客户考察参观及接待流程Word下载.docx

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宾馆预定

申请接待车辆

欢迎牌/会议室相关工作准备（含水果）

（含水果等）

接站/接机

陪同车间参观/产品演示

领导参与

商务洽谈

合影留念

/礼品赠送

宴请客户

娱乐/旅游活动

客户返程

车辆安排

送站/机

客户考察

o费用核算

考察效果评估及结果分析

结束

三、各接待环节说明与要求

1、确认客户级别及需求

接待专干在接到《客户考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括客户单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据客户重要程度按公司接待标准安排相应的接待。

责任人员：

接待专干、营销经理、相关领导u

2、办理票务

接待专干根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。

飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。

接待专干、申请人（营销经理）

3、预定宾馆

●接待专干根据客户的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2）

（由我司制作50个温馨台卡，内容：

上海丰慧欢迎您、祝您身体健康！

存放各协议酒店，由酒店服务员代为摆放在我司预定房内，退房即收回保管以备下次再用）

●对于特殊要求的客户应事先了解，妥善合理安排。

接待专干

4、安排接待人员及车辆

●接待专干开具《车辆使用申请单》，仔细填写相关内容，交至车队以安排车辆。

●接待专干同时协调好客户考察当日所需的接待人员—产品推介员、相关领导等。

●根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2

接待专干、车队

5、事先再次确认

客户出发前一天，与申请人或客户再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、客户姓名，联系方式和人数等信息。

●与车队确认接客户的司机安排是否落实。

●与产品推介员、设备演示员、相关领导确认。

●与预定的宾馆再次确认客人入住房间。

接待专干、申请人（营销经理或分管经理）、车队

6、布置接待环境

接待室的环境应明亮、安静、幽雅。

应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。

在公司门厅边上打上欢迎词。

7、机场（车站）接客户

●根据接待专干事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接客户，接客户司机与接待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，还需事先准备迎宾牌，写上“欢迎XX单位XXX先生（女士）”以及本单位的名称；

若有需要，可准备鲜花等。

●按照身份对等的原则安排接待人员，对较重要的客人，安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；

也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待；

对于一般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。

●接待人员在机场、车站出口处手举迎宾牌，遇到客户应主动上前握手表示欢迎主动帮助提取行李。

●在接客户车辆回程途中，接待人员应主动和客户寒暄交流，并大概介绍一下这次客户来访的行程安排，切忌冷落客户。

接待专干、司机

8、安排住宿休息

客户抵达后，应先安置其休息。

如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息，并提供茶水等；

若是远道而来的客户，应先把客户引进事先安排的客房休息。

并与客户约定时间，再行安排下一步事宜。

接待专干、营销经理或分管经理、司机

9、公司功能区介绍

客户从宾馆抵达公司后，接待人员先大概介绍一下公司内的各个功能区的划分和建筑，包括办公楼、工厂区内的车间。

接待专干、营销经理或分管经理

10、公司介绍（宣传片）

接待专干将客户引导至接待室或会议室，为客户倒好茶水，准备好将要播放的宣传片等影音资料。

接待人员进行简短的欢迎词，然后接待专干开始播放公司宣传片，产品推介员通过幻灯片讲解客户意向所需公司产品（产品推介员必须对公司背景、公司产品等内容熟记在心、流利讲解，整个介绍时间控制在30分钟之内）。

接待专干、营销经理或分管经理、产品推介员

11、参观工厂车间

●由产品推介员和接待专干陪同客户参观工厂生产车间（具体参观线路附后），产品推介员向客户逐一介绍生产车间、生产工艺及涉及到的技术特点，并准确详细地回答客户提出的技术问题，产品推介员对客户提出的涉及商务的问题应巧妙地回避；

接待人员做一些路线的引导并且照顾好客户的情绪。

●产品推介员要求非常熟悉工厂车间、生产工艺及公司产品的技术特点，并有很强的沟通能力和商务礼仪技巧。

●展示区摆放发泡水泥板、无机保温砂浆、岩棉板等公司的样品，并附设技术参数展牌，由产品推介员负责产品的讲解。

接待专干、产品推介员

12、客户参观礼品

●礼品由公司市场部监管。

●申请人提出申请→营销部核准→总经理审批

●市场部凭“礼品领用申请表”核发

13、合影留念

来公司考察的所有客户都要举行合影留念这一事宜，根据客户级别安排不同等级的领导进行合影。

特别说明：

国家级部委领导及以上领导还应准备文房四宝进行题词工作（个人认为合影留念很重要，从客户心理角度来说.客户会觉得公司很重视他们）。

接待专干、市场部媒体专员

14、商务洽谈

●对当场有合作签约意向的客户，安排商务洽谈环节，建议由营销经理或分管经理主谈，商务洽谈以在小型商务洽谈室进行为宜，接待专干做好商务洽谈前水果点心等相应的准备工作。

●招待客人所需的水果、点心之物品行政办公室负责安排采购并监督，接待专干按审批标准领取并摆放到位。

接待专干、营销经理或分公司经理、相关领导

15、餐饮娱乐安排（详情请见表2）

●由接待专干申请→营销部核准→总经理审批

●根据客户重要程度，依照标准安排餐饮和娱乐，娱乐（洗浴、唱歌）场所定点消费。

●接待专干根据来访客人级别判断费用标准（附表2）提出申请并将申请在客户考察申请表里注明。

●营销经理或分公司经理一同参与（特殊情况相关领导参与）并合理调节气氛，控制尺度，注意餐饮娱乐时的商务礼仪。

接待专干、营销经理或分管经理、相关领导

16、旅游安排

根据客户要求，安排好车辆接送客户至指定地旅游，陪同人员和接待人员一同参与，接待人员必须对旅游地的景点、特产、风土人情等信息非常熟悉，在旅游过程中，要充当导游的角色。

到指定地旅游，最好也先设置好固定线路，走一些代表性的景点。

（只包含特殊或影响力很大的客户）

17、预定返程票务

根据客户的要求，并且根据实际的情况来确定客户往返的交通工具，预定返程机票或火车票，并安排好送行车辆与相关送行人员。

（具体的执行标准请见表2）

18、宾馆结账

客户返程前，接待人员至宾馆为客户结账或月结。

19、送客户至机场（车站）

为客户宾馆结账完毕后，接待人员和司机主动为客户提行李，并送客户至机场（车站），在进口处和客户握手道别（用一些祝福的话语，如：

王总.非常感谢您对我们公司的关怀与支持.祝您一路顺风）。

四、岗位人员配置

依照工作分工和技能要求，客户考察接待小组基本的人员岗位配置为：

1、接待专干（1名）

工作描述：

收集信息、预定票务、协调部门和人员、接待事务中的杂物处理、全程跟随接待客户，包括机场（车站）、公司、餐饮、旅游等，事后统计费用、信息反馈等

岗位要求：

穿职业装、着职业发型、行为举止符合商务礼仪、工作细致、热情大方、气质佳、素质高懂公司产品和营销常识、恪守商业秘密、有较强沟通能力，能适应无规律作息时间工作

2、技术支持（1名，产品推介员：

该职设为专职由综合管理部管辖）

根据客户意向采购需求，通过幻灯片讲解公司产品，带领客户参观工厂车间、给客户做技术咨询、推荐并负责指挥设备演示事宜。

岗位要求：

必须对公司背景、公司产品专业知识及卖点等内容熟记在心并流利讲解到位，对公司的生产、技术、工艺、产品非常熟悉，有较强的沟通能力，能体现出较高的专业水准，同时，要有亲和力、感染力，坚定客户的购买我司产品的信心。

3、产品演示员（1名，该职位为兼职，归技术服务部管辖）

工作描述：

从接待专干处接到客户考察意向需求产品指令后，即刻落实产品状况、在客户到达公司考察前一小时准备完毕演示所需的一切事宜。

岗位要求：

懂产品技术特点，熟练操作公司各种产品，懂维修保养以及注意事项，有较好沟通能力，善于展示我公司产品优势。

表1客户考察申请表

申请日期年月日

区域：

申请人：

陪同人员：

陪同人员电话：

来访单位（正楷）：

抵达时间：

单位地址：

离开时间：

姓名

工作单位

性别

年龄

职务

联系电话

身份证号码

票

务

启程

类型

班次、车次

出发、到达时间

价格范围

票务费用小计

□火车票

□飞机票

返程

住

宿

级别

酒店名称-价格

住宿费用小计

商务酒店

三星级酒店

四星级酒店

其他考察需求

考察项目及地点

费用预计

费用小计（元）

费用

合计

接待

车辆

□小车

□中型

□其他

□已签合同专程提货产品型号：

数量：

台；

产品型号：

台

来访

目的

□考察并有合作意向产品型号：

□其他备注说明：

重点考察

产品

产品种类：

说明：

其他安排

事项

分公司

经理意见

综合管理部审核：

分管领导审批：

表2餐饮娱乐招待标准

职别

项目

副总（处级领导）以上

技术负责人

采购经办人

住宿（限额）

餐饮（中餐）

餐饮（晚餐）

餐饮（宴请）

旅游等总费用

注：

1、以上餐饮标准包括酒水。

2、公司陪同人数限制在1-3人。

3、特殊情况超标报中心或公司审批。

表3客户考察评估报告

年月日

报告人：

考察客户：

考察日期：

客户意向产品

产品类型：

产品型号：

数量：

竞品的优劣势

竞品：

优势：

品牌：

劣势：

价格洽谈以及合同签订情况

客户评价

满意

原因：

不满意

考察中存在的问题

对接待工作建议和意见

市场部经手人：

日期：

表4礼品申请审批表

申请部门/人

申请日期

2010年月日

申请物品名称

用途

数量

费用归属

总公司

分公司/部门

个人

部长审批

副总经理审批

总经理

审核

董事长

审批

表5

订单金额

项目

100万以内

100-300万

300-600万

600万元以上

限额（元/人）

注：

1、原则上礼品应为公司统一采购的礼品，特殊情况另报批。

2、是否送礼，需征求分公司和当事营销代表意见。

3、订单金额包括已成交和意向需求订单。