72存货管理业务流程Word格式文档下载.docx
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3.2存货交易合同(协议)符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。
二、业务风险
1经营风险
1.1存货储量不足,影响生产;
储量过高,造成存货成本过大。
1.2对市场的形势把握不当,导致存货跌价损失。
1.3保管不善发生被盗、毁损、事故等,造成资产流失。
1.4长期呆滞造成存货挥发、失效、锈蚀等,导致资产损失。
1.5未及时完整办理保险,造成巨大经济损失。
发生地震、洪水、战争等人力不可抗拒的因素,造成巨大损失。
1.6存货处置不规范,造成资产流失。
1.7未经审核,变更合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2财务风险
2.1财务账目记录有误,造成存货数据失真。
2.2存货计价错误,导致成本不准确。
2.3账、实不符造成潜亏(盈)。
3合规风险
3.1违反国家有关安全、消防、环保等规定,受到经济处罚。
3.2存货交易合同(协议)不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度,造成损失。
三、业务流程步骤与控制点
1存货入库
1.1固体形态存货:
分(子)公司仓储、质检部门要对存货数量、质量进行检验,审核到货清单、产品交付清单及剩余存货的退料清单,并与实物一一核对,无误后,
【非ERP】及时开具入库单(或凭据)验收入库;
入库单要由采购(或生产)、仓储等相关责任人签字。
【ERP】在ERP系统办理入库,相关单据要由采购(或生产)、仓储等相关责任人签字。
一般物资采购质量检验参见《1.4一般物资采购供应业务流程》控制点6.4。
1.2液体形态存货:
分(子)公司仓储(储运)部门根据仓储、质检部门、生产调度或业务部门预报的通知做好接卸准备,货到后负责质检、接卸、计量等工作,由经办人员核对无误后,【非ERP】办理入库手续,及时开具入库单(或凭据)并签字,入库单由采购(生产)、仓储等有关责任人审核签字;
【ERP】在ERP系统中办理入库,相关表单由采购(生产)、仓储等有关责任人审核签字。
1.3直接运抵现场使用的存货:
分(子)公司采购、质检、仓储及使用部门的有关人员必须到现场验收,办理交接手续,并签字确认。
【ERP】在ERP系统中办理入库和出库,打印系统生成的入库单和出库单,入库单交采购员签字确认,出库单交领用部门签字确认。
1.4 对于抵债偿还的实物资产,经分(子)公司相关责任部门鉴定后比照本流程控制点1.1、1.2和1.3执行。
2登记存货账簿、表
2.1【非ERP】分(子)公司仓储部门设置实物明细账,仓储人员根据存货入库单,详细登记存货的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量等内容。
对代管、代销、暂存、受托加工的存货,应单独记录,避免与本单位存货相混淆。
2.2分(子)公司财务部门审核采购合同、采购发票、退料清单和入库单等相关单据是否真实、准确,经审核无误后,【非ERP】按股份公司内部会计制度进行账务处理,会计凭证须经不相容岗位人员稽核;
【ERP】在ERP系统中进行发票校验并打印会计凭证,会计凭证须经不相容岗位人员稽核。
2.3【非ERP】分(子)公司财务部门稽核人员,每月末对入库、出库和期末库存的数量、金额等情况进行稽核确认。
3存货仓储保管
3.1分(子)公司仓储、供应及相关部门拟定仓储保管工作规程,经分(子)公司分管副经理审核批准后执行。
3.2各级仓储人员按照仓储保管规程,对存货分类保管;
仓储部门负责人至少每月检查一次,并做好检查记录,及时处理安全隐患。
对违反规程造成存货损失的,要追究责任人责任。
经分(子)公司经理批准,依据价值损失的大小和事故等级做出相应处罚。
3.3分(子)公司相关责任部门确定重要存货目录,根据年度生产经营计划、财务预算和市场情况,对重要存货拟定合理库存,报分管副经理审批后实施。
【ERP】在ERP系统中进行相应维护。
3.4【非ERP】内部移库,仓储部门按照业务部门开具的移库通知单办理内部移库。
移库过程中应分别填写出库、入库单(或凭据),每日编制出入库日报表(或系统生成的报表),经仓储部门责任人审核签字。
【ERP】内部移库,仓储部门按照业务部门开具的移库通知单在ERP系统中办理移库;
移库单据须由收发货双方责任人签字确认。
对于生产环节的内部物料出入库或互供,可以用相应报表(收付存平衡表、产销存平衡表、互供量统计表、销售报表等)代替移库单据,但此类报表须经物料往来方责任人(或计量人员/统计人员)和仓储部门责任人审核签字。
3.5【非ERP】分(子)公司仓储部门根据存货库存收发情况,每月编制存货使用及结存情况报表,
【ERP】分(子)公司仓储部门根据存货库存收发情况及ERP系统中生成存货使用及结存情况报表,
报告需采购时点的储量。
至少每半年进行一次存货状态分析,对异常情况报警明示。
供应、生产、营销、财务等部门共同研究降低(提高)库存方案,报分管副经理(或总会计师)审批。
3.6分(子)公司对属于参加股份公司内部财产保险的存货,按照股份公司财产保险统一规定执行;
不属于此范围的存货,根据需要可由仓储部门和财务部门共同商议,提出存货的财产保险方案,报分管副经理(或总会计师)审批后实施。
3.7存货的请领与审批、保管与记账应由不同的人员负责,并与负责采购、运输等业务的人员职责分离。
【非ERP】分(子)公司仓储部门对存货收发进行日清月(日)结,汇总月度材料耗用表并由仓储部门负责人审核签字;
生产、营销、统计部门(岗位)如实上报、统计、核对存货数量,部门之间统计的存货数量产生差异,要分析找出原因。
【ERP】分(子)公司仓储部门对存货收发及时在ERP系统中维护,进行日清月(日)结。
4存货出库
4.1一般存货领用:
【非ERP】分(子)公司使用部门根据批准的需求计划到供应部门开具领料单,仓储部门根据领料单发出货物。
领料单要由领用人、领用部门负责人、仓储保管员签字。
【ERP】分(子)公司使用部门根据批准的需求计划到供应部门开具发货通知单,仓储部门根据领用单位负责人签字确认的发货通知单在ERP系统中发货过账,并打印实发数量出库单,由领用人签字确认。
4.2销售商品:
【非ERP】分(子)公司仓储部门审核发货通知单及有关单据,办理发货,并填写出库日报表。
单位(厂区)门卫凭出门证并核实相关单据后放行。
【ERP】分(子)公司仓储部门根据营销、计量等相关部门确认的实际发货计量单据在ERP系统中发货过账,并打印出库单交相关责任人签字。
对于管线出售的液体库存商品:
分(子)公司有关部门办理相关合规手续后,由生产调度部门安排储运部门输送液体产品,根据管道流量表计算发出商品数量,发出商品数量经供方确认,营销部门审核后,由财务部门审核有关业务单据,办理货款结算手续。
5存货盘点
5.1分类盘点:
分(子)公司仓储部门根据存货的品种按月分类盘点,并将清查的结果与财务部门的账表数据核对。
盘点差异须进行分析,并经采购或供应、生产、营销、财务部门负责人签字复核后报总会计师。
5.2全面盘点:
分(子)公司根据实际情况,至少每半年进行一次全面盘点(年底必须进行盘点),并出具残次冷背存货报告。
存货全面盘点工作由财务部门组织,仓储部门、使用部门实物盘点,填写盘点表,并与实物账册、财务账表核对,由不相容部门(人员)监督、审核、签字。
不相符的要查明原因,提出处理意见,经总会计师审核后,报分(子)公司经理审批,并对相关责任人进行处理。
年度清查结果上报财务部。
6存货处置
6.1分(子)公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损以及经过技术鉴定需报废的存货,按规定权限批准后处置,并报财务部备案;
超过分(子)公司处置权限的报主管事业部,主管事业部审核(一般物资需会同物资装备部审核)后报财务部,财务部提出处理意见并按规定权限逐级报批。
6.2分(子)公司对无使用方向的闲置存货,由仓储、供应、生产、营销、财务、设备、工程等部门共同组成的联合小组审核后,分析造成闲置的原因,提出处置意见及防范措施。
6.3分(子)公司联合小组根据市场情况或评估结果,
确定闲置存货基础价格,通过拍卖、出租、转让(出售)、投资等方式处置闲置存货,按规定权限批准后处置,并报财务部备案;
闲置存货评估(出租不用评估)应由分(子)公司在财务部确定的中介机构范围内选聘评估机构,并由财务部书面批复,评估报告须经存货所属单位盖章。
分(子)公司财务部门提出初审意见,报财务部审定,财务部办理评估备案手续。
6.4分(子)公司在允许的年累计额度内按规定权限自行处置存货资产损失。
超过年累计额度的存货处置要上报财务部,由财务部会同相关事业部、物资装备部等部门审核,提出处置意见按规定权限逐级报批。
7存货核算
7.1分(子)公司财务部门按照股份公司规定的存货计价方法,正确核算存货的实际成本。
财务部监督检查分(子)公司存货计价方法是否正确。
存货计价方法变更由财务部上报总裁班子审批,对外披露后,在下一年度实施。
7.2【非ERP】分(子)公司财务部门对在途存货、货到票未到的,月末应按股份公司内部会计制度暂估入账。
财务部门负责人对账表进行审核并签字。
【ERP】月末,对单到货未到的在途存货,应根据业务部门提供的有关在途存货统计报表,以及发票、付款凭据等经财务部门负责人审核后进行账务处理。
相关会计凭证须经不相容岗位人员稽核。
7.3分(子)公司财务部门至少每半年根据生产、仓储、采购、营销部门提供的有关资料进行存货跌价准备减值分析,需计提跌价准备的及时进行账务处理。
跌价准备数额上报财务部会同事业部审核,按规定权限审批后,分(子)公司按批复数进行调整。
7.4分(子)公司财务部门对存货处置的净损益,及时进行账务处理,纳入当期的损益。
四、相关制度目录(制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号)
1关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度(2006)》的通知(石化股份财[2006]508号)
----1.6.11
2关于印发《中国石油化工股份有限公司资产处置若干规定》的通知(石化股份财[2007]358号)
----1.6.12
3ERP系统运行及应用规范(试行)----2.10.1
合同说明(签约时删除):
1、各方在签订合同时,统一参考使用本书所列相应示范文本,结合所签合同的具体情况对合同相关内容和条款进行修改完善。
严格禁止不经审查使用对方提供的权利义务关系不平等的格式文本。
本书没有列入的合同范本,可以参照类似合同范本拟定文本,或者以本说明附件《合同格式示范文本》为基础拟定文本。
另外,按照范本拟定合同后,仍须履行法律审核程序。
2、合同条款应当完整,至少应当包含当事人的法定名称或者姓名和住所、合同标的、数量、质量标准、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、保密、违约责任、解决争议方法以及双方认为需要约定的其他条款。
3、合理判断业务地位,争取最优合同条款。
各单位在起草、审核合同时,首先应当权衡己方在该项业务中所处的地位强弱,对于我方处于弱势地位的业务,应当尽可能争取符合行业惯例的较为公平合理的条款,对于我方处于强势地位的业务,应尽可能从维护公司利益角度出发争取最有利于公司的合同条款。
4、违约责任条款应当合理设置责任限额。
无论我方作为履行主要义务一方还是承担付款义务一方,都应当对我方可能承担的违约责任设置明确的最高限额,以避免因我方违约被追究巨额的违约金。