行政管理台账文档格式.docx
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附件
份数
密级缓急
签收人
复文号
备注
月
日
单位
字号
标题
日期
卷号
填表：
审核：
表4-5收文处理单
来文单位日期字号
内容摘要
附件主办部门
拟办意见
领导批示
办理结果
归卷日期归入卷号
表4-6发文登记表
年度：
发文日期发文文件文件标题/收文归卷归入
份数印章用印人批准备注
序号月日部门类别事由部门日期卷号
表4-7公文会签单
发文单位发文文号发文日期年月日
时限□普通件□急件□特急件密级□普通□秘密□机密□绝密
内容
（续）
接文时间
交文时间
行政部转呈时间
会签
时
月日时
顺序
3．会议文件及记录
企业会议台账的相关表格，见表
4-8～表4-18。
表4-8
会议计划表
月份
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
⋯⋯12月
会议相关信息
会议名称
会议性质
开会地点
开会日期
会议时间
参会部门
预计人数
主持人
会议宗旨及议题
根据公司当月情况进行规定
审核人：
表4-9会议议程安排表
会议主题
会议类型
会议主办单位
会议负责人会议主持人
会议摘要：
议题1
序号
会议议题
议题名称：
时间
/内容
发言人
议题2
名称：
出席人员会议记录员
会议注释：
表4-10会议通知单
通知日期：
年月日
接收部门
会议地点
发文部门
会议联系人
会议参加人员名单：
会议注意事项：
1．
2．
会议联系人：
会议联系电话：
签章处：
通知回执联
会议通知已收到，内容详细了解，□能
□不能
届时参加。
谢谢
!
签名：
年
月日
表
4-11
会议程序表
会议程序
会议时间：
会议地点：
1．记录出席人姓名
2．统计缺席人姓名（附理由）
程
内
容
发
言
人
入座，宣布开会
阐述经营理念
会议最高职位人致词
说明议题、议案
补充说明、报告
讨论问题（质疑应答）
决议事项确认
下次会议讨论事项确认
散会致词
会议结束
—
主管审核：
领导审批：
年月日年月日
表4-12
会议记录表
填写日期：
地点
记录人
参加者
会议过程
会议决策
记录审核人
审核结果
表4-13
会议纪要表
会议主题：
会议主席
会议主持
会议记录人
核准
页数
列席人员名单：
出席人员名单：
会议决议内容
序号决议事项负责人决议提出人完成时间
表4-14
会议用品明细表
使用日期：
会议名称：
参加单位：
参加人员：
会议主持人：
会议必备用品
名
称
单
位
数
量
规
格
备
注
文具
笔
支
便条纸
本
桌子
张
椅子
个
黑板
面
一般设备
黑板架
讲台
茶杯
烟灰缸
会议特定用品
录音机
台
录像机
音响
电器
投影机
电影放映机
幻灯机
麦克风
特定会议用品相关说明：
表4-15决议事项确认表
决议事项
决议内容
达到目标
所需支持
执行措施执行负责人备注
表4-16
决议事项实施表
部门
执行负责人
决议日期
实施目标
决议负责人
实施进度等
评价
各部门每个月的实施检查表
份
实施进度
评
价
表4-17
会议室使用申请表
使用日期
使用时间
具体地点
参会人数
所需设备
名称
申请使用单位
填表人
主管
管理人
管理单位
经理
表4-18会议记录目录台账
会议日期会议形式会议主题内容摘要页码记录人备注
4．档案管理工作台账
档案管理台账的相关表格，见表
4-20
～表
4-28。
表4-20
档案检索工具统计表
年数量
项
目
度（本）案卷目录归档文件目录
会计档案目录
科技档案目录
照片档案目录
声像档案目录
业务档案目录
表4-21卷内目录
档号：
顺序号文号责任者题名日期页号备注
表4-22
卷内备考表
单位名称
立卷时间
案卷目录号
案卷号
立卷人
监督人
本卷内的文件张数
本卷内需说明的情况
表4-23
案卷索引表
案卷题名
建档日期
储存位置
保存期限
表4-24分类文件目录表
顺序号案卷号文件号文件标题（文件内容）责任人归卷日期备注
表4-25档案调阅申请单
申请部门
档案名称及代码
调阅时间
总经理审批
部门负责人
用途
归档记载
调卷人/经办人
是否设密及密级
行政部经理审批
管档人
表4-26
档案索引表
档案号
档案名称
档案内容
处理
表4-27
档案明细表
移出
归还
全宗号
目录号
经手人姓名
管理人员签字
表4-28
档案调阅单
调卷部门
类别
调卷人
文件内容摘要
调阅用途
调阅期限
自年
月日起至
年月日止，计
原收文编号
借出日期
档号
归还日期
备注
保管人签章
5．办公用品管理台账
办公用品管理台账的相关表格，见表
4-29～表4-47。
表4-29办公用品采购清单
部门
办公用品
数量
规格
总经理室
研发部
业务部
人事部
办公区
⋯⋯
审核：
表4-30
办公用品需求计划表
部门：
月份：
个人领用类（每人每月
50元）
业务领用类
办公用品品名
代号部门
单价数量
金额
代号
单价
小计
预算金额
实际金额
部门主管：
经理：
经办人：
表4-31办公用品采购申请单
填单日期：
物品名称规格用途单位数量需用日期估计价值签注
总经理批准办公室主任意见请购部门负责人意见
年月日年月日年月日
表4-32办公用品入库登记表
年月
日期用品名称数量采购人员收货人员（保管员）备注
表4-33库存物品分类记录表
类别：
品名单位数量入库日期出库日期领用单号当前库存
表4-34
库存记录卡
物品名称
最大库存量
库存参考号
最小库存量
填表日期：
单位数量
再订货量
具体项目记录
接收
发放
余额
发票号
供应商
申请号
个人部门
记录人：
表4-35
办公用品申领单
项次
日期：
特殊要求
合计
保管员：
领用部门经办人：
表4-36
办公用品发放领用台账
（登记表）
年月
领用人
领用日期
保管人员：
表4-37办公用品配发一览表
填写日期：
品名
姓名
合计
行政部主管：
办公用品保管员：
填表人：
表4-38部门办公用品统计表
部门：
填表日期：
名称规格/型号数量金额存放地点负责人备注
表4-39
办公用品盘点报告表
盘点日期：
编号
上期结存
本期
本期
本期结存
购进
发放数
财务主管：
行政主管：
保管员：
表4-40工服配置管理表
品名/类别规格编号购入日购入价格配发日配发对象上交日换发日换发负责人
复核人：
表4-41员工工服领取单
姓名工作证号所属部门职别入司日期
领取人
领取原因□新员工□职位调动□原工服破损□原工服丢失
品名/类别规格型号编号领取数量备注
工服明细
行政部经理行政主管部门负责人工服库管员申领人
审批记录
表4-42办公用品一览表
单价单价
办公用品名称规格单位代号办公用品名称规格单位代号
（元）（元）
表4-43办公用品使用情况登记表
使用部门：
管理部门：
名称编号
规格厂名或牌号
构造附属设备
存放地点耐用年限
原价增加价值
日期摘要凭证号数单位数量增加减损结存
表4-44办公用品耗用统计表
年月（单位：
元）
上月耗用金额本月耗用金额差异额差异率（％）人数说明
代号名称
主管：
经办人：
表4-45
办公设备故障登记表
故障日期
设备名称
故障情况
故障报告人
采取的措施
维修日期
表4-46
办公设备故障维修记录
设备
所在
购买
故障
损坏
维修
使用
位置
生产商
记录
协议
费用
经办人
类型
人员
表4-47
办公设备检修记录表
检修日期
检修项目
检修原因
检修结果
检修员
6．行政办公费用清单
行政办公管理台账的相关表格，见表
4-51～表4-60
。
表4-51
办公费用明细表
办公用品通信费
业务接待费
差旅费
交通车管费
会务费
装修费
广告费
其他
金名金
金
名金
名金名金
期
额称额
额
称额
称额称额
表4-52行政费用申请单
（单位：
费用类别金额用途说明附件张数
合计人民币（大写）
报销人：
审核人：
主管领导：
表4-53各部门行政费用统计表
统计日期：
序号部门人员差旅费交通费燃油费通信费备注
1销售部
表4-54购置礼（赠）品清单
业务名称物品名称购买数量单价规格备注
表4-55礼（赠）品领取登记表
物品名称总数量单价领取人领取数量领取时间礼品用途备注
表4-56业务招待费用申请表
申请日期：
年月日（单位：
申请人部门职务
被接待主要人员情况说明我司陪同人员
职务
备注共人
接待事由说明
预计金额费用项目合计
总经理部门经理行政经理业务经办
年月日年月日年月日年月日年月日
表4-57办公电话安装申请表
申请理由
申请数量用途说明
申请人：
部门经理：
行政经理：
表4-58电话充值卡领用登记表
序号领用人领用部门数量面额上次领用时间本次领用时间充值号码
表4-59员工出差申请表
出差人姓名部门职务费用预算
出差起止时间年月日至年月日长途交通费
陪同人员住宿费
业务招待费
地点与事由其他
拟定借款金额万仟佰拾元角分长途交通工具
表4-60公司车辆出行记录表
序号驾驶员出行时间初始地点目的地点行驶里程用途燃油费用备注
7．工作人员报销记录
员工报销管理台账的相关表格，见表
4-63～表4-73。
表4-63报销记录表
序号日期报销人报销内容金额（元）确认签名
表4-64报销单据记录台账
有票
无票
总计
表4-65报销票据接收记录
序号交票日期姓名返还日期签收人票据份数票据金额本人签字备注
表4-66
费用报销申请单
填报日期：
姓
费用金额
费用项目
内容说明
千百十万
千
百
十元角分
金额（大写）
财务审批
部门主管审批
财务复核
部门审核
报销人
表4-67
差旅费用报销单
（单位：
出差事由
起止日期
日～
日，共计
天
交通费用
起止
交通费
住宿费
餐费
金额合计
附
补助费用
十
万
升级会员 