合同管理使用手册.docx

合同管理使用手册.docx

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合同管理使用手册

本手册图形符号约定

【】：

表示系统中一个功能模块或者是一个菜单功能

〖〗：

表示系统工具栏上的一个按钮、目录树上的一个节点

[]:

表示系统中的一个窗口或是一个功能键

:

表示在操作中系统反馈的提示信息（提示信息以斜体显示）

注意:

表示在操作过程中所需要注意的事项

提示:

表示其后的信息是为正确、快捷的操作所做的提示

警告：

如果你想避免灾难，就要牢记这些意思。

第1章应用准备

在应用本系统前您必须准备做好如下基础数据准备工作：

1、建立部门、分店、柜组、员工档案，设定员工权限，设定员工数据权限；

2、企业基础信息一般设置，合同警戒线设置，设立商品编码生成方案，单据数据精度设置，供应商查询权限设定，往来付款方式设定；

3、建立商品分类体系，建立商品信息，商品拆零与组包设定；

以上应用准备的具体操作说明，请参见《基础档案使用手册》与《系统管理使用手册》

注意:

以上准备工作是使用合同管理的前提，直接影响到随后发生的数据，如果在使用系统的过程中要修改以上设置，应有企业信息中心职能机构统一协调与修改，确保整个系统编码、参数、数据一致准确。

第2章合同管理

如果使用合同来控制各种单据，在进行合同签订之前，必须先建立供应商的资料和商品的基础资料。

定义合同是做采购定单、经销入库、直配入库、直内批的前提条件。

没有签订对应的合同是不能发生对应的业务往来。

2.1供应商管理

管理供应商的基本档案，供应商管理中主要包括了供应商分类与供应商档案建立。

2.1.1供应商分类

本功能是建立供应商分类体系。

可以按行业、地区等进行划分。

然后将供应商设置在最末级的分类之下。

用户单击合同管理中的【供应商】项，继续单击【模块】中的【供应商分类管理】项，出现如图2-2界面

图2-2

提示:

使用快捷键[Alt+M]和[Alt+L]也可进入供应商分类管理界面。

【操作方法】

●新增供应商分类信息

1）在左边的列表中选择一个供应商分类。

2）单击〖新增〗按钮，增加一个新的供应商分类，该分类为所选分类的下级分类。

3）输入编码与名称完成后，单击〖保存〗按钮，若误操作单击〖恢复〗，或〖退出〗不保存。

注意:

供应商分类的名称必须输入，否则无法保存，系统将提示“‘分类名称’：

栏尚未输入数据”；分类必须逐级增加，除了一级分类之外，新增的分类编码必须有上级分类编码。

2.1.2供应商档案

建立供应商档案主要是为企业的合同管理、采购管理、库存管理、应付管理等服务。

在填制采购合同、代送合同、采购订单、入库单等单据时都会用到供应商档案，因此签订合同前必须先建立供应商档案。

用户单击合同管理中的【供应商】中的【供应商管理】项，系统将弹出如图2-4界面

图2-4

提示:

使用快捷键[Alt+M]和[Alt+P]也可进入供应商分类管理界面。

【操作方法】

1）左边的列表中选择一个供应商的所属分类。

2）单击〖新增〗按钮，即可增加一个所选供应商分类的供应商。

3）供应商编码自动生成，，供应商的名称、税号13位必须输入，输入供应商相关信息后，单击〖保存〗按钮，若误操作可单击〖恢复〗，或〖退出〗不保存。

4）若想修改，在左边选择供应商所属分类，在右边选中供应商，修改对应的内容后单击〖保存〗即可。

5）若要删除供应商资料，选中要删除的供应商的分类，在右面的编辑框中自动显示该供应商的详细资料。

单击〖删除〗按钮，然后〖保存〗，如果该供应商是未发生过业务来往的，则此供应商可以删除；若该供应商与企业发生过业务来往，则不能删除。

6）若要停用供应商，选中供应商，单击〖停用〗选择框后，单击〖保存〗即可

注意:

供应商的名称、税号13位必须输入。

税号是系统判断供应商档案唯一性的标准。

供应商归属部门是通过录入合同后指定的，此处无法指定。

2.2采购合同档案

建立采购合同档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付管理等服务。

使用采购合同能够规范、高效、严格的控制采购与结算，有利于成本控制；如果使用合同来控制各种单据，在填制采购订单、入库单等单据时都会用到采购合同档案，采购合同针对的业务类型是经代销商品的采购业务，但不包括供应商将商品直送分店的业务。

建立采购合同前，必须先建立好供应商档案和商品档案，并确定好该商品是否为经销入库商品和自营柜组商品。

用户单击合同管理中的【采购合同】，系统将弹出如图2-7界面，甲方应为公司的发生业务的具体业务部门，“备注”标签下的“部门”为签订合同的部门。

图2-7

【操作方法】

1）在左边的部门列表中选择将发生业务往来的具体的业务部门，单击【新增】。

2）在【采购结算合同】标签页下，选择乙方即供应商名称，其它信息提取该供应商的相关档案，甲方信息来源于【系统管理】中【系统设置】的一般设置。

3）所有的自营合同“采购（代送）合同”都统一定义为经销类型的合同，以后不再有专门的代销合同的定义；如果财务上要分开核算，统一定义【经营类型】为“经销”，如果是经销意义的合同【结算类型】定义为“帐期”、如果是代销意义的合同【结算类型】定义为“实销实结”。

4）在【结算方式】标签页下，选择“结算周期”、“经营类型”统一定义为【经销】、“往来付款方式”、“结算类型”，【采购类型】为“一般”，若能提供增值税选择【开票类型】为“开票抵税”、若不能提供增值税则选择“代扣税金”，一个供应商和一个商品只能属于一种开票类型（是否提供增值税发票），其他字段含义参见备注。

5）在【扣款明细】标签页下，单击右键“新增记录”，选中“费用项目”，按F2快捷键，可以对费用项目进行编辑，新增、修改等，选中“公式”栏，按F2快捷键，输入费用扣款公式。

6）在【备注】标签页下，选择“签订部门”和“业务员”、“合约生效日期”、“合约失效日期”。

7）输入选择完各项后，单击【保存】，确认采购合同无误后，单击【审核】，审核后的合同若要修改，可单击【取消审核】后【保存】，修改成功后，单击【保存】即可。

审批后的采购合同才能在【合同商品明细】中定义商品信息，才能在单据中使用。

8）对于需要提前作废的合同，可以在审批后，选中要作废的合同，单击【作废】后【保存】；要删除的合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不可修改。

2.3代送合同档案

签订代送合同之前，必须首先建立供应商的档案和商品的基本档案。

果使用合同来控制各种单据，在填制直配入库单、直内批入库等单据时都会用到代送合同档案，代送合同针对的业务类型是经代销商品由供应商直送分店的业务，具体的业务有：

直配业务和直内批业务。

用户继续单击【合同管理】中的【代送合同】项，系统将弹出如图2-16界面

图2-16

【操作方法】

1）具体操作详见采购合同的操作方法。

2）只是需要注意，在【结算方式】标签页下，【采购类型】为“直配”，并且需要在【合同商品明细】中定义商品和代送分店信息，才能在单据中使用，若不定义代送分店信息，须在【系统管理】的【系统设置】的“单据控制”中予以说明。

3）对于需要提前作废的合同，可以在审批后，选中要作废的合同，单击【作废】后【保存】；要删除的合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不可修改。

【备注】

a）结算周期：

与供应商结算的时间规定，系统提供结算周期包括：

日结，周结，旬结，月结，双月结，季结。

b）往来付款方式：

其余信息来源于【系统管理】中【基础代码设置】的往来付款方式，其内容包括：

现金，现金支票，转账支票等。

c）结算类型：

分为经销和代销，一份合同只能是一种结算类型。

d）扣率：

如果选择了倒扣价寄售代销类型，就必须输入扣率，扣率是换算出结算金额的条件例如：

销售金额100，扣率0.1，那么结算金额为100*（1–0.1）；

e）保底结算金额：

如果选择了倒扣价寄售代销类型，就需要输入保底结算金额，单位为元。

f）倒扣商业折扣：

用于外销合同，给客户付款的优惠。

例如：

1/10，表示一次性付款10万元可等到1%的优惠。

g）付款现金折扣：

用于外销合同，给客户付款的优惠。

例如：

1/10，表示在10天内偿还贷款可等到1%的优惠。

h）铺货金额：

单位为元，记录商品在卖场上货的劳务费。

i）采购类型：

一般为采购合同，直配为代送合同。

2.4专柜合同档案

建立专柜合同档案主要是为企业的专柜结算服务。

签订专柜合同前必须建立联营柜组档案和联营柜组商品资料。

用户继续单击【模块】中的【专柜合同】项，系统将弹出如图2-26界面

图2-26

【操作方法】

1）在左边的部门列表中选择将发生业务往来的具体的业务部门的柜组，单击【新增】。

2）在【联营合同】标签页下，选择乙方即供应商名称，其它信息提取该供应商的相关档案，甲方信息来源于【系统管理】中【系统设置】的一般设置。

3）在【结算方式】标签页下，选择“结算类型”、“结算周期”、“往来付款方式”，输入保底金额及相关扣率等，各字段含义参见备注。

4）在【扣款明细】标签页下，单击右键“新增记录”，选择“费用项目”，在“公式”栏，按F2快捷键，输入费用扣款公式。

5）在【商品明细】标签页下，单击右键“新增记录”，输入商品编码，确认。

6）在【备注】标签页下，选择“签订部门”和“业务员”、“合约生效日期”、“合约失效日期”。

7）若在【结算方式】标签页下，“结算周期”选择“月结——季保底”则需在【季度计划】标签页下，分别输入对应的值，选中“季度月计算公司”按F2快捷键可以进行编辑。

8）输入选择完各项后，单击【保存】，确认专柜合同无误后，单击【审核】，审核后的合同若要修改，可单击【取消审核】后【保存】，修改成功后，单击【保存】即可

9）对于需要提前作废的合同，可以在审批后，选中要作废的合同，单击【作废】后【保存】；要删除的合同，在取消审核后，单击【删除】然后【保存】，合同编号由系统自动产生，不可修改。

2.4合同商品明细

使用合同明细模块前必须已经签订合同并且已经审核，商品资料已经建立，合同明细模块主要为合同指定对应的商品与各部门发生何种业务关系

单击【合同管理】中【合同管理明细】进入以下画面

【操作流程】

1）选择【合同类型】、【供应商】、【主合同编号】，在“商品信息”栏输入该合同的商品编码及含税供货价及最高含税供货价及扣率，选择类型。

2）若为代送合同，类型应选“直配”，并在分店信息栏中添加对应的分店信息。

3）确认后【保存】【复核】即可生效。

【备注】

1）

2.5客户管理

若要做配送、内批和直配、直内批业务，须在部门中指定相应的部门为内部往来部门，在客户档案中可以指定扣率和各分店是否为加盟店。

管理客户的基本档案，客户管理中主要包括了客户分类体系设立与客户档案建立。

2.5.1客户分类

对客户进行分类管理，可按行业、地区等进行划分。

建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的分类之下。

用户继续单击【模块】中的【客户分类管理】项，系统将弹出如图2-34界面

图2-34

提示:

使用快捷键[Alt+M]和[Alt+L]也可进入供应商分类管理界面。

【操作方法】

●如何新增客户分类信息

1）左边的列表中选择一个客户分类。

2）单击〖新增〗，即可增加一个新的客户分类，该分类为所选分类的下级分类。

3）输入编码与名称完成后，确认单击〖保存〗按钮，否则单击〖恢复〗或〖退出〗不保存。

4）若要修改分类，在右边的窗口选中并修改客户分类信息，〖保存〗

1）用鼠标单击所要修改的客户分类。

2.5.2客户档案

建立客户档案主要是为企业的批发销售、应收管理等服务。

在填制销售发票等单据时都会用到客户档案，则必须在此建立客户档案。

用户继续单击【模块】中的【客户管理】项，系