竣工档案管理工作标准Word格式.docx
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《建设工程文件归档范围和保管期限》。
5.2.2工程档案归档的主要内容为六个方面，即：
工程基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。
5.2.3工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
5.2.4不归档的文件材料包括：
1）正式施工前的草图，未定型的图纸；
2）重份文件材料和重份图纸；
3）无查考价值的临时性文件。
5.2.5工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
5.2.6归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；
底图格式必须按国家制图标准绘制完成；
蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；
所有竣工图均应加盖竣工章。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应重新绘制竣工图。
5.3工程档案的归档流程
5.3.1工作步骤
1）项目公司工程部检查、收集、汇总公司各部门在工作中形成的工程基建类文件材料，以及勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料；
2）文件分类。
可按照问题分类，或按照工程项目分类。
3）整理组卷。
遵照以下规范执行。
a）按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料；
b）修补、粘贴破损或过小的文件材料；
c）将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形；
d）打页号：
每卷单独编号，页号从1开始；
e）填写卷内文件目录——包括序号（以一份文件为单位，从1开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注。
4）案卷装订
a）拆除文件材料上的金属物；
b）全卷文字材料集中装订；
c）既有文字材料，又有图纸的案卷装订。
5）填写备案表——包括标明卷内文件的总页数，各类文件页数、照片张数，以及对案卷情况的说明，立卷人，审核人，立卷时间。
6）填写案卷封面——包括档号、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名、编制单位（案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
7）案卷进盒
8）归档验收
9）填写移交档案目录——包括顺序号；
档案号；
案卷题名；
日期；
页；
保管期限；
移交单位；
移交经手人；
接收单位；
接收人；
交接日期。
10）移交档案案卷。
5.3.2工程档案归档工作流程的相关说明
1）项目公司工程部在接到工程项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累工程文件材料的任务。
项目公司工程部工程内业负责每月定期向公司各部门收集已办理完毕的或已形成的文件材料（主要为工程基建文件），并根据文件形成的具体情况编制预立卷类目，将收集的资料按类目分别存放积累。
2）工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向项目公司工程部提交完整、准确、系统的工程档案资料。
3）工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，竣工时向项目公司工程部提交完整、准确、系统的工程档案资料，项目公司工程部再进行汇总、整理。
4）工程开工时，由项目公司综合部负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。
工程项目在竣工验收前，项目公司综合部通知城建档案馆对准备归档的工程文件进行检查、验收，由城建档案馆出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
5.4工程档案的移交办法和归档时间
5.4.1项目公司综合部必须将在建项目工程的前期报批、审批完的文件材料原件及时交给行政管理部档案管理员，由档案管理员负责日常管理，日后集中统一整理、归档、立案。
项目公司综合部因工作需要，在向城建档案馆备案时，由项目公司工程部工程内业将全套工程资料转交项目公司综合部，再由项目公司综合部送交城建档案馆。
5.4.2勘察、设计单位应在任务完成时将形成的有关工程档案整理立卷，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件的完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。
审查合格后，文件移交给建设单位。
由行政管理部档案管理人员在档案预验收前完成归档工作。
5.4.3监理单位在工程竣工前，将各自形成的工程档案整理立卷后向建设单位移交。
施工单位的工程档案在工程竣工前，由建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件的完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。
由项目公司工程部工程内业于档案预验收前完成归档工作。
5.4.4项目公司综合部于工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（除竣工决算外），相关资料由项目公司工程部工程内业统一提供。
5.4.5项目公司工程部工程内业于工程竣工验收后四个月内，向公司行政管理部档案室移交一套工程档案（除竣工决算外）。
档案移交时，项目公司工程部工程内业填写工程档案移交目录（一式两份）连同档案一起，经行政管理部档案管理人员检查、清点无误后进行移交。
交接双方应在移交目录上签字，各执一份以备查。
5.4.6项目公司工程部的综合管理文件，由项目公司工程部工程内业每月定期将文件移交给总部行政管理部档案室。
5.5工程档案的管理
5.5.1项目公司工程部工程内业根据工程档案的特点，遵循档案管理的原则和分类方法，以查找和利用方便为目的，采取必要的保护手段，对工程档案进行分类编号、编目、排架和保管工作。
5.6工程档案的借阅
5.6.1借阅的工程档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经项目公司工程部工程内业允许。
底图档案只供复制，不能借出。
如因工作需要外借，须填写《档案查阅、借阅审批表》，经审核/审批后方能借阅。
5.6.2借阅者对借阅的档案要妥善保管，要严守机密。
不得毁坏、涂改、外传或遗失。
阅后及时归还。
5.6.3外单位查阅本公司工程档案时，需经项目公司工程部负责人、行政管理部审核，项目公司分管工程领导审批，方可查阅。
5.7工程档案的鉴定、销毁
5.7.1工程档案的保管期限分为永久、长期（即等于该工程的使用寿命）、短期（即保存20年以下）。
对于超过保管期限的工程档案定期进行鉴定。
5.7.2对已失去保存价值的工程档案必须经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。
销毁时须与行政管理部档案管理员一起进行，并需双方在销毁清册上签字，以备查。
6.支持文件
6.1JT-WI-GC12《工程图纸管理作业指引》
6.2JT-WI-XZ01《档案管理作业指引》
7.相关记录
7.1JT-WI-XZ01-R06《档案借阅、查阅审批表》
7.2JT-WI-XZ01-R09《文件交接登记表》
7.3JT-WI-XZ01-R11《文件销毁申请单》
7.4附件：
《建设工程文件归档范围和保管期限》
附件：
建设工程文件归档范围和保管期限
一、工程基建文件
序号
归 档 文 件
保管期限
文件来源
提交文件时间
建设单位
城建
档案馆
一
立项文件
1
项目建议书
永久
√
战略发展部
文件形成后一周内
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
审批文件取得后一周内
3
可行性研究报告及附件
报告完成后一周内
4
可行性研究报告审批意见
文件取得后一周内
5
关于立项有关的会议纪要
纪要形成后一周内
6
专家建议文件
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
二
建设用地、征地、拆迁文件
选址申请及选址规划意见通知书、选址红线图
项目公司综合部
文件形成及通知书下发后当日
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
批准文件取得后二周内
拆迁安置意见、协议、方案等
拆迁完毕后二个月内
建设用地规划许可证及其附件、附图
取得证书后当日
划拨建设用地文件（即国有土地使用出让合同等）
国有土地使用证
三
勘察、测绘、设计文件
工程地质勘察报告
报告出来后一周内
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
建设用地钉桩通知单（书）
地形测量和拨地测量成果报告
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
初步设计图纸和说明
资料齐全后二周内
技术设计图纸和说明
8
审定设计方案通知书及审查意见
9
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
批准文件取得后一周内
10
施工图及其说明
11
设计计算书
文件完成后二周内
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
四
招投标文件
勘察招投标文件
设计管理部
招标完成后二周内
勘察承包合同
合同签订后一周内
设计招投标文件
设计承包合同
施工招投标文件
采购管理部/项目公司成本部
施工承包合同
工程监理招投标文件
监理委托合同
五
开工审批文件
建设项目列入年度计划的申报文件
申报文件形成后一周内
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
批复文件取得后一周内
规划审批申报表及报送的文件图纸
文件形成后二周内
建设工程规划许可证其附件、附图
建设工程开工审查表
文件取得后二周内
建设工程施工许可证
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
项目公司综合部、财务管理部
证书、证明等取得后三周内
工程质量监督手续（即工程质量监督委托书、工程质量监督通知书等）
六
成本文件
工程投资估算材料
短期
成本管理部
材料形成后二周内
工程设计概算材料
施工图预算材料
项目公司成本部
施工预算
七
建设、施工、监理机构及负责人
工程项目管理机构及负责人名单
项目公司工程部
资料齐全后一周内
工程项目监理机构及负责人名单
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
二、监理文件
监理管理资料
监理规划
监理单位
竣工验收前
监理实施细则
监理部总控制计划等
工程进行时
监理月报中的有关质量问题
监理会议纪要中的有关质量问题
监理工作总结（专题、阶段）
监理竣工总结
监理工作记录
工程技术文件报审表
施工测量放线报验表
施工进度计划报审表
工程物质进场报验表
工程开工/复工审批表
工程开工/复工暂停令
不合格项目通知
质量事故报告及处理意见
工程进度款报审表及支付证书
工程延期报告及审批
工程变更费用报审表
工程竣工决算审核意见书
竣工验收后
13
费用索赔报告及审批
14
合同争议、违约报告及处理意见
15
合同变更材料
16
监理抽检记录
监理通知
有关进度控制的监理通知
有关质量控制的监理通知
有关造价控制的监理通知
分包资质
分包单位资质材料
供货单位资质材料
试验等单位资质材料
竣工验收资料
单位工程竣工预验收报验单
竣工移交证书
工程质量评估报告
其他资料
工作联系单
工作变更单
三、施工文件
土建（建筑与结构）工程
施工技术准备文件
施工单位
①
施工组织设计
②
技术交底
③
图纸会审纪录
④
施工预算的编制和审查
⑤
施工日志
施工现场准备
控制网设置资料
工程定位测量资料
基槽开挖线测量资料
地基处理记录
地基钎探记录和钎探平面布点图
验槽记录和地基处理记录
桩基施工记录
试桩记录
工程图纸变更记录
设计会议会审记录
设计变更记录
工程洽商记录
施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料等试验汇总表
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料等出厂证明文件
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料等复试试验报告
预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录
施工试验记录
土壤干密度试验报告
土壤击实试验报告
砂浆（试块）抗压强度试验报告
混凝土（试块）抗压强度试验报告
混凝土抗掺试验报告
⑥
混凝土出厂合格证、复试报告
⑦
钢筋接头（焊接）试验报告
⑧
土壤、砂浆、混凝土抗渗试验报告汇总表
隐蔽工程检查记录
基础和主体结构钢筋工程
钢结构工程
防水工程
高程控制
施工记录
工程定位测量检查记录
沉降观测记录
结构吊装记录
现场施工预应力记录
工程竣工测量
新型建筑材料
施工新技术
工程质量事故处理记录
工程质量检验记录
检验批质量验收记录
基础、主体工程验收记录
幕墙工程验收记录
分部（子分部）工程质量验收记录
电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
一般施工记录
图纸变更记录
图纸会审
设计变更
工程洽商
设备、产品质量检查、安装记录
设备、产品质量合格证、质量保证书
设备装箱单、商检证和说明书、开箱报告
设备安装记录
设备试运行记录
设备明细表
电气接地电阻、绝缘电阻等测试记录
楼宇自控、监视、安装、视听等系统调试记录
变配电设备
升级会员 