行政管理守则Word文档格式.docx
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本手册旨在让员工熟悉公司的行政及其它日常运作过程中的一般行政支持服务信息。
请仔细阅读本手册并以备查考。
如有不明白之处，请向你的主管或行政部询问。
公司正处于成长和发展阶段，因此，该手册仍需完善，其内容必然将不断修改、补充。
第一章公司资源的使用与管理
公司提供的工作资源，包括场所、办公和生产设备设施、资料和文件以及工作时间等，均应合理有效地用于公司的工作。
任何不合理地使用公司资源的行为均应视为浪费公司资源，任何非工作目的而使用公司资源的行为均应视为侵占公司资源，属违纪行为。
一、外线电话
1、使用范围：
所有办公室管理人员；
2、办公室配置的办公电话由行政部统一管理。
3、办公室设有市话或长话功能的话机，要严格执行通话规定，在工作中，做到长话短说，闲话少说。
4、严禁个人私事在办公室使用信息台或长话，凡出现信息费的话机和无请示记录的长话话费，一经查明，由当事人支付，同时处予3倍罚款和做出书面检讨。
5、使用应知事项：
1）转接内部其它分机：
“拍弹簧”，加拨要转接分机号即可；
2）长途电话：
禁止直接拨出，须在号码前加“17909”，以节省费用。
二、移动电话（手机）
1、管理人员的手机号码须向公司内所有管理人员公开，并在行政部登记。
各级员工手机号码必须向其直接上级公开，手机在公司有员工加班时必须处于开机状态。
以便员工外出和特殊情况下的紧急业务联络。
2、未经本人许可和授权，任何员工不得向与业务无关的其它人公布其它管理人员的手机号码。
3、公司经理级以上人员、司机、市场部、行政部、值班人员手机要求在大多数情况下必须处于开机状态，以便能及时处理紧急或特殊情况。
三、传真
1、传真机的使用范围：
各部门对外办公需文字传送或接收的传真。
2、传真机的使用办法：
凡在使用范围内要发送的传真，由本人直接发送，并做好传真发送和接收的登记工作。
3、长途传真：
禁止直接拨出，请在号码前加“17909”，以节省费用。
4、尽量不用或少用传真机拨打长途电话。
四、计算机使用
1、计算机实行专人使用负责制，计算机专用的设备、零件、资料未经许可一律不得挪作他用，未经批准，严禁私自拆卸、更换设备。
2、计算机在使用过程中若出现各种机器故障或程序运行疑难问题，应及时请专管人员处理。
严禁胡乱重击键盘、擅自拨弄、拆卸机器。
3、任何外来光盘、软盘不得擅自装入使用，确属工作需要，须经计算机专管人员鉴定，确定无“病毒”后，方可使用。
4、做好共享文件的管理，共享文件按照公司的要求分类、存放和更新，以便查阅。
5、公司内各计算机的上网功能及时间安排由总经理根据实际工作需要安排。
如确有需要，请向主管提出请求，公司将统筹安排。
平时少量的查阅等工作，可用公用电脑上网。
严禁在公司内浏览与公司业务无关的网站和非法网站。
6、严禁一切与工作无关的文件下载和上传，严禁在工作时间内使用公司计算机玩游戏。
五、邮件使用规则
1、电子邮件的使用及处理方式在一定程度上反映沟通双方的综合素质高低。
2、电子邮件只是沟通及确认事情的一种方式、一种工具，它还需要其它沟通手段（如面对面、电话、现场沟通等）的补充和完善。
1）发电子邮件的目的是让对方收到，而不是仅仅发出邮件，发件人须对邮件的最终收到负更多的责任。
2）重要邮件必须用其它方式确认对方收到。
3）电子邮件不是推诿、扯皮的工具。
沟通双方均需要用积极的心态、正面的思考以及对团队有利的方式，本着解决问题的态度进行沟通。
3、正确确定收件人和抄送人。
一件事情的联络要有明确的期待其回复的收件人，尽量避免使用多个收件人。
抄送人可以是多个人。
重要邮件的抄送人必须包含沟通双方或一方的直接上级，以便其能了解事情的进展并在适当时候添加相应的意见或建议。
4、收件人须对邮件高度注意和负责回复和转发至相关人员，即便是与自己无关的事，也不能不管不问，须在转发邮件的同时向双方介绍适当的联络人。
5、重要通知类邮件收件人须对邮件高度注意并以适当方式反馈。
表示自己已经收到邮件，如简短回复“收到，谢谢”之类。
6、及时回复。
对于有一定时间才能给发件人准确回复的邮件，必须及时给出全面准确回复的时间，并表明收到邮件让对方知悉之意。
7、对于间隔时间较长（超过一周）的通知类邮件，须在事件到来之前提前2至3天再次提醒。
8、邮件必须有恰当的主题，以便收件人对邮件进行分类存档，并在一定时间范围内检索和调用。
9、邮件的附件必须有恰当的文件名，文件名最好能反映内容和作成时间、版本等基本要素，以便收件人以后进行分类存档，并在一定时间范围内检索和调用。
对于有关公司商业秘密或敏感的报表，须对文件加密，并用其他方式向收件人沟通密码，密码长度要大于等于6位字母或数字。
10、由于公司的邮箱服务器空间资源有限，每位使用者也有相应的空间限制，请不要接收和发送与公司业务无关的大文件（照片、PDF文件等），以免邮箱爆满而不能正常工作。
11、公司业务应使用公司邮箱，这是保密和防病毒侵害的需要，也是公司纪律的需要。
公共免费邮箱无法做到这一点，请格外注意。
12、因网络、服务器故障等原因未发出的邮件及暂存发件箱内的邮件要及时处理，防止过时的信息发出。
六、
复印与打印
1、复印机、打印机由行政部负责管理，严禁使用易燃易爆、腐蚀、潮湿的物品搁置在仪器设备上。
2、每位管理人员均获得由行政部门发的复印密码，请妥善保管。
行政部将不定期公布各部门的复印数量记录。
请各位员工自行控制，注意节约。
3、非本单位人员不经行政部批准不得擅自使用复印机、打印机。
4、要爱护复印机，开机15分钟机器预热后方可使用。
5、复印机、打印机日常维护、设备维修由行政部或采购部负责人直接联系厂家。
不得擅自拆、修。
6、复印机、打印耗材由各部门到仓库领取。
7、不准用非复印纸进行复印。
8、使用打印机时，必须使用打印预览确认打印内容，减少和避免不必要的打印。
9、值班人员下班前要关好复印机、打印机。
七、车辆使用须知
1、公司实行用车审批制，其权限为：
a）财务部，由凌洁审批；
b）物料计划部，由李维娇或贺宏博审批；
c）市场部，李成河审批；
d）事业部及其它职能部门，由部门经理审核后，交行政部批准；
e）如部门经理不在公司的情况下，由行政部或总经理批准。
f）部门经理，由总经理批准；
特殊情况下，由行政部其它负责人电话请示后批准派车。
2、申请使用车辆人员需提前1天以上申请（特殊情况除外），以便合理有效安排。
3、如没写派车单，又没有知会行政部负责人的情况下，司机有权拒绝派车。
4、司机对车辆和交通安全负主要责任。
用车人员不得以任何理由要求司机开快车、改变路线、超车、改变车道等。
八、公用设备设施管理
1、公司的水电设施、空调、门窗、玻璃、固定电话及其它各项设施、设备等均由公司统一配置，是公司公共财产，各位应妥善使用和保管。
2、保证使用的公用设施、设备的完好，行政部不定期对公用设施、设备进行清点检查和修理。
如发现设施设备有损坏、丢失等现象，请及时到行政部登记报修。
人为损坏要照价赔偿，相关责任人须自行承担维修、更换费用。
3、值班人员下班前必须关好公用设备设施。
九、资料备份
为防止计算机病毒侵袭和计算机系统意外，各管理人员须不定期（要求至少每月备份一次，最长时间不超过三个月一次）将个人电脑内的资料备份到服务器，以免丢失。
公司要求加密的资料和文件须加8位数以上的密码后备份。
对外联络的电子邮件要按同样要求和周期进行导出并备份。
一十、公司财产的保护
保护公司财产是每个员工的责任和义务，任何损坏公司财产的行为均应视情节和责任予以赔偿。
公司财产包括公司的房屋及其附属设施、办公室家具、办公设施、卫生设备、公用设施、公司为员工配备的工作设备以及图纸、资料、记录、合同、商业资料、受控资料、与公司业务有关的电子文挡等无形资产。
下列行为均为违纪行为：
1、盗窃或损坏公司财产（含无形资产）；
2、未按规定的使用方法使用公司财产；
3、发现故障后继续使用公司财产；
4、发现公司财产损坏后未及时报告；
5、发现公司财产将受到损失而未采取适当的保全措施；
6、其它导致或可能导致公司财产蒙受损失的不当行为。
第二章公司行政服务与管理
一、信件收发管理
1、一般情况下，所有信件由前台统一接收及发放。
法律文书等相关文件必须由公司总经理签收。
2、如属于私人信件，由前台发给本人，其余信件统一送到总经理办公室。
二、办公室值班管理
1、值班人员：
公司指定人员。
2、值班主要责任：
避免意外情况发生，检查门、窗、空调、水、电、鱼，维护生产纪律及生产安全，值班当天情况处理。
3、值班人员需认真填写值班检查表，行政部对值班情况进行监督。
三、区域门禁管理和其他控制规定
1、公司重点区域有特殊的控制要求，进出人员也有所控制，请各位员工配合。
2、未经总经理许可，任何员工不得对公司内的设备、测试仪器、重要资料进行照相、录影操作，否则将受到最严厉的处罚。
严重违反商业道德者，须承担法律责任。
四、维修与维护
行政部负责对公司的设备设施进行保养、维修。
空压机开关与维护由行政部统一协调管理，XX人员不得擅自开关和使用。
五、电梯使用
1、乘坐电梯人员上下只可按到达楼层按扭，严禁将每层楼按键打开、卡住电梯门及用脚踢门。
2、注意环境卫生，严禁在电梯内乱涂乱画、张贴广告、乱丢垃圾、随地吐痰、小便及其它不道德行为。
3、爱护公共设施、系统设施，保证电梯正常运转。
4、如违反以上几条，除损坏人必须赔偿损坏物外，公司将给予一定的经济处罚。
六、工作环境的维护
良好的工作环境是公司正常工作所必需的，公司要求全体员工共同维护公司的工作环境。
禁止下列行为：
1、在公司内随意丢弃垃圾；
2、在工作区内和非指定区域内吸烟；
3、使用卫生设备后未及时冲洗；
4、其它破坏公共卫生的行为。
第三章员工行为有关的管理
一、对员工的一般要求
1、团队精神：
公司发展目标实现，有赖于公司全体员工的共同努力。
2、工作环境：
良好的工作生活环境是企业正常运作所必需的，员工应保持办公室的整洁和秩序，并应爱护所有的办公设施、生产设施和生活设施。
3、工作态度：
员工应按下列要求对待工作。
主动工作，勇于负责；
礼貌待人，精诚合作；
讲究效率，遵守时间；
节约资源，爱护公物；
努力学习，主动交流；
遵守制度，服从上级。
4、遵守公司所有的规章制度。
5、遵守国家的法律法规和政府的行政法规。
二、仪容和着装要求
1、员工着装应整洁、大方，并与其所从事的工作相适应。
2、生产人员应按生产需要穿着统一的工作服装。
3、员工不得穿着无领或无袖上装，下装应穿长裤或裙子，不得穿凉鞋或拖鞋。
4、管理人员工衣公司免费发放，离职时须退回人事部，方能办理离职。
5、在生产作业区域和仓库区域，有客户、重要客人来访时所有员工（含管理人员）均须穿戴工作服和必要的其它装束，如工帽、工鞋、除静电服等。
三、名片
1、因工作的需要，经其主管经理批准，可以印制名片。
2、名片上的职务和职称，由批准人确认，人事部复核。
3、名片的版式由公司统一设计。
4、印制工作由前台按照公司的有关规定办理。
四、工作纪律
1、未经批准或无正当理由而离开工作岗位；
2、非工作需要，在工作时间饮用含酒精饮料；
3、在工作时间睡觉；
4、在工作时间阅读与工作无直接关系的报刊、杂志和书籍；
5、在工作时间进行未经批准的娱乐活动；
6、无正当理由而进入他人的工作区域并影响其工作；
7、在工作时间聚众讨论与工作无关的事；
8、盗窃或损坏他人财物；
9、其它破坏工作环境及环境卫生的行为。
第四章出入厂管理制度
为确保公司财物安全，使出入公司人员、车辆、物品管理有序，维护公司利益，特制定本制度。
一、公司员工
1、公司所有人员进出厂区必须佩戴厂牌，未办理入职手续的试工人员凭《试工单》进出。
2、员工未佩戴厂证或《试工单》时，保安需查明身份及履行登记手续后方可进入；
3、迟到、早退者或请假者，须打出勤或退勤卡进出；
4、请假者凭《请假单》、因公外出人员凭《外出单》进出厂区；
5、员工进入车间限在上班时间内，节假日或下班后禁止员工进入车间；
6、员工夜间加班或节日加班时，出入必须遵守以上规定。
7、员工不得在上班时间内会客，特殊情况须经部门经理/主管核准。
8、保安每月需将“请假单、外出单”送行政部备查。
二、来访人员
1、因公来访客户、重要客人，保安需立即联系办公室相关人员或前台文员，由办公室相关人员到楼下迎接；
访谈结束后，由相关人员陪同至大门口。
2、其余因公来访人员，须先向保安说明来访目的，准许进入者请先登记，再领取“访客证”方能入内，事后必须退回“访客证”方能出厂。
3、所有来访人员由前台文员统一接待，安排到会议室，联系相关人员。
4、来宾出入厂区时，保安须检查其随身携带的物品，严禁携带危险物品进入。
5、严禁外界推销人员或小贩进入厂内。
6、保安每月需将“来访人员登记表”送行政部备查。
三、车辆
1、机动车驶进大门时，应即熄火（严禁在厂区内行驶），整齐排放在停车场。
2、运送货品的机动车辆可慢行进入厂区卸货。
须载物品出厂者亦同。
3、车辆进入时，需接受检查及办理入厂手续，停靠在指定位置。
4、车辆出厂时，不论外单位人员或员工车辆均需停车接受检查，若载有物品时，需凭“物品放行条或货物出厂纸”放行。
没有“物品放行单或货物出厂纸”不得载运任何物品出厂。
5、本厂车辆出厂时，需凭“派车单”放行。
四、物品
1、公司物品（包括成品、材料、废料等）出厂时均需办理“货物出厂纸”；
2、员工私人物品、工具等出厂时均需办理“物品放行条”；
3、保安需仔细核对“物品放行条或货物出厂纸”的记载是否实物相符；
4、外来工程人员携带的工具、机器、物品等，应于进厂时先行登记，出厂时凭登记单核对无误后出厂；
5、物品进厂时，保安需详细检查，如有危险品、易燃品、凶器等，禁止进厂并报告上级处理；
6、保安每月需将“物品放行条或货物出厂纸”送行政部备查。
五、附则
1、违反上述规定的人员和车辆，视情节轻重，给予50～500元罚款，并对所属责任部门作出相应处罚。
2、任何人员未经公司领导批准者禁止携带照相机、摄影机进入公司，不得逾越指定准许摄影的范围。
第五章监控系统控制室管理制度
监控系统是公司日常安全保卫工作的重要设备。
为了保证各项工作的顺利开展，特对监控设备的使用管理做如下规定：
1、监控室设备及功能室终端设备均属专用设备，任何人不得随意拆卸、改动。
如有人为损坏，则按情节予以赔偿。
技术防范系统的设置须有专人负责，外来人员参观或调阅有关资料及相关录像必须经总经理批准。
2、监控设备由专人管理使用，负责日常管理，对厂区实行24小时全天候监控录像。
其它人员不能随意使用操作。
机房重地，无关人员未经许可不得入内。
3、监控系统由专人管理人员应定期对监控设备及软件系统进行维护和保养，发现问题及时处理，必要时应与厂家联系解决办法。
每月至少进行一次各类设备及信号的彻底检查，并做好记录。
如不正常应查明原因并及时处理。
4、不准随意在监控器系统中安装无关程序，不准删除系统中的任一程序，不准改动系统预先设置的参数。
5、爱护监控系统所有设备，保持经常性的室内清洁卫生及主机防护设置的除尘，定时进行清洁工作。
6、管理人员要随时对主机和监测设备进行检查，确保系统安全运行；
如发现监控系统运行当中出现错误，应退出后再按照说明重新启动，并进行登记备案。
7、录像记录保存半月，半月后检查数据，清除无效记录。
第六章公章管理制度
公章是公司进行公务活动、行使职权的重要标志。
为提高工作效率并确保公章的正确、规范使用，特制定本制度：
一、公章使用规定
1、以公司名义上报、外送、下发的文件、资料、报表、合同等，如果对应方是政府部门、公司客户或关键供应商，必须取得总经理签字批准或口头、邮件、电话批准后方可加盖公章，盖章后需办理登记手续。
未经总经理直接签字批准而急须加盖公章的重要文件，可先盖章并需复印或扫描存档，供补充确认；
如果对应方是一般供应商或其他合作方，则可由部门经理或行政部严格审核，符合要求后加盖公章并办理登记手续。
2、因工作需要须将公章携带外出使用时，须经部门经理以上人员批准，用完后须立即归还。
二、公章使用注意事项
1、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。
如遇特殊情况，必须经总经理同意。
2、总经理出差在外时，员工可以预知的需加盖公章的文件，可通过邮件或电话上报给总经理，以获得总经理邮件或口头批准。
3、对加盖公章的资料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。
4、公章由行政部统一管理，管理人员必须认真负责，秉公办事，并妥善保管公章，不得随意乱放。
没有总经理及相关负责人的批准，不得随意盖章。
下班时间和节假日期间应采取防盗措施。
第七章厂牌管理制度
为建立企业形象，并配合人事管理需要，增进员工互相了解，由行政部门制发员工厂牌。
一、厂牌的发放、更换及补发
1、新进入员入职时需交照片给行政部办理厂牌。
2、厂牌若遗失或损坏应及时到行政部补办。
遗失厂牌应缴工本费5元，若需要补办IC卡则应另外缴交IC卡工本费10元。
二、厂牌的使用、检查
1、厂牌作为出入厂区及宿舍之识别用，不得作为其它身份证明；
2、在办公场所及厂区范围内，应按规定佩戴厂牌以资识别；
3、组长（含）以上人员厂牌一律佩戴在胸前，员工厂牌一律佩戴在上衣左胸指定位置上，不得挂于腰际或以其外衣遮盖，违者以未佩厂牌处理。
4、厂牌不得转借他人；
5、离职时，应将厂牌交还行政部注销；
6、各部门主管应督促员工佩戴厂牌，并由行政部负责追踪考核工作，未佩戴者每次罚款10元；
7、保安人员必须履行好检查的职责，凡未佩戴厂牌者一律拒绝进入，检查结果应上报行政部作相关处理。
第八章保密制度
为了维护公司利益，防范企业危机，规范员工保密行为，特制订本制度；
全体员工必须严格遵守，违者必究。
一、全体员工都有保守公司秘密的义务。
在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。
二、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。
公司秘密包括下列秘密事项：
1、个人或集体做出的任何研制、发明、发现、改进及创新的全部细节；
2、业务、经营状况、库存状况、资产、订单、价格信息等情报资料及文件；
3、工艺诀窍、工艺资料、品质资料、市场资料、客户资料、员工个人信息等（含材料使用、客户及公司图纸、作业指导书、检验报告、业务合同、内部会议记录等所有内部文件）；
4、有关业务、资产数额及商业销售的有关资料；
5、个人、公司及公司内其它人的工资、福利等收入状况，材料、成品价格信息及其它财务信息；
6、上述所有文件、资料的正本、副本及电子档。
三、未经批准，任何人不得将客户资料、合作协议等复印、抄录、私自摘录，然后传给他人，包括口头转述给他人。
四、未经批准，任何人不得将公司的文件、内部资料，携带外地、复印、转抄或外借他人。
五、在与客户或他人交往交谈中，谈话如果涉及保密事项，或他人向自己询问、打听本企业的商业秘密时，学会婉拒或保持沉默，防止口头泄密。
六、严守职业操守，自觉不要向其他员工窥探或打听非本人工作职责内的公司机密。
七、会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、经营策略、经营规划以及有争议的问题。
会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。
八、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。
接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。
九、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。
如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。
一十、员工发现公司商业秘密被泄露或者因自己过失泄露商业秘密，应当采取有效措施防止泄密进一步扩大，并及时向总经理报告。
一十一、员工调职或离职时，必须将自己保管的秘密文件、资料、档案或其他东西，按规定移交给公司相关负责人或总经理，不得随意移交给其他人员。
一十二、公司有权依据上述制度对员工进行检查，并且对员工违反制度的行为进行处罚，造成公司重大损失的，应负赔偿责任。
如情节严重者，应承担相应的法律责任。
第九章宿舍管理制度
一、目的
为了加强公司集体宿舍管理，共创安全、文明、整洁的集体生活环境，特特定本制度。
二、管理组织及职责
1、公司成立宿舍管理委员会，由各生产部推选代表组成，负责公司全部宿舍的相关管理事务，公司行政人事部协管。
2、宿管会工作职责：
1）协同行政人事部每月不定期对宿舍进行突击检查；
2）评选月度优秀宿舍；
3）负责对宿舍各项管理事务的监督及实施（包括卫生、安全、消防、日常事务等）；
4）定期参加宿管会管理会议，对公司宿舍管理需进一步完善的方面提出建议和改进措施，并对宿舍存在的问题进行后续的跟进和监控。
3、行政人事部工作职责：
1）组织及监督宿管会对公司宿舍的各项管理工作，定期对宿舍进行突击检查；
2）定期组织及主持宿管会管理会议的召开，对会议决议进行后续监督及实施等；
3）制定公司宿舍管理制度及其他相关规章条例等；
4）负责对宿舍固定资产的盘点及日常管理等；
5）对宿舍管理中存在的重大问题及相关解决措施等及时上报公司领导；
6）执行宿舍会的奖惩决议。
三、管理细则
1、宿舍成员应积极支持宿管会的工作，凡是对宿管会正确的管理行为进行恶意谩骂或动手打人等暴力行为者，除立即取消其住宿资格外，并给予严肃的行政处理。
2、住宿人员应自觉维护宿舍区域的环境安静，晚间返回宿舍不得晚于24：
00。
3、每宿舍应由住宿成员轮流进行卫生值日，保持室内清洁卫生，注意通风。
4、宿舍卫生做到“四净”、“六无”。
“四净”即地面、墙壁、门窗、玻璃等每天擦洗干净；
“六无”即无灰尘、无痰迹、无水迹、无纸屑、无果壳、无异味。
5、床上摆放的被、褥、枕头和枕巾要做到“三齐”：
即：
每天被褥叠放整齐、床单拉平整齐、枕头摆放整齐。
放置的其他个人物品须保持整齐有度，不乱放、乱扔。
6、保持墙壁清洁，做到
升级会员 