4）各部室章；
5）公司各下属单位公章；
6）公司对外信件等。
2印信的管理
综合办公室是印信管理的责任部门，由总经理指定责任心强、熟悉业务的专职人员负责。
3印信使用范围
1）对公司经营权有重大关联、涉及政策性问题或以公司名义的行文，盖公司公章。
2）以公司名义对外签订合同、证明信函及各类规章制度等材料，盖公司公章。
3）公司各部门在正常工作业务中，本着“先部门章、后公章”的原则用章。
4）公司各下属单位未经总公司法定代表人允许，不得以该公司资产对外进行任何担保。
4印章使用程序
1）各部室日常性工作需用章时，应在“用章登记簿”上登记，部室负责人、分管领导签字后，由专职人员负责盖章，相关人员在“用章登记簿”上签字备查。
2）凡属公司重大经营性业务、人事调动、各级奖励、惩罚、证明、对外合同、贷款、担保等有关方面的重要材料，必须严格审批手续，经公司法定代表人或授权综合办公室主任签字后，方可盖章。
5各单位用章前必须审核材料的完整性、准确性，确认无误后，才能申请用章，严禁随意重复盖章，确保印章使用的严肃性。
6严禁盖空白信笺。
确因工作需要，须带空白信笺或带印章外出时，须经公司法定代表人或授权办公室主任签字同意，登记后再予办理。
外出回来后须及时归还印章并做好记录。
7印信要保管妥当，如有遗失或误用，由责任人负全责。
8印信管理人员对未经审核的文件，不得擅自用印。
9印信遗失时除立即向总经理外，综合办公室应依法公告作废。
会议管理制度
为进一步明确公司议事规则，及时解决生产经营和内部管理中的问题，加强部门间沟通与协调，提高工作效率和效益，创造和谐、融洽的内部氛围，增加向心力和凝聚力，促进公司健康快速发展改进作风，提高会议质量，特制订本制度。
一、会议分类
1、公司重大会议
公司重大会议包括股东大会、董事会会议、监事会会议、职工代表大会，规定如下：
会议名称
时间安排
召集人
会议通知
主持人
参加人
会议事项
记录
2、公司经营、管理例会
公司生产经营例会包括总经理办公会、联席办公例会、工程例会、监理例会、营销例会等。
会议各项规定如下：
会议地点
备注
3、专题会议
专题会议包括项目分析会议、设计评审会议、质量安全会议、绩效考核会议、审核会议、管理评审会议等。
地点
4、部门会议
部门会议是指各职能部门组织召开的部门内部性会议。
会议的各项规定如下：
5、外联会议
上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或外联业务会（如推广会、新闻发布会、客户座谈会等）由公司主控部门安排，有关部门协作做好会务工作。
二、为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。
三、会议安排
1、凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集人及分管领导批准后，报办公室汇总，并由办公室统一安排，方可召开。
2、综合办公室每周末应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到公司领导和各部门及有关服务人员。
3、凡综合办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请办公室调整会议计划。
未经办公室同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。
4、对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，办公室有权拒绝安排。
5、对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，办公室有权安排合并召开。
6、各部门会期必须服务从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服务整体的原则。
四、会议准备
1、所有会议主持人和召集人与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案通知与会人等）。
2、在公司会议室召开的会议，办公室会议室管理人员应在会议召开前15分钟准备好会场、备好坐位、茶具茶水等。
五、会议纪律
1、会议参加人员必须准时到达会议室。
因特殊情况不能参加者，须向会议主持人请假。
无故迟到者，按公司考勤管理规定中的“迟到”处理。
2、未经会议主持人允许，任何参加人员严禁在会议室吸烟。
3、会议参加人员到达会议室后要按照规定在《会议签到表》上签字。
4、会议参加人员要主动、积极发言，严禁“会上不发言，会后乱议论”，严禁“开小会”，严禁起哄、吵闹。
5、会议结束后，会议参加人员要恪守会议秘密，特别是商业秘密。
违反者，按《公司保密制度》有关规定处理。
六、会议记录
1、由发出会议通知的部门负责进行会议记录。
公司会议由综合办公室秘书负责记录。
2、记录人要在会议结束后2日内打印、整理出《会议记录》或《会议纪要》。
3、根据会议主持人的指示，记录人可要求会议参加人员在《会议记录》或《会议纪要》上签字确认。
4、《会议记录》或《会议纪要》由记录人负责保存。
规定需要转交综合办公室保存的，应在会议结束后5日内转交综合办公室，由综合办公室档案管理员保存。
七、本制度由综合办公室修改并负责解释。
八、本制度自发布之日起执行。
九、相关记录
1、《会议签到表》
2、《会议通知》（书面）
3、《会议提案书》
4、《会议记录》
5、《会议决定事项催办记录》
6、《会议决定事项执行情况》
______________会议签到表
时间
年月日
内容
签名
姓名
部门
会议通知
：
兹定于年月日午时分在召开会议，请提前做好准备并准时参加。
如有提案，请填写《会议提案书》一份，于月日午时之前交处。
特此通知。
召集人：
时间：
附：
会议议程表
会议议程
预计时间
议程1
议程2
议程3
议程4
议程5
议程6
议程7
议程8
会议提案书
提案人
职务
提案名称
提案内容：
附件：
提案人（签字）：
备注（收件人填写）
收件人（签字）：
送达时间：
年月日时分
会议记录表
年月日编号：
月日时至
月日时
记录人
参加者
主要议题
对策措施
期限
负责人
追踪情况（时间）
会议决定事项催办通知单
编号
[]号
催办人
催办内容
催办日期
办理部门
联系人
联系电话
会议决定事项执行情况记录表
会议决定事项
是否同意执行
部门
执行负责人
实施目标、实施日期、验证方法
执行情况评价
各部门每个月的执行情况检查表
月份
实施目标
评价
1
7
2
8
3
9
4
10
5
11
6
12
工作环境管理制度
1要求
1.1本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特制订本制度。
1.2凡本公司卫生事宜，除另有规定外，皆依本制度实行。
1.3本公司卫生事宜，全体人员须一律确实遵行。
1.4凡新进入员工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。
2办公环境管理
2.1办公环境是公司职员进行日常工作的区域，办公区内办公桌及文件柜由使用人负责日常的卫生清理和管理工作，其地区域由物业保洁人员负责打扫，综合办公室负责检查监督办公区环境卫生。
2.2办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动，办公家具确因工作需要挪动时必须经综合办公室的同意，并作统筹安排。
2.3办公区域内应保持安静，不得喧哗，不准在办公区域内吸烟和就餐；
办公区域内不得摆放杂物。
2.4非本公司人员进入办公区，需由前台人员引见，并通知相关人员前来迎接。
2.5综合办公室负责组织相关人员在每周五对办公区域的卫生和秩序进行检查，并于下周一例会上公布检查结果。
检查结果作为部门绩效考核的参考依据之一。
3卫生管理规范
3.1各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
3.2各工作场所内的走道及阶梯，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞扬。
3.3各工作场所内，严禁随地吐痰。
3.4饮水必须清洁。
3.5洗水间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁。
3.6排水沟应经常清除污秽，保
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