零配件管理制度Word文档下载推荐.docx

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姓名

日期

1.目的

为完善公司零配件之管理，统筹公司备品、配件使用，提高公司备品、零配件利用率和周转率，合理设定安全库存，特定《零配件作业管理办法》。

2.适用范围

Ø

本流程使用于公司各工厂主设备、附属设备、消防、叉车、品保等零配件请购、审查、核准、采购、领用、外修加工及仓储等之管理。

3.权责单位

行政后勤中心（部）：

负责零配件进库、出库和仓库日常管理，月报统计。

设备工程中心（部）：

负责确认零配件请购的合理性。

采购中心（部）：

依照公司请购流程进行请购，并负责零配件退货处理。

使用单位：

零配件请购部门提出需求，对零配件的库存负主要责任。

4.定义

4.1.零配件仓库

.主要存放在公司所需零配件仓库，零配件仓库应明确划分零配件待验收区、不合格待退货区、合格区、待报废区，零配件验收合格区再划分为新品区、旧品区；

.零配件待验收区：

厂商送来之零配件未能及时验收的区域；

.零配件验收不合格待退货区：

经相关需求部门、技术部门验收后不合格的零配件需采购中心（部）进行退货处理的，于验收之日起三日内处理完成；

.零配件验收合格区：

通过需求部门及技术部门验收合格之区域；

.新品区：

厂商送来之零配件并通过验收合格的新配件；

.旧品区：

使用单位以旧换新、用料后的余料、旧品修复等的可用之配件区域；

.待报废区：

使用单位以旧换新等不可用之配件区域。

4.2.安全库存

.容许在可能的预测误差下，不至缺料的库存量。

.此存量其设置目的是在多种情况下提供紧急之用。

.安全库存量=紧急订货到入货所需时间（天数）×

平均每天的消耗量「平均月耗用量／30」，不足1个或1组的以1个或1组计。

4.3.呆滞配件

.一年未领用之五金备品不包含安全库存。

.因设备整改／整理确认不再使用之配件。

5.作业内容

5.1请购、审查、核准

.零配件请购

●零配件请购由使用部门填写《请购单》，使用部门主管签核后，会签零配

件仓管确认库存量及请购量，仓管员将盖章确认数量（章的样式以行政后勤中心（部）要求），送设备工程中心，由设备工程中心主管确认签字后，工厂最高主管核准购买，由采购中心与厂商议价并购买。

●零配件请购流程见附图7.1。

.紧急抢修零配件请购

●当场发生故障需要紧急抢修时，设备工程中心（部）确认零配件需求，开

具《紧急抢修单》。

●领料人凭《紧急抢修单》到零配件仓库领取配件，如有配件，先

领用，《紧急抢修单》仓库联留零配件仓库，并在抢修后3个工作日补齐领料单。

●如无相关零配件或数量不足，领料人报采购中心（部）作紧急采购处理。

（如遇假日联系不到采购中心（部），经厂长同意并确认并报备当地最高主管后，

现场或设备工程中心（部）可作紧急采购处理。

假日结束后第一个工作日中午12：

00前，经办人员应及时通知采购中心（部）并补写注明已采购的紧急采购单，给零配件库补请购手续，请购单上面注明已经紧急采购）

●零配件仓库根据补开的领料单、退料单，核对《紧急抢修单》后补办请购

手续，并开具验收单请设备工程中心（部）验收。

设备工程中心（部）需在3天内回签验收单给零配件仓库。

●超过工厂核决权限的零配件紧急请购，工厂必须第一时间报备生产运营总

经理、采购中心（部）、设备工程中心（部）及其它相关部门，对应相关单位回应后方可执行操作。

●紧急抢修配件请购流程见附图7.2。

.零配件请购权限

●零配件的请购权限按《工厂体系核决权限》执行。

5.2零配件入库

.零配件入库流程见附图7.3。

.零配件仓库根据请购单中的仓库联，核对厂商来料的货物名称、规格、数量、单价等，没有问题的予以收下物品，待使用部门验收后收料；

有不符合要求的予以退货，仓管在送货单上注明退货原因。

.零配件的验收：

主生产线设备使用的零配件由生产部门主任级（含）以上人员和厂长进行验收；

生产线配置周边设备之零配件（如：

空压机、冰水机、冷却塔等等）由生产部门主管和设备工程中心（部）主管共同进行验收；

公共周边设备之零配件（如：

锅炉等）由设备工程中心（部）主管进行验收，以上验收均应通过部门主管签字确认。

.电器设备等含特殊专业技术性物料，需设备工程中心（部）配合验收，仓管员通知设备工程中心（部）专业人员进行配合，未通知设备工程中心（部）验收，使用单位负责自行验收。

.仓库管理员填写验收单时，要把进仓库日期、供货单位、物料名称规格、数量和单价、请购单号填写清楚，验收合格，验收单位需于“验收单”的签收栏上签名，经主管签核后，验收单位联留验收单位。

支出凭证联交采购中心（部）报账。

.如因无法确认零配件之质量或验收后零配件有质量问题等，及时通知采购中心（部），由采购中心（部）负责处理，验收不合格之已收物料，需退回厂商。

退货手续须于验收日起三天内办理完毕，出现问题采购中心（部）应第一时间处理，保证生产顺畅。

.采购中心（部）人员办理退货前必须先查清楚来人的身份证明是否与原来报备的有出入，以防止他人冒认。

然后开一式四联的退料单，经仓库主管确认，退料厂商必须在退料单上签字（仓管需核对其签字与委托书上的签字是否一致），并写明单位名称，然后凭退料单客户联出厂。

.零配件仓库每月月底需用报表将各厂商验退情况汇报采购中心（部），以便采购中心（部）对厂商之评估，采购中心（部）需在月底将当月采购的零配件与厂商对账，并与零配件仓库对账，零配件仓库应将对账结果回报上级主管，并在月底对当月应退未退之未退料做报表报行政后勤中心（部）主管。

5.3零配件入库储存保养管理

5.3.1.零配件仓库按存货性质，将备件仓库划分为进料待验区、合格零配件区、检验退货区，及修复旧品摆放区。

5.3.2.零配件仓库设计时应注意流动性、相似性，物品大小及安全性，以便于物品的接收和发放工作。

5.3.3.每一种物料要有一个固定的储位，并按照储位来放置物料；

物、卡、账数量保持一致，《零配件进出库卡》应注明（材料名称、材料编号、使用设备名称、安全库存量、出入库及结果记录）。

.备件库保持整齐、干净，零组件及精密件注意防潮、防污。

5.4零配件出库

.非以旧换新零配件出库

零配件出库要凭领料单，领料单必须填写清楚，由领料部门主管签字后有效，使用部门凭领料单在零配件仓库进行领料，零配件仓管根据领料单查实是否属于以旧换新，如果不属于，则可以发料。

.以旧换新零配件出库

属于旧换新备品，则领料人需拿旧件和领料单至零配件仓库领取备品，仓库管理员对旧品进行记录，标注对应更换新品的出库单号，旧品放置于待报废区，由零配件仓库按照报废流程统一报废处理。

若出库时领料人未拿旧品，则按借用流程办理，待备品更换后旧品还回零配件仓库，销去欠账，单据必须连号管理，仓管员凭《零配件借用单》办理出库手续，借用人须于三个工作日内将旧零配件归还，仓库员注销借用手续，并办理旧零配件入库，纳入月底盘点内容。

零配件仓库管理员每日制作《借用零配件追踪表》，遇有超过三个工作日未销账的情况，应追踪其主观尽速归还，如一周未注销借用的，则提报当地最高主管予以处理。

归还旧品同时，借用人填写《零配件领用单》办理领用手续；

。

旧品每月盘点后，由仓库管理员填具《旧零配件堪用程度确认单》，请使用部门再次确认所有旧品之堪用程度。

确认为不堪用之零配件，统一办理报废手续，分类入工厂废品库。

由零配件仓库管理员提出报废需求（备品库中的），填写《报废申请单》，内联单。

两份单据分别由设备工程中心（部），财务中心（部），采购中心（部），会签后交工厂最高主管（按照签核权限）。

核准后，由零配件仓库留存，以内联单上的报废日期为准，由设备工程中心（部）、财务中心（部）一同去报废现场报废，报废后由零配件库、财务记账（财务做库销账）。

.发料时，需检查领料单上是否注明清楚物料的名称、规格、应领数量及用途等。

.领料时，须按实际要求领料，严禁整批领料，严禁设立小仓库。

.当使用部门领取的零配件，在使用过程中发现不良品，要退回零配件库时，由使用部门填写退料单，经使用部门主管确认后，退回仓库，由采购中心（部）负责通知供应商办理退料。

工厂各部门工程余料必须退还零配件备品库，整料由仓库按退料流程办理退料，工厂退料流程见附图7.4。

5.5零配件送外维修加工作业流程

零配件（含车间专用备品配件）损坏需要维修，由填写《维修单》设备工程中心（部）接《维修单》后到现场鉴定问题点，提出请购同时通知采购中心（部）议价，设备工程中心（部）协助送修，并与厂家协定完成日期。

5.5.2修复后请采购中心（部）到现场鉴别，需求部门确认加工品质及会勘验收日期。

5.5.3外修工程须于限期内完成，完成10天内，验收合格的，由申请部门凭维修商的送货单开具验收单给维修商。

.零配件委外维修作业流程见附图7.6。

5.6零配件盘点及月报流程

.每月25号截止结束，零配件仓库及工厂备品都要进行实物盘点，做到料、账、卡一致，并由财务中心（部）进行复盘。

.零配件仓库每月底根据收发料明细做账做出月报表，并对照月底盘点清单，反映出盈亏，每月1日前送财务中心（部）。

.零配件仓库将每月的验收单、退料单、验退单送采购中心（部）。

由采购中心（部）签字确认后对照对方送货清单，检查是否有差异，并统计出各供应商的应付货款。

.月末盘点流程见附图7.7。

.零配件仓库在月末盘点后于次月7日之前将本月零配件月报（电子档、签字档、库存明细）传设备工程中心（部）。

.采购中心（部）核对每月的验收有差异之处及时提出，报各部门主管予以解决。

如本月月结正常，以后不再办理任何补单手续。

.零配件在抽查及盘库存时，停止办理零配件收发（如工厂正在生产，急需配件更换，要生产主管至零配件库进行领料，以保证生产、抽查、盘存结束后进行补单作业），零配件仓库管理员在零配件进行抽查或盘库存时，不得擅自离开工作岗位，必须妥为准备，协助盘点。

5.7零配件安全库存

安全库存设定原则：

考虑生产淡旺季需求；

内购、外购及购买周期所需时间长短；

仓库库位空间大小；

交运过程存在的风险；

零配件的使用寿命；

最高库存设定基准，最高库存量=订购周期×

每天消耗量＋安全库存量

最高库存检核标准：

针对国内采购配件：

最高库存量=每月消耗量×

1＋安全库存量。

针对国外采购配件：

3＋安全库存量。

（以上二项不足1个或1组，以1个或1组计，对于单价高于1万，使用寿命大于1年的备件只备安全库存）。

订购原则上为最高库存量-安全库存量，对于专案工程保养计划所列五金件数不受订购量所限，以实际所需为准。

.能在一小时内买到的零配件，备品配件库不设库存。

5.8针对呆滞零配件处理

针对专案工程，设计时要尽量使用标准化通用材料，材料预算准确，工程结束时，由采购中心（部）协助处理剩余工程材料；

针对新旧设备更新时要周密安排，旧设备备件及时有效处理，以防止旧备件变成呆滞料。

每个季度由仓库管理员填写《呆滞料统计月报表》呈送设备工程中心（部）主管，研究使用可能性或转调其它分公司使用，并于次月7日之前传设备工程中心（部）。

对满三年以上未领用而产生的呆滞料，要及时向设备工程中心（部）提报请购人，请购单、入库时间、产生原因和处理措施。

6.相关文件

无

7．表单

●验收入库单

●领料单

●借用零配件追踪表

●退货单

8.附件

无

一、

二、

三、

四、

五、

六、

1、

2、

3、

4、

5、

XXX公司公文管理制度

6.一、目的

为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。

7.二、适用范围

本制度适用于公司各类办公文件的处理。

8.三、常用公文文种

1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。

2、我公司用的公文种类有：

通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。

●通知：

适用于发布和传达公司内部事项；

●通报：

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项；

●报告：

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问；

●请示：

适用于向上级单位请求指示和批准；

●函：

适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；

●纪要：

适用于记录、传达会议情况和议定事项；

●决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。

3、公文保密等级分为：

绝密、机密、秘密、一般文件。

9.四、版面要求

1、纸张尺寸：

公文用纸一般采用国际标准A4型纸（210mm×

297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。

2、版面（附件1《公文样本》）

●页边距：

上：

2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。

如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。

●字体和字号：

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。

●文字的颜色：

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

●装订：

公文应左侧装订，不掉页。

10.五、公文内容要素划分及格式要求

公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。

版头指公文首页红色分隔线以上的部分；

主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；

版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。

1、版头：

字体为华文仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；

分隔线为2.5磅粗的直线。

文字和分隔线均居中。

2、主体：

从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。

正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。

●标题：

一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

●发文字号：

一般用3号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。

年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；

年份应标全称，用六角括号“[]”括入；

发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

●正文：

一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

●附件说明：

如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；

附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

●发文单位署名、成文日期和印章：

一般距离正文（或附件说明）一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。

成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文日期，印章用红色，不得出现空白印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

●附注：

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

●附件：

附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。

附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

附件格式要求同正文。

3、版记

●版记中的分隔线：

版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。

首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。

●主送、抄送部门：

一般用4号仿宋字，在印发日期之上、左空一字编排。

“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。

既有主送部门又有抄送部门时，主送部门应置于抄送部门之上一行，之间不加分隔线。

●印发单位和印发日期：

印发单位和印发日期一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。

●页码：

一般用4号宋体阿拉伯数字，居中编排。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

11.六、公文处理

公文处理包括收文和发文。

1、收文处理

收文处理程序包括：

登记、填写《文件呈阅表》（附件3）、按照《收文流程》（附件4）进行分送、承办、催办、答复、存档等。

●登记。

公司所有公文均应做好记录。

公司内部公文，原则上对口受理；

其他外部收文，如无明确目标部门，则统一由行政部负责处理。

行政部收文后，应逐件清点，核对无误后，填写《文件呈阅表》，做好编号。

●分送。

根据公文内容、要求和工作需要，确定公文的分送范围，将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。

●承办。

按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理；

需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。

紧急公文还需明确办理时限。

承办部门对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。

●催办和答复。

收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催办。

对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。

●存档。

收文流转结束后，由行政部归档，以确保文档的完整。

●任何部门和个人收到公文，应及时送行政部按规定程序办理。

2、发文处理

发文处理程序包括：

拟稿、填写《公文稿纸》（附件5）、按照《发文流程》（附件6）分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、行政部人员编写文号、用印、分发、存档等。

●拟稿，按照职能分工原则，由主要承办部门负责，涉及到两个或两个以上部门的，由主办部门和协办部门商议草拟。

●分送：

拟稿人草拟好公文，并填写《公文稿纸》，首先交由部门负责人审核签字；

之后交由分管领导会签；

最后报总经理批示。

●修改：

如公文在审核、会签过程中，需要做重大修改，应注明具体修改意见，并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序。

●公司所有公文统一由行政部进行编号、用印、分发和存档，有领导指示的，还应附批复件。

12.七、会签权限

1.以部门名义行文的公文，由各部门负责人签发；

2.以公司名义行文的公文，由分管副总经理签发；

3.涉及全局性的重要公文，需由总经理批示签发。

13.八、保密规定

1.未经领导签发的公文不得分发；

2.已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁，内容不得泄漏和外传。

3.已归档的公文，如需查阅，应按照公司档案管理规定进行借阅。

14.九、附则

1.本制度细则由行政部负责解释。

2.本制度自下发之日起开始执行。

15.十、附件

1.公文样本

2.红头稿纸

3.文件呈阅表

4.收文流程

5.公文稿纸

6.发文流程

XXXXXXXXXXXXX

XXXX年XX月XX日

附件1：

公文样本

XXXXXXXX

XXXXXXXXXX的通知

XX[XXXX]XX号

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，通知如下：

1.XXXXXXX

2.XXXXXXX

附件：

XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXX

XXXX年XX月XX日

主送：

XXXXXXXX，XXXXXXXXX。

抄送：

XXXXXXXXXXXXXXXXX公司XXXX年XX月XX日印发

附件2：

红头稿纸（略）

附件3：

XXXXXXXXX公司

公文稿纸

总经理批示

分管领导会签

承办部门

负责人

审核

标题

主题词

文号

[20]号

密级

急缓

拟稿部门

拟稿人

拟稿日期

主送部门

抄送部门

附件

填写要求：

1.主题词：

可以代表公文主题内容的词语。

2.文号：

统一由行政部进行编号填写。

3.密级：

根据需要填写绝密、机密、秘密、一般文件。

4.急缓：

根据需要填写急件、一般文件。

5.主送部门：

公文的主要受理单位，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位。

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