副食品采购总体服务方案Word格式文档下载.docx

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★收取支票、汇票时查验核对，审核申领支票付款手续等，确保款项及时到账。

②现金管理工作目标——目标细化：

★根据公司的相关规定，进行现金的提取、送存、保管等工作，保证企业经营活动的正常进行；

★完成公司现金和银行存款的清查工作，确保账账、账实相符。

③账目记录工作目标——目标细化：

★对发生的收、付、缴等项业务及时登记“现金日记账”和“银行存款日记账”，账目填写清楚。

④工资发放与日常报销工作目标——目标细化：

★协同公司综合管理部进行员工工资的发放工作，员工工资发放及时、准确；

★根据公司的规定，办理有关款项的报销工作。

⑤原始凭证管理目标——目标细化：

★审核各类收付项目原始凭证，保证符合会计制度及企相关规定。

★定期整理、汇总各类原始凭证，并妥善保管。

⑥支票、印章管理目标——目标细化：

★按照企业的相关规定管理空白支票，按相关程序开具票据。

★按照企业相关规定保管相关印章，外出使用无遗失、丢失等现象发生。

（7）物流部经理工作职责

①全面负责物流部的管理工作，协调仓储物流接口的关系，制定和执行仓储物流工作计划，完善仓库物流及外部仓库管理各项作业规范及流程，提高内部运作效率，有效降低仓储物流总成本；

②负责根据实际运作情况，对公司仓库管理体系、物流管理体系进行相应规划、建立和完善，实现公司库存管理、内部物流及外部物流系统的优化；

③负责科学规划和调整仓储材料和成品的库存和库位，提出改进方案，合理利用仓库空间，保证仓库最大化的使用率；

④负责组织仓储物流部门正常运作的准确无误与高效率，监控仓库的安全、温湿度及清洁等日常工作，使其符合国家相关规定，确保物资储存，运输和防护符合规定要求；

⑤负责监控仓储存货物资的质量状况，建立呆滞不良存货协调处理机制，及时提报和组织异常库存处理，避免存货超储、短缺、毁坏等现象，确保库存物资安全、有效。

⑥规划督导库房环境，合理控制库存，配合采购部组织季节性屯货。

⑦贯彻物资管理制度，完善库存及配送管理。

落实防火、防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉等安全、卫生措施，确保保管配送全过程的安全。

⑧组织落实月末盘点，完善档案积累及帐务管理，确保帐物相符、帐帐相符，及时反馈各种信息，并按制度要求及时完成各项报表、报告。

⑨完成上级交办的其他任务。

（8）收货员工作职责

主要负责在货物入库过程中选用搬运工具与调派工作人员，并安排工具使用时段与人员的工作时间、地点、班次等。

①制定相应的货物入库管理制度及工作流程。

②建立货物入库台帐，每日进行货物入库记录及统计。

③严格按照手续办理产品入库。

④完成上级交办的其他任务。

（9）仓库保管员工作职责

①主要负责保管区内物资的保管工作，对保管区内的货物，做到账、卡清楚，账卡物相符。

②定期清扫保管区，保证保管区内清洁卫生，无虫害、鼠害。

③定期检查保管区内的通风设施、照明设施、防雨防潮设施的情况，保持库区内通风、干燥、温湿度适宜。

④定期检查保管的货物品种、数量、质量状况，定期或不定期地对保管货物进行盘点，及时掌握保管物资的动态。

⑤严格执行保管区的安全检查，包括消防器材的配备及有效性，区内电器线路的使用状况，是否存在老化，破损等安全隐患。

（10）发货员职责

①主要负责货物出库过程中选用搬运工具与调配工作人员，并安排工具使用时段，以及人员的工作时间、地点、班次等。

②严格按照出库凭证发放货物，做到账、卡、物相符。

③严格对货物进行复查，当出库货物与所载内容不相符合时应及时处理，视具体情况，对出库货物进行加工包装或整理。

④严格监督货物的装载上车，进行现场指挥管理。

⑤完成上级交办的其他任务。

（11）拣货员职责

①核对货物品种、数量、规格和重量，照凭单拣选货物，认真完成每日的拣货作业任务。

②对拣出的货物进行复核，验货物的包装、标志，对出库待运的货物进行包装、拼装、改装或加固包装，对经拼装、改装和换装的货物填写装箱单。

③在出库货物的外包装上设置收货人的标记。

④按货物的运输方式、流向和收货地点将出库货物分类整理、分单集中，填写货物启运单，通知运输部门提货发运。

⑤对货物进行搬运、整理、堆码。

⑥鉴定货运质量，分析货物残损原因，划分运输事故责任。

⑦办理货物交接手续。

⑧完成上级交办的其他任务。

（12）客服订单人员工作职责

①处理客户投诉。

②异常处理，若有异常情况要第一时间向上级反馈，自己能处理的自己处理，处理不了的一定要反应。

③顾客满意程度的统计分析工作以及客服档案时时更新。

（13）采购部经理工作职责

①主持采购部的全面工作。

②领导采购部门按部门的工作职能做好工作。

③根据项目营销计划和施工计划制订采购计划，并督导实施。

④制定本部门的物资管理相关制度，使之规范化。

⑤制定物资采购原则，并督导实施。

⑥做好采购的预测工作，根据资金运作情况，材料堆放程度，合理进行预先采购。

⑦定期组织员工进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧，培养采购人员廉洁奉公的情操。

⑧带头遵守采购制度，杜绝不良行为的产生。

⑨控制好物资批量进购，避开由于市场不稳定所带来的风险。

⑩监控项目物流的状况，控制不合理的物资采购和消费；

进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行工程的审核及成本的控制。

完成上级交办的其他任务。

（14）送货员工作职责

①保证装卸、搬运和行车时商品的绝对安全，避免人身伤害。

②运输途中，司机要遵守交通规则，正常行驶。

禁止超速、抢行，避免因急刹车造成人员的伤害火货物的损伤。

③商品在出货前，要详细检查货物是否齐备、齐全。

④在规定的时间内将货物交到招标人手中并要求其客签订收货单。

1.3配送方案

（1）总体方案

“高效快速、机动灵活，诚实守信，卓越服务”是我公司对客户恪守的承诺和经营宗旨，针对食用油配送项目服务，我公司将成立项目配送服务项目实施领导小组”，由总经理任组长，售后部经理任售后监督调查责任人，配送中心经理任专项配送中心责任人，全面协调各项工作的开展和问题处理，真正做到无论有任何问题2小时内处理完毕的原则，结合本公司日常配送流程，制定如下具体配送实施方案实施计划：

①货源保障

我公司中标后立即与各相关公司、基地联系，由其安排组织货源，严格执行国家生产标准，每一批次质检报告随货同行，送交主管部门备案。

②配送方案实施计划

我公司的配送宗旨是“三按”，按时、按质、按量。

“三专”，专人、专车、专线。

按时——严格按照招标方的时间要求和规定配送；

按质——保证提供质量合格的优质产品，并登记记录每个送货批次；

按量——按照招标方的配送明细、数量、地址认真执行配送工作。

专人——公司安排专业配送工作人员实施配送方案，由配送中心经理具体负责；

专车——公司针对本项目的实施。

计划从公司配送中心抽出运输车辆，实施专车配送，完全能够确保按时送达到各目的地；

专线——我公司根据实际情况规划的专线配送路线：

③严格执行公司的“五心”标准

诚心----诚心诚意

贴心----站在对方角度考虑问题，以心换心

细心-----细致周到，不漏掉一个问题，不放过一个细节。

耐心-----始终保持服务耐心，最苛刻的客户是我们最好的教练

舒心-----客户放心，更开心，这就是我们的工作

客户1%的不满意等于100%的不满意，在整个服务链上我们确保服务的精致性，不漏掉一个问题，不放过一个细节。

（2）配送管理体系

我公司通过多年的锻炼和实践，目前已形成了专业化的配送中心和健全的配送管理体系，管理体系具体有三部分内容组成：

第一：

健全的岗位职责：

员工有章可循；

第二：

强化现场主管责任制：

有效地与客户及员工沟通，建立员工相互间合作的良好关系；

第三：

加强出品质量责任管理：

建立出品质量管理登记制度，预防低值易耗品过期，定期进行出品质量分析，并制定纠正措施。

配送部严格按照产品安全管理体系运作，率先在同行业建立了一套科学规范的作业流程和服务标准。

严把产品质量关，实施溯源制度，注重过程控制，每道环节进行产品安全检测，建立了完善的健康保障体系。

质量第一、服务至上，不断提高客户满意度，做真正的低值易耗品配送专家，是我们坚持不懈的追求。

（3）具体配送方案

①配送方法

配送质量标准:

配送质量的控制主要采取如下措施：

★在与客户签订《配送合作协议》中，由客户和我们共同拟订《产品配送质量标准书》；

★我公司接到客户配送定单后，将组织由分拣人员按《配送质量标准书》分拣包装，我公司具体负责配送各单位的配送主管检验合格；

★我们配送的产品经由招标人的质量监督员验收。

②车辆配送服务

我公司免费提供人工服务装卸车。

③配送时间及地点

★交货时间：

下单次日09：

00之前送达。

★交货地点：

采购人指定地点。

④运输安排

我公司提供轻型仓栅式货车，保证在配送的时间内保质的将产品送达到现场。

★我公司承诺在1小时内到达用户单位临时配送。

★卸货交付

→车辆到达目的地后，及时与用户协调员取得联系。

→入库卸货时，协调员与驾驶员同时监督清点卸货数量；

→发生货损、货差，由协调员与收货方共同分清责任，同时提交公司；

→卸货完毕后，及时提供三联单（我单位盖章、验收单位签字）。

⑤配送时间保证措施

为了快速送货，公司成立了的相关部门，实行部门负责制，专人专事，明确职责，保证整个配送的及时性与稳定性。

★作业时间

为了保障送货时间的及时性，员工上班时间从早上6：

00开始上班。

通过作业时间前提，保证配送时间在顾客要求范围内有一定的弹性。

★快速响应

客户下达要货订单后，订单经过汇总、分析后交到采购部，由采购部负责采购。

采购后进行开票，然后由物流车进行配送。

做到整个流程连续作业，无间断作业。

★送货

配送人员根据采购人需求，进行线路调整，进行优先发车进行配送。

做到优先整理，优先包装，优先开票，优先装车，优先发车，优先配送，保证客户的时间需求。

★售后处理

当产品配送出去后，发生顾客纠纷，在第一时间内快速处理。

质量问题无条件退货，然后以最快的时间给客户进行调货。

其它问题，在第一时间内与客户进行沟通，解决客户问题。

⑥人员配备方案

如今我公司成立的产品销售配送部已是一个专业化的配送中心，并拥有一个专业化的配送团队，拥有自己各类型专职配送汽车，包括2台应急专用车辆，有专职的人员20人。

先进的管理理念经过十几年的摸索与锤炼、学习和成长，我们形成了一套高效规范的管理体系。

主要由六大部分组成：

健全的岗位责任制：

员工有章可循。

第二，强化现场主管责任制：

有效地与客户及员工沟通，建立员工相互间合作的良好关系。

第三，加强出品质量责任管理：

建立出品质量管理登记制度，定期进行出品质量分析，并制定纠正措施。

一站式采购：

根据市场分析及客户的要求，公司领导人果断转变思路，率先撤消大型物流仓库，由原来的批发采购→装卸→仓储→装卸→现场，直接提高工作效率。

极力降低物流成本，充分保证产品质量。

严格的卫生管理制度：

近年来，常有媒体报道低值易耗品事件，十分让人担忧。

公司本着宁保一分险，不省三毛钱的原则，从源头把好卫生关、质量关，在环境卫生方面严格按7S标准执行，并对所有现场定期与不定期的检查，消除卫生隐患。

严把低值易耗品质量关，实施溯源制度，注重过程控制，每道环节进行低值易耗品安全检测，已形成储藏运输和送货上门的一体化服务，建立了健康保障体系。

⑦配送车辆保证措施

★我公司在运输配送的车辆管理上，有严格要求，分为三组，每出车一辆为一组，陪同车辆上路一人，实行专人专车，确保准时到达。

★我公司值班车两辆四人24小时轮替，值班室24小时接叫，有应急调整、安全防范措施、后勤保障措施等，确保安全到达。

★如有行驶车辆有障碍，我公司配备应急车辆随时出发，为了公司的信誉，保证行车的准时到达，保证运输车辆不迟到客户地点。

★我公司在安全方面非常重视，公司配备着资深、资格的师傅，他们累计行驶长途经验，具有丰富的应急措施和后勤保障措施。

⑧服务理念及优势

★服务理念

我公司自成立以来，一直秉承“质量第一、信誉至上、诚信经营、服务大众”的经营理念，通过服务创新，来满足我们所服务客户的潜在需求；

通过技术创新来改变原始经营模式；

从而避免了行业中现今仍旧存在的很多问题，通过不断努力，我公司逐步走向规范化、流程化、科学化。

我们的宗旨：

诚信为本，安全第一；

我们的方针：

一切为客户着想，努力为客户分忧；

我们的追求：

用我们的诚心、专心，换取您的放心、舒心；

我们的责任：

贴心服务，让您无后顾之忧；

我们的心愿：

打造一个健康的、绿色的供应平台。

★服务优势

→我公司在人员方面，有多名产品采购及配送经验丰富的员工队伍，他们均工作勤恳、非常敬业。

→在价格方面，我公司对产品实行集中采购，在采购价格上获得更大优势；

即使某些时候价格相同，在质量上也是更胜一筹。

→在运输方面，我公司有多辆专门用于配送产品的厢式货车），使配送工作方便、快捷。

能确保配送时间、质量稳定！

凭着多年的拼搏与经验，本着诚信为本，坚持不懈，与时俱进的精神，我公司不断发展壮大。

我公把产品安全放在第一位，在经营活动中，重品质、重信誉，努力为客户提供优质的产品、优质的服务。

质量第一，服务至上，不断提高客户满意度，做真正的产品配送专家，是我们坚持不懈的追求！

饮水思源，回报社会，是公司创业发展的宗旨，基业长青的根本！

我们愿与社会各界有识之士一起，共同振兴我国配送服务事业，推动大发展！

2、进度计划

根据招标方的要求，结合本项目的实际情况，合理编制项目工作进度实施方案，制定项目实施计划。

另外公司拥有成熟的运营操作模式，目前为多家单位提供供应和配送服务工作。

在正常情况下我公司完全能保证食用油的及时供应，接到采购人通知后，按采购人要求的时间及时送货。

如出现不可抗力的情况时、以及出现制造商重大设备事故无法正常生产、计划停产，或者因进度变更而临时提出增加数量时，我们拟定以下处理办法：

2.1减少或停止我公司的现货销售，用现有库存资源保证所需。

2.2及时从本公司经常合作的其他经销商处调配资源。

3、供货能力

公司自成立以来，一直遵循“质量第一，服务第一”的服务理念，与多家需货方建立了长期稳定的供应关系，从而保证了供应量及质量的稳定。

4、验收方案

4.1验收依据

（1）招标人在收到我方交付的货物后应当及时组织验收。

（2）产品有瑕疵，招标人应在验收时当面提出；

对质量问题有异议的应在安装调试后十个工作日内提出。

（3）在验收过程中发现数量不足或有质量、技术等问题，我方应负责按照招标人的要求采取补足、更换或退货等处理措施，并承担由此发生的一切费用和损失。

（4）招标人在我方按合同规定交货或安装、调试后，无正当理由而拖延接收、验收或拒绝接收、验收的，应承担因此给我方造成的直接损失。

（5）招标人对货物进行检查验收合格后，应当收取发票并在《交货验收单》上签署验收意见及加盖单位印章。

（6）大型或者复杂的货物采购项目，招标人可以邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作，并由其出具验收报告单。

1.4.2验收方式

（1）产品验收标准

ISO9001质量管理体系标准；

合同约定的质量标准；

质量标准：

满足采购人的采购要求，达到国家现行技术标准。

验收标准：

达到国家现行验收标准。

（2）产品验收方法

①成立验收小组

验收小组可以根据政府采购项目的需要临时组建，也可以成立日常的验收小组。

验收小组应当由熟悉掌握该政府采购项目技术需要的技术人员单数组成。

验收方应当指定负责验收小组工作的直接负责人。

为建立验收方内部制约机制，前期参与了该采购项目采购工作的负责人不得作为验收工作的负责人。

验收小组由验收方成立，其工作情况代表验收方履行验收工作职责。

②验收前准备

验收小组成员应当在实施验收前完全掌握项目验收清单和标准，采购文件对项目的技术规定要求和供应商的响应承诺情况，并完成实施验收所需要的其他准备工作。

验收小组应当根据政府采购项目的具体情况，制定具体详细的项目验收工作方案，以便于实施验收。

③验收

验收小组应当在供应商履约完成后及时实施验收。

每个验收小组成员必须作好验收记录。

验收记录要准确、详细记载项目名称、数量、单价、总价、规格、型号、主要技术参数和设备配置等内容事项。

④出具验收报告

验收小组完成验收后，应当出具验收报告。

验收报告的内容应包括：

实施验收过程基本情况陈述，采购项目验收情况介绍，对供应商履约情况与政府采购合同、采购文件规定要求以及供应商投标文件响应承诺情况进行比较，验收结论性意见。

验收小组成员的个人验收记录和个人验收意见作为附件附在验收报告后备查。

验收小组成员应在验收报告上签字，对验收报告内容负责。

（二）项目服务专班配置

1、服务专班配置

2、配送机构组织图

（三）应急方案

1、应急预案编制目的及依据

1.1编制目的

及时、准确地组织开展食用油配送过程中突发事件的应急工作，合理调配运输资源，最大限度地降低或避免配送带来的物料供应不及时造成的停产损失、以及不能及时发运、未能实现100%按时交付的情况，确保实现肉类产品的按时交付。

1.2编制依据

根据《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》和公司的配送体系，结合公司实际情况，制定本案。

2、适用范围

本预案是我公司应对食用油配送突发事件紧急行动方案，适用于预防将要发生集中配送突发事件或事件发生后的应急反应。

3、工作原则

3.1以保证客户利益为根本原则，确保费用降低和交付及时。

3.2各个部门密切配合，分工协作，各司其职，各尽其责。

3.3整合、调度所有配送资源，充分发挥集中配送的的核心作用。

4、组织指挥体系及职责

4.1指挥小组组成

成立集中配送突发事件应急指挥小组（以下简称“指挥小组”）。

应急小组由组长、副组长、成员组成。

4.2指挥小组主要职责

负责指挥、协调和组织公司食用油配送突发事件应急工作；

及时了解公司业务部门资源调度情况，并提出应急措施建议；

安排部署应积极补救工作。

4.3各成员部门职责

仓储运输部：

负责物资和车辆的应急调度；

突发事件原因分析，落实责任，以及避免此类事故的纠正措施。

财务部：

负责应急费用的审批，以及对责任单位或个人的考核综合管理部：

负责后勤保障工作。

供应链管理部：

负责应急系统信息处理，系统纠错及预警设计以及供应链的提升。

综合管理部：

负责应急的后勤准备及服务等。

5、应急响应

5.1响应程序

指挥小组接到突发事件报告后，应立即启动本预案。

各成员单位按照指挥小组的统一部署和各自职责，做好相应的应急响应工作。

指挥小组办公室根据具体情况，确定和适时调整队伍，对突发事件进行应急处理。

5.2应急通讯

指挥小组成员应当保证24小时通讯畅通，并将手机、值班电话指挥小组办公室报告。

5.3突发事件应急保障

（1）台风、洪水、地震等恶劣天气配送应急方案

①安全意识到位。

组织所有配送人员开展安全培训，进一步强化安全意识，着重强调遇到恶劣天气时的安全行车注意事项，确保人员、车辆和货款的安全。

②做好应急运输保障工作，在发生自然灾害如台风、洪水、地震等突发性事件时，要服从县级以上人民政府或者交通主管部门的统一调度、指挥。

③遇有自然灾害，应立即在最短时间内逐级向交通主管部门报告（在异地遇有自然灾害、突发性事件的应同时向当地人民政府和交通主管部门报告）。

④投入应急运输车辆使用年限不超过5年，并经检测合格的再用车；

车辆运行单程在500公里以上必须配备2名驾驶员，每位驾驶员连续驾驶时间不得超过3小时。

⑤参运应急人员年龄在20至50岁之间，符合道路运输经营条件的驾驶人员，且技术过硬、作风正派、身体健康。

⑥接受应急运输任务后，运输车辆、人员必须整合待命，在规定时间内到达指定地点集合，且必须由道路运输经营者亲自带队。

⑦执行应急运输任务时，运输车辆及参运驾驶人员要遵守应急预案的有关规定，服从交通主管部门的统一调度、指挥，遇事主动请示、汇报，协调解决好各项工作事务。

⑧配给中心做好道路运输保障工作，确定多条道路运输方案，应对突发性自然灾害保证食品供给。

（2）临时性需求供应方案

我公司拥有一定量的食材库存，以满足采购人对产品的临时性的需求。

如采购人临时要求我公司配送一定量的产品，我公司承诺在接到配送通知后十分钟内响应，立即调派配送车辆和配送工作人员，下单次日09：

（3）突发交通事故及其处理措施

①在配送过程中发生交通事故，当事人应立即进行自救，并报警。

电话：

122（交警）、119（消防）、120（急救），应简明讲清事故地点、伤亡、损失等情况，以及事故对周围环境的危害程度，保护现场，抢救伤员，保护货物财产并通报运输经营者与保险公司。

②当事人应立即切断车辆电源开关，使用消防器材，布置好安全警戒线，应果断处置，不要惊慌出错，避免造成更大的灾害。

③对伤者的外伤应立即进行包扎止血处理，发生骨折者应就