档案鉴定流程文档格式.docx

档案鉴定流程文档格式.docx

《档案鉴定流程文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案鉴定流程文档格式.docx（9页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

对于同一类别的文件根据时间的先后顺序排列.

六、档号标识

对于排列好的文件依次标出档号,做到不重复,不断号,保持档

案编号的自然连续性.

七、著录

著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过

程,著录是为了满足检索查找提供利用的需要.

八、装盒

即同“组卷〞,将具有相同联系的文件放置在同一盒子里,对于案卷〔盒子〕进行编号.

案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表,案卷封面反映文件内容,备考表那么对于案卷组卷情况进行说明,包括案卷包内容,日常使用、变更情况,组卷时间,组卷人和审核人等.案卷封面置于文件前面,备考表置于文件之后,二者不进行页码的标识.

九、打印目录

包括卷内文件目录和案卷目录,注意根据文件的保管期限进行区分汇总.

十、编制检索工具

对于准备好的各类目录进行整理,编制目录汇总表,提供日常利

档案归档整理流程图

收集收集应归档的文件材料齐全完整

档案治理工作流程

一、档案的收集

档案室根据?

中华人民共和国档案法?

、?

国有企业文件材料归

档范围?

通过接收和征集等方法,取得和积累档案,实现档案的集中统一治理.

二、档案整理

档案整理工作就是通过对档案的分类、组合、排列、编目,使档

案由无序变有序的过程.也就是使档案化零乱为系统的过程.我公司档案治理工作的内容,按工作程序可分为区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷的排列、案卷目录的编制等等.

三、档案的鉴定

档案的鉴定工作是档案人员要以正确的观点和方法,充分熟悉档

案的利用价值,区分档案不同的保存价值.也就是说通过对档案利用价值的熟悉,考虑其要不要保存,保存多久时间.档案的鉴定工作主要包括：

㈠根据国家档案治理有关规定,制定档案保管期限表.

㈡确定需要保存的档案,并划分保管期限.

㈢定期审查超过保管期限的档案,对确无保存价值的,经过规定的批准手续,予以销毁.

㈣档案鉴定的组织治理工作.

㈤对历史档案鉴别其真伪.

四、档案的保管

档案的保管工作是根据档案不同放入制成材料,分别采取相应的科学存放和平安防护等举措,尽量延长其寿命的一项工作.保管工作的内容分为库房治理、流动中的平安防护和各种专门技术等三方面.

五、档案的检索

档案检索是档案室对档案信息进行加工、贮存,并根据利用者的特定需求查找档案的全过程.检索工作的内容包括：

一是通过著录标引,编制检索工具,建立检索系统；

二是针对利用者的需求,用手工或现代化治理手段等方式查出所需档案或线索.

六、档案的编研

档案的编研是以室藏档案资料为主要物质对象,以主动提供或报导档案信息内容为主要目的,在深入研究的根底上,围绕着一定的题目范围,对偶档案文献进行收集、筛选和不同性质、不同层次的加工,使之转化成为不同形式的出版物,供需求者利用.

七、档案的提供利用

档案提供利用是通过一定的方式、方法,直接提供档案材料和档案信息为不连沟煤业公司各方面工作效劳.

入、档案的统计

档案的统计工作使用表册、数字的形式,对档案和档案工作现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究,从而揭示其开展过程,现象及其一般规律的一项工作.档案统计工作包括两个方面：

一是档案实体状况及其治理活动的统计；

二是对档案事业组织与治理状况的统计.

档案鉴定工作程序分析

广西民族学院治理学院何致武

［摘要］本文通过分析档案鉴定程序的目的与程序形成的关系,阐述档案鉴定程序的内容、标准等问题,提出档案鉴定程序的内容应该是具体的,不应该是模糊的；

各具体的鉴定程序内容也不是雷同的.

［关键词］档案鉴定程序标准

档案鉴定是档案工：

作的重要环节,鉴定质量的上下影响着档案工作的兴衰与开展,高质量鉴定的实现是以标准的操作程序为前提的,规范的鉴定程序,统一的鉴定质量标准,是鉴定质量得以有效提升的保证；

无标准的鉴定,只会导致低水平的劳动重复,造成人力、物力的极大浪费.因此,开展对鉴定操作程序的研究,标准鉴定操作程序的内容与标准,对于鉴定工作的健康开展无疑是一种有益的推动.

一、鉴定程序是由鉴定目的决定的

档案鉴定程序的形成不是无缘无故的,它是人们为解决一定的鉴定目的而出现的,特定的鉴定目的形成特定的鉴定程序；

鉴定目的是鉴定流程形成的根本原因.人们要到达一定的鉴定目的,必须在实践中反

复尝试种种鉴定的步骤与方法,一旦某种步骤方法最终使目的实现,

这种步骤方法,人们便称之为程序.鉴定程序的形成与鉴定目的的紧密联系,使我们熟悉到要研究档案的鉴定程序,必先研究人们鉴定档案的目的.人们鉴定档案的目的往往比拟复杂,形形色色多种多样是鉴定目的的形式特点,目的的主观愿望性,是它的内容特征；

主观愿望的抽象以及内容变化的随意,使人们不容易区分目的之间所存在的差异,从而影响了人们对它的科学分类.但是,任何事物都不是孤立的,事物的联系性使我们看到,目的与目的持有者之间是紧密相连的,目的与目的持有者的不可分,使我们找到了区分鉴定目的的切人点,这就是从目的持有者人手,对档案鉴定的目的进行分类.从档案工作所涉及的人群群体看,档案鉴定目的持有者可以区分为四大类,即：

文件形成者,档案室工作者,档案馆工作者,档案利用者四大群体.

在四大群体中,文件形成者群体的鉴定最为重要,它是各大类群体鉴定的根底.而不管哪一类群体,他们的鉴定都可能涉及文件形成材料的价值问题,文件形成时间的鉴定问题,文件内容真实的鉴定问题,应该成认这种涉及的重点、深度往往是各不相同的.

二、鉴定程序与标准应该是明确具体的

经过以上分析,我们得出档案鉴定目的持有者可分为四大群体的结论；

当我们把这些群体放到档案工作流程中去观察时,就会发现,四大群体实际上分别处在档案工作的四个阶段中,这就是：

文件形成阶

段、档案室阶段、档案馆阶段、档案利用阶段；

因此,把这些鉴定目的称之为：

文件形成阶段的鉴定、档案室阶段的鉴定、档案馆阶段的鉴定、档案利用阶段的鉴定,是恰如其分的.四个阶段的鉴定目的、标准是不一样的,为实现各自的目的和标准而形成的鉴定工作流程也不是雷同的.我们不能认可这样一种观点：

即认为档案工作各阶段鉴定的标准和要求“不可能非常细致确切〞,“只能是非惟一性或灰色

性的优劣标准〞；

比方什么重要的、次要的,一般的模糊标准,〞标准模糊必然导致模糊操作,所谓模糊操作,其实就是无标准操作,这种操作只能是各行其是盲目进行,模糊操作造成鉴定工作的重复往往不可防止.因此,坚持科学态度,确切细致的区分鉴定程序对于提升档案鉴定的质量非常重要.同一份内容不变的档案,放在机关文书档案收集工作人员面前和放在档案馆工作人员面前所依据的鉴定标准都是不一样的.机关工作人员所依据的鉴定标准,主要是看文件内容与自己工作职能的关系,职能标准是机关工作人员的鉴定标准；

而在档案馆,档案工作人员那么要看档案内容与本馆管辖范围的机关或个人的关联程度这种关联,不仅是机关职能方面的问题,还有与本地区历史面貌关联程度的大小问题,就群众团体与个人档案而言,档案馆鉴定它们的依据是档案内容与本地区历史面貌的关系大小；

个人档案与本地区历史面貌的关系未必都重大,所以很多有价值的个人档案,实际上并没有收进档案馆里；

但是,我们不能认为凡进馆的就是有价值的,没进馆的就是没有价值的.有些档案之所以没有进馆,完全取决于档案馆收藏的目的,取决于它收藏的范围和对象.而模糊标准那么不

能区分这些明确的限定,其结果必然导致有文必档,很多无用的东西就会充塞档案库房.档案利用者鉴定利用档案,其标准也非常明确,完全从利用者本人的利用目的出发去衡量档案的价值；

这种鉴定,也

不是用职能标准或模糊标准所能概括的,这是由于个人利用档案有时并不与自己的工作职能有关.所以,不同的鉴定阶段,人们所持的鉴定标准和原那么都是相互区分极不相同的.明确这种熟悉和不明确这种熟悉,对于档案鉴定质量的提升其结果都是不一样的.

机关工作人员在承办各种具体工作的过程中要对文件进行收集、整理,其中,鉴定和收集与自己工作有关的文件是工作承办者完成好本职工作的前提,在这里,哪一份文件与他的工作有关,哪一份无关,承办人员非常清楚,工作责任要求他,在经办过程中收集好每一份与本职工作有关的文件,这里的鉴定标准非常明确,不存在什么模糊问题.事情承办结束,文件经过文件形成者的整理集中到档案室,档案室的工作人员,由于不是承办者,他们不可能像承办人员••・一样,再一张张,一页页地对文件进行重复鉴定,同样道理,档案室上交档案馆的档案,档案馆的工作人员也不可能,更没有这个水平,再一张张,一页页地去鉴定它.因此,所谓模糊鉴定说,和由此而导致的重复鉴定并不存在倡导其开展的客观依据.

然而,任何社会观念的出现,都与客观存在有着广泛的联系；

模糊鉴

定说也不例外,长期手工操作的劳动治理是产生这种观点的基石.

原始粗放的劳动治理中,由于技术与市场的不成熟,市场对产品质量

的要求不高,治理者对产品制作工艺的改造与投资动力缺乏,在这样的劳动条件下,产品制作的劳动治理,只能停留在人治为主的阶段上,人治治理,对产品生产每一阶段,每一工艺的质量要求都因人而异,产品质量标准表达的是劳动治理者的个人价值观,在A工艺阶段,A治理者认可了的,到B工艺阶段,B治理者并不一定认可,这样,劳动者就得反复返工,劳动治理者的不同价值观,是造成重复性劳动的主要社会根源之一；

随着生产技术条件的进步,产品制作过程逐渐规范化,生产标准化所带来的巨大效益引起厂众多投资者的注意,生产

过程的标准化加剧了产品价格的竞争与市场的竞争.竞争推动着投资者更关注产品工艺流程研究的变化,现代技术生产线的出现,使人们更加关心和研究自己产品生产的技术和流程问题,产品生产过程的程序化、标准化使产品制作过程简单化成为人们关注的热点.原始无标

准的重复劳动随着劳动标准化确实立,将逐渐退出历史舞台.可见,生产技术的落后是重复劳动出现的重要原因.生产技术的开展,促使生产者不断地注重生产工艺的改造,创新.简单粗放的生产工艺流程,将被不断开展变化的复杂工艺流程所取代.劳动治理者如果对于劳动全过程缺乏了解,对于产品需求者的要求缺乏了解,对于科学技术缺乏了解,就会导致对产品制作过程的无知,劳动治理中的反复折腾就不可防止.档案界档案鉴定理论研究的滞后,与这种落后的劳动治理不无关系.理论研究所提出的鉴定原那么、标准一大堆,条条都重要,条条都要执行,而具体哪一条在哪一阶段执行,如何执行,人们很少

关注它,档案工作人员在实际操作中面对一大堆原那么不知从何做起,无所适从；

有文章批评这种“档案鉴定理论缺乏可操作性〞“说起来

清楚,干起来糊涂〞②实际上揭示了在这种落后治理方式上所概括出来的滞后理论的要害.

在鉴定工作中,衡量文件、档案的价值标准都是具体不是模糊的.在文件形成阶段,文件的真实性、有效性、合法性与机关工作职能的相关性是人们衡量文件是否具有价值的重要标准,在档案室,衡量档案的价值,就要从档案能否反映和维护整个机关工作职能的根本面貌来判断；

它不可能也不能够又去研究文件与具体工作过程中的关联问题,在档案馆,衡量档案的价值,那么从本地区的历史面貌来看问题,看看所保存的档案与整个地区历史面貌的关系,这是在档案馆衡量档案价值的重要标准,其他宏观鉴定、年龄鉴定都要服从于这个标准.

一个档案馆如果连本地的档案都保管不好,却要去保管别地别人已不要的档案,这岂不是天下奇闻吗？

可见,不同阶段的鉴定,它的鉴定日的、鉴定标准、鉴定流程都是明确具体相互区分,不是模糊或雷同的.有鉴于此,我们对鉴定每一阶段的具体内容应该认真地给予分析.

三、各阶段鉴定程序和标准的内容

1、文件形成阶段的鉴定目的、标准、程序

在文件形成阶段,严格地讲,这里研究的不是档案的鉴定,而是文件的鉴定.主要是区分文件与非文件的问题,区分文件的有无价值问题.什么是文件的价值？

用主客体关系来说明文件的价值,在逻辑关系上,由于判断的前提不同,容易造成错觉.就主体而言,文件产生的本身实际上已说明了主体对客体的需求关系,对于主体,由于文件有价值它才产生,无需再说明它的有无价值问题.因此,用这样的判断来划分具体文件的价值,显然不能自圆其说.由于文件形成和文件归档各自判断的前提不同.在文件形成阶段,鉴定衡量文件的价值,不是从保存文件的角度去判断的,而是从工作的角度去判断的,目的是解决工作中的问题；

在这里不结合文件形成者所承当的工作职能去考察,离开鉴定目的持有者所处的工作职能来谈论文件的价值和鉴定文件价值的原那么、标准.就不可能得出符合实际的结论.鉴定目的持有者与自己所处的工作环境不可分,文件形成者的价值标准与自己所承当的工作任务不可分；

文件形成者制发文件、接收文件考虑的是文件内容与自己工作职能的相关性、有效性、合法性问题.相关性主要是考查文件记录的内容与自己所承当工作任务的关联性、与承当工作任务

无关的,或者关联不大的,一般都没多大价值,并不予受理.有关联的文件,文件形成者那么进一步审查它的有效性问题.有效性包括：

文件内容的真实性,文件内容、文件制作的合法性,电子文件那么审查它的运行环境以及运行的平安性等.至于文件是否留给档案室或档案

馆,或日后要给别人利用阅览,那都不是他们主要的考虑范围.由此,我们得出结论：

文件在文件形成阶段的鉴定目的,实际上是为了实现和完成文件形成者所承当的工作任务,审查文件的相关性、有效性是文件形成者在这一阶段鉴定文件的主要标准.审查文件的程序：

第一步是看文件内容与自己所承当工作职能的关系,第二步是看文件的有效性,这其中包括：

〔1〕文件内容记录的真实性；

〔2〕文件制作程序的合法性；

〔3〕文件内容的合法性；

〔4〕电子文件运行的技术有效性、安全性问题.总之,相关性、有效性〔包括真实性、合法性与平安性〕是文件形成者在文件形成鉴定中,最为关注的问题.

2.档案室阶段鉴定的目的、标准、程序

文件办理完毕后,接着就要进入档案室,档案室鉴定文件的重点,由于文件在形成过程中,文件形成者已对其相关性、合法性、真实性进行了鉴定,文件送到档案室,档案室工作人员那么不可能也没有必要又要去重复文件形成者的劳动,对文件一份份地进行鉴定；

他们进行的鉴定是就一组文件与机关职能的相关性、真实性、合法性进行整体性鉴定,这种整体性鉴定主要是检查文件的完整程度,是否属于归档范

围,保管期限划分是否准确,当然,也考虑文件的真实、合法与机关职能的相关性问题,但那是从整个机关的角度对一组文件进行鉴定,考虑的是这一组文件的整体与整个机关工作职能的全貌关系问题,维

护与保持整个机关工作的历史全貌是机关档案室工作人员的根本任务,其具体要求是区分归档与不归档的文件,把握不归档文件这一条线,将不归档文件挡在档案室的门外,同时,对归档文件进行保管期

限的划分.鉴定工作的重点,是考察整个事件与这组文件的比配问题,看整个事件的文件内容是否真实地反映了本单位的历史面貌,它与文

件的形成者的区别是,文件形成者仅从自己的工作职能考虑文件的真实与合法性,而档案室那么从整个单位的角度考虑文件的真实与合法性,他们不考虑一份文件究竟会不会形成档案,而是考虑一组文件在本机关职能工作中的位置,从而考虑它的价值轻重,划分它的保管期限.因此,文件形成者与档案保管者对’文件的鉴定目的是不一样的,而档案室作为档案保管者,他着重考虑的是整个机关的历史面貌,而不是一份份文件的具体形成.在文件形成者那里,某一份文件他也许认为是重要的,但在档案室,就整个机关、一一组文件反映整个历史事件而言,这份文件也许就没有价值,因而它不属归档范围,也没有必要去保存它.至于档案保存到一定时间后,要移交给档案馆保存,要对移交的档案所进行的鉴定,在档案室这个工作阶段不是它的工作重点,而应纳入档案馆鉴定工作的重点.概括起来,档案室鉴定的目的是为了维护和保持档案内容反映本机关的历史面貌,本机关文件的

归档与不归档范围是它的鉴定标准,它的鉴定程序是：

〔1〕区分归

档与不归档范围；

〔2〕划分保管期限；

〔3〕根据档案馆的规划移交一部分档案给档案馆.

3、档案馆的鉴定的目的、标准、程序

各级各类档案在档案室保管十、二十年后才归人档案馆保管,可见,此时档案馆对档案的鉴定应该完全不同于档案室,档案室考虑的是本单位历史面貌的维护问题,考虑的着重点是当前工作形成的档案与本单位历史面貌的关系问题.而在档案馆由于档案进馆时,档案内容所发生的事件已经经过了10年以上漫长的岁月,档案馆鉴定档案,其重点那么不可能去考虑当时所发生的历史事件问题,而是从整个历史发展的角度去考虑如何反映本地区的历史记忆问题,这时鉴定者考虑的是档案的种类、档案的成分与反映整个地区历史面貌关系的大小问题；

而不是也不可能去考察这一组文件是否真实反映哪个机关的职能问题.档案开放鉴定,档案销毁鉴定,这些鉴定的标准也是从整个档案馆的角度去考虑的,他们鉴定所把握的标准,主要不是档案内容是否反映哪个单位职能的问题,而是从整个地区看一批文件在整个地区的历史开展中所起的作用.因此进行这些鉴定,不可能一份份、一卷卷地进行,只能从目录上,大体地有重点地进行.因此,档案馆鉴定的程序,第一步首先是从整个地区出发确定自己的进馆档案的范围,第二步是把这个方案落实到各个机关和个人,然后时间一到,逐步地把档案收进档案馆,各个机关档案室在这里只充当被动角色,有的机关并不一定被列入收进的范围；

第三步是档案开放的鉴定,第四步是档案的销毁鉴定.第五步是对期满档案、重复档案的鉴定.③

4、档案利用鉴定的目的、标准、程序

档案利用者的范围比拟广泛,有本单位利用者,有社会利用者,本单

位利用者对档案的鉴定,以上已经论及,在此主要讨论社会利用者的

问题.档案的最初形成是由一个单位或个体的工作需要而产生的,它

记录的是这个单位或个体的工作历史,是为这个单位或个体的工作服务的.它在形成之初,并不考虑什么社会利用者的需求问题；

因此,离开这个单位的工作职能或个体的实践活动去单纯考虑社会的利用和其他因素,往往会使档案的鉴定目的偏离正确的轨道.例如一些单位,为迎合上级领导的检查,“数年发文从不留底稿〔定稿〕,为了骗取档案升级活动中的高分,竟伪造底稿,抄复印件、审批、签发文等；

某重点工程验收没有隐蔽工程施工记录和施工更改记录,未获通过,有关工程技术人员竟弄虚作假,闭门造车,任意编造了一套施工记录和更改图纸,再次交付验收,结果获得通过.〞事实说明,离开该单位工作职能的要求去迎合各种各样所谓社会需求的鉴定,必然会造成档案鉴定失真的后果.因此,鉴定文件的价值,不能单纯地考虑社会利用者的因素,“利用决定论会使鉴定过程带有很大的随意性、片段性和非协调性〞,它“实际上破坏了文件在其形成者业务活动中形成的有机联系,完全无视了形成者延续机构记忆的需要.它使鉴定标准脱离了文件及其形成者本身,从而削弱了文件来源的重要地位,损害了文件在社会记忆中的真正价值.〞⑤因此,各单位或个体着实地保存好自己的活动历史记录,就从整体上为后来的社会利用者提供了广泛的利用资源,后来的社会利用者需求广泛的文件,未必就是原来很有价值的文件,而社会利用者需求不广泛的文件,未必就是没有价值的,所以鉴定不能离开文件形成单位的职能来强凋未来社会利用者

的利用需求

社会利用者利用的文件从形成者手中转到档案室,又从档案室转进档案馆,几经周折,又加上时间的久远,当社会利用者从档案馆拿到文件时,手中的文件已经历了十年以上的时间.这时利用者鉴定文件,他所持的标准不能完全等同于文件形成者或档案保管者,他只从自己所涉及的事件中去考虑问题,可以说对他有利的,涉及到他的利益的,他就认为有价值,反之那么不认为有价值或价值不大；

当然,鉴定文件的价值有无,还涉及文件与形成者的关系,文件记载内容与当时事件发生的吻合程度,文件与人们社会生活中密切关系程度等.在温饱没有解决的社会条件下,档案与人们日常生活关系不十分密切,熟悉到档案价值的人不是很多,利用档案的人就更少；

这时档案的价值在社会生活中并不显示出它的重要地位,人们对它的重视程度也明显不够.

当档案在人们生活中占有一席之地时,档案的重要性引起了人们的重视,人们意识到了档案的真伪与价值的大小的关联,意识到档案的真

伪与文件形成者的关系密切,意识到档案的价值与社会生活重要程度的关系.比方,人们在市场上购置房子,如果买卖双方人很少,买卖双方无需什么记录即可成交,这时档案凭证的重要性不会引起人们的重视；

随着经济与市场的开展,没有各种凭证和记录,买卖双方不可能成交,这时档案与人们的日常生活发生了密切关系,人们对档案的作用不得不引起重视,档案的鉴定,由此而引起人们的关注.这时无论买卖双方都注重档案的凭证作用,买方看到卖房者手中的房地产证时,首先想到的就是确认这张证件的真实性,怎样才能确定文件的真假呢？

就必须到房地产部门去鉴别.证件的真实性得到确认后；

接着就是确认档案价值的大小,这价值包括档案本身记载的商品交换价值,交换价值愈大,它在人们心目中的地位就越高,这里的地位,其实就是我们所说的档案的价值.档案的这种价值与人们的生活关系越密切,它的价值就越大,反之就越小.由此,我们得出档案利用者鉴定文件的程序主要有：

〔1〕首先确认文件记录的内容与自己需求的关系；

〔2〕接着是确认文件形成内容与事件发生的吻合度,也就是内容的真实性；

〔3〕确认文件内容所包含对利用者所产生价值的大小；

〔4〕确认文件的合法性、电子文件的平安性等.