邮件管理系统Word文档格式.docx
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单击域名管理进入域名管理界面，可以看到域名管理包括域名列表，域管理员列表和新建域管理员.在域名列表中显示按字母和数字排列顺序的域名.和该邮件域下的用户数,用户别名，容量,创建日期，终止日期等信息如（图3—3）。
（图3-3）
2.1.1如何新建域管理员
点击新建域管理员将在列表中看到所拥有的邮件用户,点击用户列表上的修改,如（图3—4）。
（图3—4）
点击修改将出现如（图3—5）
（图3-5）
你可以给该账号设置管理权让他属于邮件域的管理员，然后点击“修改并保存”。
新建邮件域管理员账号完成。
2.2用户管理
点击左侧导航栏菜单“用户列表将会出现以下，如（图3-6）。
（图3—6）
在这里可以看到该邮件域的域名，邮件用户名，用户数配额,已分配的邮件用户数,剩余的邮件用户数，和域空间的配额.同时你可以点击管理对邮件账号进行删除，和对邮件信息进行修改。
2。
1如何新建用户邮件账号
点击左侧导航栏菜单“新建用户"
，如（图3-7）。
（图3—7）
输入用户名（若公司有多个域名请在用户名右栏中选择正确的域名）,密码、用户的名字等相应的个人资料及邮箱空间和网络盘的大小，设定相应限制条件，选择账号使用者所在的部门，最后单击“保存”按钮，即可创建相应的邮箱。
以此类推，创建其它相应的邮箱账号。
2.2.2如何设置用户访问权限
点击访问权限，如（图3—8）。
（图3—8）
在这里我们可以对该账号的访问权限进行严格的设置,共有五项限制策略，下面分别来进行说明。
第一项:
该用户是否通过验证后向外部发邮件的权限，不勾选账号的使用者只能收发本公司邮件域的邮件,勾选为拥有向外部邮件域发送邮件的权限
第二项：
设置该账号的使用者是否拥有收取邮件域邮件的权限，勾选“pop收取邮件权限"
收取邮件的权限。
点击“提交数据”即可.
第三项：
imap访问权限,该选项是指客户端是否在客户端做的改变都会同步回服务器（在网络连接正常的时候），
第四项：
限制该账号的使用者是否能使用webmail客户端界面，勾选“允许使用webmail界面"
，然点击“保存"
即可.
第五项:
是否进行短信提醒，当邮件用户开通短信提醒功能后，收到邮件会以手机短信的方式进行提醒。
然后点击“保存”。
2.2.3如何设置邮件监控
邮件监控的设置是指是否对该邮件用户发出的邮件和接受的邮件进行监控，当你需要监控的时候，你只要勾选然后将监控邮件的邮件发送到下面指定的邮件地址，点击“保存”。
就可以对选择的邮件进行监控。
如（图3—9）所示.
（图3—9）
2.2.4如何删除邮件账号
点击用户列表,用户列表将出现下（图3-10）：
（图3—10）
在这个界面上我们可以看到每个账号的详细信息包括：
序号用户名、邮件地址及其所在的邮件域、空间大小、网络盘大小、账号的状态以及这个账号所创建的时间。
在这里删除账号有两种方法:
1、直接单击所要删除账号后面对应的“删除”按钮。
2、勾选要删除的账号,单击页面左下角的“删除”按钮。
5如何设置滞用用户
滞用用户就是贵公司员工长期没有使用的邮件账户.点击“滞用用户”如下（图3-11）所示.
（图3—11）
2.2。
6如何创建别名
在这个图中我们可以看到,所建立的别名列表，包括序号、别名、转发地址、所在域和最后修改时间等相关信息，点击左侧导航栏菜单“用户别名”，即可为你的邮件系统建立一个别名邮件地址,发往该别名地址的邮件将会自动转发到你指定的邮件地址。
如图（3—12）
（图3-12）
在（图3-12）中,在“创建别名”输入你要建立的别名邮件地址名称，“转到”处输入你要转发的邮件地址,然后单击“新建别名”,即完成创建，如（图3—13）.
（图3-13）
小贴士：
一般情况下，当A员工离职后管理员会删除其企业邮箱，但与A员工存在联系的客户可能仍将信件发往已删除的邮箱，这时,管理员可以新建别名，将A员工的邮件地址转到代替他的B员工的邮箱即可实现企业业务的无缝衔接.
7如何删除别名
点击“用户别名"
将出现下（图3—14）：
（图3-14）
在这个图中我们可以看到，所建立的别名列表，包括序号、别名、转发地址、所在域和最后修改时间等相关信息，在这里可以进行修改和删除别名等相关操作。
如果要删除别名信息，只需在勾选图中相应别名地址，进入如（图3—15）所示画面,然后输入要更改信息，单击修改即可。
（图3—15）
8用户数据的导入与导出
点击右侧导航栏“导入导出”可以将你的邮件用户账号和设置导入和导出.注：
必须正确选择文件的编码格式，否则将操作失败！
MAILGOAD服务器支持导入的文件不能超过50M,所导出的文件用户名是小写.当你所导出文件的邮件账号密码为空的时候，你可以给你的邮件账号设置密码（密码区分大小写,密码符合复杂性要求，必须6—16个字母，不支持空格），当你要导出的的邮件用户邮箱空间为空的时候,还可以设置邮件空间配额，如（图3-16）。
（图3-16）
当你想导出数据数据的时候。
点击导入导出模块的“用户导出”可以将你邮件服务器上的邮箱账号和基本设置导出,提高工作效率，如（图3—17）。
（图3—17）
2.3设置群组管理
在导航栏点击“群组管理”会出现部门/组的设置画面,在这里我们可以查看已经设置好的部门或组并能对其进行修改和删除操作。
如（图3—18）所示：
（图3—18）
3.1如何修改群组
可以添加新的部门和组，如（图3-19）所示，点击组名所对应的“修改”.
（图3-19）
按钮可以修改该组的组名、排序号、上一级群组及备注,然后点击“保存”即可。
3.2如何删除部门或组
在（图3—20）打勾选中部门或组名点击“删除”按钮，即可把该部门或组从系统中删除。
（图3-20）
2.3.3如何添加部门或组
在群组管理中点击“新建群组”按钮，会出现下图画面，如（图3—21）所示:
（图3-21）
在图中填写要创建的部门或组名，填写该组的排序号，选择该组的上一级群组，然后点击“保存”按钮即可成功添加。
2.3.4如何设置“公共联系人"
在导航栏点击“公共联系人”会出现一张公共联系人列表的画面（这张表的内容会出现在这个邮件域里所有账号的公共通讯录里），如（图3—22）：
在这里可以执行“添加"
、“删除”、“修改”等操作，另外还可以对该表执行导入，导出。
（图3-22）
2.3。
5如何修改联系人中邮件地址的信息
在上（图3-22）点击要修改的联系人所对应的“修改"
按钮,会弹出该联系人的信息，如（图3—23）所示，在这里我们可以对该联系人的信息进行修改，修改完成后点击图中的“修改”按钮即可修改成功。
（图3-23）
4如何设置邮件管理
在导航栏点击“邮件监控"
。
会出现如下界面如（图3-24）,这里我们可以设置对整个邮件域或单个邮件地址进行收邮件或是发邮件的监控。
（图3-24）
4。
1如何对整个邮件域的账号进行监控
在邮件功能点击“添加被监控的域”按钮，会出现如下界面如（图3—25）
（图3-25）
在这里我们可以很直观的看到“被监控域"
是“it3h1。
com”，这代表要监控整个邮件域里的账号，在“监控账号”对应的下拉框中选择监控账号,选择勾选“发件监控"
或“收件监控”，点击“保存"
按钮即设置成功。
4.2如何对某个账号进行监控
在（图3—25）点击“添加被监控账号"
按钮，会出现如下界面如（图3-26）
（图3—26）
点击要设置的被监控账号所对应的“添加监控”按钮，在这里我们可以很直观的看到“被监控账号”是“admin@”，在“监控账号”对应的下拉框中选择由哪个账号来监控admin＠这个账号的收发邮件情况,然后选择勾选“发件监控”或“收件监控”，点击“保存”按钮即设置成功。
2.4。
3如何设置反垃圾邮件
垃圾邮件的设置包含两项：
第一项是黑名单设置,可以通过将某些邮件地址或某些邮件域添加到黑名单的方式来使服务器拒绝接收其发送过来的邮件；
当然垃圾邮件顾虑是一把双刃剑，垃圾邮件顾虑级别越高，那么正常的邮件被服务器误认为垃圾邮件给过滤掉的可能性也越大。
那么这时我们可以通过另一项即白名单的设置即将某些邮件地址或某些邮件域添加到信任区,这样这些邮件地址或邮件域发送过来的邮件服务器不进行垃圾邮件过滤直接接收，这样就即能高效的过滤垃圾邮件又能防止对正常邮件的误判。
4如何设置黑名单
在导航栏点击“反垃圾邮件”默认会出现黑名单设置画面如下（图3—27）所示。
在图中的“邮箱地址或域名"
对应的文本框里填写要拒绝接收的邮件地址或域名，填写备注后点击“添加到黑名单”即可成功设置.另外在这里我还可以看到之前设置的要过滤的邮件地址和域名并可以对其进行删除操作。
（图3—27）
2.4.5如何设置白名单
在（图3-27）中点击“白名单设置"
，会出现白名单设置画面,如（图3—28）所示，设置方法跟黑名单设置相类似.
（图3-28）
2.5参数设置
5.1如何修改欢迎信
在导航栏点击“修改界面”会出现修改界面的画面,如图（图3-29）所示。
在图中填写要修改的主题和内容点击“保存"
按钮即可成功修改。
（图3-29）
2.5.2如何修改管理员密码
在导航栏点击“修改密码”会出先密码修改界面如（图3-30）所示。
在图中两个文本框中写入要修稿的密码点击“保存"
按钮即可。
（图3—30）
注：
密码区分大小写，6-16个字符。
2.5.3查看系统信息
在导航栏点击“系统信息"
可以看到邮件系统所使用的配额，如CPU型号，cpu频率，内存,虚拟内存，邮件空间的容量，邮件已使用的空间，邮件使用率等等，如（图3—31）。
（图3-31）
2.5。
4优化数据库
在导航栏点击“优化数据库”将会出现数据库优化成功的画面，如（图3-32）所示：
（图3—32）
2.6如何查看日志
察看日志功能可以为管理员提供操作的历史信息,以便于管理员察看历史的操作，建立了哪些邮箱，什么时间建立的，邮箱的名称是什么及一些相关的信息，点击左侧导航菜单“查看日志”就会弹出相关信息画面，如（图3-33）。
有了这些日志信息，给管理员的维护提供了方便，察看相关记录提供了历史依据。
（图3-33）
3、如何使用邮件客户端系统
3。
1邮件客户端系统所包含的功能摘要如下：
✧提供多语言支持、SSL加密传输方式的Web访问；
✧OUTLOOK、FOXMAIL等客户端软件收发邮件；
✧收取、发送、抄送内部、外部邮件；
✧显示邮件状态、附件、主题、发件人（包括姓名和邮箱地址）、日期、大小；
显示邮件原文;
✧多附件邮件发送，收件地址可直接在发信页面或者地址簿页面，点选地址簿中的文件夹、群组发送或点击单个地址发送；
✧转发，并且可对原件的附件进行增加、删除操作；
✧回复信件、删除信件；
✧邮件通讯录管理：
个人、地址信息一览、添加文件夹、组织地址、编辑、删除、复制、转移、发送信件等操作；
✧发邮件后，选择是否把已发送邮件存放在已发送邮件箱;
✧可撰写、预览、编辑、保存信件；
✧发信时可保存副本，可设置签名档；
✧显示邮箱状况列表；
✧按邮件接收日期查找邮件;
✧提供帮助信息；
✧支持在线修改密码；
✧设置用户使用Web方式访问的参数；
✧设置个人资料，其中的姓名设置与客户端设置别名一样，可在信件地址信息中标记出；
✧过滤器管理:
新建、删除、更新过滤器。
可多个过滤器联合作用，多种动作规则，动作包括：
自动删除垃圾邮件；
2如何通过客户端登陆到邮件系统
3.2。
1如何以WEB方式登录
在地址栏输入http：
//域名/或http：
//IP/webmail如河辰公司试用邮箱地址为：
http：
//,将出现如下登录界面，如图（图3-34）：
（图3-34）
正确输入用户名和密码进入邮箱界面,如（图3—35），界面左侧列表为栏目导航区，右侧为内容显示区。
（图3—35）
栏目导航区
屏幕左侧所显示的列表即为栏目导航区.所列的是您的收件箱、草稿,已发邮件箱、已删除邮件和垃圾邮件，我的文件夹的栏目，可通过直接点击栏目的方式来选择显示。
内容编辑区
屏幕右侧为内容编辑区，显示您在栏目导航区选择的栏目内容。
您可在此区域进行编写、删除、发送邮件等具体操作。
3.2.2如何收邮件
进入MAILGARD佑友邮件系统web页面后，在栏目导航区点击“收邮件”按钮或点击“收件箱”，屏幕右方就会出现您电子邮箱中所有收到的邮件及其相关信息的列表,显示的信息包括：
状态、发件人、标题、日期和大小等，如图（图3—36）
（图3-36）
3.2。
3如何阅读邮件
点击列表中的发件人邮件地址或标题，即可查看该邮件的详细内容，包括：
发件人、收件人、日期、主题、正文和附件列表。
同时，还提供针对当前邮件的操作，如（图3—37）所示.
（图3-37）
返回：
返回到（图3—37）的邮件列表。
回复：
自动进入邮件发送页面,并自动填写收件人、主题及部分正文。
回复所有人：
如果原邮件发送给多个用户，并且您希望给发件人和所有收件人回信，使用此功能。
转发：
把当前邮件转发给其他人，自动进入邮件发送页面。
移动：
将你收到的邮件移动到垃圾邮件箱或已删除邮箱。
删除：
删除此邮件。
转换：
是将因编码不同而导致的乱码的邮件正文转换成正常。
更多：
在这个选项中你可以选择查看该邮件的邮件头,邮件。
和该邮件使用哪种编码格式.
2.4如何发邮件
点击（图3—37）中栏目导航区的“写邮件”按钮，即可进入发送邮件页面,如（图3-38）.发邮件时,您必须填写“收件人"
的邮件地址。
此外，还需填写邮件主题、邮件正文等，如果有附件可加入附件，您还可以决定是否抄送或密送给其他人。
点击“设置”则在收件人阅读信件时要求其回执给您以确认该邮件已经收到，不过此功能仅限于支持回执功能的邮件客户端；
您还可以定义邮件发送的优先级，高优先级的邮件将被服务器优先发送。
（图3-38）
如何填写收件人地址
您可以直接在“收件人”后面的文本框中输入电子邮箱地址,也可以点击右侧通讯录中的联系人自动添加。
您可以填选多个收件人地址,用“,"
分隔。
“抄送”和“暗送”的填写方法同上。
如何添加附件
点击“浏览"
按钮，在下拉窗口单击“浏览"
，从打开的窗口中选择您需要发送的文件。
选中文件后,点击打开，然后点击“增加”上传,即可将该文件加入“附件列表”中。
如果附件列表中有您误选的附件，您可以选中它，点击“删除"
按钮将其删除。
考虑到网络的传输速度，我们把单个附件的大小限制在25MB以内。
在做完了新邮件的编辑工作后，您可以选择：
发送：
把新邮件发送给收件人，系统将告诉您发送是否完成。
保存：
您可以把新邮件暂时存放在草稿箱中，以后再编辑、发送.
5如何管理webmail邮箱
MAILGARD佑友邮件系统为您缺省设置的我的文件夹有收件箱、草稿箱、已发邮件箱，已删除邮件箱,垃圾箱和新建文件夹共六项栏目。
点击在导航栏中的栏目，即可展开系统的所有缺省邮件夹；
如（图3-39）。
（图3-39）
邮箱管理页面包括系统邮箱部分，包括：
收件箱、草稿箱、已发邮件箱，已删除邮件箱,垃圾箱和新建文件夹等的列表（包括邮件总数、新邮件数和空间使用情况等）.
下面，我们分别介绍每个部分功能：
✧收件箱
该邮件夹存放您收到的邮件，系统会显示有几封邮件没有阅读,并显示邮件的各种属性，如发件人地址、主题、日期和邮件的大小.同时您可以把某封邮件“删除”、“移动”到其它的文件夹。
✧发件箱
用来备份您已发出的邮件。
如果您在发信时勾选了“发件箱”一栏（系统默认勾选），会在您发邮件时保存一份副本到您的发件箱中。
✧草稿箱
用来存放您未写完的信件（在写邮件时用户可以保存邮件,将其放到草稿箱）,以后有需要时可以从草稿箱中调出来继续编辑和发送。
✧垃圾箱
存放用户已删除的信件。
当您删除一封邮件的时候,该邮件会自动转移到垃圾箱中，等待用户的进一步处理。
如果是误删除,用户还可以在此恢复和直接查看其内容.如果用户想删除该邮件，可点击删除。
同时您也可以把信件“移动”到其它的文件夹。
✧我的文件夹
除系统默认邮箱外，您还可以建立符合自身需求的文件夹，还有助于大大提高您的工作效率。
创建我的文件夹的方法有两种：
（1）在（图3-39）中直接在“我的文件夹”后的文本框中写入要定义的文件名点击创建即可.
（2）点击导航栏后面的“+"
号，系统会弹出对话框，如（图3—40）:
（图3-40）
在文本框中输入要定义文件夹名字，点击“确定”即可。
2.6通讯录
“通讯录”包含了私有联系人和全部联系人群组的列表,展开“通讯录"
可以看到两个子选项：
全部联系人,私有联系人群组。
如（图3—41）
（图3-41）
点击“新建“右方会出现联系人和联系人群组的信息，如下图（图3-42）所示：
（图3-42）
单击（图3—43）右边“新建联系人"
按钮,即可添加新的联系人，在各栏中填入相应信息，再点击保存完成添加过程（可以只填姓名和E-mail）.修改过程与添加过程类似，您还可以删除联系人,导出联系人列表到EXCEL或从外部导入联系人列表。
（图3—43）
单击（图3-43）右边“新建联系人群组”按钮在这里我们添加、删除及修改组的信息.点击添加按钮即会弹出添加联系人群组的对话框，如（图3—44）所示。
输入要创建的组名如：
客户组、朋友组等、输入本组排序号、点击下拉框选择上一级群组，后点击保存即创建成功，创建完成后我们添加通讯录的时候就可以将联系人分组，这样查找起来及其方便。
3.2.7如何管理设置自己的邮箱
您可以通过栏目导航区“设置”对自己的邮箱进行个性化和使用规则的设置。
在系统设置下面共有九个子选项，如图（图3—44），下面分别介绍各自选项的功能
常规
在导航栏点击“常规”会出现默认参数设置画面，如（图3-44）所示。
您可以在这里设置您的姓名、系统缺省语言、缺省风格、每页显示邮件数量、显示或隐藏我的通讯录、填写收件人邮箱地址时是否自动补全、自动刷新信箱时间间隔、自动到保存草稿时间间隔和缺省邮件排序方式，修改后请点击“保存"
按钮即可，若要还原初始设置，请点击“恢复默认”按钮.
（图3—44）
如何设置签名
若要创建或修改在邮件中的个人签名，在导航栏点击“签名设置”，右侧出现个性签名编辑窗口,如图（图3—45），输入要显示的签名信息、个性图标（一般是公司的LOGO标）然后点击保存即可。
（图3-45）
如何修改密码
也许您需要经常更换自己的密码，以保证您邮箱的安全。
这时可以在导航栏点击“密码修改”进入密码修改换面，如图（图3-46）所示。
先输入旧密码，再输入新密码,并对新密码进一步确认,即新密码确认。
如果确认输入的新旧密码无误,点击“保存”按钮，即修改成功。
（图3—46）
如何设置自动回复
自动回复功能使邮件服务器在收到邮件后马上为发件人发出一份由您定制的回复邮件。
在导航栏点击“自动回复”会显示目前已存在的自动回复策略。
点击右下角的“修改”和“删除”按钮来修改或删除相应策略,点击图中右上角“新建”来创建新的自动回复策略。
如图（图3—47），在新建窗口中，设置好合适的自动回复条件，填入自动回复的邮件内容，最后单击“添加”即可新建成功。
（图3-47）
如何设置自动转发
自动转发功能使您可以设置将信箱中收到的邮件转发到另一个信箱中。
点击“自动转发”会显示目前已存在的自动转发策略,点击右下角的“修改”和“删除"
按钮来修改或删除已经存在的转发策略.点击图中右上角“新建自动转发”按钮来创建新的自动转发策略，如（图3—48）所示。
在新建窗口中,设置好合适的自动转发条件,填入接受转发的邮箱地址,若自动转发后不用在本地邮箱保留此邮件，请取消“保留备份"
的勾选，最后点击“保存”即可.
（图3—48）
自动转发条件有3种：
自动转发所有邮件。
基于邮件来源转发邮件3。
基于邮件主题转发。
你可以根据具体情况设置转发策略。
小提示：
部分企业的销售、技术支持等部门对外有专用邮箱，比如sales、techsupport，通过此功能可以将发往专用邮箱的邮件自动转发到相应部门的各个员工接收，这样客户不用记忆具体员工的邮箱地址,而即使有员工离职也仅需管理员更改内部转发地址即可。
另外，如果您需要经常向某个部门的多名员工发送同一邮件,也可以利用自动转发功能，这样您每次只需往此邮箱发送一封邮件，此功能会把邮件自动转发给多名员工,免去了您发邮件时大量添加收件人地址的工作量。
当您需要收取互联网信箱邮件时，点击栏目导航区“pop收信设置”下的“收信”按钮即可，如（图3-49）所示。
另外在这里我们还可以对设置的pop收信账号进行修改或是删除。
（图3—49）
如何设置邮件过滤器
邮件过滤器可以让您制定合适的规则来设定拒绝收信的名单，或将信件转移到指定的文件夹中。
黑名单功能用来设定拒绝接收的邮件，白名单功能用来设定可以直接接收的邮件域的邮件。
在导航栏点击“过滤器”会显示目前已存在的邮件过滤规则，点击图中右上角“新建"
来创建新的邮件过滤规则，如（图3—50）。
在新建窗口中，填入过滤规则名称并设置好合适的过滤条件，选择是拒收还是转移，最后单击“添加"
即可
（图3-50）
在上（图3-50）中点击“黑名单”会显示目前已存在的黑名单地址列表，如（图3—51），在黑名单文本框中输入要阻止的邮件地址或域名,点击添加即可阻止来自此邮件地址或邮件域发送过来的邮件
（图3—51）
点击（图3—51）中“白名单”会显示目前已存在的白名单地址列表，
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