30经济合同管理规定Word文档格式.docx

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（如果只有一份原件，进行二次复印存档；

有两份以上原件的，应存档原件。

）

3.1.4负责各部门已履行完毕的合同及相关资料原件的档案管理。

3.2各部门在业务分管范围内，根据授权起草、签订合同。

其中：

销售部负责销售合同的签订，采购部负责生产用物资、设备采购、产品外协加工合同的签订，行政人力资源部负责办公设备及用品、生活用品、食堂主副食合同的签订。

3.3财务部负责各类经济合同的款项结算、合法性、综合风险评估审核，监督合同的执行。

3.4相关部门依其职责范围负责合同相关条款的评审。

副总经理、总工程师负责分管业务合同的审批，总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同文本的批准。

3.5合同签订部门负责合同的执行及纠纷的处理。

4定义

无

5工作程序

5.1合同的签订

5.1.1合同的主体

5.1.1.1订立合同的主体是公司，其他部门、机构等不得擅自对外签订经济合同。

5.1.1.2订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

5.1.1.3公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应逐级审批并报总经理批准。

5.1.2合同的形式

5.1.2.1订立经济合同，除即时交割（银货两讫）、没有质保期要求的简单小额（贰万元以下）经济事务外，均应采用书面形式。

如：

销售产品、采购产品用料、设备、大型工具等，采购有质量要求的、有质保期的、使用时间较长的物资，借用款项、商务合作、产品运输、工程建设等，必须签订书面形式经济合同。

。

5.1.2.2“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等）。

签订合同应当采用正式的合同书形式。

如情况紧急或条件限制需以传真等其他方式订立合同的，应在允许的期限内办理、补签加盖各方印章的原件合同书。

5.1.3合同的内容

5.1.3.1当事人的名称、住所：

合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

5.1.3.2合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；

服务合同应约定详细的服务内容及要求；

对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

5.1.3.3数量：

合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。

5.1.3.4质量：

有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定采用标准的准确名称、代号；

化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；

有特殊或重要要求的应单独说明；

标准、技术要求不能完全满足要求或使用有特殊要求的，应说明使用要求；

凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

若我方为出卖人还要明确约定对方提出质量异议的期限，过期视为质量合格或对方接受。

5.1.3.5价款或报酬：

价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；

价款的支付方式如转帐支票、电汇、银行汇票、银行承兑汇票、信用证、现金等应予以明确；

价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成熟后多少日内支付。

5.1.3.6履行期限、地点和方式：

履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。

合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定履行交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；

约定具体地名的应明确至市辖区或县一级。

买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

5.1.3.7合同的担保：

合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续，与担保人签订《担保合同》。

5.1.3.8合同的解释：

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

5.1.3.9保密条款：

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

5.1.3.10合同联系规定：

履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系规定。

5.1.3.11合同签订地：

大连市中山区。

5.1.3.12违约责任：

根据《合同法》作适当约定，注意本方风险的承受能力及合同的公平性。

对本方风险过大或超过本方风险承受能力的合同，不得签订。

5.1.3.13解决争议的方式：

解决争议的方式应优先选择诉讼，选择合同签订地法院。

如确需选择仲裁，应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构，仲裁应尽可能选择大连仲裁委员会。

5.1.3.14送达信息：

合同中各方应确定接收文件的邮寄地址及联系人、联系电话等情况，以便合同履行情况或变更、解除等情况能及时送达到对方。

5.1.3.15签署事宜：

如各方均为法人单位，约定盖章生效即可。

如确需约定签字、盖章后生效的，应保证各方当事人均在合同书上签字并加盖公章（合同章）。

5.1.3.16合同份数：

本公司留存的正本合同不少于三份。

合同签订部门一份、财务部一份，行政人力资源部存档一份。

5.1.4签订合同的工作程序

5.1.4.1签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本规定4.1条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照（有年检记录）及专业资格证书留存。

5.1.4.2销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后，根据公司统一的合同文本拟好合同条款，按合同评审程序进行评审，较大、重要及风险较高的合同，须经法律顾问评审，根据合同评审表的评审结果决定是否加盖合同专用章。

5.1.4.3除销售、采购合同以外的合同，由主管副总经理指定责任人会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同评审表，经评审后，由行政人力资源部根据合同评审表的评审结果决定是否加盖合同专用章。

5.1.4.4法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由合同签订部门依法及时办理，并约定登记费用的承担情况。

专利权、商标权转让合同等。

5.2合同的变更、解除

5.2.1在合同履行期间由于主、客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。

本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。

如不同意解除合同的，应在收到解除合同通知书之日起三个月内或合同约定的异议期限内起诉。

5.2.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

5.2.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；

5.2.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；

5.2.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

5.2.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

5.2.2.5法律规定的其他情形。

5.2.3变更或解除经济合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；

5.2.4变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。

法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；

5.2.5质量、服务问题的处理

5.2.5.1对方依据采购合同或其他提供产品、服务的合同，向公司交付产品或服务后，公司接收人员应在交接单中注明“本签收不视为对产品质量的认可”。

涉及对方提供的单据、文件资料需要签字确认的，不得直接签署姓名，必须明确签字确认的具体事项，涉及产品物资工程质量、数量、付款等重大事项，须经相关部门审核，公司相关领导批准同意，在授权范围内签字。

5.2.5.2公司在使用产品过程中（指质保期内或合同明确约定的质量异议期内），一旦发现质量问题（原则上以不符合合同中的验收标准或不能实现产品的正常使用功能为判断依据），应在三日内以邮件或邮寄的形式书面通知对方，并要求对方书面回复。

以邮件方式通知的，应保证邮件的接收人为对方的法定代表人或签署合同之人，以邮寄方式通知的，应在封皮空白处明确标注“XX产品存在质量问题”。

对方委派的有关人员维修或换货完毕，公司应出具书面的维修（换货）情况说明并要求对方人员签字确认（签名+身份证号码）。

维修（换货）两次后仍出现问题的，公司应及时行使合同解除权，向对方邮寄书面的解除合同通知书，并在封皮空白处明确标注XX号合同“解除合同通知书”。

经办人须保留快递底单及通过电脑查询的对方收件记录截屏，存入合同档案。

5.2.5.3对方提供设备或工程建设质保期满，相关部门应在质保期满前15个工作日办理质保期满验收手续。

验收应依据合同约定的全部条款、全部技术质量要求逐项进行确认。

发现与合同要求不符、无法正常使用的，应详细记录不符事项。

相关部门最迟应在质保期满前10个工作日按5.5.2方式向对方提出。

支付质保金须附相关部门在质保期满前的无质量问题验收证明文件。

5.2.5.4我方负责提供的产品或服务发现问题或顾客提出异议时，应迅速报公司相关领导、部门，依据合同本着对顾客负责、对企业信誉负责的原则妥善处理，但原则上应以口头方式回复。

首先应查验、确认问题的实际情况，合同中约定的处理方式、责任。

公司相关领导、部门据此制定处理问题的原则、方式、人员，尽可能减少对顾客、本企业造成的影响和损失。

如需以邮件、传真或其他书面方式回复的，需报相关领导审核、总经理批准授权后，方可书面回复。

5.2.5.5签字确认、发送对方的文件、资料，经办部门、主要关联部门均需留存正本原件。

5.3合同的履行

5.3.1公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。

5.3.2在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。

5.3.2.1履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的《货物托运单》、《到货确认单》，一份留存对方，一份交销售部门备查。

向对方当事人交付发票（含增值税专用发票和增值税普通发票）或收款收据时，应由对方当事人签署发票回执单。

5.3.2.2履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性台头的转账支票，不允许以现金形式支付。

5.3.3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行合同，并及时书面报主管副总经理、总经理。

5.3.3.1经营状况严重恶化；

5.3.3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

5.3.3.3丧失商业信誉；

5.3.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

5.3.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；

5.3.4.1常年合同特别是销售合同履行过程中，经办人员应定期对账，（欠款单位每年至少对一次帐）确认双方债权债务；

5.3.4.2在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

5.3.5履行建设工程施工合同时，对方提交的签证单、付款申请及各项采购单据，应经部门、公司主管领导共同确认后，在明确事项授权范围内签字。

不得未经允许直接签字，也不得只签署名字不签署确认事项。

签字的单据须一周内交本部门存档。

5.4经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

5.4.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。

5.4.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门负责人和主管副总经理，并拟定处理意见，必要时报总经理。

对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理。

5.4.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同签订、履行、纠纷的产生及协商情况，整理成书面材料连同有关证据交法律顾问，沟通协商处理。

5.5合同的日常管理

5.5.1合同管理：

本公司实行二级合同管理，公司行政人力资源部负责公司的合同归档管理，财务部负责所有经济合同的监督管理。

商务部、采购部等业务部门负责本部门的合同管理。

5.5.1.1合同编号：

销售合同由商务部负责编号，编号为B+两位年份数字+三位编号；

采购部负责采购合同编号，编号为YDCG+两位年份数字+三位编号；

其他合同由行政人力资源部负责编号，编号为YDZH+两位年份数字+三位编号。

所有非本公司合同范本的外来合同，必须填写本公司的合同编号，以便于归档管理。

5.5.1.2合同盖章时必须明确合同原件的归档时间，并据实填写合同签订登记表，行政人力资源部每月与合同签订部门确定合同原件归档情况，并将合同归档情况汇总表报财务部。

5.5.1.3各合同管理部门均应建立合同台账对合同进行管理，合同台账的内容包括经办人、签订日期、合同编号、标的额、履行情况等重要信息。

5.5.2公司的公章、合同专用章、空白合同、授权委托书由行政人力资源部专人管理。

业务人员不得携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。

合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。

5.5.3合同经办人员与本公司解除、终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司行政人力资源部和有关部门确认后方可办理有关手续。

合同经办人员与本公司解除、终止劳动关系或因其他原因发生变更的，各部门应在情况发生后一周内书面告知各有关单位（包括但不限于合同的对方当事人等）。

5.5.4非管理部门需要使用合同时，须将关键信息进行屏蔽处理后，除投标和法律顾问使用外，对外提供合同须经总经理批准。

私自对外提供合同，视同泄漏公司商业秘密。

5.6考核与奖惩

5.6.1全体员工应当严格遵守本规定，有效订立、履行合同，切实维护公司的信誉和利益。

财务部负责本规定执行情况的监督考核。

5.6.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，依据《员工手册》第56条予以奖励。

5.6.3合同经办人员出现下列情况之一，按《员工手册》处理，给公司造成损失的，依法向责任人员追偿损失：

5.6.3.1擅自不使用公司统一的合同文本，合同文本缺少主要条款、合同条款存在明显疏漏、错误，相关责任人减薪200元，部长级审核人减薪400元，副总级审核人减薪600元，总经理减薪800元。

造成损失的按员工手册处理。

5.6.3.2XX批准或超越职权签订合同；

5.6.3.3未经批准为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；

5.6.3.4合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；

5.6.3.5发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；

5.6.3.6未按要求保存合同等资料或遗失重要证据；

5.6.3.7公司履行合同的相关单据、凭证等资料（如发票、入库单、货物托运单、到货确认单等）未经对方当事人确认；

5.6.3.8应当签订书面合同而未签订书面合同。

传真合同，未及时补签合同原件；

5.6.3.9对方当事人重要信息不全导致无法追诉；

5.6.3.10未按5.5.1条规定擅自签收对方的文件资料等失职行为致使公司受到损失；

5.6.3.11未按规定设立合同管理台账、将合同归档的；

5.6.3.12其他违反本规定及公司相关规定的。

5.6.4员工在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

6形成的文件及记录

6.1销售部合同管理台账YD-GL-XZB-30-01

6.2采购部合同管理台账YD-GL-XZB-30-02

6.3财务部合同管理台账YD-GL-XZB-30-03

6.4行政人力资源部合同登记表YD-GL-XZB-30-04

6.5行政人力资源部合同未归档情况汇总表YD-GL-XZB-30-05

7附则

7.1本管理规定由行政人力资源部负责贯彻实施。

7.2本管理规定执行情况由行政人力资源部负责监督、考核。

大连益多管道有限公司

销售部合同管理台账

编号：

YD-GL-XZB-30-01

经手人

合同编号

签订日期

客户名称

合同金额

归档日期

归档情况

复印件

原件

采购部合同管理台账

YD-GL-XZB-30-02

供应商

名称

产品名称

财务部合同管理台账

合同类别：

（销售合同、采购合同、综合类合同）编号：

YD-GL-XZB-30-03

合同

金额

付款

条件

情况

归档

日期

行政人力资源部合同登记表

YD-GL-XZB-30-04

审批

单号

签订

行政人力资源部合同原件未归档情况汇总表

YD-GL-XZB-30-05

部门

应归档日期

未归档

原因