采购管理办法Word格式文档下载.docx

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（一）供应商（承包商）:

是指向公司提供物资、服务或工程施工的单位。

（二）供应商的资质:

主要是指供应商的持续经营能力、质量控制能力、服务能力、合同执行能力等。

体现在其自身的经营理念、服务意识、作业流程之中，通过对其产品/商品进行质量分析、对其完成的项目进行考察来了解供应商的资质情况。

主要查验营业执照、税务登记证、企业代码证、卫生许可证、开工证、特种经营许可证等资质。

（三）合格供应商:

指供应商持有营业执照、税务登记证、企业代码证等证件，并经过当年的年检合格。

在当年的供货及服务过程中质量合格，未经退货，年终评定合格的供应商。

（四）主管部门:

是指项目的预算归口管理部门。

（五）主办部门:

是指对具体项目实施采购的全过程管理的部门，不包括办公用品、劳保用品等的采购。

（六）使用部门:

向主办部门对采购项目提出具体需求申请的部门。

（七）立项：

指预算外项目在实施前进行的项目许可批准手续。

预算外项目，需单独进行立项审批，分别经主管部门、相关部门、财务部、分管高管、财务总监、总经理审批后，方为立项完毕。

同时需履行公司决策程序。

（八）单一来源:

指对公司提供一对一服务。

包括：

商品及服务的来源渠道单一；

有政策特殊约定、集团特殊规定的服务项目；

应对突发事件所需物资。

（九）询价比选:

是指主办部门向三家及以上供应商发出询价,然后由主办部门或由主办部门会同主管部门联合财务部进行供应商比选经分管高管批准后，确定最优供应商的一种采购方式。

比选一般以最低价入选为原则，如非最低价入选，需说明选择依据。

（十）招标:

公开招标。

（十一）公开招标：

是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。

四、管理机构及职责

（一）管理机构

1.公司成立采购管理小组

主任：

分管高管

副主任：

主办部门负责人

委员：

主管部门负责人、财务部门负责人

（1）对公司采购管理工作进行监督、指导和管理。

（2）负责组织落实国家、地方及上级对采购工作的相关政策和要求。

（3）负责批准采购相关制度。

（4）负责协调解决公司采购管理中遇到的重大问题。

2.采购管理小组下设采购审核工作小组，地点设在公司技术信息部。

组长：

技术部部长

组员：

。

（1）负责审核供应商资质。

（2）负责审核采购执行的相关工作。

（3）负责研讨解决采购中遇到的问题。

（二）采购相关职责

1.技术部负责公司材料物资（含工属具）、设备、备品备件采购的立项、方案确定、供应商选择、合同签订、采购、验收、供应商评价等工作；

负责设备维修、生产及辅助设备租赁（不含人机一体设备）等部门职责范围内各项维修及委外加工项目的立项、供应商选择、合同签订、采购、验收、供应商评价等工作；

负责公司电脑、计算机耗材、电子及网络设备、通讯设备、设备维护、系统升级、计算机网络系统、应用软件采购、开发、维护、升级、委外维修等部门职责范围内各项目的立项、方案确定、供应商选择、合同签订、采购、验收、供应商评价等工作；

负责公司基本建设项目、设施委外维修项目、办公设施维修项目、工程维修等部门职责范围内各项目的立项、方案确定、供应商选择、采购、合同签订、验收、供应商评价等工作；

负责相关工程技术档案的验收、保管工作，负责将档案定期移交行办存档；

负责公司燃油、电力采购、专利维护、能源体系认证等部门职责范围内各项目的立项、方案确定、供应商选择、合同签订、采购、验收、供应商评价等工作；

负责本部门使用的招待、参会、出差、咨询、零星办公、广告和宣传用品等项目采购。

2.综合部负责班车租赁、物业管理、绿化等部门职责范围内各项服务的立项、方案确定、供应商选择、合同签订、采购、验收、供应商评价等工作；

负责本部门咨询、会议、商务用车租赁、宣传用品、公司劳务（维修劳务、装卸劳务）、培训等部门职责范围内各项目的立项、方案确定、供应商选择、合同签订、采购、验收、供应商评价等工作；

负责办公用品的立项、方案确定、供应商选择、合同签订、供应商评价等工作。

四、物资采购流程

根据上级公司物资采购管理办法及相关规定，做好物资集约化采购工作,可通过网络采购及线下采购。

（一）采购计划的申报与制定

各部门物资管理员根据本部门物资需求在公司“OA”系统中编制《物资采购计划申请表》，在“OA”系统上部、队长、技术部工程师审批完成后，由物资计划员按照审批权限进行逐级审批。

1.各部门物资申请人申报物资计划时，必须将所需物资的名称（进口件包含英文名称）、型号、规格尺寸、零件编号、计量单位、数量、用途（详细到机构位置或序列号）填写清楚。

如有特殊要求，要以书面形式补充说明，避免重复或错误采购。

如无法提供详细规格型号，可通过“见样品”的形式申报。

物资申请人申报采购计划时，填写应规范、完整、准确，如有采购意向建议及其它说明也应同时注明。

2.无型号、规格、参数、样品或无确切描述的物资计划不予批准。

3.由于型号有误造成错误采购而不能退换的，应追究相关人员责任。

（二）网络采购

网络采购范围为采购金额较小，本地无法满足采购或相对本地采购价格相对便宜、质量较好的日常用品，包括办公用品、耗材、固定资产、五金、工具、劳保等。

1.信息技术部及各需求部门由OA发起采购计划申请单，并在金蝶K3中“采购计划单”进行申报审批工作。

2.采购员确定采购计划单并确定采购类型，申请人可附带网址，在信誉有保障的网店（京东自营店、天猫商城、苏宁易购等）或生产厂家官网，采购员在线上及线下进行三家以上询比价工作。

3.将比选结果在OA系统中填制“比价评审表”，经审批后由物资采购员录入金蝶K3系统“采购订单”，使用企业网络账号执行网络采购，将网络采购商品加入购物车，点击去购物车结算，在此界面需确认，所采购物料是否为需采购物资，付款方式选择为公司转账，开票信息为公司信息，确认无误后，点击去结算，形成送货订单号。

4.对订单进行截图，并根据订单金额制作付款申请单。

确认所写金额核实无误后，把订单截图与付款申请单进行审批流程后，计财部进行付款，采购员收到订单后联系京东人员进行发货。

5.物料到库后，库管根据采购单及京东订单截图进行验收，验收无误后，库管联系申请人至仓库核实，在验收单上签字并在金蝶K3收料通知中进行验收，由库管在系统上进行入库。

6.异常处理

验收时发现物品损坏等质量异常，联系京东退货，并重新购买。

退货金额请选择退至公司开户行账号，退款到账后，截图并打印交由财务部核查。

（三）线下采购

1.技术信息部在公司合格供应商范围内选择三家或三家以上询价、比选，选择供应商并在OA系统中填制“比价评审表”，经审批后由物资采购员录入金蝶K3系统“采购订单”，执行采购。

2.非技术信息部的各主管部门采购项目由各主管部门合同管理员在OA系统中采购计划申请单，并在金蝶K3中录入“采购计划单”进行申报审批工作。

技术信息部采购员进行询价、比选、确定供应商工作，而后在选定供应商报价单上签字确认后交由技术信息部采购员，采购员根据报价单制定订单，经审批后录入金蝶K3系统“采购订单”，执行采购。

五、供应商管理

（一）供应商选择分类

1.更新改造项目、设备维修、物资采购类：

按照《设备工程物资招标投标管理办法》相关规定执行。

2.办公类：

合同金额≥50万元的服务项目采购，须进行招标。

3.工程项目、设施维修类：

4.服务类：

5.IT项目、IT维修类:

按照《设备工程物资招标投标管理办法》相关规定标准执行。

6.能耗类：

采用单一来源方式确定供应商。

7.招待用品在网络采购、大型超市或商场采购。

（二）供应商选择方式

供应商选择方式分为四类,公开招标、询价比选、单一来源。

1.公开招标

年度内经董事会批准并已立项的项目，由项目主办部门负责起草委托书，招标文件会签技术信息部、分管高管、总经理，批准后委托有资质的招标代理公司进行公开招标，招标结果履行公司内部审批手续后，确定合格的供应商。

2.询价比选

按最低价筛选供应商名单，优选确定不少于3家的供应商作为询价对象。

根据报价，主办部门在OA系统中填制“比价评审表”，不论金额大小均需在OA系统中填制“比价评审表”，经主办部门副经理/经理、计财部、财务总监、分管领导批准，确定供应商，需要签订合同按照《合同管理规定》执行。

比选以最低价入选为原则，如非最低价入选，需说明选择依据。

3.单一来源

单一来源指对公司提供一对一服务。

应对突发事件所需物资，有下列情况的，可由需求部门、预算主管部门或技术信息部提出向单一供应商直接采购建议，经公司批准后确定供应商和采购价格，不受前款规定的采购方式及对应金额限制。

单一来源供应商由主办部门、主管部门、财务部共同确定。

（1）设备、设施应急抢修，安全、环保、防疫、安保隐患紧急整改，公司启动各类应急预案等紧急情况所需的物资和服务采购；

（2）涉及专利保护或供应商专有技术的物资及服务采购；

（3）原设计制造商提供的设计、改造、维修、安装、保养、检测服务；

（4）原设备制造商提供出厂配置品牌及规格型号的物资；

（5）上级文件要求的集中、统一采购中标单位或指定供应商；

（6）装卸生产相关、场地仓库租赁相关、报刊杂志订阅等，因地理位置、经营方式、行业规则等因素决定尚不具备市场化比选条件的服务；

（7）涉及公司生产经营核心数据的财务、审计、评审、咨询等服务；

（8）依据国家、地方、行业及上级规定不进行比选的服务；

（9）单笔交易额在1千元以下的物资和服务采购；

（10）公司集体决策的单一供应商采购工作。

（三）供应商维护

1.供应商的开发渠道

（1）需求部门推荐；

（2）同行业单位介绍，行业协会发布，展会推介；

（3）供应商来访；

（4）查询传统媒体、专业刊物、网络媒体、专业软件等；

（5）公开征询，参与招标；

（6）上级文件要求；

（7）历史承接及其他。

2.供应商开发

（1）技术信息部根据需求情况寻找潜在供应商，向其发送供应商调查表；

（2）供应商反馈调查表及相关资料；

（3）技术信息部将合格资料报采购审核工作小组批准；

（4）供应商应有合法的经营许可证以及专业项目相关资质证明，应有必要的资金能力，应具有足够的生产能力和服务能力，有良好的的售前、售后服务措施和服务意识，满足公司的经营需要。

必要时，技术信息部可组织相关部门开展实地走访、试用等考察工作。

（5）技术信息部将通过审批的供应商信息形成当前合格供应商名录。

3.供应商的评定

（1）资质审查：

法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证；

符合国家环境标准、安全标准的证明材料；

从事专营和代理销售的供应商，出具由生产厂家或销售总代理提供的书面授权书、委托书或相关证明文件；

生产经营国家有特殊规定物资的生产许可证或经营许可证；

提供工程和服务，必须具备技术资格证书和其他证明材料；

能够开具相关的检测报告。

（2）实地考察合作企业的经营规模、生产工艺、人员设备状况，经销商的经营规模、资金实力、业绩情况、施工案例、销售模式、进货渠道、承诺我方的价格优惠条件。

（3）配送能力以及售后服务情况。

（4）其他应考察内容等。

考察结束后由合作企业管理办公室进行综合评定，填写《合作企业考察评估登记表》并形成书面考察报告，提出是否准入意见，经采购管理小组审批后，办理相关准入手续。

经考察合格允许准入的合作企业由公司合作企业管理人员根据审批资料统一将合作企业信息录入存档。

2.供应商评价

（1）考核评估的形式：

日常考核评估与集中考核评估相结合。

（2）考核评估分工：

考察评估由技术信息部各分管业务人员负责。

（3）评估的主要根据：

日常考核评估：

各基层单位的反馈意见，合作企业的内部管理情况及经营情况，合作企业的价格、技术、售后服务、质量、商业信誉等情况。

集中考核评估：

（每年1次）合作企业资质年检情况，每年至少一次组织进行实地考察。

3.考核结果

根据考核评估结果可将合作企业分为：

合格、保留观察、不合格。

（1）做到价格合理、质量优良、维修到位、诚实守信、严格履约、用户满意，为合格合作企业。

（2）若一旦出现下列情况，合作企业将被保留观察：

偶尔出现质量不稳定，偶尔出现配送不及时，偶尔出现售后服务不到位，偶尔出现维修不及时，偶尔出现工期延迟，影响设备运行，被评估为保留观察的合作企业限期在三个月内整改完毕，整改后需经过进一步的考察和重新审定。

若经考核上述情况仍未改善，则被列为不合格合作企业。

（3）若出现下列情况，将被列为不合格合作企业：

弄虚作假、以次充好；

不严格履约或擅自中止中标合同;

不执行市场行情等违规欺诈行为；

多次被投诉；

经营状况日益恶化可能出现纠纷隐患；

其他影响双方合作的严重情形。

（4）被评估为不合格合作企业的应立即取消其准入资格，并及时从合作企业名录中删除，公司不再与其发生业务往来。

（5）评估结束填写《合作企业考察评估登记表》，经合作企业管理领导小组审核签字确认。

七、监督与管理

（一）公司采购应严格按照批准的预算执行。

（二）办公用品、招待用品原则上在网络采购、大型超市、商场采购。

（三）在公司采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。

（四）公司财务部门对公司采购工作进行全过程监督检查。

其主要内容包括：

1.有关采购工作各项规定的执行情况；

2.采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；

3.其他应当监督检查的内容。

（五）公司党群工作部对供方评价档案资料、评价流程等实施情况定期抽查，对是否严格履行供方评价程序进行审查。

八、附则

（一）本办法如与国家有关法律、法规和规章冲突，以有关法律、法规和规章为准。

（二）本办法由公司技术信息部负责解释和修订。

（三）本办法自发文之日起执行，原办法即行废止。