新安发煤矿财务报销管理办法用心整理精品资料Word格式文档下载.docx

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第六条上述发票（除手撕定稿发票外）应载明如下信息:

开票日期、付款单位名称（要写全称：

山西灵石银源新安发煤业有限公司）、经济业务的性质、数量、单价和金额（具体根据票面载明的信息填写）、收款单位全称或者填制人姓名、收款单位需加盖发票专章、开票人等信息。

第七条凡填有大写或小写金额的原始票据，大写与小写金额必须相符;

经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始票据附件。

如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文号；

原始票据不得涂改、挖补。

发现原始票据有错误的，应当由开出单位重开或者更正,更正处理应当加盖开出单位的公章，对涉及金额变动的票据必须重开。

第八条对索取的增值税专用发票、运输发票等涉及抵扣税项的发票，必须保持清洁平整,便于认证时扫描仪能够准确识别，增值税专用发票认证期限为180天（从开票日期起），对逾期票据无法抵扣的将追究经办人责任，并让其承担无法抵扣的进项税款.对残缺、折叠、油污发票无法认证识别，由此造成的可抵税金损失由经办人承担；

因税务系统来矿检查时，发现报销人提供的发票为假发票的，将全额扣回报销款,并不得再行报销。

第九条经济事项发生后（如预付款）,与该经济事项的经办部门应跟踪落实收回收款收据和发票索取工作，在收到发票后根据业务性质及时办理报销或冲账；

对经济事项发生后,不管不问且财务科多次催促，逾期一个月的仍不落实,财务科将向董事长汇报并建议暂停发放该经济事项经办人工资。

第十条为保证报销单据规范、美观,票据应粘贴单面（不得使用双面有字的A4纸）有字的A4纸那一面上,原始票据呈平铺状粘贴，杜绝叠加粘贴出现“大肚子”形状的报销单据。

第三章借款审批单填写要求及适用规定

第十一条借款审批单填写要求

1、需借款人填写的部分为：

填单日期、借款人、借款部门、借款事由及用途、借款金额（借款人仅需填小写金额，大写金额将自动生成）、借款人签字。

2、需审核会计手工填写的部分为：

借款前挂账金额、借款支付方式。

3、上述填写信息一律不得涂改.

4、所有单据的填写与签字部分，一律用碳素笔或黑色中性笔，不得用圆珠笔。

第十二条借款管理有关规定

1、出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回7个工作日内办理报销还款手续。

因清账手续不全，在规定时日内无法清理的,须经分管领导批准后,可再延期7个工作日内清理完毕。

2、对于个人借款，财务科应严格按照财务制度执行，除零星采购、零星开支、差旅住宿费、会务费、培训费、工伤医药费可以借款外,任何人不得以任何名义借款抵付工资薪金及个人债务。

3、前期借款未还者原则上不得再次借款，对借款已逾期没有清理的人员，每月发放工资时将在工资中扣还欠款（借款超出工资额的可留500元生活费）；

对无正常理由，逾期1个月没有归还的借款按日收取1‰滞纳金,直接从次月工资中扣回，财务不再另行通知.

4、驾驶人员备用金额度为2000元，发生的费用随时报销。

小车司机只报销与车辆有关的费用,其他费用由带车人员按规定报销，不得由小车司机经手。

5、食堂周转金暂定为30000元；

办公室为5000元。

6、借款风险由签批借款的部门负责人负责，造成的损失由部门负责人承担连带责任；

7、出纳负责月末备用金清理工作,将借款人借款余额通知到个人,如在两天不回复的且已逾期的，出纳将在开资时按上述第3条履行扣款手续。

8、年底前所有备用金必须清理完毕，各单位不留备用金；

次年根据上年实际情况，由财务科重新核定备用金限额。

9、借款人报销或还款用于冲账时，出纳应及时开具收款收据,并将收款收据交借款人。

第十三条借款联签流程

借款人应认真打印借款单据，并按以下流程签批：

借款人签字→部门负责人审核签字（培训借款需经营管理科签字）→财务审核签字→财务总监复核签字→分管领导签字→董事长签批→出纳签字后付款.

第四章员工费用报销审批单内容、规定及联签流程

第十四条员工费用报销的内容：

差旅费（出差及探亲假）、小车费用（过路过桥费、加油费、维修费、保险费）、办公费（办公用品购置及办公电器维修、房屋修缮等）、招待费等等。

第十五条员工费用报销的填写要求

1、需经办人填写的部分为：

填单日期、经办人（或报销人）所在部门、经办人姓名、报销事由、如涉及到购买实物的应由相关验收人签字、出差或探亲起讫日期及地址、发生的各项费用金额（费用明细项空白处可根据需要增设）、借款人签字。

报销费用合计小写（大写）部分会自动生成,不更改。

右上角附件张数、支付方式（现金、打卡、挂账）。

3、原始票据为增值税发票，应分别在指定位置列示税前金额、进项增值税金额。

4、矿级领导费用报销由办公室负责经手，报销联签部门负责人由办公室归口管理。

第十六条员工费用报销的有关规定

1、差旅费报销有关规定

（1）矿董事长、总经理、副总经理级别人员因公出差，食宿费用实行全额报销制，原则上住四星级及以下的酒店。

（2）部门负责人及以下人员出差的住宿标准（每人每天）为

住宿标准

省会城市

省会以下城市

部门负责人

260

220

部门副职

180

一般员工

150

（3）同性别二人出差必须合住,住宿标准以两人中的最高金额一次报销。

（4）出差期间，不得报销在酒店住宿期间与出差业务无关的费用，如个人洗衣费及其他各项个人费用。

（5）员工出差须在规定时间内返回，以实际出差天数为准，如超出规定时间或地点变更，必须写明原因，由部门负责人及有关领导确认后，方可报销.报销时附住宿费发票（住宿票据上应标明住宿的人数、天数等信息）.

（6）员工外出工作原则上乘坐公共交通工具，如需乘坐出租车须经领导批准。

（7）探亲人员报销差旅费，只报销居住地的直线硬卧票价或汽车票价，不报销市内交通费用及订票费。

如本人自愿乘坐飞机，乘坐飞机超出火车或汽车的费用自理.二个月报销一次探亲费用，每次探亲时间为七天，如本人不能探亲，配偶来单位驻地,可享受同等报销待遇。

（8）报销人对报销票据的合法性和报销事由的真实性负直接责任，一经发现存在虚假现象，责成进行更正，并通知有关领导.

（9）审核会计要复核单据的合法性、规范性和所附单据累计金额与报销单所填金额是否一致，单据数是否正确，报销所附单据与出差、探亲路线是否相符。

（10）出差人员（或探亲休假人员）应在回矿后7个工作日内办理报销事宜，报销单填写应根据表格要求认真填写:

出差（探亲）地点起讫、日期起讫、出差天数、车船费、市内交通费等。

（11）办公室负责办公车辆的日常管理工作,具体是对各车辆油耗、行驶里程、过路过桥费、日常维护保养、修理费用等负责台账登记并监管。

（12）办公室驾驶员外出，离开灵石去异地（以100公里为限）,每天补贴50元。

2、办公用品、低值易耗品（指办公用）等报销规定

（1）办公用品由办公室统一购置、统一管理。

办公室为办公用品的具体管理部门,负责办公用品的采购、保管、发放、建账并定期做好库存盘点工作，并对被领用的办公用品实施跟踪管理。

购买办公用品必须经办公室（除办公室采购人员）人员验收签字。

购买办公用品应选择能够开具增值税发票的供应单位。

（2）月底由各科室提出办公用品使用计划，办公室在结合库存情况后对各科室办公品使用计划进行初审，经初审汇总后，报分管领导审批后采购.

（3）办公室应严格控制办公用具的配置范围和发放人数。

领用人应在领用簿上签字，并承担所领用办公用具的保管责任。

（4）对丢失办公用具的个人，应追究责任人的过失,由责任人承担丢失办公用具原价值50%赔偿责任，所收赔偿款交财务科冲减办公费.

（5）对调离人员，应收回价值较大的（单价在50元以上的）办公用品，交由矿办公室处理，不得私自带走。

（6）对办公用纸原则上采取双面使用.

（7）矿有关内部文件可以采取网络（如通过qq群等方式）传阅的，应尽量利用网络平台，实现网络交互信息，减少不必要的纸张打印。

第十七条员工费用报销的其他要求

（1）招待费执行矿办公室制定的招待费管理办理，办公室是招待费和食堂费用的内控部门。

（2）培训费用必须经矿经营管理科审批，矿经营管理科负责建立培训人员台账，以监督全年各次培训时间、各次培训人数、培训内容、培训费用.

（3）员工在规定时间内享受的探亲假，需经营管理科负责人核实签字后,方可报销；

经营管理科应建立人员探亲统计表，以便做好备查。

第十八条员工费用报销流程

填写人员应认真打印费用报销单据,并按以下流程签批：

报销人（或经办人）签字→部门负责人审核签字→经营科负责人签字（存在探亲费或培训费时）→财务审核签字并加盖财务审验章→财务总监复核签字→分管领导签字→董事长签批→出纳复核签字后付款.

第五章（）审批单使用范围、填写要求及联签流程

第十九条（）审批单的使用范围、填写要求

1、（）审批单可根据经济性质填写：

预付款、付款、费用挂账、费用报销等字样.

2、当（）内填写付款时，主要用于已挂账的材料、设备、劳务、工程进度款、电费等;

3、当（）内填写预付款时，主要用于材料、设备、电费、加油卡充值、劳务、工程进点筹备及合同上标明需预付的其他经济事项；

4、当（）内填写费用挂账时，主要用于发票已到，并经相关部门复核、验收等程序后，由财务暂行挂账，暂不付款的业务,主要用于材料、设备、劳务、工程进度、服务咨询等事项；

5、当（）内填写费用报销时，主要用于发票已到，并经相关部门复核、验收、签批后，需费用化（如前期的预付款，发票收回）或直接支付的经济事项（主要指不归属员工报销单据的部分），如电费、税款交纳、占地补偿等。

6、经办人应认真填写收款单位名称（全称）、开户行、账号、经济业务的内容、发票上载明的金额（增值税发票的在左侧填写不含税价、税额；

普通发票小写金额）。

7、需审核会计手工填写的部分为：

需在（）内填明单据性质（如预付款、付款、费用挂账、费用报销等字样，此项经办人不要填写）、本次付款前账面挂账金额、右上角填写附件张数、支付方式（现金、打卡、挂账）、本次实际支付金额、备注（根据需要填写，主要用于承兑汇票拆分）。

8、设备涉及质保金付款时应提供机电部门相关证明资料;

设备维修应提供机电部门出具的验收合格报告；

工程类费用挂账或付款应提供工程类合同、合同审查表、发票、结算依据、工程验收报告等；

9、合同及其评审表必须附审批单后面，作为一项重要的附件资料.

10、材料、设备费用挂账通知单（仅限于能开具增值税发票的单位）主要是根据供应科的需要而设置的，可在此单据后附多家单位经济信息，单据上应认真填写单位名称、材料及设备名称、开票日期、不含税金额、税款、价税合计等信息。

附件张数由审核会计填写。

11、购买的设备、器具为固定资产的，供应科应认真办理固定资产验收等签批手续;

固定资产实行归口管理:

办公室是办公用的固定资产主管部门，机电科是机电设备类固定资产的主管部门，经营科是地面设施类固定资产的主管部门,生产科是井下永久性巷道类资产的主管部门。

12、对安全生产、环保、节能等专用设备由财务科负责做好资料的收集整理工作。

第二十条（）审批单的联签流程

审批单审批签批流程:

报销人（或经办人）签字→部门负责人审核签字→财务审核签字→财务总监复核签字→分管领导签字→董事长签批→出纳复核签字后付款。

第六章附则

第二十一条简述各部门经管的各项经济事项：

1、经营管理科负责工资表编制、劳务费审批、日常零工审批、人员培训、人员探亲费等人工性费用管控；

2、供应科负责材料及设备款预付、经济合同签订、材料及设备付款、质保金支付等采购性费用管控;

3、办公室负责食堂费用、招待费（烟酒费用）、日用品、办公用品费用、车辆费用（加油、维修、保养、保险、过路过桥）等日常费用管控；

4、机电科负责电费、设备维修、设备购置、电路维护（如供电线路春检等）、设备质保金支付等费用管控；

5、地面基建设施发生的经济事项由基建副总负责；

6、其他部门根据职责范围履行好各自职责范围内经济事项。

第二十二条为了协调矿对内、对外的业务，方便员工费用报销，员工日常报销为每周三、四、五三天,其中每月15日为税费交纳日,暂停报销一天。

每月末，为了保障月末结账，每月28日至次月2日期间暂停报销,所发生费用转做次月报销.

第二十三条本办法由财务科负责解释并于下发时施行（附件共3份）。