展会立项策划书Word文件下载.docx

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质量监督检验检疫总局

中国社会科学院

联合国开发计划署

联合国人居署

世界粮食计划署

联合国南南特设局

联合国教科文组织

世界卫生组织

联合国工业和发展组织

联合国采购司

国际复兴开发银行

联合国粮食和农业组织

联合国项目事务服务厅

国际金融公司

联合国难民署

联合国儿童基金会

国际农业发展基金会

（四）展品范围

工业电器、五金工具、家居建材、环保科技、机械设备、农垦机械、医疗设备、常青藤、物流等。

（五）办展时间

开展日期：

2014年3月12日

筹展日期：

待定

撤展日期：

对观众开放日期：

（六）展会规模

展览面积：

11万平方米

参展商数量：

展会观众数量：

（七）展会定位

汇聚全球中小企业来到上海电器城，为全球中小企业带来联合国组织的巨大商机。

（八）办展频率

一个月一次。

三、展会价格及初步预算方案

（一）展位定价的原则

定价原则

主要目的

主要说明

利润化原则

把获取利润作为首选目标，追求的是利润最大化或达到自己预期的利润目标

展位价格高，短期内可能会有一定利润，但不利于展览会的长远发展

市场占有率原则

把扩大展出规模和提高市场占有率放在第一位，利润的多少不是关注的重点

展位价格不会很高，有一定经济势力的办展机构常采取的一种竞争方式，在某一阶段甚至可以不要利润，而把利润目标放在以后的发展上面

质量第一的原则

首要关注的是展览会的质量，把高质量的展览会呈现给参展商和观众，获取他们的支持与认可

展位价格会较高，视质量为参与竞争和发展的生命线，有利于展览会的长远发展

生存为先的原则

在激烈的市场竞争中先争取生存的空间，再创造发展的空间

展位价格较低，但展览会的质量一般不会很高

（二）影响展位定价的因素

1、成本因素

2、需求因素

3、竞争因素

（三）主要定价方法

1、成本导向定价法

2、需求导向定价法

3、竞争导向定价法

（四）展会主要收入支出费用预算表

收

入

科目

金额

百分比

支

出

展位租金收入

资料设计与印刷费

门票销售收入

资料邮寄与通讯费

广告收入

招展费用

企业赞助收入

专业观众组织费

其他收入

开幕式及配套活动费

收入总额

开幕式酒会及宴请费

展出场馆租金

办公费用及人工费

广告宣传费

税收

布展加班费

不可预见费

展出期间空调费

支出总额

展出现场整体布置费

利润金额

四、展会工作人员分工计划

（一）办公室

主要工作职责：

1、负责展会规章制度的建立、健全与完善，并督查各部室对规章制度的执行情况。

2、对展会的行政总务、后勤保障工作负责。

3、负责起草和审定展会相关公文，保证公文处理的程序化和规范化。

4、负责展会档案的保管与使用。

5、负责展会印鉴的保管与使用。

6、负责展会的文印室管理工作。

7、负责展会办公用品采购的报批计划及调配使用。

8、负责展会车辆的管理与使用。

9、负责会展办公区域的保洁工作。

（二）财务部

1、负责展会会计核算工作，认真做好原始凭证汇集和记账凭证填制、审核、账簿的登记、报表编制等工作，及时、完整、准确地记载展会各项经济业务的发生和变化。

2、负责编制月、季、年度财务报告，及时向有关部门提供财务资料。

3、负责管理和核算展会的各项资产，会同有关部门组织固定资产和流动资产的核定工作，客观真实地反映展会各项资产情况。

4、负责展会的成本费用管理。

组织进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析，厉行节约，提高公司的经济效益。

5、负责展会资金的管理，组织进行对公司资金的预测、使用、分析和控制，保证有效筹集、分配和合理使用资金。

6、负责展会的预算管理，监督、控制各部门财务预算的执行情况，分析预算与实际执行的差异及原因，提出改进公司基础管理工作的措施和建议。

7、组织做好会计凭证、账簿、报表等以及其他会计资料和财务资料的保管与定期归档工作。

（三）人力资源部

1、核定展会年度人员需求计划、确定各机构年度人员编制计划；

2、制定完善展会人事管理制度、优化工作流程，组织、协调、监督制度和流程的落实；

3、负责展会各级组织机构设置、调整、进行定岗定编，制定部门和

人员岗位职责；

4、负责日常工作人力管理工作（招聘甄选、绩效考勤、离职等工作）。

5、协助部门处理员工关系，主导协议、合同签定与社保办理等工作。

6、定期进行市场薪酬水平调研，进行人工成本核算，提供决策参考依据,制定员工福利政策并管理实施；

（四）法务部、监审部

1、参与展会重大经营决策，对展会重大经营决策提出法律意见，并对相关法律风险提出防范意见。

2、展会业务法律支持

（1）起草、管理、审查展会合同，参加重大合同的谈判工作；

（2）参与展会的重大经济活动，处理相关法律事务；

（3）提供与展会经营有关的法律咨询。

3、工作时间内随时接受各部门的法律咨询，及时给予答复，并配合各部门开展工作。

4、工作监督

（1）对员工严重侵犯会展利益的违法行为进行调查，并提出法律建议；

（2）负责外聘律师选择、联络及相关工作，并对其工作进行监督和评价。

（五）战略规划部

1、战略分析——组织进行展会外部竞争环境、竞争对手及展会在市场中的竞争地位分析，包括展会相关信息。

2、战略制定——主持制定展会的中长期战略规划，经批准后主持制定展会的年度经营目标和计划。

3、战略实施——负责组织战略实施步骤和路径的分解，及战略实施过程中的部门协调，以保证战略正确实施。

组织分解年度经营目标、合同各部门确立年度关键绩效指标和目标值，形成各部门年度业绩合同和考核方案，经批准后跟踪执行情况。

主持展会组织架构的设计、核心流程的确立和各部门职能的划分、并定期进行审视和完善，以确保公司运作的顺畅和高效。

指导、督促、推动并协助财务，营销，法务，等关键部门，以及其他相关部门进行业务规划，以保证其部门规划与企业规划的一致性。

组织对展会的重点投资及建设项目进行评审，组织编写可行性研究报告及商业计划书。

4、战略评估——定期根据展会总体运行情况及外部环境变化情况对战略实施组织评估，提出战略目标及实施方案的调整，并提出战略评估报告。

（六）金融部

金融：

1、负责展会金融业务运行相关制度的制定、组织与实施。

2、负责展会与金融机构的洽谈与合作、业务协调及合作关系的维护与推进等工作。

3、负责展会金融服务合作对象、合作模式、金融服务协议的审查与谈判。

4、负责展会金融业务使用方的资信调查、分析、评估。

5、负责展会入驻企业财务资料、工商资料、税务资料等材料的收集。

6、负责展会金融服务业务风险的评估与监管。

7、协助法务部门金融服务业务法律纠纷的处理。

担保：

1、跟踪本行业及展会业务相关的发展趋势，结合会展现行业务优势，为会展业务发展提出市场拓展方案，为中小企业提供担保业务的咨询服务。

2、做好受理担保项目的调研、评审分析，出具评审报告，按要求提呈给领导和协作银行审批。

4、办理好批准担保项目的担保和反担保相关业务手续，并签订有关合同文本。

5、撰写项目调查报告和信息综述。

6、做好担保业务全过程的跟踪、监管服务，严密监控担保对象经营状况和信贷履约情况，切实防范和化解担保风险。

信贷：

1、负责信贷业务各项工作的制定、实施、和总结。

2、负责优质客户摸底筛选并列出准入客户名单；

3、负责客户的授信、贷款、担保等各项业务的调查、评价评审工作、并提出明确书面表达意，见交审贷委员会审查。

4、落实审贷委员会审批条件，办理抵押、质押、保证手续。

5、负责贷后管理工作的组织和实施，督促业务员及时收取贷款利息和贷款本金。

6、负责不良资产的管理、清收和处置工作；

7、负责信贷业务信息数据向监管部门按期上报工作；

8、负责贷款质量检测及形态划分工作；

9、负责贷款期限利率合规合法执行工作。

（七）贸易部

1、内贸

（1）市场开发与市场研究 

（2）销售通路调研与确立（如展会的确定、办事处的建立）。

2、CI形象策划 

（1）负责会展CI形象策划，依据公司现状，策划统一、持续、完整的会展形象；

（2）负责产品包装、产品画册、终端宣传物料、展会资料、促销品、礼品的设计和制作、会刊编制。

3、客服管理 

（1）客户资料库的建立与维护；

（2）客户需求调查；

（3）客情关系维护，受理客户投诉；

（4）客户信用分析与调查；

（5）负责客户的接待（业务层面）；

（6）客户等级的划分及支持政策；

（7）销售业绩的统计、分析。

4、外贸 

（1）负责海外市场的开拓与新客户的开发，制定季度、年度工作计划与工作目标。

（2）负责现有国外市场及客户的维护与服务工作，建立完备的客户档案，保持与客户的密切联系及良好沟通，协助处理公司与客户间的各类问题。

（3）负责海外市场信息的搜集、统计、整理与分析，为海外贸易的开展提供依据。

（4）负责日常翻译工作，确保海外贸易顺利进行。

（5）负责部门的团队建设，并且根据部门的实际情况进行各类的相关培训。

（6）负责对接联合国采购司官员，搜集发布联合国采购信息，并组织招投标等培训。

3、易贸 

（1）联合国采购招投标服务；

政府采购；

跨国采购-会务会展产品推介后的贸易对接。

（2）联合国注册供应商申报。

（3）联合国招投标服务。

（九）项目部（寰宇园、新农村、绿色、低碳、节能、可持续发展项目）

1、对项目信息进行审核；

2、针对项目需求信息，通过与客户的不断交流，撰写具有针对性的项目分析与设计方案；

3、以方案为基础，同客户交流、洽谈、跟踪，直至项目成功、夭折或退出；

4、以方案为基础，起草具有针对性的项目合同文本，并同客户谈判，直至项目合同签订；

5、以签订的项目合同文本为基础，组织相关人员加以实施，并进行跟踪和控制；

6、项目需求信息、已承接项目的技术文档和资料的归档管理；

7、配合财务部，对部门的效益做出分析；

8、部门的费用定期作出预算；

9、制定和调整本部门人员的职责范围和相应的工作标准。

（十一）事业发展部职责

1、负责制定与联合国采购整体战略发展相关的各项调查、计划、方案并协助实施。

2、负责对外联络工作、拓宽业务、树立品牌、扩大展会知名度和认知度。

3、负责与行业协会、政府以及联合国采购单位等的日常联络、沟通工作，业务拓展及管理工作。

4、负责对外宣传工作。

加强同各大专业委员会及政府之间的联系，充分利用各种机会和形式，向社会广泛宣传所取得的成绩，树立良好的外部形象，提升知名度。

5、负责各类新闻媒体、报刊对我报道的管理和对外宣传稿件的审查工作，负责会务会展重大活动的新闻报道策划、宣传提纲、宣传口径的拟定。

6、联合国注册采购供应商组建与培训工作。

7、完成领导交办的其他工作任务。

①联合国信息采购中心（地级市商委、经信委、行业协会）

②联合国注册供应商企业普及培训（通过政府推介）

③中国采购促进会各大专业委员会建设

A、教育培训专业委员会

B、工业电器专业委员会

C、五金工具专业委员会

D、农垦机械专业委员会

E、农业科技专业委员会

F、机械设备专业委员会

G、文化产业专项委员会

H、日用电器专业委员会

I、建材专业委员会

J、融资担保专业委员会

K、环保科技专业委员会

L、医疗设备专业委员会

M、物流专业委员会

N、常青藤专业委员会

O、易货贸易专业委员会

（十二）展会筹备委员会

1、策划组

（1）制作展会计划、招商计划及宣传推广计划；

（2）制作展会调查问卷，对展会进行可行性分析；

（3）确定展会目标、日期、选址及持续时间；

（4）确定与会人群；

（5）确定后勤工作人员；

（6）制定展会财务预算。

2、招商组

（1）展会的赞助商、服务商及广告商的邀请及确定；

（2）负责本次循展会专业观众、参展商的邀请；

（3）协助参展企业办理参照手续。

3、招展组

（1）负责招展工作；

（2）进行展位分配；

（3）处理展台设计，协调站台搭建。

4、外联组

主要工作职责：

（1）通过联谊、交流等形式与社会各界建立广泛的联系。

发展和维护公司内外的公共关系，扩大公司网络信息资源。

（2）负责公司对内、对外的公共关系工作，负责制定年度公关活动计划和支出预算方案，在批准后组织执行。

（3）、协助会务会展部门做好重大活动，会务会展的组织、协调和接待工作。

（4）负责公司组建15个行业专业委员会及联合国采购供应商的对接。

（5）参与公司重大事件紧急处置和善后处理活动。

（6）负责做好公司形象的新闻宣传，以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载存档工作。

（7）负责审阅所有对外发布的稿件，配合其他部门参与公关的有关活动。

（8）负责或协助开发相关行业市场、传播企业文化活动。

（9）负责指导、管理、监督业务部的工作，改善工作质量维护社会关系，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚等工作。

（10）认真完成公司领导交办的其他工作任务。

（11）协调本组织与社会各部门尤其是政府和新闻媒体的公关工作，保证展会顺利举办；

（12）联系文艺表演单位，确定相关现场活动的演出顺利进行。

（十三）展会现场管理组

1、综合服务组

（1）负责来宾、专业观众的接待和引领；

（2）展会现场停车管理；

（3）负责展会过程中的现金收支管理；

（4）负责展会过程中计划临时变动的协调应对

（5）协助参展商和服务商办理相关手续；

（6）对展会的所有工作进行监督和考评。

2、现场管理组

（1）展会过程中的水、电管理；

（2）对参展商布、撤展进行监督与管理；

（3）管理现场工作人员和设备

（4）应对突发状况，解决参展商的即时问题；

（5）对场馆设备进行管理与维护。

3、安保组

（1）制定现场安全保护工作方案；

（2）维护现场秩序，避免意外事件发生；

（3）管理现场人员，避免偷窃等违法事件的发生；

五、展会招展计划

（一）收集目标参展商的信息

1、界定参展者的基本条件，识别目标参展商

2、收集和分析目标参展商信息

3、收集目标参展商信息的渠道

4、建立目标参展商数据库

（二）展区和展位划分

1、展区和展位划分原则

（1）坚持专业题材统筹兼顾的原则

（2）坚持提高展会档次和展出效果的原则

（3）便于参观原则

（4）坚持利于现场管理和服务的原则

2、展位分类及编号

待定

3、标准展位

面积：

9㎡，3m×

3m；

配置：

1—2块中英文楣板、3面展墙；

1张展桌、2把折叠椅、1个纸篓、2盏40W日光灯或射灯、1个电源插座。

4、非标准展位

9㎡以下和10-17㎡。

5、特装展位

一般36㎡以上。

6、净场地展位

净场地展位就是既不需要标准展位的任何设施，也不进行特殊装修的展位。

7、面图与展位编号

展位编号由展馆或展厅编号、楼层号、通道号和展位序号组成。

例如：

3.2H18表示3号馆2楼H通道的第18号展位。

（三）展位价格的制定

1、标准展位价格

（1）A类标准展位价格

（2）B类标准展位价格

（3）C类标准展位价格

2、净场地价格

（1）A类标准光地价格XX元/平米

（2）B类标准光地价格XX元/平米

（3）C类标准光地价格XX元/平米

1、标准展位：

XXXX元/展位

展位包括：

①

中英文楣板

②

铝合金框架

③

白色保利板封闭面（2.5米高）

④

0.5米宽侧板

⑤

一个220V/5A的电源插座，两盏日光灯

⑥

两张咨询桌（1.8米*0.45米）

⑦

四把折椅

⑧

一个废纸篓

⑨

地面铺设地毯

2、光地展位：

XXXXX元/展位

参展商需直接与展览会指定装修代理公司联系，以落实展台的设计、装修、布展和展具的安排等；

并自行负担展台搭建费、场地管理费及电费等。

3、特装展价格请具体咨询招展服务部

（四）招展方案

1、展览会涉及产业介绍

2、展区和展位划分

3、招展价格

待定

4、招展函的编制与发送

5、招展分工

6、招展代理

7、招展宣传推广

方式

具体措施

特点

内部通告

通过行业管理部门的内部刊物刊发消息

针对性强、效果好但范围较窄

新闻报道

通过专业或大众媒体刊发新闻消息

可信度高，效果好，低成本，覆盖范围广

广告宣传

在有影响力的电视、广播、专业报刊、杂志和互联网等媒体刊发广告

覆盖面广，效果好，但成本较高，受制于预算，须适当选择媒体

直接发函

向潜在参展商邮寄或传真邀请函等宣传资料

针对性强，低成本但是单向宣传没有反馈

销售促进

采取竞赛、抽奖、会员资格、赠送或优惠券等对会展产品与服务进行尝试或促进销售的短期激励措施

能迅速刺激购买行为，有效地影响、抵御和击败竞争者，但须让部分利益给消费者

人员促销

通过营销人员或招展代理与参展商进行直接接触来推动展位宣传销售

良好双向沟通，促销方式灵活，营销效果好但效率较低

企业培训

组织企业参加联合国采购注册供应商培训，同时邀请企业参加展会

良好双向沟通，促销方式灵活，营销效果好

政府发文

发“联合国应急物资采购信息中心”文件至当地经贸局，由经贸局组织企业参展

8、展位营销办法

（1）关系营销

（2）合作营销

（3）个性化营销

（4）直接营销

（5）网络营销

9、招展预算

10、招展总体进度安排

时间

招展措施

宣传推广支持

计划完成招展任务

效果检查

开幕前8个月

启动招展工作

开展广泛的宣传推广活动

使行业内企业对该展会有一定的认知

调整或启动补救方案

开幕前6个月

大规模实施招展营销推广

对招展活动进行直接支持性宣传

完成一定效果的招展工作

开幕前4个月

完成重点客户拜访工作

针对重点客户进行招展宣传推广活动

完成50%的招展任务

开幕前2个月

落实和巩固前期招展成果

实施客户跟踪服务开始展出准备工作

招展任务基本完成

六、展会招商计划

（一）目标观众分析：

具有在境内采购和出口意向是本次展会的目标观众。

（二）观众邀请函的派送：

对专业的观众和机构团体派发邀请函。

（三）专人发邀请函邀请联合国采购司官员。

七、展会宣传推广计划

（一）明确宣传目标和地区：

全国具有出口意向的中小企业。

（二）宣传推广方式：

展会通过报刊杂志、网络、电子邮件等发布广告信息，造势宣传，并到全国各地工业园发传单、通过政府发文“联合国应急物资采购信息中心”到当地经贸局、联合国注册供应商培训。

（三）宣传推广计划的时间进度：

1、201X年X月至X月，启动阶段。

成立招商招展组，制定招商招展计划与目标，印制招商招展资料；

组委会成立后，在上海召开新闻发布会、招商招展新闻推介会，向外正式推出招商招展项目。

2、201X年X月至X月，推进阶段。

通过各种招商招展方式，面向国内外开展招商招展工作，与各个国家的使馆、采购司进行洽谈，各地经贸局和企业协会洽谈，开展活动周活动，举办各种招展推介会。

3、201X年X月至X月，攻坚阶段。

向招商招展对象发出邀请，重点是国内中小企业和行业协会。

4、201X年X月至X月，汇总阶段。

对确定来参展的国家和地区的企业、协会、团体等进行汇总和最后的落实，对展位使用进行统筹安排。

同时对还在犹豫的企业、协会、团体等进行最后公关。

八、展会筹备进度计划

（一）201X年X月

1、与XXXX酒店签订合同

2、选择展览服务公司

3、向预期参展中小企业发出第一批邮件

（二）201X年X月

1、在行业刊物和其他合适的媒体上进行第一次新闻发布

2、组织第一批企业联合国采购注册供应商培训

（三）201X年X月

1、向意向参展企业发出第一次公告，实施激励措施加强展位销售

2、大规模组织企业参加联合国采购注册供应商培训

（四）201X年X月

1、继续招展并考虑组织专业观众事宜

2、确定保安事宜

（五）201X年X月

1、进行第二次新闻发布

2、最后确定嘉宾或者进行展会促销活动

（六）201X年X月

1、确定展会的交通安排