钥匙管理制度范文Word文档格式.docx

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9、行政部每半年检查一次各部门领用的钥匙，检查内容包括：

数量、损坏、丢失、是否为复制等，并填写相关的检查记录。

10、员工离职其办公场所使用的锁匙必须回收验证。

11、如员工自行离职未交接相关工作及锁匙时，行政部将与其有关的所有锁匙重新更换并填写完整记录；

行政部

锁钥领用登记表

锁钥借用/变更登记表

公司钥匙管理制度

一、目的：

为了保障公司设备、财产、人身安全，规范办公室门锁的管理，落实锁匙管理责任，

特制定本规定.

二、适用范围：

适用于公司所有钥匙的管理.

三、内容：

1.公司后勤部门负责公司钥匙保管、领用登记、回收、配制的管理；

2.钥匙持有人负责所配置钥匙的使用和保管，并对所配置钥匙安全负责；

3.严禁将钥匙借给他人使用，否则一旦发生意外事项，转借人也将负有连带责任。

如因公务需要延迟下班或休息日加班等特殊原因需要使用办公钥匙，必须填写好

《锁匙借用登记表》经总经理批准后，办理相关借用与归还手续；

4.任何人不得随意复制公司钥匙，如因工作需要复制锁匙，需经得公司总经理签

字审批后由行政部统一复制并记录在《钥匙领用申请表》；

5.钥匙持有人实行“上班前开门，下班后锁门“的原则.不得随意在非正常工作时

间里擅自开门；

6.如果钥匙有遗失或损坏，请速报行政部，以便及时更换并记录在《锁匙损耗/

变更登记表》；

7.任何锁头的增加、更换、移动都必须填写《锁匙损耗/变更登记表》经总经理批

准后进行更正锁匙或编号；

8.所有公司锁匙的遗失，必须马上向后勤部报告，经总经理批准后及时更换锁头

并填写记录；

9.持有钥匙的人员，在离职或调动前，必须将持有的全部钥匙缴回行政部，并填写相应的归还清单。

否则不予办理离职手续。

如员工自离职未交接相关工作及锁匙

时，后勤部将与其有关的所有锁匙重新更换并填写完整记录；

10.后勤部每半年检查一次领用的钥匙，检查内容包括：

数量、损坏、丢失、是否

复制等，并填写相关的检查记录《钥匙表格》；

11.公司大门钥匙（三把），规定只能由总经理和后勤部门保管，如因工作需要领

用钥匙必须申请，经总经理批准后才可以领用。

12.总经理室钥匙（三把），总经理室柜子钥匙（二把），规定只能由总经理和人

事部门保管，如因工作需要领用钥匙必须申请，经总经理批准后才可以领用。

13.车床和考勤机钥匙（二把），规定只能由后勤部门和人事部门保管，如因工作

需要领用钥匙必须申请，经总经理批准后才可以领用。

14.财务室和财务柜钥匙（三把），会计、总经理和人事部门共同保管，如因工作

15.其他所有大门、移动柜和工具柜钥匙，共三套，人事部、后勤部和总经理共同

保管，如因工作需要领用钥匙必须申请并填写《钥匙领用申请表》，经总经理批准

后才可以领用。

四、其他说明：

本管理规定从发布之日起开始实行，以前的规章、制度、规定等与本

管理规定有抵触的地方，以本规定为准，没有抵触的继续遵照执行。

1.0目的规范钥匙管理，减少钥匙管理偏差与失误，确保钥匙安全储存与使用

2.0适用范围

2.1项目内部钥匙管理

2.2业主委托钥匙管理

2.3空置房钥匙管理

2.4中介看房钥匙借用管理

2.5小区公共设施、设备房钥匙管理

2.6小区公共部位、样板房、销售大厅钥匙管理

2.7小区交付前房产公司钥匙移交管理

3.0职责

3.1小区所有钥匙由客户服务部总体负责管理，客户服务部领班为钥匙管理的第一责任人；

3.2客户服务部，使用部门管理人员对钥匙使用、遗失、损坏、不当或违规使用行为进行监管；

3.3客服服务部下班后，总控钥匙交监控室，有监控室负责（21:

00——次日7:

00）紧急情况下钥匙管

理；

3.4行政部负责公司内部钥匙，建立公司内部《钥匙总控表》；

3.5客户服务部负责业主委托钥匙，中介看房钥匙借用，空置房钥匙的管理，建立《钥匙总控表》及《中

介看房钥匙借用/归还登记表》；

3.6工程维保部负责小区公共设施、设备的的钥匙管理，建立《钥匙总控表》；

3.7秩序维护部负责小区公共部位、样板房、销售大厅的钥匙管理，建立《钥匙总控表》；

3.8客户服务部助理负责钥匙的借用、归还，内容需登记《钥匙借用/归还登记表》；

4.0制度内容

4.1设立钥匙柜，有多套钥匙的，分“备用钥匙”与“供使用钥匙”两种功能分不同地点存放。

4.2钥匙编号

4.2.1每一片钥匙必须编号；

4.2.2每一个钥匙柜的钥匙格上必须编号；

4.2.3标识使用小号标签，在标签上注明钥匙编号后张贴于钥匙正面，并用透明胶布予以固定，如有

脱落及时修正；

4.2.4所有钥匙按照用途类别，取其重要字眼，使用中文编号，如出现同一类别多个区域钥匙的情况，

则按照顺序号或楼宇编号——标识。

比如：

4.2.4.1对讲门钥匙——对讲门1（栋号）、对讲门2（栋号）；

4.2.4.2办公大门钥匙——办公门1、办公门2、办公门3；

4.2.4.3资料柜钥匙——行政柜1、财务柜1、前台柜1；

4.2.4.4业主房门钥匙——3-301入户门、夏5-301主卧、秋6-301信箱；

4.2.4.5管井门钥匙——1-1管井、1-2管井、1-3管井。

4.3建立《钥匙总控本》，记录钥匙当前情况，实施钥匙动态控制。

4.4钥匙存放

4.4.1所有内部使用的备用钥匙存放在钥匙柜内；

4.4.2钥匙存放内别——编号；

4.4.3钥匙牌编号与钥匙本身编号必须一致；

4.4.4所有钥匙存放位置统一固定，由左至右，由上至下，不得空缺；

4.4.5钥匙柜上锁，专人管理，钥匙柜的3把钥匙，第一把由客户服务部领用，第2把存行政助理处，第3把存项目经理处。

4.5钥匙使用标准

4.5.1借用、归还，按公司规定的钥匙借用权限控制钥匙借用，在确认借用人合法身份前提下，填写《钥匙借用/归还登记本》，办理完登记手续后方可借用；

4.5.2使用、监管，钥匙使用者对钥匙的正确使用和保管负责，使用者的上级和客户服务部对使用行为和过程进行监管；

4.5.3检查、盘点，客户服务部按班次定人，每日检查、盘点，并签名确认。

4.6钥匙遗失处理

4.6.1钥匙一经遗失，必须在5分钟之内报告客户服务领班，并在秩序维护部登记备案；

4.6.2秩序维护部经理对当事人进行例行调查，并对谈话做出记录；

4.6.3遗失钥匙的门锁立即更换，费用由当事人承担；

4.6.4遗失钥匙一次以上者，负责换锁费用，并给予口头警告处理，参照《员工奖罚制度》；

4.6.5遗失钥匙两次以上者，负责换锁费用，并给予书面警告处理，参照《员工奖罚制度》。

4.7.2工程设备类：

指小区配电房、水泵房、风机房、设备房、电梯房、弱电井、水电表井

4.7.2.1日常使用权限：

工程维保部；

4.7.2.2辅助使用权限：

秩序维护部；

4.7.2.3备用：

客户服务部。

4.7.3公共部位内：

小区样板房、销售大厅、监控室、消控室、小区大门、防火门、消防卷帘门

4.7.3.1日常使用权限：

4.7.3.2辅助使用权限：

4.7.3.3备用：

4.7.4空置房钥匙、业主委托钥匙

4.7.4.1日常使用权限：

房产销售员、业主本人；

4.7.4.2辅助使用权限：

工程维保部、秩序维护部、客户服务部；

4.7.4.3存放：

客户服务

4.7.5注释

4.7.5.1日常使用权限:

是指在职权范围内正常使用钥匙的权限；

4.7.5.2辅助使用权限：

是指限紧急情况在其职权范围内可第一时间进入的区域的钥匙使用权限；

4.7.5.3备用：

所有钥匙均在客户服务处进行备存。

4.8内部钥匙使用管理

4.8.1《公司钥匙总控本》将记录公司内部钥匙类别增减、转换情况；

4.8.2《钥匙借用/归还登记表》是指内部钥匙的借用、归还情况；

4.8.3客户服务部经理负责按照“公司内部钥匙分类及使用权限”将钥匙的移交给对应部门，并填写《公司钥匙总控表》记录转换情况，办公区域内的钥匙客户服务部备存1把，其余全部交项目行政助理进行管理；

4.8.4本公司人员借用钥匙，需由本部门负责人或授权人亲临客户服务部前台办理钥匙借用手续；

4.8.5非本公司人员，借用钥匙必须由客户服务部主管/经理签名才准许外借；

4.8.6任何人未经项目经理同意不可自配钥匙，经项目经理同意客户服务部登记钥匙类别、数量、用途及经手人方可配置钥匙；

4.8.7钥匙必须随身携带，当日下班前应归还客户服务部；

4.8.8客户服务部人员在各部门必须清点钥匙数量级借出钥匙归还情况，并在《交接班本》上做好记录，当日内钥匙借出未归还，须在下班之前通知客户服务部主管/经理，由客户服务部主管/经理负责催促钥匙借用人归还。

4.9业主委托钥匙管理

4.9.1为配合工程维修的钥匙委托管理，业主确有实际的生活、工作困难，又不至于给管理工作带来额外事端的特定情况的钥匙委托寄存管理；

4.9.2客服助理填写《钥匙委托单》，请业主在《钥匙委托单》的“业主签名”栏签名确认，将回执联交给业主保存，并告知业主需业主本人亲临并携带《钥匙委托单》回执联及有效证件领回钥匙，《委托单》存档；

4.9.3客服助理在《钥匙总控本》上做好登记，并在钥匙正面贴上标签，按钥匙类别放入钥匙柜内；

4.9.4施工单位借用钥匙必须由房产公司开据授权书（明确被授权人的姓名、职务、身份证号码及借用期限，有授权书内的指定人在客户服务部前台借用钥匙；

4.9.5施工单位借用钥匙时需注明预计归还时间，超过预计归还时间尚未将钥匙归还，客户服务部助理必须上报主管/经理，有客户服务部主管/经理跟催钥匙保证归还；

4.9.6施工单位归还钥匙时，客户服务部应安排园区助理/工程人员对房屋进行复查，确保维修完成、房屋设施设备完好；

4.9.7复查无误后，客服助理应在当日内致电业主，通知其前来领取钥匙，并保持三日至少一次的频率去提醒，做好提醒书面记录；

4.9.8客服助理核对业主身份后及回收《钥匙委托单》回执联，取出钥匙交业主，请业主在《钥匙总控本》签收，客户服务经手人签名、日期，《钥匙委托单》回执联存档；

4.9.9当班客服助理下班时按《钥匙总控本》与接班客服助理交代清楚未还的钥匙，如钥匙不清楚，必须检查钥匙《借用/归还登记本》查问签收人，直至准确方可下班。

4.10空置房钥匙管理

4.10.1客服前台助理根据空置房屋钥匙留存情况制定《钥匙总控本》；

4.10.2空置房维修、保洁，由工程维保部/环境事务部主管在客户服务部前台签领钥匙，钥匙必须在领取当日下班前归还客户服务部，单户钥匙仅限一条；

4.10.3房产销售部看房，由售房置业顾问在客户服务部前台签领钥匙，钥匙必须在领取当日下班前归还客户服务部，当空置房已售出交付使用后，前台客服助理当日更新《钥匙总控本》的记录情况。

4.11中介看房借用业主托管的钥匙

4.11.1必须业主本人书面同意或电话确认，前台物业助理核对业主房号、姓名、联系电话无误，在《中介看房钥匙借用登记本》登记方可借出，单次借用仅限1把，借用时间根据单元位置定为10分钟、20分钟、30分钟以内

4.12小区交付前房产公司钥匙移交

4.12.2成立钥匙移交小组，组员最少4人分别为：

工程维保部1人、客户服务部2人、秩序维护部1人；

4.12.3客服助理根据《钥匙移交记录表》钥匙，标准参照钥匙管理制度4.2内容执行；

4.12.4客服助理必须对所有移交的钥匙进行复核，将复核有误的钥匙上报给客服主管/经理及工程主管/经理，退还房产工程部进行重新校对，并在《钥匙移交记录表》备注栏注明；

4.12.4房产公司校对完成后，再次移交，并再次填写《钥匙移交记录表》。

5.0相关文件

5.1《员工奖罚制度》

6.0相关记录

6.1

6.2《钥匙总控表》《钥匙借用/归还登记表》

6.3

6.4

6.5

6.6

《中介看房钥匙借用/归还登记表》《交接班本》《钥匙委托单》《钥匙移交记录表》

内容仅供参考