EXCEL技能提升培训讲座.pptx

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EXCEL技能提升,人力资源部时间：

2018年3月15日,遇到这个问题应该怎么办？

要把每个人的订单汇总起来，应该怎么办？

遇到这个问题应该怎么办？

又要按计算器加班到天亮了！

加班青年,遇到这个问题应该怎么办？

简单，选中汇总表，然后“=”，一个一个表加过去呗！

=张三!

D2+李四!

D2+王五!

D2+赵六!

D2+陈七!

D2,文艺青年,遇到这个问题应该怎么办？

走你青年,选中汇总表中的D2单元格，输入“=SUM（张三:

陈七!

D2）”下拉、右拉填充公式，搞定！

Excel软件提升了数据处理的效率,Excel计算器算盘算筹,Excel软件提升了数据处理的效率,操作效率,数图呈现,数据分析,表格规范,掌握EXCEL常用函数及数据处理技能，提高工作效率。

培训目标,函数基础及常用函数,1,目录,数据处理,2,创建图表,3,1.函数基础,函数和公式函数的参数函数输入方法常用函数,1.1函数和公式,什么是函数：

Excel函数即使预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。

如=sum（number1,number2,）其中“sum”称为函数名称，一个函数只有唯一一个名称，它决定了函数的功能和用途。

函数名称后面一定是括号，里面的参数必须用逗号分割。

Excel函数可以分为内置函数和扩展函数两大类：

内置函数只要启动了Excel，用户就可以使用它们；扩展函数必须通过启用“宏”命令加载，然后才能像内置函数那样使用。

1.1函数和公式,什么是公式：

函数与公式既有区别又互相联系。

如果说函数时Excel预先定义好的特殊公式，公式就是由用户自行设计对工作表进行计算和处理的公式。

例：

算术运算符：

加减乘除等,=sum（E1:

H1）*A1+26,比较运算符：

大于、小于、等于、不等于等文本运算符：

比如连接符号“&”连接多个文本引用运算符：

如SUM（A1:

A30）中的冒号等,开始,函数,对单元格A1的引用,算术运算符,常量,1.2函数的参数,函数右边括号中的部分称为参数，假如一个函数可以使用多个参数，那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。

如=sum（number1,number2,）,1.常量：

直接输入到单元格或公式中的数字或文本；=SUM（E1:

H1）+262.逻辑值：

TRUE

（1）或FALSE（0）;=VLOOKUP（A1,$A$1:

$F$7,2,0）3.数组：

例SUM（A1:

A5,B1:

B5）错误值：

#N/A，乱码；单元格引用：

（例如E1:

H1）；嵌套函数：

一个函数是另一个函数参数=SUM（SUMIF（DBOM!

$F:

$F,$A12,DBOM!

H:

H）名称和标志：

单元格或区域直接命名。

如将$A:

$F命名为1,1.3函数输入方法,1.“插入函数”对话框,2.编辑栏/单元格直接输入,1.4常用函数,文本函数：

mid、left、right查找和定位函数：

vlookup、match计数与求和函数：

count、sum、max、average逻辑函数：

if、countif、sumif、sumifs,1.4.1文本函数：

MIDMID（text,start_num,num_chars）从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。

1.4.1文本函数：

LEFTLEFT（text,num_chars）从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符,1.4.1文本函数：

RIGHTRIGHT（text,num_chars）从一个文本字符串的最后一个字符开始返回指定个数的字符,1.4.2查找函数：

vlookup,Vlookup（lookup_value,table_array,clo_index_num,range_lookup）搜索表区域首列满足条件的元素，确定待检索单元格在区域中的行序号，再进一步返回选定单元格的值。

默认情况下，表是以升序排序的。

例：

根据考试成绩查找成绩评价=VLOOKUP（B2,$F$2:

$G$5,2,TRUE）,1.4.3定位函数：

match,Match（lookup_value,lookup_array,match_type）返回符合特定值特定顺序的项在数组中的相对位置,=MATCH（22,H2:

H6,0）,1.4.4计数函数：

count,Count（value1,value1）计算区域中包含数字的单元格的个数,例：

计算D2:

E6区域中包含数字的单元格的个数=count（D2:

E6）,1.4.5求和函数：

sumSUM（number1,number2）计算单元格区域中所有数值的和,例：

计算D2:

E6区域中所有数值的和=SUM（D2:

E6）,1.4.6求最大值函数：

max,Max（number1,number2,）返回一组数值中的最大值，忽略逻辑值及文本,例：

找出D2:

E6区域中最大的数值=MAX（D2:

E6）,1.4.7求最小值函数：

min,Min（number1,number2,）返回一组数值中的最小值，忽略逻辑值及文本,例：

找出D2:

E6区域中最小的数值=MAX（D2:

E6）,1.4.8求平均值函数：

average,Average（number1,number2,）返回其参数的算术平均值；参数可以是数值或包含数值的名称、数组或引用,例：

计算D2:

E6区域数值的算术平均数=Average（D2:

E6）,1.4.9逻辑函数：

if,IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）判断是否满足某个条件，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。

例：

判断同一行中D列数字是否大于E列数字=IF（D2E2,“OK”,“NG）,1.4.10逻辑函数：

countif,countif（range,criteria）计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。

例：

计算D2:

E6区域中出现数字“5”的数目=COUNTIF（D2:

E6,5）,1.4.11逻辑函数：

sumif,sumif（range,criteria,sum_range）对满足条件的单元格求和,例：

计算销售额不小于50万的区域总净利润=SUMIF（B2:

B15,=50）,1.4.11逻辑函数：

sumifs,sumifs（sum_range,criteria_range1,criteria1,riteria_range2,criteria2.）对一组给定条件指定的单元格求和,例：

计算A、B产品销售额都不小于50万的区域总净利润=SUMIFS（D2:

D15,B2:

B15,=50,C2:

C15,=50）,函数基础及常用函数,1,目录,数据处理,2,创建图表,3,排序筛选分类汇总分列数据有效性条件格式数据透视表,2.数据处理,2.1排序,排序是为了快速的查找自己想要的数据，并按照自己想要的顺序排列，使用排序。

常用的几种排序：

升序、降序；多条件排序；笔画排序、按行排序。

2.1排序升序、降序、,选中【数据】，单击【排序和筛选】，选择【升序】、【降序】或【自定义排序】。

单击【自定义排序】，弹出如图对话框。

2.1排序多条件排序,选中【数据】，单击【自定义排序】。

单击【添加条件】，增加次要关键字。

2.1排序笔画排序、按行排序,选中【数据】，单击【自定义排序】。

单击【选项】，选择【笔划排序】、【按行排序】。

2.2筛选,筛选是为了快速的挑出自己想要的数据，并按照自己想要的顺序排列，使用筛选。

常用的几种筛选：

简单筛选；数字筛选；多条件筛选；自定义筛选。

2.2筛选简单筛选,选中【数据】，单击【排序和筛选】，选择【筛选】。

点击筛选下拉标志，筛选想要的数据。

2.2筛选数字筛选,点击筛选下拉标志，选择【数字筛选】。

2.2筛选多条件筛选,添加辅助区域，并根据需求输入公式。

形成辅助区域。

2.2筛选多条件筛选,选中任一单元格，在工具栏中找到【数据】中【排序和筛选】一栏，选择【高级】。

出现如图所示对话框，在【列表区域】选中全部需要筛选的数据。

2.2筛选多条件筛选,在【条件区域】中选中制作完成的辅助条件区域。

完成筛选。

2.2筛选自定义筛选,点击筛选下拉标志，选择【自定义筛选】。

在自定义自动筛选方式界面设置筛选要求，设置后点击确定即可筛选出符合要求的数据。

2.3分类汇总,在使用excel时常常会输入一些具有类似特性的数据，当数据的量特别大的时候，就无法在同一个屏幕中看到所有的数据类型，这时就可以将其按照各自的特性进行分组，对大量数据进行快速分类汇总，然后在需要的时候点开某一个组的数据进行编辑。

常用的分类汇总：

创建组与取消分组；自动分类汇总。

2.3分类汇总-创建组与取消分组,通过分组的方式，把所有输入的数据按照其特性“市场部”“行政部”“研发部”进行分类。

首先选中“市场部”栏目下的所有数据的行，注意是选择整行，然后从【数据】选项卡中找到【创建组】按钮，单击【创建组】在所选数据行的左侧会出现一个黑色的竖线，竖线底端会出现一个减号。

单击黑色竖线或者减号即可将这个分组的分数折叠起来。

2.3分类汇总-创建组与取消分组,依次对“行政部”和“研发部”的数据创建分组。

创建好之后，可以将所有分组折叠起来，这样显示的是三个标题”市场部“、”行政部“和”研发部“。

当需要查看某一个分组中的数据时，只要单击相应的加号即可。

通过创建分组，使数据表中的数据非常简洁直观。

取消分组，将相应的数据选中，然后在【数据】选项卡中单击【取消分组】即可。

2.3分类汇总-自动分类汇总,选择【数据】选项卡中【分类汇总】，就会出现一个对话框，按需求来选择想要汇总的内容，选择好了直接按确定系统会自动把数据给汇总好。

2.4分列,编辑大量有规律的单列数据，使数据规范化，按照自己的要求进行多列表示和显示。

2.4分列,选中数据，选择【数据】选项卡下的【分列】。

按照文本分列向导操作，选择数据分列格式，完成分列。

2.4分列-指定长度分列,选中目标区域，选择【数据】选项卡下的【分列】调出文本分列向导,点击选中“固定宽度（w）”后，点击下一步,2.4分列-指定长度分列,鼠标左键点击插入两条分隔线（身份证号码的7-14位位置），点击下一步。

忽略不在返回值中显示的字符段：

在数据预览中选中要忽略的列，点不导入此列（跳过）（I）;对中间出生日期设定为日期格式目标区域选定=$B$6（分列返回值在B2单元格位置列示）点击完成，返回结果,2.5数据有效性,制作表格时，避免输入错误数据，规范输入的数据，并提醒填表人如何填写。

2.5数据有效性,选择需要设置的区域或整行或整列，单击【数据】选项卡下的【数据有效性】按钮。

在弹出的【数据有效性】对话框中的【设置】选项卡下，选择”允许”下面的“序列。

根据需要设置是否“忽略空值”，在下面的“来源”文本框中输入待选的列表项，各数值间以半角逗号分隔，不要加引号，然后点击“确定”。

2.5数据有效性,返回工作表，刚才选择的区域中已经有下拉箭头了，点击这个箭头可弹出下拉列表。

2.6条件格式,将一定要求的数据按照自己要求的格式显示，便于识别和提示。

选中区域，单击【开始】选项卡标签，点击【样式】功能区的“条件格式”，选择或新建单元格数据规则。

2.7数据透视表,选中数据区域，点击【插入】选项卡中【数据透视表】,如选中了数据区域，在【创建数据透视表】中最上面的选择区域框可以看到选中的单元格区域，如果没有选中，可以在此选取。

数据透视表可以选载在新工作表创建和在当前工作表创建，如数据透视表较大，内容很多，建议在新工作表中生成透视表。

完成设置后，点击“确定”。

2.7数据透视表,excel中出现一个新工作表。

左边是空白的透视表区域，右边是数据透视表字段列表，可以拖动和设置。

把【姓名】字段拖到行标签位置，【剩余经费】拖动到【数值】位置，左边的数据透视表则按照不同的姓名将剩余经费进行了汇总。

行标签处可以插入多个，但是前后顺序要根据自己的需求来选择,透视表数据显示区域,2.7数据透视表,数据透视表数据可以生成数据透视图；选中