竣工资料编制指南261文档格式.docx
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14、交通部关于印发«
交通基本树立项目完工决算报告编制方法»
的通知〔交财发[2000]207号〕
15、湖南省交通厅关于发布«
湖南省交通基建工程质量监视实施方法»
〔试行〕的通知〔1995年2月10日湘交计基字[1995]48号〕
16、湖南省交通厅文件：
«
湖南省公路工程完工文件编制及档案管理方法»
〔2000年〕
17、现行公路工程规范、规范、规程〔不逐一罗列〕
第二章范本说明
湖南省高速公路工程完工文件编制范本»
是依据第一章所述的〝编制依据〞停止编写的。
但是，法规文件在不时地更新，假设有新的法规文件〔或原有法规文件作了修正〕，而〝范本〞中的内容与新的法规文件有抵触的话，应以新的法规文件的规则或要求为准。
范本»
由五大局部组成，这五大局部是：
A.〝目录清单〞；
B.〝编制指南〞；
C.〝完工文件编制范本及附件〞；
D.〝规范化表格及运用说明〞；
E.〝完工文件编制依据的重要文件〞。
有两种不同的载体：
其一是纸张〔A、B、C、D、E局部〕，其二为软盘〔F局部〕。
2.1〝完工文件编制范本及附件〔C〕〞
〝完工文件编制范本〞将完工文件划分红5局部〔简称部〕32册48分册，部、册、分册内容固定不变。
也就是说当某一部内无某一册时，其它册的册号不变；
当某一册内无某一分册时，其它分册的分册号也不变。
而某册〔或某分册〕超越规则的装订厚度〔见第四章〕时，可以划分红假定干本〔请留意：
某册内规则没有分册号，且该册厚度超越规则的装订厚度而划分红假定干本时，〝本〞不能称为〝分册〞〕。
因此完工文件中一局部是以部、册、本的方式出现，另一局部是部、册、分册、本的方式。
«
〔交通部交公路发[1995]1081号文件〕中附录A将完工文件划分红四局部，并分甲、乙组两种文件。
甲种文件包括第一、二局部，乙种文件包括第一、二、三、四局部。
也就是说，乙种文件包括甲种文件。
而〝完工文件编制范本〞中第一、二、三、四局部与«
中完工文件的第一、二、三、四局部是基本上逐一对应的；
第五局部是工程监理文件，是将«
中完工文件外局部有关监理方面的文件抽出来，再添加一些相关资料而独自成一部的，相当于〔交通部规则的〕乙种文件中添加第五局部。
2.1.1综合文件〔第一局部〕
综合文件是甲种文件〔当然也是乙种文件的一局部〕，共有6册，规则无分册号。
它与交通部规则的完工文件目录中第一局部对应，只是去掉了〝完工文件缩图〞；
由于〝完工文件缩图〞与第三部〔完工图表〕中第一册〔路途平面、纵断面完工图表，比例1∶2000〕基本上相反。
综合文件不按合同号分开来装订。
某册分红几本时，请留意，同类文件不能跨〝本〞装订，但一本装订不下时可以分红几本。
也就是说，几种不同类型的文件〔每类文件较少时〕可以合在一本中，一种类型的文件〔较多时〕可占一本或几本，但同类文件不能一局部在一本上与另一种类文件合订。
例如：
第二册〔工程总结〕中〝监理任务总结〞不能一局部与〝施工总结〞合在一本中，而另一局部〝监理任务总结〞与〝设计总结〞合在一本中。
其它部中的册与分册内同类文件的装订同理。
2.1.2完工决算〔第二局部〕
完工决算是甲种文件〔也是乙种文件的一局部〕，共2册，规则无分册号。
同第一部一样，不按合同号分开来装订。
2.1.3完工图表〔第三局部〕
完工图表属乙种文件，共有8册17分册。
普通状况下，高速公路工程项目的承包合同段较长（10~20公里），故原那么上应按承包合同段分开来装订（即每个合同段均有8册17分册）；
假定承包合同段较短，那么宜按监理合同段分开来装订；
假定项目规模小（比如小于30公里），可不按合同段分开来装订。
详细状况可由项目管理者在开工之前决议。
册〔或分册〕内文件资料总的排序是文字说明〔或概略〕、完工工程汇总表、工程完工图。
汇总表内项目及完工图按里程先后顺序陈列。
完工图号可由原设计图号前面加〝竣〞字构成；
也可以是〝完工文件范本〞中设置的分类代号、承包合同号、合同段内同一类工程按里程的排序号、流水号构成。
如11合同内第3座大中桥中第5张完工图，其完工图号按后者可以编为〝TQ-11-3-5〞。
第二册中第一分册〝路基横断面完工图〞的比例可同原设计图的比例。
2.1.4设计、施工文件〔第四局部〕
设计、施工文件属乙种文件，共有12册24分册。
第一册中第一分册不按合同号分开来装订，其它均按合同号分开来装订。
第十二册中照片、录音、录像资料与本册内其它文字图表资料不能混装。
第四、五、六、七、八、九册中开工报告的附件资料，假设与第三册中的编制内容有重复的话，应去掉重复局部。
2.1.5工程监理文件〔第五局部〕
工程监理文件属乙种文件，共4册7分册。
全部按监理合同号分开来装订，即每个监理单位均有4册7分册〔假定总监办与初级驻地办是分开来招标的，那么总监办可无第一册中第七分册落第四册〕。
2.1.6〝范本〞的附件
〝范本〞的附件对完工文件的封面、副页、总目录、册与分册目录、完工图规范图框、工程交接表等格式作了一致规则。
同时，对工程交工验收、完工验收和工程质量鉴定证书、各类总结的格式与内容作出了规则或提示，可以防止上述文件中遗漏重要的内容。
附件中〝监理单位〞是指与业主签署监理委托合同的单位，填写时应填其营业执照上的单位全称。
2.2〝规范化表格及运用说明〔D〕〞
运用表格前，首先应仔细阅读〝表格运用说明〞，且应自始至终片面阅读。
由于许多表格具有共异性，有时前面的作了解释或说明，前面的也就省略了。
绝大局部表格是要编入完工文件中的，所以，其填表、签述意见及签名应契合档案管理的要求。
〝规范化表格〞共分为十二大类，区分是：
①施工监理用表〔SJ〕；
②计量支付用表〔ZF〕；
③质量检验用表〔ZJ〕；
④测量与实验用表〔CS〕；
⑤监理测试抽验用表〔CY〕；
⑥交工验收质量评分表〔JY〕；
⑦完工验收质量评定表〔JP〕；
⑧工程监理月报〔YB〕；
⑨隶属房建用表〔FJ〕；
⑩完工工程汇总表〔JH〕；
⑾完工决算用表〔JS〕；
⑿工程质量责任备查用表〔ZR〕。
汇编的表格虽然已能满足普通的高速公路编制完工文件及工程施工监理的需求，但并不十分完全，尤其是实验方面的表格。
公路工程中有些实验〔或检测〕，承包人工地实验室和监理单位驻地实验室无法做〔或许没有资质去做〕，这些实验〔或检测〕普通需求委托有才干、有资质的单位去做，而被委托的单位普通有自已固有〔或特有〕的公用实验检测报告单，所以相应的表格没有搜集〔或编制〕；
有些表格不常用，故也未搜集；
有些那么由于习气性运用红头文件〔如总开工令〕，所以方便一致规则；
关于政府派出监视机关所运用的表格，也方便一致规则。
总之，〝规范化表格〞只是公路工程施工和监理进程中及编制完工文件时所常用的一些表格。
〝表格运用说明〞是通用说明，项目管理者可依据实践状况编写项目表格公用说明，作为必要的补充。
因项目管理组织〔包括监理组织〕机构不尽相反，为方便操作，管理者可对表格〔主要是指SJ类、ZF类表格〕的签字层次作适当的调整，并加以详细规则。
第三章编制指导
公路工程完工文件并非工程完工后假造的文件，而是公路项目的提出、立项、招招标、勘察设计、施工、监理、交工验收、完工验收全进程中构成的文字资料、图纸、表格、照片、音像等资料，应能正确地反映工程树立全进程的真实状况。
有了«
后，编制完工文件是将公路树立项目全进程中构成的资料按〝完工文件编制范本〞的详细规则〔或方法〕组卷成册〔或分册或本〕。
3.1完工图编制指点
完工图是公路项目树立最终状况的真实反映,是公路工程建成后投入运用及维修时必不可少的凭证和依据。
其规则如下：
（1）完工图普通用计算机绘制，且宜用激光打印机打印，然后晒成蓝图或许用档案管理部门认可的其它方法停止复制，不宜手工绘制；
（2）完工图中文字应运用长仿宋体，字体大小可参考设计图；
（3）签名严禁打印，必需手工草签〔即自己的手写体〕；
（4）完工图应将设计通用规范图中不需求的局部去掉〔例如：
斜交盖板钢筋尺寸数量通用图中能够有0°
、5°
、10°
、15°
等不同角度的尺寸，那么详细某个盖板涵时那么只要一种尺寸，故应去掉不需的局部〕；
（5）重新绘制的完工图，一概运用〝完工文件编制范本及附件〔C〕〞中的规范图框；
（6）凡按图施工没有变化的〔包括图内文字说明及图中工程数量表〕，可在施工设计图反面的左下角逐张加盖完工图章〔完工图章尺寸样式见附件一〕；
（7）完工图普通运用A3纸〔297×
420mm〕，其它规格的完工图应按297×
420mm折叠。
工程中间交工计量时，承包人应递交相应的完工图供监理审查。
监理单位应增强催促与指点，审查合格〔并签名〕后，监理单位保管一份原稿〔普通状况下，承包单位首先提交一份原稿，监理修正或提出意见前进承包单位，然后承包人在计算机上按要求修正好，并仔细复查，最后再次向监理递交修正无误的原稿数份及原修正稿，监理再次核对，无误后签名〕，其他退承包单位。
施工进程中完成的完工图，应按〝完工文件编制范本〞中规则的部、册、分册要求装入暂时档案盒内。
监理应活期反省承包人的暂时归档任务。
3.2完工文件质量要求及编制指点
3.2.1质量要求
完工图的局部质量要求见3.1节中完工图的编制规则，完工文件中〝规范化表格〞的局部质量要求见«
中〔D〕局部的〝表格运用说明〞中第四章的内容，其它局部的质量要求如下：
1〕字迹明晰、工整，资料完全、完整，内容真实、准确，签字手续完备；
2〕验收或鉴定证书、各类总结、工程概略、编制说明等非工地现场填报的文字资料或图表均要求打印，字体以印刷体为宜，高速公路工程树立中三大主体〔业主、监理、承包商〕各自担任的文字资料或图表宜运用激光打印机打印；
3〕不允许用涂改液修正；
4〕签述意见及签名时应运用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，严禁运用白色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔书写，签述意见可以打印，但签名不能打印，复制件不允许运用复写纸复写；
5〕件应及时复印，完工文件中不能出现件；
3.2.2文件用纸规格
1〕与完工图合订在一同的文字资料及表格一概运用A3纸；
2〕第一、二、四、五局部〔除照片、音像资料及下级红头文件外〕普通运用A4纸，如运用A3纸，那么折叠成A4纸大小〔297×
210mm〕。
3.2.3编制指点
1〕完工图编制指点见3.1节内容。
2〕合同、协议、下级指示、下级同意文件、往来信件、会议纪要、变卦令、停工令、停工令、任务指令、进度方案、月报、开工报告、索赔、事故处置等文件应及时整理并反省，活期按〝完工文件编制范本〞中部、册、分册的要求分类装入暂时档案盒中，并编写暂时归档文件的暂时流水目录，以便核对与查阅。
各单位担任人应经常催促暂时归档任务的落实。
3〕各类测试资料〔CS、CY类表格〕、质检记载〔ZJ类表格〕、分项工程质量评分〔JY类表格〕应按月暂时归档，分类要求见〝完工文件编制范本〞，每月计量时监理应反省承包单位的质检及测试资料能否完全，能否契合要求。
4〕凡〝范本〞中规则的其它资料可以搜集整理或编写时就应及时整理或编写。
5〕将往常积聚的暂时归档资料按第四章〝档案组卷〞的要求立卷成册即成了完工文件。
3.3完工文件的编制、归档、接纳单位
完工文件的成文、编制单位见表3.3-1。
这里的〝成文单位〞是指文件、资料的原构成单位或主要责任者；
其〝编制单位〞是指公路工程树立中〝三大主体〞中的某一主体，是将完工文件、资料按〝范本〞要求组卷成册的主要责任者。
编制好的完工文件由项目业主一致归档，归档后其接纳单位如下：
〔1〕第一、第二局部，一式五份，接纳单位有交通部〔需求时〕、省交通厅、省高速管理局、管养单位、城建档案馆〔需求时〕；
〔2〕第三局部，一式三份，接纳单位有省高速公路管理局、管养单位、城建档案馆〔需求时〕；
〔3〕第四、五局部，一式二份，接纳单位有省高速公路管理局、管养单位。
以上不包括编制单位自存的份数〔需求时〕。
完工文件的构成、编制单位一览表
表3.3-1
组名
部·
册·
分册
文件名
成文单位
编制单位
甲、乙
1·
1
完工验收鉴定证书
交工验收报告
完工交工验收组
〔或验收委员会〕
业主
交工验收央求
承包商
交工验收同意
监理、业主
完工验收央求
业主
完工验收同意
交通部或交通厅
2
各类总结
各自编写
3
征地拆迁资料
4
下级同意文件及有关目的
5
承发包合同或协议
6
工程交接及有关资料
2·
完工决算报告
桥梁、隧道、互通工程完工决算
承包商或监理
乙
完工图表
4·
技术设计综合文件
变卦文件
监理
工程质量文件
承包商、监理
其它
工程监理文件
第四章档案组卷
高速公路完工验收时，按«
树立项目〔工程〕档案验收方法»
〔交通部·
厅档字[1992]21号，转发〝国档发[1992]8号文件〞〕的规则，〝档案部门派员参与验收委员会或验收组〞，〝着重抽查项目档案的归档状况〞，〝评价档案资料的完整、准确、系统性状况以后，写出初验意见，对存在效果提出改良要求，限期处置〞。
因此，完工文件必需契合科技档案的归档要求。
各单位应注重资料管理，往常增强归档的指点与反省任务。
工程开工之前，应仔细组织学习完工文件的编制与归档要求。
4.1名词解释
思索到编制完工文件的人在档案方面不一定十分熟习，因此，将局部名词作必要的解释或说明。
〔1〕案卷：
由相互联络的假定干文件资料组合而成的一种档案保管单位。
当完工文件的册中无分册且只要一本时，该册即为一案卷；
某分册只要一本时，该分册为一案卷；
册或分册中的某一本为一案卷。
〔2〕卷内目录：
案卷内注销文件资料及其陈列次第的目录。
〔3〕卷内备考表：
说明案卷内文件资料状况的表。
〔4〕档号：
由分类号、案卷号等组成，是存取档案的标志。
〔5〕保管期限：
分为永世、临时〔十六至五十年左右〕和短期〔十五年以下，含十五年〕三种。
4.2案卷的组成内容、顺序及要求
案卷〔册或分册或本〕各局部的陈列格式是：
案卷封面——卷内文件目录——文件资料——备考表——封底。
4.2.1卷皮
1〕卷皮为本案卷〔册或分册或本〕的封面、封底，是一张宽297mm的纸，长度为2×
210〔420〕mm+案卷厚度+富余值〔最后内折或切除〕。
同一公路项目内的卷皮应运用同一品牌、称号及颜色的纸。
封面内容见〝范本〔C〕〞的附件1与附件7。
2〕封面填写：
a〕部、册、分册号按〝范本〞的目录填写，册〔或分册〕有几本时，〝册〞字后加〝本〞的流水号〔例如，第四分册有三本，第二本可如此填写：
〝第四分册〔二〕：
〔文件名〕〞〕；
b〕部的〝文件称号〞、有分册时册的〝文件称号〞按〝范本〞的目录填写；
c〕无分册时册的〝文件称号〞、分册的〝文件称号〞、本的〝文件称号〞即是该案卷的题名，因此，要求以短语方式简明、准确、片面提醒卷外科技文件资料的内容，不应超越50个字，字多时可分几行；
d〕编制单位：
见3.3节内容；
e〕编制日期：
填写完成组卷的日期，可以省略〝年、月、日〞字样，在表示年、月的数字右下角加〝.〞号；
f〕封面的填写要求打印。
3〕封面右上角加档号，封面举例见附件二。
4.2.2卷内目录
1〕卷内目录不编页号，放在案卷内文件资料之前，目录要求打印，字号、字体前后要一致。
样式见附件四。
2〕序号：
用阿拉伯数字从1起依次标注。
3〕文件编号〔或文号〕：
发文机关文书部门的发文号或图样的图号。
完工文件中的施工文件简直每页都有编号，所以，文件编号可不填写。
4〕责任者：
填写科技文件资料的直接编制〔编写〕部门或主要责任者，普通填单位。
5〕文件题名：
a〕原文上有标题的，可以照录上去；
b〕原文上的标题太复杂或许没有，应重新拟写一个契合文件资料内容的标题，外加〝[]〞号；
c〕简直每页都是一个文件的状况下，且案卷内页数很多，那么，假定干个有联络的文件而与别的文件相比相对独立时可以思索合起来题名〔例如：
压实度检测报告，可以将某一段的下路堤的压实度实验报告合起来题名为：
〝[×
×
起止桩号段下路堤压实度检测报告]〞〕,兼并应以简明、明晰及便于借卷者查阅为度〔兼并单位太细那么卷内目录过长，太粗，那么查阅方便〕；
d〕一横栏内题名书写不下，可将该处横栏加宽，书写成两行或三行。
6〕日期：
填写文件的构成时间，同4.2.1小节中的〝编制日期〞的填写方法、方式。
7〕备注：
留待对卷内文件变化时作说明用等。
另外假设有与该科技文件资料内容相关的特殊载体的档案〔比例照片、音像资料〕，要求在此栏标注详细载体的档号〔或编号、代号〕。
8〕页次：
填写每份文件首页上的页号，最终件填写起止页号。
4.2.3备考表
1〕卷内备考表要标明案卷外科技文件的件数、页数以及在组卷和案卷运用进程中需求说明的效果。
页数要求填写卷内每件页数相加之总和。
2〕立卷人：
担任整理、反省、装订的人，担任立卷者应签名，并填写完成立卷的日期。
3〕备考表格式见附件五，要求打印〔除签名外〕。
4.2.4文件内容
文件资料放在卷内目录之后，每册〔或分册〕内容见〝范本〞。
要求编写页号，从文件内容的每一页末尾，用铅笔在右下角编写页号，双面书写的文件内容，正面在右下角、反面在左下角编写页号。
4.3照片与声像档案
照片与声像属乙种文件，归入〝范本〞中第四、五局部外，所以，应为一式二套，其接纳单位有省高速公路管理局、管养单位。
照片档案应契合GB/T11821-89«
的要求。
4.3.1照片档案
1〕照片不能贴在纸上与其它文字资料混合装订，应直接装在契合GB/T11821-89要求的相册中。
2〕照片档案分照片和底片。
照片和底片的案卷页号，正面编在右上角，反面编在左上角。
3〕照片应题名，题名不宜超越50个字。
在尽量保证基本要素内容完整的前提下将下面述及到的〝照片文字说明〞改写成照片称号。
4〕应填写本张照片内容相关的纸质文字〔图表〕资料档案的档号〔即相册内应有〝参见号〞一栏〕。
5〕照片文字说明：
文字说明的内容应具有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。
要求文字精练，普通不超越200个字。
6〕分组说明：
由假定干张联络亲密的照片组成的一组的总体说明。
7〕案卷题名：
一个相册要拟写一个案卷题名，写在封面上。
案卷题名应概括本册内全部照片的基本主题。
8〕底片号：
底片号运用铁笔横排刻写在胶片乳剂面的边处。
底片要装入袋内，底片装右上方标明底片号，然后按底片顺序号拔出底片册中。
9〕要求编写案卷目录。
4.3.2音像档案
1〕声像资料要有文字说明〔包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日等〕声响清楚，图像明晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。
宜将磁带、录像带改制成光盘，以延伸保质期。
保管期限，可依据科技文件资料中相关的内容来确定。
2〕音像资料档案，要按构成顺序陈列，区分编写流水编号。
3〕要求编写案卷目录。
4.4档号〔暂时〕
〔1〕每册〔或分册或本〕均要求编制档号，由于存在不同的接纳单位，所以每册〔或分册或本〕只编制一个暂时档号，用铅笔〔B型〕书写。
正式档号由项目业主依据档案部门的要求一致填写。
〔2〕暂时档号依据高速公路工程的特点用字母或数字的方式表示该案卷所代表的工程类别、项目名、合同段、部、册、分册、本。
〔3〕工程类别为公路〔GL〕；
项目名取两个汉语拼音，当不同的两个项目的两个汉语拼音字母完全相反时，其中一个项目可取三个字母，三个字母中一个字母小写；
合同段取合同代号；
部、册、分册、本用阿拉伯数字表示。
不按合同段分开来装订时，合同号用〝0〞替代。
工程类别、项目名、合同段、部、册、分册〔假设有分册〕的代号之间用〝·
〞隔开，册〔或分册〕与本〔假设有几本时〕之间用〝—〞隔开，本的阿拉伯数字顺序号外加圆括号。
〔4〕举例说明：
a〕临长路第一部第二册〔只要一本时〕，暂时档号为：
〝GL·
LC·
0·
2〞；
b〕潭邵路05合同段第三部第二册第四分册第三本，暂时档号为：
TS·
05·
3·
4—〔3〕〞；
c〕衡枣路11合同段第四部第十二册第二本，暂时档号为：
HZ·
11·
12—〔2〕〞;
d〕临长路第五监理处〔监理合同代号为〝E〞〕第五部第一册第四分册〔只要一本时〕，其暂时档号为：
GL·
E·
5·
4。
4.5文件装订
4.5.1装订预备
1〕分两种卷面规格装订〔照片、音像资料除外，照片、音像档案见4.3节内容〕，即A4、A3规格〔见3.2.2小节要求〕。
A4〔297×
210〕为竖式，A3〔297×
420〕为横式。
2〕关于破损资料，应停止托裱。
对批语、签留意见写在文件装订线上的，应予以粘补助宽。
3〕去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件。
4〕取案卷底边、装订边划一，以免文件流失。
5〕每本厚度不宜超越2.5cm。
6〕原件与复制件不宜混装，一式几套的完工文件中应有一套原件。
4.5.2装订
1〕该装订的文件采用线装订，装订线与左侧边缘的距离为10mm。
2〕薄本采用缝纫机装订。
超越缝纫机的装订厚度时采用三孔一线的方法手工装订〔孔距为8cm〕，装订线采用财务公用打腊线，线结打在面前，要求拉紧。
3〕装订后用不易老化蜕变的胶将卷皮小心细致地贴装上，然后按4.2.1小节要求内折〔或切除〕富余值。
当卷皮较厚时，采用铅笔依据案卷的厚度及卷面规格在卷皮内面小心画出脊背线，然后将直尺接近画出的铅笔线用无墨水的圆头硬笔来回划动，再沿划动处内折，用力压出脊背线，最后涂胶贴装卷皮。
4.6档
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