食品QS食品产品委托加工管理制度Word格式文档下载.docx

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7.5公司委外加工业务需要保密的，应当在产品委外加工合同或者另行签订的保密协议中明确规定委外加工厂商的保密义务和责任，要求委外加工厂商向其从业人员提示保密要求和应承担的责任。

8.产品委外加工的决定时机

在决定是否委托加工时，应考虑以下因素：

8.1本公司的生产能力不足时。

8.2须利用本公司所没有的设备、技术时。

8.3特殊的零件及产品无法购得，又不能自行加工时。

8.4委外加工的品质更好时。

8.5委外加工的成本更低时。

8.6认为委外加工比本公司自行加工更有利时。

9.产品委外加工业务的战略合作模式

9.1合资模式：

通过资金入股或投资（租赁）设备等方式进行战略合作。

9.2挂牌模式：

通过要求委外加工厂挂公司的牌成为公司的联营公司或专属生产基地。

9.3购销模式：

通过产品委外加工合同进行权利义务的约束，以采购订货的供销方式进行合作。

10．产品委外加工的加工合作方式：

10.1贴牌加工：

我司提供品牌、包装材料，其余由委外加工厂商提供，如配方、工艺及产品加工等，按成品采购结算。

10.2不带原料定制：

我司提供品牌、包装材料、辅料、产品配方及生产工艺，委外加工厂商提供原料及产品加工，按原料采购及加工费方式结算。

10.3全供应定制：

我司提供品牌、包装、原料、辅料、包装、产品配方及生产工艺，委外加工厂商只负责产品加工，按加工费方式结算。

第三章产品委外加工管理体系及职责

11.产品委外加工方案的制定、审批及实施

11.1计划管理部根据产品年度供应计划，结合自有工厂产能及委外加工生产厂的供应情况，制定产品委外加工规划方案。

11.2产品委外加工方案经供应链分管副总裁审批后，报采购委员会进行审批通过后，由计划管理部负责牵头实施及督办。

12产品委外加工管理部门及主要职责

12.1计划管理部

12.1.1负责制定年度产品委外加工方案，提报分管副总裁及采购委员会审批通过后督办实施。

12.1.2负责牵头、协调、督办产品委外加工厂项目开发工作的顺利实施。

12.1.3协助制造管理部完成产品委外加工合同的洽谈、签订及审批。

12.1.4协助制造管理部对产品委外加工的按期付款对账、结算等。

12.1.5负责产品委外加工相关资料的档案管理。

12.2制造管理部

12.2.1配合委外加工厂开发工作，负责收集、调查委外加工厂信息及相关资料，提报候选厂商联系表，参与新委外加工厂的考察、评估、议价、定价及合同洽谈等。

12.2.2按计划管理部签发的产品供应计划，负责执行委外加工订货及跟踪到货、协调验收入库等业务，确保供应及时、到位。

12.2.3负责委外加工厂的日常管理，通过驻厂人员进行生产过程的监管，确保工艺、配方及产品质量符合研发部确定的相关指标。

12.2.4负责与品控部对委外加工厂的现场卫生及质量管控进行监督，确保食品安全及产品质量达标。

12.2.5负责按合同约定进行供应商对账、结算及付款等。

12.2.6做好与委外加工厂的对接工作，加强与其沟通与协调，及时搜集相关信息，发现和解决委外加工日常管理中存在的问题。

密切关注委外加工厂商的履约能力，建立相应的应急机制，避免产品委外加工供应不足或其他异常。

12.3研发部

12.3.1根据营销部产品销售渠道规划及计划管理部的供应计划，拟定加工品开发计划（确定选用委外加工厂配方、改良委外加工厂的配方或者自主研发新配方）。

12.3.2参与委外加工厂的开发工作，负责对委外加工厂的产能、设备及产品小样进行确认，评估是否满足公司的需求。

12.3.3与候选的委外加工厂签署试样协议并安排试制小样，若导入自主研发的产品配方、工艺书等需签署保密协议。

12.3.4负责委外加工厂的前期加工培训，针对产品的工艺、配方及设备优化进行培训和考核。

12.4营销部

12.4.1参与制定产品委外加工方案，提供产品类型及销售渠道规划，并对针对各类产品提供销售量需求、成本要求及毛利率需求。

12.4.2参与委外加工厂的开发工作，负责对委外加工厂试制的产品样品进行确认，评估期市场接受度及相关指标是否符合要求。

12.4.1牵头对委外加工生产的产品进行终端销售定价，并测算成本核算及毛利贡献。

12.4.2负责对委外加工的产品进行包装设计，需研发部、品控部及供应链相关部门配合的，由营销部进行牵头与协调。

12.5品控部

12.5.1参与委外加工的开发工作，负责针对委外加工厂的现场设施、设备的卫生及安全进行评估，同时对相关质量及卫生标准体系（如QS、HACCP、GMP等）的执行情况进行评估，并提出整改意见并督促限期整改完毕。

12.5.2负责日常的委外加工产品进行质量确认及验收把关，并出具相关验收证明，验收过程中发现异常情况，应当立即报告，查明原因，及时处理。

12.5.3牵头对供应商进行考核，通过例行的月度、半年或年度考核，或通过不定期的飞行检查，结合供应商的生产现场管理、食品卫生管控及产品质量进行综合考核及评分。

作为委外加工厂合作及汰换的依据。

12.6财务部

12.6.1参与委外加工的开发工作，负责对委外加工厂的财务状况进审核，对财务风险进行评估。

同时协助制造管理部确定委外加工的结算账期及付款方式。

12.6.2负责根据国家统一的会计准则制度，加强对委外加工业务的核算与监督，做好产品委外加工费用结算与付款配合。

12.7法务部

12.7.1参与委外加工的开发工作，负责委外加工厂的法律资质审核，对合作预期进行风险评估，同时协助制造管理部对委托加工合同及相关协议进行把关。

12.7.2负责对委外加工厂商的履约能力进行持续评估，有确凿证据表明委外加工厂商存在重大违约行为，导致产品委外加工合同无法履行的，应当及时终止合同。

委外加工厂商违约并造成公司损失的，公司应当按照合同对委外加工厂商进行索赔，并追究责任人责任。

12.8供应链副总裁：

负责委外加工业务的整体统筹，并对委外加工业务的管理负领导责任。

12.9采购委员会：

负责对产品委外加工方案进行评估、审批，同时对委外加工厂的开发、合同签订等进行评估与签批。

第四章产品委外加工的运作程序及实施

13.产品委外加工的运作程序

13．1委外加工开发程序

13.1.1提出委外加工需求

（1）委外加工需求的提报、变更或中止：

由计划管理部会同营销部提报委外加工方案，注明品名、规格、计划数量、成本核算及预算等详细信息，以书面方式呈报供应链副总裁及采购委员会审批。

（2）经审批完成后，有合作目录中的委外加工厂的，计划管理部签发给制造管理部实施。

如需开发新委外加工厂配合的，由计划管理部进行委外加工厂开发立项，并牵头成立项目开发小组。

13.1.2委外加工厂的开发与考评

（1）由计划管理部牵头，成立委外加工厂项目开发小组，由计划管理部、制造管理部、研发部、品控部、营销部、财务部、法务部等组成。

分管副总裁为项目小组负责人，项目开发小组主要职责：

详见“第三章产品委外加工管理体系及职责”。

（2）项目小组对潜在委外加工厂进行综合考评（书面调查《委外加工厂信息调查表》与实地考察《委外加工厂实地考察表》相结合）：

从硬件指标及软件指标两方面考核，硬件指标包括生产产品所需配备的必要设备、设施、用具等。

软件指标主要从生产产能、人力资源配置、GMP、HACCP、QS认证要求、供应质量体系等方面进行考评。

（3）经综合考评合格后，可将委外加工厂商列入备选厂商名列，并通过项目小组会议确定与之的合作模式，同时安排样品测试。

13.1.3样品试制及确认（见《样品测试报告》）

（1）研发部制定委外加工产品的生产工艺及配方表，并制定研发小样测试，小样测试合格后，研发部与委外加工厂签署相关试样协议。

（2）研发部与委外加工厂共同完成样品的生产中试，并将中试样品提供给营销部等相关部门确认。

（3）中试样品经营销部组织相关部门确认，经确认合格的样品需送品控部备案。

13.1.4议价与成本核算

（1）针对合格的厂商，制造管理部代表项目小组与厂商进行议价。

（2）同一产品的厂商应开发三家以上，以便询价、比价及紧急订单需要。

（3）制造部、营销部、研发部根据议价情况，针对产品原辅包配方及生产工艺进行成本核算，成本核算结果作为产品定价依据。

13.1.5委外加工厂开发报告：

（1）开发报告审批流程：

制造管理部拟定，计划管理部、研发部、品控部等项目开发小组成员会签，分管副总裁及采购委员会审批。

（2）供应商开发报告编制要点：

——针对《委外加工厂信息调查表》《委外加工厂实地考察表》《样品测试报告》及议价、定价方案等进行比较。

——针对企业规模、产品技术、质量管理、售后服务、结算账期、交货要求、委外加工总成本等进行系统比较、评估。

13.1.5委外加工协议的签订

由制造管理部代表公司与委外加工厂商签订《委外加工协议》，协议应就下列事项作必要约定，并细化责任与义务，有追溯机制及追偿条款：

（1）委外加工产品及数量：

对产品工艺、配方及添加剂进行约束。

（2）包装管理：

对包材材质、印刷要求，包装损耗要求。

（3）加工定价：

参照产品配方及市场行情波动定价，明确损耗及核算方式。

（4）交货周期：

不按交货周期交货的，须明确处罚条款。

（5）产品品质要求及验收标准：

研发部与品控部提供。

（6）结算账期及付款方式。

（7）商标权保护及工艺配方的保密条款。

（8）其他双方认为必须约束之事项。

13.1.6委外加工配套资料

委外加工应提供委外加工厂商下列资料：

（1）研发部制定并签发产品蓝图。

（2）研发部制定并签发工艺流程图。

（3）研发部制定并签发操作标准。

（4）品控部制定并签发产品检验标准。

（5）品控部制定并签发产品检验规范。

（6）制造部制定生产产品所需的原辅包规格、编号、数量等。

13.1.7合格委外加工厂目录：

委外加工厂开发报告经各相关部门及总裁审批后，将供应商纳入合格供应商体系，编制《合格委外加工厂目录》。

《委外加工协议》签订后表示该委外加工厂进入公司“合格委外加工厂目录”，可以正常进行订货、生产、供应。

13.2日常管理（订货、督促生产及交货）

13.2.1制造管理部按照委外加工协议，按供应计划需求量签发订货单，落实委外加工厂按时生产及交货。

13.2.2制造管理部安排食品质量监督管理人员驻在委外加工厂，负责生产过程中的抽查、监督、检验产品质量，确保按质、按量、按时供应。

制造管理部须对驻厂人员有具体的工作职责及KPI考核制表，通过工作日志、周报、月报等方式进行严格管理，避免驻厂人员备委外加工厂同化而失去作用。

13.2.3委外加工产品的验收及入库：

参照品控部制定的相关商品验收制度。

14产品委外加工辅导：

14.1对委外加工厂辅导应较供应更为深入，将委外加工厂商视同公司制造部的单位加以辅导，主要内容有：

（1）品质管理组织的健全、规范与建立。

（2）品质标准、品管方法、检测设备使用的训练。

（3）观念培训、教导。

（4）协助进行生产工艺、设备优化等改善。

（5）其他有益双方合作之事项。

15.专利权保护

15.1委外加工业务实施过程中，如包含有本公司保有的专利权时，仅对本公司的委外加工品同意其实施权利。

15.2对委外加工厂保有的专利权，包含于委外业务，如与第三者发生的纷争而使本公司蒙受损失时，不论其属过失或故意，都应由委外加工厂负责。

15.3因委外加工而有新发明或新设计时，经协议后应以使双方均有利之方式，加以处理。

16．保密协议

16.1本公司不可将委外加工厂商应保密的事项向第三者汇露，委外加工厂商亦不可将本公司应保密的事项向第三者泄露。

16.2合作协议期满或合作解除后，亦不可违反

（1）条之保密要求。

16.3双方的责任者应将保密事项的重要性向相关人员传达，以确保保密工作之可靠性。

16.4保密协议可单独签订也可纳入《委外加工协议》中。

17供应商考核及退出制度

17.1制造管理部日常监管：

17.1.1通过驻场人员对委外加工厂现场管理、供应等方面进行跟踪、评估；

17.1.2定期跟踪仓储部门的采购交期、到货情况及异常情况反馈；

17.1.3定期跟踪验收、品控部门的样品留样情况，质量检测情况和异常情况反馈；

17.1.4定期对委外加工厂的供货价格及采购总成本进行汇总、评估。

17.2供应商考核措施（参照《供应商评鉴制度》执行）：

17.2.1考核周期：

以月、半年、年度为考核周期进行委外加工厂考核。

17.2.2考核后委外加工厂的处理：

（1）经考核合格者以上的，进行级别升级（四个级别：

优质、合格、待改进、不合格），并予以适当奖励。

（2）经考核待改进者，针对性进行辅导整改，以便达到合格；

（3）经考核不合格者，进行淘汰，开发备用委外加工厂替换。

17.3委外加工厂退出流程

由制造管理部会同品控部提报委外加工厂退出报告，详细阐述其退出原因及后续处理措施，同时提报备选委外加工厂及备用供应方案，报供应链分管副总裁审批后，经采购委员会批准后实施。

第四章产品委外加工的基础管理

18.产品委外加工管理委托授权机制

因业务运作及其他需要，经制造管理部负责人提报，供应链分管副总裁及采购委员会审批通过，产品委外加工管理工作可由供应链各部的相关人员代管或实施。

19．计划管理部有责任做好产品委外加工管理中相关的文件、数据、档案、台账及报表的管理工作。

第五章产品委外加工管理的奖惩措施

20．在产品委外加工管理及运作中，对损害公司利益的下列行为，公司将对有关人员进行处罚或追究经济赔偿等：

20.1因个人过失造成公司物资损耗及经济损失等行为的；

20.2擅自泄露公司商业秘密的，出卖公司利益的；

20.3严重玩忽职守，导致公司遭受较大经济损失的；

20.4其他严重违背本管理制度，损害公司利益的行为。

21.在产品委外加工管理工作中徇私舞弊的，根据《员工守则》及相关制度，

给予处分、处罚，情节严重的，移交司法部门。

22．在产品委外加工管理及运作中，对委外加工工作有突出贡献的部门或个人，将由执照管理部提报采购委员会或总裁办公会议后，进行奖励或表彰。

第六章附则

23.本制度经公司总裁办公会议审议通过并自颁布之日起施行，修改时也同。

24.本制度的解释权归公司总裁办公会议。

XXXX有限公司

文件编号

页次

版本/次

委外加工管理办法

制（修）订日期

制定部门

审核

核准

1.目的：

满足客户交期、降低成本，符合公司的最大利益，特制定本办法。

2.范围：

本公司所生产的*********8等均适之。

3.名词解释：

略

4.权责：

4.1.生管部：

负责寻找委外加工商（加工点）及提供成本分析。

4.2.品管部：

负责评鉴委外加工商及质量管控。

4.3.技术部：

负责评鉴委外加工商及工艺指导。

4.4.委外加工科：

负责发放、跟催、统计等工作。

4.5.财务部：

负责审核单价及加工费的审核与发放。

5.流程图：

（附件一）

6.执行细则：

6.1.寻找加工商（加工点）：

（见供应商（委外）管理办法）

6.2.委外加工商（加工点）的评鉴事宜见供应商（委外）管理办法。

6.3.寻价、比价、议价：

6.3.1.在寻找委外加工商时，需根据市场的价格走势以及目前该产品的价格，对技术部所提供的样品进行估价、询价、比价、议价。

6.3.2.估价后寻找合适的加工商，到厂或传真图纸给加工商，由加工商按公司规定提出书面报价（加工费、付款方式、运输费），应有两家以上加工商报价。

6.3.3.所有加工商提出的报价单生管部负责委外加工人员必须填写“价格比较表”（一式二联，一联自存，二联财务），连同报价单给生管部主管审核，呈送总经理核准。

6.3.4.生管部主管审查初核后交由总经理批示。

批示同意者才可下单，批示不同意者委外加工人员必须同委外加工商进行洽淡，直到符合公司成本要求。

6.3.5.经总经理批示“价格明细表”，必须分类存档﹐并且再以电子档保存。

6.3.6.委外加工商价格有异动时必须重新报价，委外加工科的主管必须连同上次的原价表一并把报价单呈生管部经理审核后，再呈总经理批示,批示可以的才可下单.不同意的,再由委外加工人员与委外加工商协商，直到符合公司成本要求,总经理指示后的价格调整表一份给财务部作备查及付款时的依据,另一份自行留底.

6.3.7.数量大的，委外加工人员需用专案处理，与委外加工商重新议价﹐协商后的价格呈报主管审核后，再呈总经理核准,总经理核准后的价格一份给财务部作备查及付款的依据,另一份自行留底.

6.3.8.总经理出差时，重要的事宜需以电话方式报告，事后须补办手续（总经理有指定代理人的，则由代理人核准）。

6.4.委外加工：

A、委外加工人员具备的条件：

6.4.1.负责委外加工人员必须了解公司产品配件及公司质量要求程度。

6.4.2.负责委外加工人员对质量要求不清楚时，必须到技术部或品管部取得质量标准。

6.4.3.负责委外加工人员对加工商的选择，成本必须依公司规定办理。

6.4.4.负责委外加工人员产品要有标准样品提供给委外加工商作为依据，如没有标准样必须说明加工产品的质量标准再以书面形式提供。

6.4.5.加工商的产能、配合度及质量，负责委外加工人员必须要非常清楚并把相关数据分类建档。

（依供应商管理办法处理）

6.4.6.加工商的质量与配合度有影响时，必须到加工商进行辅导（技术部、品管部、生管部）。

6.4.7.负责委外加工人员对加工厂家的需求要持续开发，以利于公司的运作及成本的降低。

6.4.8.负责委外加工人员必须依据前段完成的配件，然后依后段组装需求日期做适时的加工入厂，才不会造成停工待料。

B、委外加工计划：

6.4.9.生管部接到商务部下的生产任务单，首先要分解订单生产流程与负荷，并作出委外加工的预定点。

6.4.10.在生产任务单评审后将相关评审资料提供给委外加工科，委外加工科收到生产任务单后，需做委外加工计划。

（但要事先了解加工商的情况再安排相关事宜）

6.4.11.委外加工科必须了解生管部计划科前段生产周排程的完成情况、后段的需求日期，做出委外加工各加工商的生产周计划。

6.4.12.委外加工人员必须每周五下午3点以前做出各加工商的生产周计划（一式四联：

一联自存，二联仓库，三联加工商，四联品管），呈计划科科长审核、生管部经理核准。

6.4.13.因商务部订单变更或生产异常，造成生产周计划的异动，委外加工人员必须根据计划科的排程做出委外加工的变更。

（以书面形式通知，相关单位需会签）

6.4.14.根据委外加工商的生产周排程，立即开出委外加工单（一式四联：

一联自存，二联供应商，三联仓库，四联财务）呈科长审核、经理核准。

（委外加工单内容无法提示材料明细时需以附件提出）

6.4.15.委外加工单核准后，必须传真给委外加工商并电话确认（在自存联后面填写几月几日几点谁收到）并要求签名回传，回传联必须与自存联订在一起；

如没有传真机的，由司机送货时转交加工商负责人并签回一联（财务联）；

司机不送货的，用物流运输的加工商联交给仓库（由委外加工人员装在信封内）后装入箱子或编织袋内，外面注明内有清单。

6.4.16.有生产异常变更时，委外加工人员必须先电话联系后再以书面形式通知。

6.5.发料

6.5.1.委外加工人员必须在发料前二天提出派车申请单给储运科，储运主管需做好相应的车辆调配。

6.5.2.委外加工人员要发料到各加工商的材料必须追踪到位，才可提出派车申请单。

（物料未完成或紧急的，可先行提出派车申请单做预备）

6.5.3.储运主管收到派车申请单后经统计分析，超负荷必须提出申请给生管部经理批示（外派车辆金额需请示总经理）。

6.5.4.仓库人员根据委外加工单的明细进行备料，放置在备料区并做好标识：

6.5.4.1.委外加工人员根据委外加工生产计划及加工单，洽询仓库备料人员备料情况后，再通知加工商前来领料。

6.5.4.2.发料人员根据委外加工单上的品名、规格、数量及物料现状，当面清点清楚后方可发给加工商，仓储人员必须开立物料出库单（一式五联：

一联仓库自存，二联委外加工科，三联加工商，四联财务，五联保安）并要求领料人员签名确认后，呈仓储主管核准，委外加工负责人会签（现况除拉网车间仓管员可在中午11：

30、下午5：

30必须将当天出库单送至委外加工负责人，其余各仓库必须填好物料出库单后交委外加工人员会签，委外加工人员外出时，由生管部相关人员会签，会签后撕一联放置在委外加工人员的座位上）。

（保安联必须每天早上八点以前汇总后交管理部做稽核）

6.5.4.3.根据委外加工单上的品名、规格、数量及物料现状，仓储人员备料后，通知该负责的司机来领料，仓储人员必须开立物料出库单，司机签名确认后呈仓储主管核准，委外加工负责人会签后，仓库人员撕第三、四联交给司机，司机送达加工点核对物料无误需签回第四联。

（现况除拉网车间仓管员可在中午11：

6.5.4.4.根据委外加工单上的品名、规格、数量及物料现状，仓储人员备料后，通知该负责的司机来领料，仓储人员必须开立物料出库单，司机签名确认后呈仓储主管核准，委外加工负责人会签后，仓库人员将委外加工联放在箱子或编织袋内，并在外面注明填写内有清单（委外加工人员必须一至二天内，电话确认是否收到该物料）。

6.5.5.委外加工人员每天收到物料出库单后，需登记在物料出入库明细表（台帐）内并做好管控。

6.5.6