电算化管理Word下载.docx

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5、负责电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运行，发生故障时应及时查明原因，及时纠正；

6、负责系统信息资源的优化配置，提出更新软件及修改软件的需求报告；

7、对系统的安全性、正确性负责，并做好上机记录的整理工作，总结系统运行情况，按规定及时归档；

8、负责系统的安装和调试工作，按规定的程序对实施软件的质量性、适应性和正确性做出科学合理的检测；

9、负责系统运行中硬件和软件的维护工作，定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；

10、保证电算数据的安全完整，按规定的程序定期备份会计数据。

（三）数据操作员

1、执行电算主管和系统维护管理员对本岗位工作的具体要求；

2、严格执行电算化管理中有关操作使用的各项规定；

3、按规定输入记账凭证，及时录入会计数据，并保证与原始凭证相符；

4、对授权口令严格保密，并经常更换；

5、认真进行辅助核算信息的录入，并对其正确性负责；

6、及时准确的为领导提供所需数据；

7、发现问题，及时反映给电算主管和系统管理员。

（四）数据复核员

1、符合原始凭证的合理性、合规性、合法性；

2、对问题凭证通知有关人员进行修改，复核人员不得擅自修改；

3、及时对原始凭证进行复核，确保录入数据及时、准确；

4、复核后的凭证加盖岗位人员印章，并对复核结果负责；

5、填好上级操作记录，并对复核结果负责。

（五）核算管理员

1、严格执行公司会计电算化管理各项规定；

2、负责整理本单位业务员提供的原始凭证，并按规范要求进行初步审核；

3、按分工编制录入记账凭证；

4、根据制度规定，及时进行对账、结账、结转下年等工作；

5、负责电算报表的编制输出、月末结转、数据上报等工作；

6、负责会计制度与电算化的运转接轨；

7、对公司电算化核算具体业务的落实；

8、对硬盘和正式备份软盘上的会计数据负责，按档案管理规定妥善保管会计档案和电算化会计备份数据；

9、为领导及时提供会计数据。

（六）档案管理员

1、严格按照《会计电算化档案管理制度》的要求进行日常工作；

2、对购置或自行开发的会计软件，要作为会计档案妥善保管并负责督促计算机凭证、账簿、报表的装订归档；

3、注意查阅《档案移交登记簿》，对接受的计算机档案资料负责；

4、按规定的存放年限及存放地点要求保存会计档案及计算机数据档案；

5、按档案管理制度进行会计档案的借阅管理与备份存放。

第三章会计电算化操作管理

第五条会计电算化机房管理

因会计核算的独立性和会计信息的保密性，按《会计电算化工作规范》要求，实行财务电算化的大中型单位，应设立计算机专用机房，专人负责，以保证会计信息的安全、可靠、完整。

（一）机房的管理由维护管理员共同负责；

建立进入机房人员登记制度，非电算化工作人员未经允许禁止入内。

（二）保持机房的温湿度，配备必要的温湿度表及有关恒温设备；

加强保安管理，配备相应防盗施设；

严防火灾危害，机房内应配备消防设备。

（三）保持机房的环境卫生和设备整洁，定期清洁微机及外设的尘埃和赃物；

严禁在机房内吸烟和微机前近距离用水，防止引起火灾或其他损失；

机房内不得存放易燃易爆物品。

（四）在工作中突然停电，应及时关闭有关电源，操作人员下班前应检查电源的关闭情况。

（五）严禁非电算化人员操作微机，机房无人时应加锁，以确保主机安全。

（六）妥善保管机房内的会计资料，未经财务主管批准，不得擅自向任何人提供任何资料及数据。

第六条会计电算化微机操作管理制度

为避免因操作失误和人为舞弊，而影响系统安全，防止数据失真和意外损失，便于及时发现和解决问题，保证电算化系统的安全、可靠、完整，就微机操作制定以下管理规定：

（一）每位操作人员都有明确的操作软件权限及进入系统的密码，操作人员对自己的密码应注意保密，防止泄露，并应经常更换，对因泄露密码出现的问题，追究当事人及系统管理员的责任；

（二）开机后，操作人员在工作期间不得离开机房，如要离开，应退出系统，以防他人越权操作和意外情况对系统或数据的破坏；

（三）严格按照规定路径安装系统和应用程序、存放文档、备份文件。

在规定的盘符下建立相应的文件夹，分类存放文档资料，不得随意乱存乱放文件。

（四）严禁在服务器内安装或运行游戏软件及其他影响系统安全的非业务软件。

对计算机软硬件应进行服务器实时监控下的病毒检测，读入外来磁盘数据时应清查病毒，确定安全后方可进行。

第四章会计电算化账务处理

第七条人员组成

账务系统配备电算主管、维护管理员、数据操作员、数据复核员、核算管理员、档案管理员等人员，相关人员职责依照《会计电算化岗位责任制》。

第八条电算化账务处理

（一）业务管理

1、必须以自己的口令进入系统，工作完毕后要及时退出，以免他人利用系统进行操作；

2、数据操作员对于经手的原始凭证应严格审核，并及时录入；

3、数据复核员应及时对录入的记账凭证和原始凭证进行复核；

4、认真核对银行存款余额，每月进行银行余额核对，并打印输出银行存款余额调节表；

5、严格执行公司辅助核算设置规定；

6、严格按照公司规定的编号、级次、类别、属性、设置会计科目，有特殊类别编号要求的会计科目，严禁私自更改；

7、与账务系统同步处理固定资产等分类模块；

8、每月结账日完成月度复核、记账、报表并进行月末结转及数据备份。

（二）年度结转

系统维护管理员、核算管理员应依照账务结转有关规定，在新会计年度开始后的20天内完成年初账务结转，结转的年初余额或会计科目如需修改，应通过编制转账凭证进行。

（三）账簿打印

1、总账、现金及银行存款均可采用打印输出的活页账装订。

2、相关人员负责分管明细账及总账的打印。

会计年度终了，全部正式账簿交核算管理员保管，超年限会计档案应及时交档案室存放。

3、不得从查询模块输出正式账页，正式账簿不得有“查询字样”。

第九条电算化账务设置规定

本规定包括初始建账方案、辅助核算科目设置、固定资产设置、正式账页输出设置、凭证输出格式、支票管理、银行对账、重要凭证核算管理规定等有关系统初始、会计科目设置、功能模块运用、核算规范等方面的内容。

（四）初始建账

初始建账涉及到财务软件的三个系统：

账套管理、维护工具、账务处理。

其中账套管理系统完成设置账套；

维护工具系统完成用户注册和权限分配；

账务处理系统完成建立会计科目、录入初始余额，设置凭证类型、设置结算方式等账务初始工作。

（五）辅助核算科目的设置规定

单位往来：

1、往来单位科目设置

将需要进行单位往来核算的科目设置为单位往来科目，如应收账款、应付账款、预收账款、预付账款等科目。

2、往来单位初始余额

在录入“应收账款”、“应付账款”等往来科目的初始余额时，也需要录入各个往来单位的初始余额。

软件在录入“应收账款”等科目的余额时，首先录入各个明细往来单位的余额，自动汇总到“应收账款”科目上。

（六）固定资产科目的设置规定

初次使用固定资产系统时要根据自己单位的实际情况进行一些必要的设置，这是使用固定资产系统进行日常核算之前的首要操作。

首先需要设置使用系统的总体环境，如设置部门、资产类别、项目明细编码结构、系统参数及数值型数据的数据精度等；

再具体设置固定资产卡片项目、折旧方法、使用部门、资产增加来源和减少原因、资产状态、资产类别、资产用途、及录入原始卡片。

（七）凭证输出格式

凭证输出格式采用记账凭证输出格式，格式文件由公司统一编制下发，其他下属单位不得随意改动。

（八）银行对账

银行对账是指定期将银行存款日记账的记录与银行对账单逐笔核对，发现其中的未达账项，编制“银行存款余额调整表”，将企业银行存款日记账余额与银行对账单余额调整一致。

对账时企业账与银行账可以进行多次自动试对，也可以在自动对账的基础上进行手工调整，手工调整的账也能够自动进行对账正确性检查。

第五章电算化会计报表管理

第十条会计报表格式由公司统一制定下发，包括对外报表、内部核算报表格式文件，不得随意改动报表格式、报表计算公式、报表属性等报表标准内容。

第十一条严格按规范程序进行报表数据处理，保证报表数据与账务系统一致，自动计算生成的报表不得随意更改；

每月期末及时将全部报表结转下月；

按规定的方法输出报表数据并及时进行上报；

保证电子数据与打印报表数据的绝对一致。

第十二条每月将报表数据分别在硬盘软盘进行双备份，并填写《备份数据登记簿》；

报表必须定期进行打印输出，并经主管领导签字或盖章后存档、上报；

每年年末，须将全部书面报表及备份软盘交档案管理员存档。

第六章会计电算化系统维护

第十三条人员配备

为完成会计电算化系统维护任务，系统应配有系统管理员和系统维护员。

第十四条系统维护的任务

（一）对系统的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；

（二）系统发生故障时，排除故障和恢复运行；

（三）根据电算化工作实际需要，提出系统扩展报告，上报主管领导；

（四）在系统扩展时负责安装、调试，直至运行正常；

（五）在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作。

第十五条硬件系统的维护

（一）电算化专用硬件设备由财务部门统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用，确需使用时必须经主管领导批准，并确认不会影响会计电算化的正常工作，同时进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间等事项。

会计电算化硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表处理系统和其他会计业务功能软件。

电算微机不得用于对外服务。

为保证硬件安全，不得带电拔插任何接口线路打印电缆和显示器连接线等。

（二）硬件设备的维护

会计电算化硬件设备的维护工作由系统维护管理员负责进行，一般维护工作需填写《系统维护登记表》，大的硬件还需做系统维护报告，报电算主管。

第十六条软件系统的维护

软件系统的维护是指为保证软件原设计功能的正常实现而实施的程序修正、参数调整和数据的修改和恢复等工作。

（1）会计软件的维护

1、程序修正和会计软件参数的调整一般由公司实施，会计数据的更正与恢复一般由系统维护管理员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作。

系统维护中实施数据更正与恢复必须做好详细记录。

2、程序修正与会计软件参数的调整

操作人员实际工作中发现财务软件的原设计功能未能正常实现时，立即做出详细记录后报告系统维护管理员。

（1）系统维护管理员对财务软件提出修正和会计软件参数调整要求。

（2）在收到财务软件修正程序或调整参数后的正常软件时，应由系统维护管理员进行安装和运行，测试通过后才能正式投入运行。

（3）对软件所实施的维护，必须填写《系统维护登记表》；

未初始或录入年初余额未平但已记账；

记账时电源或特殊情况以外中断；

误操作所引起的数据错误。

（4）一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已被破坏，并无法修正时，才能实施数据恢复操作。

（5）数据修正与恢复；

电算主管对系统维护管理员提出数据修改或恢复要求；

系统维护管理员在会计主管的指导下修正或恢复会计数据；

电算主管检查修正或恢复后的数据，确认无误后通知操作人员。

4、会计科目的维护

会计科目不得随意改动、增删，每年年初，由会计主管批准并授权有关人员进行一次性改动，原则上年终不许改动、增删会计科目，确需变动的要经主管领导批准，并作相应的并账、分账、撤帐等处理。

5、会计软件的升级

应经主管领导批准，由电算主管组织，系统维护管理员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档案。

6、会计软件的管理

（1）在获得会计软件的同时，必须做相应的备份，并分别存放在档案室、机房和财务部的专用铁柜内，存放在档案室的备份软件由档案管理员管理，存放在其他两处的备份软件由核算管理员统一保管。

（2）运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。

（二）会计软件权限的维护

在日常会计软件使用中，如因人员、岗位等变动需要调整会计软件使用权限时，需按照变动人员的岗位职级，实行分级审批制度，填写《日照市财金投资集团有限公司财务系统用户增减权限审批表》并报送上级主管财务部门及系统管理员留存，加强内部控制，规避风险。

第7章电算化会计档案管理

第十七条电算化会计档案是指存贮在磁盘（硬盘或软盘）或其他存贮介质上的会计数据和程序，打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发运行过程中的文档资料。

电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。

加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续性和电算化会计信息系统正常运行的保证。

第十八条档案管理的任务

（一）收集和整理应入档的会计资料；

（二）规范保管和合法利用会计档案；

（三）遵守会计档案的保存期限。

第十九条档案管理制度的内容

（一）会计凭证的收集和整理

会计凭证是档案管理的重要组成部分，是记载经济活动的书面证明，是会计核算的重要依据。

会计凭证应装订整齐、内容完整、编制规范，并妥善保管，便于查阅。

所有归档会计凭证应规范完整，保存顺序号、本号无短缺，凭证附件符合《记账凭证附件规范》要求。

负责凭证打印、装订业务的人员在移交凭证时应与档案管理员办理存档手续。

1、凭证每月装订成本，并保持适当厚度，不能过厚或过薄。

2、完整填写会计凭证封面，详细填写单位名称、年度、月份、汇总编号、起止号码、附件张数、装订日期、经管人等，并加盖相关印章。

（二）会计账簿的收集和整理

会计账簿是指由计算机打印输出的总账、明细账、日记账等会计账簿。

根据《电算化账务处理管理制度》的规定，会计账簿有核算管理员、数据操作员按专业分工打印输出，分别保管。

年度终了，按规定打印输出全部的会计账簿并统一整理，与档案管理员办理存档手续。

打印的会计账簿应序号完整、格式规范，并按会计科目编号顺序进行排列，加规定格式的封面后装订成本。

封面应加盖单位公章、会计主管人员和记账员印章，打印注明账簿名称、会计年度。

卷脊上应加盖“xxx年度xxx帐”字样，以便保存查阅。

按税法的要求贴印花税。

（3）会计报表的收集和整理

会计报表是指根据上级主管部门统一制定的格式打印输出的外部报表。

根据《电算化会计报表管理制度》规定，日常由核算管理员负责打印、收集、整理和保存会计报表，年度终了，应将全年的会计报表交档案管理员并办理存档手续。

会计报表应按时间顺序加封面后装订成册。

报表封面应注明单位名称、报表名称、起止月份、装订日期等内容。

汇订报表经会计主管审核盖章后，归档保存。

（4）会计电算化系统文档资料的收集和整理

会计电算化系统文档资料包括系统操作日志、系统维护日志、系统备份日志、系统升级资料等文档，日常维护有维护管理员负责保管，每年年末应与档案管理员办理移交手续，视同会计档案进行保管存档。

（5）磁盘数据的收集和整理

存贮在硬盘的会计数据必须建立软盘或光盘备份。

根据《账务处理管理制度》和《会计报表管理制度》的规定，账务系统数据和报表系统数据必须定期备份，备份由系统维护管理员负责，并严格按规定路径、盘符进行。

账务系统数据备份每15天进行一次，报表系统数据备份每月一次。

备份的软盘、光盘一份留核算管理员保管，一份交档案管理员办理手续存档。

备份盘必须妥善保管，应贴保护标签并加盖印章或签封，备份盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、防尘、防鼠、放热、防潮、防磁的场所，并定期进行转存。

双备份下的两套备份盘应存放在不同的地点保管。

第二十条会计档案的保管和利用

（1）会计凭证、账簿、报表等经证实打印输出，并经会计主管签字或盖章后，才作为证实书面档案保存。

带有“查询”字样的账簿资料不能作为正式档案保存。

（2）计算机打印出的会计档案发生损缺时，必须补充打印，并由操作人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由会计主管和系统管理员签字或盖章认可。

（3）移交档案管理员保管的全部会计资料，必须填写《会计移交登记簿》，以明确责任。

（4）查阅已入档的会计档案时，必须填写《查阅档案登记簿》，不得在档案上做记录、画勾、删除和涂改等任何行为，需调档案资料的必须办理登记手续。

（5）对于硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份盘上的会计数据不得进行有违数据安全的任何操作。

（6）备份盘在存档和查阅，必须填写《档案移交登记薄》和《查询档案登记薄》，特殊情况需外调磁盘数据时，只能使用备份盘的副本，正式备份盘不得外借。

（7）会计档案未经许可不得复制、转移，更不得进行删除、更换内容等操作。

第二十一条会计档案的保存期限

（1）对于机制会计凭证、账簿和报表保存期限执行现行会计档案管理的规定。

（2）磁盘形成的会计档案保存期限必须在5年以上，无特殊情况将作永久保存。

第八章附则

第二十二条本办法由公司财务部负责解释，自颁布之日起生效。